Firma Mercury Engineering, uruchomiła własny system SAP ERP w 2006 r. Podstawowe cele, jakie postawiono przed rozwiązaniem, to usprawnienie i udoskonalenie zarządzania zasobami oraz wymiana informacji koniecznych do zarządzania działalnością biznesową pomiędzy biurem głównym, oddziałami regionalnymi oraz wszystkimi placami budowy na całym świecie. W dłuższej perspektywie firma oczekuje oszczędności i poprawy wydajności, tak by móc nadal utrzymywać przewagę konkurencyjną i wysoką jakość usług.
System SAP ERP uruchomiono już w oddziałach w Wielkiej Brytanii i na Bliskim Wschodzie, a w lutym 2011 r. także w Polsce.
Rollout wzorca korporacyjnego SAP w Mercury obejmował moduły finansowy, kontrolingowy, zakupowy oraz zarządzania projektami i kapitałem ludzkim, a także system Cumulative Billing Solution (CBS), dodatkowe dedykowane rozwiązanie, stworzone specjalnie na potrzeby firmy Mercury, obejmujące procesy związane z rozliczeniami z podwykonawcami oraz klientami.
Globalnym partnerem wdrożeniowym Mercury Engineering w zakresie roll-outów SAP jest Avnet Client Solutions, jeden z wiodących dostawców informatycznych rozwiązań biznesowych w Irlandii. W projekcie realizowanym dla Mercury Polska partnerem Avnetu, odpowiedzialnym za implementację funkcjonalności SAP FI oraz SAP HR-PY, zgodnie z wymogami prawnymi i biznesowymi w Polsce, było BCC (aktualnie All for One Poland).
Z Irlandii do Polski
Model systemu SAP, dla firmy Mercury, został zaprojektowany w Irlandii, na podstawie ówczesnej praktyki biznesowej, a także w odniesieniu do tamtejszej specyfiki branży i prawa – budowlanego, podatkowego i pracy. Uruchomienie SAP w kolejnych krajach wymagało dostosowania do lokalnych wymagań. Polski projekt jest już trzecim, po Wielkiej Brytanii i Bliskim Wschodzie, rolloutem globalnego rozwiązania korporacyjnego w Mercurym, jednakże tu zakres koniecznych zmian okazał się znacznie szerszy.
Podczas prac dostosowawczych systemu szczególną uwagę poświęcono między innymi: metodologii ustalania przychodów z kontraktów długoterminowych, specyfice podatku VAT, naliczaniu krótko- i długoterminowych kaucji, a także całemu modułowi płacowemu.
Podobnie jak to ma miejsce w tego typu projektach, konsultanci BCC, mający doświadczenie we wdrażaniu SAP, jak i obeznani z lokalnymi realiami, współpracowali z Mercurym i Avnetem przy tworzeniu koncepcji rozszerzeń wzorca korporacyjnego koniecznych dla polskiego oddziału. Za implementację tych rozszerzeń odpowiadał Avnet.
Bieżąca wycena projektu
Kolejnym wyzwaniem w dostosowaniu globalnych korporacyjnych rozwiązań SAP do polskiej specyfiki była także metoda ustalania przychodów z kontraktów długoterminowych.
Umowy o usługi budowlane charakteryzują się zazwyczaj długim okresem realizacji i często ich wykonanie oraz odbiór mają miejsce w innym okresie sprawozdawczym niż ten, w którym rozpoczęto prace. Dla rozpoczętych, lecz niezakończonych na dzień bilansowy usług objętych długoterminowymi umowami (o okresie realizacji dłuższym niż sześć miesięcy) obowiązują szczególne zasady wyceny.
W Mercury Irlandia takiej wyceny dokonuje się według stopnia zaawansowania prac. Oceny dokonują kierownicy projektów. Odbiciem oceny w systemie jest szacunek procentowy w odniesieniu do planowanej sprzedaży i kosztów danego projektu.
W polskim oddziale korzystano z metody procentowego zaawansowania kosztów (POC). Metoda ta jest powszechnie stosowana w Polsce i akceptowana przez ustawę o rachunkowości.
Opracowanie rozwiązania, które pozwalałoby uzyskać równoległą wycenę projektów według wyceny stosowanej dotychczas, było bardzo istotne dla Mercury Polska.
Agnieszka Osuch, Koordynator SAP FICO, Mercury Polska
„Obecnie w polskim oddziale firmy wykonuje się wyceny według obu tych metod. Grupa Mercury wymaga bowiem od lokalnych oddziałów jednolitych danych. Metoda kosztowa pozwala zaś uzyskać prawidłowy bilans i rachunek wyników według ustawy o rachunkowości” – podsumowuje Agnieszka Osuch, Koordynator SAP FICO w Mercury Polska.
Polskie finanse w SAP
Oprócz uczestnictwa w pracach koncepcyjnych nad powyższymi rozwiązaniami, główne zadania BCC obejmowały dostosowanie konfiguracji systemu SAP do polskich realiów biznesowo-prawnych.
Wdrożenie SAP FI obejmowało standartowe procesy finansowo-księgowe oraz zarządzanie majątkiem trwałym. Polska wersja konfiguracji SAP FI i SAP FI-AA jest w pełni dostosowana do regulacji prawnych i wymagań standardów rachunkowości finansowej. Konsultanci BCC, na podstawie analizy koncepcji oraz wzorca korporacyjnego, uruchomili rozwiązane w dużym stopniu zbieżne z wzorcem, dokonując niezbędnych korekt i zmian uwzględniających potrzeby polskiego działu księgowości.
W odniesieniu do SAP FI był to zatem klasyczny rollout. Jak zgodnie podkreślają konsultanci SAP FI, Polska jest pod tym względem „trudnym” krajem i zwykle najwięcej dostosowań w korporacyjnych wzorcach przeniesionych na polski grunt wymagają wspólne plany kont oraz obsługa podatku VAT.
Plan kont
W celu ujednolicenia rozliczeń księgowych w grupie Mercury Polska przejął korporacyjny plan kont. To standardowa praktyka w rolloutach SAP. Mapowanie nowej struktury to trudne zadanie dla pracowników firmy.
Korporacyjny plan kont musiał zostać zaadoptowany w taki sposób, aby umożliwić prawidłową prezentację rachunku wyników i bilansu, jak również odpowiednie kwalifikowanie kosztów do podatku dochodowego. Wzorzec rozbudowano więc o dodatkowe konta, niezbędne dla polskiego oddziału firmy.
VAT w branży budowlanej
Jak wspomniano, znamiennym dla rolloutów SAP FI obszarem jest podatek VAT.
„Zawiłości polskiego prawa podatkowego są jeszcze bardziej skomplikowane w branży budowlanej, gdzie obowiązuje szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Dodatkowym elementem, który należało wziąć pod uwagę przy planowaniu rozwiązań systemowych oraz migracji danych, była zmiana stawek VAT, wchodzący w życie na miesiąc przed terminem startu produktywnego systemu” – mówi Agnieszka Osuch.
Globalne korporacyjne rozwiązanie Mercurego wymagało uwzględnienia powyższych wymogów dla Polski, należało uaktualnić koncepcję kodowania podatku oraz daty VAT w systemie.
Waluty obce
Obsługa transakcji w walutach obcych i związane z tym przepisy i zasady wycen oraz rozliczeń to kolejny ważny punkt w procesie wdrożenia SAP. Kurs dzienny, wycena kont bankowych według metody FIFO wymagały dodatkowych modyfikacji systemowych, a ich zaimplementowanie akceptacji zmian w rozwiązaniu korporacyjnym.
Czas pracy, czas projektu
Wiele procesów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim w SAP (podobnie jak FI) jest w Mercurym powiązanych z funkcjami logistycznymi. Należą do nich rejestracja czasu pracy w odniesieniu do poszczególnych projektów budowlanych, a także ocena czasu pracy (np. koszt nadgodzin, pracy w godzinach nocnych czy nieobecności).
Dane o pracownikach oraz do rejestracji i ewaluacji czasu pracy są zbierane w zaimplementowanym narzędziu CATS (Cross Application Time Sheet), które stanowi warstwę pośrednią i podstawowe źródło danych zarówno dla systemu logistycznego (np. do obciążeń projektów), jak i dla SAP HR.
Rejestracja czasu pracy odbywa się w korporacyjnym SAP NetWeaver Portalu lub bezpośrednio w systemie SAP przez CAT2.
Pracownicy co kilka dni logują się do portalu i uzupełniają dane dotyczące czasu pracy. Wystarczy, że kierownik zaakceptuje je przed rozliczeniem czasu pracy i naliczeniem wynagrodzeń.
Dostosowania w CATS i portalu były domeną Avnetu, BCC podjęło się roli tłumaczenia specyfiki prawa pracy i zasad wyliczania wynagrodzeń w Polsce, w celu odwzorowania ich w narzędziach wchodzących w skład wzorca SAP w Mercury Engineering.
Kadry i płace
Konsultanci BCC (aktualnie All for One Poland) odpowiadali także za uruchomienie narzędzi SAP HR-PY (kadry i płace) w polskim oddziale firmy. Ze względu na dość złożone zasady zarządzania czasem pracy i naliczania wynagrodzeń w Polsce, BCC w projektach SAP HR korzysta z pulpitu menedżera czasu pracy (PTMW). Jest to standardowa funkcjonalność SAP HR z obszaru samoobsługi menedżerskiej. Łatwe w obsłudze narzędzie pozwala w przejrzystej formie modyfikować i raportować dane pracowników, m.in. o nieobecnościach, nadgodzinach, delegacjach i urlopach. To znacznie ułatwienie w naliczaniu i kontroli wieloskładnikowych wynagrodzeń. Pulpit menedżera czasu pracy, niewykorzystywany w rozwiązaniu irlandzkim, został uruchomiony dla polskiego działu kadr Mercurego.
Ze względu na wymagania polskiego ustawodawcy, BCC przygotowało także raporty ewidencji i rejestracji czasu pracy.
Komunikacja to podstawa
W rolloutach SAP do oddziałów w innych krajach, nie tylko zakres funkcjonalny systemu stanowi wyzwanie projektowe. Cechą charakterystyczną tego typu projektów jest zaangażowanie w pracę wielu uczestników, reprezentujących różne doświadczenia, znajomość systemu, a w tym wypadku także różne narodowości.
Zespół wdrożeniowy Mercury Engineering tworzyli analitycy systemowi z centrali w Irlandii, specjalizujący się w rozwiązaniu korporacyjnym, oraz kluczowi użytkownicy systemu w Polsce, znający lokalne uwarunkowania prawne oraz oczekiwania biznesu. Partner wdrożeniowy, firma Avnet, to ekspert w zakresie systemu SAP, atutem BCC było zaś doświadczenie w tego typu projektach w Polsce, znajomość systemu oraz lokalnych przepisów prawnych i podatkowych.
Suma wiedzy wszystkich uczestników przekłada się na sukces projektu, dlatego tak ważna jest komunikacja i transfer wiedzy. Nie chodzi tu bynajmniej o język komunikacji. Znacznie poważniejszym wyzwaniem jest ustalenie już na początku projektu planu komunikacji, ścieżek eskalacji, sposobów informowania uczestników o statusie prac w poszczególnych fazach i ewentualnych zmianach w koncepcji czy harmonogramie.
Renata Kozyra, Kierownik Projektu SAP, Mercury Engineering
„W Mercurym transfer wiedzy odbywał się głównie podczas spotkań koncepcyjnych oraz szkoleń, które zostały przeprowadzone na długo przed rozpoczęciem projektu. Użytkownicy kluczowi na bardzo wczesnym etapie zapoznali się z rozwiązaniem korporacyjnym i już wtedy zdefiniowane zostały obszary wymagające szczególnej uwagi” – podkreśla Renata Kozyra, Kierownik Projektu SAP w Mercury Engineering w Polsce.
Na kolejnym etapie, zgodnie z metodyką Avnet, która w dużym stopniu okazała się zbieżna z metodyką All for One GoForward, szkolenia użytkowników, a następnie konfiguracja i testy odbywały się na wykonanej dla jednostki polskiej kopii wzorca systemu.
Terminowe i udane wdrożenie systemu SAP nie byłoby możliwe bez wysokiego priorytetu, jaki nadano projektowi w Mercurym. Jasny komunikat zarządu, że prace wdrożeniowe są tak samo istotne jak bieżące zadania, to ważny głos. Był on tym ważniejszy, gdyż został poparty konkretnymi działaniami. W Mercurym dużą wagę przywiązywano do zapewnienia zasobów do prac projektowych, część pracowników, szczególnie użytkownicy kluczowi, skupili się jedynie na zadaniach związanych z wdrożeniem SAP.
Renata Kozyra podsumowuje: „Wdrożenie systemu SAP w Mercurym zakończyło się dużym sukcesem. Integracja procesów w firmie, dzięki rozwiązaniu ERP, procentuje usprawnieniem działalności oraz podniesieniem efektywności i poprawie komunikacji wewnątrz firmy. To natomiast przekłada się bezpośrednio na stałe podnoszenie jakości usług świadczonych naszym klientom zarówno w Polsce, jak i na całym świecie”.
Współpraca: Beata Niemiec-Siwek, Magdalena Pawlukiewicz, Magdalena Włodarz-Furmańska