Konsekwencją powiązań własnościowych pomiędzy Minimax Polska i Minimax Niemcy jest ciągła wymiana informacji i konieczność rozbudowanego raportowania finansowego polskiej spółki do niemieckiej centrali. Odkąd więc w Minimax Niemcy wdrożono system SAP, oczywiste było, że także podmioty zależne prędzej czy później zaczną korzystać z systemu.

Na przyspieszenie tej decyzji w Minimax Polska wpłynęła także coraz bardziej paląca potrzeba uporządkowania i zintegrowania narzędzi IT wykorzystywanych w spółce oraz chęć umocnienia pozycji rynkowej firmy poprzez poprawę efektywności działania.

Poprzednio podstawową aplikacją w Minimax Polska było rozwiązanie Rosmax, dostarczone przez niemieckiego partnera firmy, służące do planowania i zarządzania projektami oraz realizacji funkcji finansowo-księgowych. Osobne rozwiązanie wykorzystywano do kalkulowania ofert, natomiast procesy kadrowo-płacowe realizowano w Cenzusie. Wszystkie te systemy należało utrzymywać i administrować. A dodatkowo brak było między nimi przepływu informacji.

Jak spełnić oczekiwania centrali i zachować autonomię?

Dodatkowym impulsem do wdrożenia SAP w Minimax Polska były wymagania raportowe ze strony niemieckiej centrali firmy, która po wdrożeniu systemu u siebie rozpoczęła proces roll-outu SAP do spółek grupy w innych krajach. Jednak poprzednie doświadczenia z uruchomieniem i administracją systemu Rosmax przez konsultantów z centrali skłoniły kierownictwo polskiej spółki do poszukiwania własnej drogi.

Cele były dwojakie – po pierwsze uzyskanie rozwiązania spełniającego oczekiwania biznesowe oraz dającego gwarancję działania zgodnie z polskim prawem. Po drugie ważna była optymalna organizacja i przebieg samego projektu. Dlatego Minimax wybrał firmę 7milowy (aktualnie All for One Poland), która dostarczyła SPRINT – gotowy system SAP dla firm średniej wielkości.

Gwarancją spełnienia oczekiwań raportowych Minimax Niemcy były audyty przeprowadzone przez pracowników zespołu odpowiedzialnego za rozwój i utrzymanie SAP w centrali. Na etapie tworzenia koncepcji oraz w trakcie testów integracyjnych uczestniczyli oni w projekcie, czuwając nad zgodnością wdrażanych rozwiązań z wzorcem korporacyjnym i oczekiwaniami biznesowymi firmy.

Wdrożenie SPRINT

Wdrożenie SPRINT objęło funkcjonalności SAP w obszarze finansów (FI), kontrolingu (CO), gospodarki materiałowej (MM), sprzedaży i dystrybucji (SD) oraz kadr i płac (HR). Prace projektowe rozpoczęły się w maju, a start produkcyjny systemu odbył się 1 października 2009 r. Zintegrowany system SAP obejmuje praktycznie całą działalność biznesową firmy i umożliwia raportowanie zgodnie z wymaganiami niemieckiego partnera.

Na sprawny i zgodny z harmonogramem przebieg prac wdrożeniowych duży wpływ miał status projektu w firmie. Pełne poparcie zarządu dla wdrożenia odzwierciedlała pozycja kierownika projektu ze strony Minimaxu – pełniąca tę funkcję Anna Kliczkowska jest zarazem Dyrektorem Finansowym. Wysoki priorytet dla wdrożenia i decyzyjność kierownika projektu były istotnym czynnikiem powodzenia przedsięwzięcia wdrożeniowego.

W wypadku Minimaxu nie bez znaczenia był też charakter prowadzonej przez firmę działalności.

Istotą naszego biznesu jest działalność projektowa – planowanie, realizacja i rozliczanie projektów. Badamy potrzeby, możliwości i oczekiwania klientów, a następnie budujemy optymalną dla nich instalację do zapobiegania i gaszenia pożarów. Nie oczekujemy, że posiadają oni specjalistyczną wiedzę o naszych produktach, np. o instalacjach tryskaczowych czy czujkach do wykrywania pożaru. Tę samą filozofię – tym razem z perspektywy klienta – zastosowaliśmy przy wdrożeniu SAP. Zdefiniowaliśmy nasze oczekiwania i pożądany efekt końcowy. BCC pozostawiliśmy dobór narzędzi i rozwiązań, dzięki którym osiągniemy pożądany cel – podkreśla Anna Kliczkowska.

Takie zaufanie do dostawcy systemu oraz wysoka motywacja pracowników zaangażowanych w prace projektowe znacznie przyczyniły się do płynnego, zgodnego z harmonogramem przebiegu projektu oraz dobrego przygotowania użytkowników do samodzielnej pracy w systemie.

Działalność projektowa w finansach i kontrolingu

Istotą rozwiązania SPRINT jest zaadaptowanie najlepszych praktyk biznesowych zawartych w systemie SAP do realiów polskich firm średniej wielkości i podanie ich w formie gotowych procesów biznesowych. W Minimaxie wykorzystano gotowe rozwiązania w obszarze gospodarki materiałowej, sprzedaży i dystrybucji oraz kadr i płac. Opracowania dodatkowych rozszerzeń wymagały obszary finansów oraz kontrolingu.

SAP SPRINT

SPRINT – gotowy system SAP dostarczany przez BCC – to najczęściej wybierane rozwiązanie SAP przez firmy średniej wielkości w Polsce. Stanowi kompletne rozwiązanie SAP ERP, wspierające zarządzanie firmą w najważniejszych obszarach – finansach i kontrolingu, zaopatrzeniu, produkcji oraz sprzedaży i dystrybucji. Jest oparty na najlepszych praktykach biznesowych zawartych w systemie SAP, które zostały przez 7milowego zaadaptowane do realiów i potrzeb polskich firm średniej wielkości, na podstawie doświadczeń z kilkudziesięciu wdrożeń SAP. Na SPRINT pracują takie firmy jak Scanclimber, Kopernik, Poli-Eco, Cehave Pasze, Spółdzielnia Mleczarska ROTR, Stelweld i wiele innych.

 

Jak już wspomniano, priorytetem wdrożenia było spełnienie oczekiwań raportowych niemieckiego udziałowca firmy. Ich zakres i szczegółowość wymagały przygotowania dodatkowych raportów kontrolingowych oraz innych funkcjonalności. Zakres tych rozszerzeń wynika ze specyfiki biznesu Minimax, który opiera się na projektowym podejściu do realizowanych zleceń.

Raport do analizy stanu realizacji zakupów poszczególnych materiałów na projekt umożliwia śledzenie statusu dla planowanego materiału (materiał zaplanowany do zakupu w specyfikacji materiałowej, wygenerowane zgłoszenie zapotrzebowania, zarejestrowane zamówienie zakupu, przyjęta dostawa na projekt, zaksięgowana faktura).

System umożliwia ewidencję usług przy uwzględnieniu różnych stawek na danym stanowisku pracy, w efekcie czego Minimax może analizować rentowność prowadzonych przedsięwzięć

 

Kolejny raport pozwala na śledzenie marży w wielu wymiarach działalności firmy (segmentach wyniku), od podstawowej informacji o marży na projekcie lub grupie projektów, marży na poszczególnych produktach i kanałach dystrybucji, a także w układzie osób odpowiedzialnych za prowadzenie poszczególnych działań projektowych.

System umożliwia bieżącą analizę stanu realizacji przypisanego do projektu budżetu kosztowego i przychodowego wraz z mechanizmami zabezpieczającymi przed niekontrolowanym przekroczeniem budżetu (kontrola oparta zarówno na zaksięgowanych, jak i spodziewanych kosztach – tzw. obliga i awiza finansowe).

Nowe narzędzia umożliwiają prowadzenie kontrolnej kalkulacji kosztowej na podstawie rozpisanych w specyfikacji materiałów i usług – w ten sposób możliwa jest wstępna weryfikacja sumarycznych kosztów z określonym dla projektu budżetem.

Konsultanci 7milowego przygotowali też raport do analizy stanu wystawionych faktur sprzedaży i przypisanych do nich wpłat w odniesieniu do zabudżetowanych, zaksięgowanych oraz spodziewanych kosztów (cash na projekcie versus planowane koszty i marża pierwszego poziomu).

Kolejne rozszerzenie polegało na stworzeniu strategii zatwierdzania zamówień zakupowych. W ramach procedury wspomagającej zamykanie projektów powstał raport kontrolny, pozwalający przeanalizować w obszarach logistycznym i kadrowo-płacowym stan realizacji takich pozycji jak: otwarte pozycje zakupowe w obszarze MM, stan zafakturowania wystawionych do projektu zleceń sprzedaży oraz niezatwierdzone lub niezaksięgowane godziny pracy zadekretowane na dany projekt.

Należy też podkreślić, że wewnętrzna sprawozdawczość finansowa (bilans oraz rachunek zysków i strat) odbywa się obecnie w układzie wymaganym przez Minimax Niemcy.

Zarządzanie projektami w systemie

Najważniejszy dla Minimaxu zakres funkcjonalny SAP to opracowane przez 7milowego (aktualnie All for One Poland) rozwiązania wspierające zarządzanie projektami. W ramach systemu SAP dostępne jest narzędzie Project System (PS), jednak po analizie potrzeb klienta zdecydowaliśmy się na realizację funkcji projektowych za pomocą rozszerzeń w obrębie zleceń kontrolingowych.

Dla Minimax najistotniejsze było planowanie projektów od strony finansów, budżetowania oraz harmonogramowania kosztów i przychodów, a także możliwości raportowania w tym zakresie. Nie było potrzeby budowania narzędzi do harmonogramowania poszczególnych czynności wykonywanych na projektach, wraz z budowaniem zależności między tymi czynnościami, co jest domeną SAP PS.

Innymi słowy, operacyjne zarządzanie projektem w ramach określonego harmonogramu czasowego nie stanowiło dla Minimax Polska podstawowego celu wdrożenia systemu SAP. Oczywiście nie wyklucza to rozszerzenia systemu o narzędzia PS w przyszłości, jeśli wystąpi taka potrzeba.

Za pomocą narzędzi opracowanych w ramach modułu kontrolingowego spółka kompleksowo nadzoruje budżety realizowanych projektów. Wszelkie odchylenia finansowe, np. przekraczanie pozycji kosztowych, są analizowane i weryfikowane w czasie rzeczywistym. System umożliwia również ewidencję świadczonych przez pracowników usług przy uwzględnieniu różnych stawek na danym stanowisku pracy, w efekcie czego Minimax jest w stanie analizować rentowność prowadzonych przedsięwzięć.

Całościowy proces wiodący w Minimax – czyli zarządzanie projektami budowy instalacji ppoż. – wspierany jest systemem SPRINT w poniższych etapach:

  • Ofertowanie – analiza statusów opracowania oferty, wygrane oferty w referencji do projektu; rejestracja oferty z danymi podstawowymi, terminami, statusami, prawdopodobieństwami wygrania itd. Możliwość zapisania w danych oferty niestandardowych informacji, mogących zwiększać ryzyko realizacji projektu (np. wydłużone terminy gwarancji, terminy uzyskania pozwoleń na budowę itd.);
  • Definicja projektu: plan fakturowania, zaliczki (obieg dokumentów), osoby odpowiedzialne, status projektu, czas trwania, budżet w układzie kosztów rodzajowych i przychodów (wersjonowanie na budżecie z zachowaniem poprzednich wersji);
  • Rozpisanie materiałów i usług na projekt wraz z możliwością kalkulacji na podstawie wyceny indeksów;
  • Planowanie potrzeb materiałowych (MRP). Generowanie zgłoszeń zapotrzebowania zakupu materiałów i usług, możliwość wykonania zbiorczych zakupów, zapytania ofertowe do dostawców;
  • Zamówienie zakupowe (strategia zatwierdzania zamówień, obligo na rodzaju kosztów, zamówienia zbiorcze, źródła dostaw, rekordy informacyjne zaopatrzenia);
  • Analiza statusu realizacji zakupów i otwartych ilości materiałów do zamówienia na projekcie;
  • Fakturowanie klienta z tytułu realizacji prac na projekcie (protokół zdawczo-odbiorczy, zwalnianie blokady przy pozycji planu fakturowania, odrębny krok księgowania faktury);
  • Fakturowanie sprzedaży materiałów z magazynu towarów;
  • Cash flow na projekcie – analiza wystawionych faktur wraz z przypisanymi i rozliczonymi wpłatami;
  • Ewidencja czasu pracy na projekcie. Rozpisanie rzeczywistych działań pracowników według stawek godzinowych;
  • Analiza zaplanowanych i rzeczywistych kosztów/przychodów na projekcie;
  • Analiza rentowności według projektu, klienta, działu sprzedaży, osoby odpowiedzialnej itd.

Spójne dane, standardowe procedury

Wdrożenie rozwiązania SPRINT pozwoliło Minimaxowi usprawnić wewnętrzną organizację przedsiębiorstwa, uprościć i ujednolicić procedury oraz zwiększyć stopień automatyzacji procesów biznesowych poprzez ich odwzorowanie w systemie.

W konsekwencji spójne i aktualne dane są dostępne w jednym, zintegrowanym systemie informatycznym, obejmującym wszystkie obszary kluczowe dla działalności przedsiębiorstwa.

Jak podkreśla Anna Kliczkowska: „SPRINT zastąpił kilka różnych rozwiązań informatycznych funkcjonujących w Minimax, dzięki czemu znacznie podniosła się jakość informacji zarządczej. Teraz jesteśmy w stanie efektywniej zarządzać finansami, wykorzystując rzetelne, wieloprzekrojowe raporty i analizy oparte na danych z systemu. Spełniliśmy tym samym wymagania naszego niemieckiego udziałowca. Wiemy też, że będziemy mogli dowolnie rozwijać nasze rozwiązanie w przyszłości”.

Rejestracja i śledzenie działań handlowych umożliwia pełną kontrolę i ocenę efektywności procesu sprzedażowego oraz poprawę mechanizmów sprzedaży. Obecnie planowanie i rejestracja działań projektowych odbywa się w czasie rzeczywistym, nastąpiło też zwiększenie kontroli finansowej poprzez analizę odchyleń pomiędzy planowanymi a rzeczywistymi kosztami i przychodami.

Nastąpiło znaczne usprawnienie procesów logistycznych w przedsiębiorstwie, ze szczególnym uwzględnieniem pełnej kontroli nad procesem zaopatrzenia w towary, materiały oraz usługi (ilość, termin, jakości i warunki cenowe). Powstał przejrzysty, jednorodny system indeksowania dla materiałów i produktów, zawierający informację pozwalającą na ich grupowanie i analizę.

Automatyzacja wielu procesów finansowo-księgowych spowodowała zmniejszenie pracochłonności i skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca oraz przygotowanie wszystkich niezbędnych raportów. Nie ma już potrzeby sprawdzania zgodności danych podawanych w raportach, bo to zapewnia zintegrowany system.

SAP w hostingu

Kolejną korzyścią Minimax ze współpracy z 7milowym jest zapewnienie kompleksowej usługi outsourcingu SAP.

Przed wdrożeniem, całą wewnętrzną obsługę IT firmy zapewniał jeden pracownik odpowiedzialny za utrzymanie i administrację infrastruktury IT i to status quo chciano utrzymać. Dlatego Minimax zdecydował się na zakup SAP w hostingu – nie musiał inwestować w platformę sprzętową pod SAP ani w tworzenie własnego zespołu administratorów SAP.

Firma korzysta z systemu ulokowanego w Centrum Outsourcingowym BCC (aktualnie All for One Poland), które odpowiada również za administrację systemem. „Outsourcing umożliwił nam znaczne obniżenie finansowej bariery wejścia w system SAP. Obecnie zaś pozwala zachować koszty utrzymania SAP na rozsądnym, i co ważne – dokładnie przewidywalnym poziomie. Jednocześnie dzięki współpracy z Centrum Outsourcingowym BCC mamy zapewniony sprawnie działający, wydajny i administrowany przez specjalistów system” – podsumowuje Anna Kliczkowska.

Minimax Polska sp. z o.o. działa w Polsce od 1997 r. jako niezależne przedsiębiorstwo grupy Minimax, która jest jednym z największych wykonawców instalacji przeciwpożarowych w Europie. Polski oddział specjalizuje się w projektowaniu i realizacji instalacji gaśniczych, a także systemów wykrywania pożarów w zakładach przemysłowych, centrach handlowych i biurowcach.