Proszę opowiedzieć o zadaniach i zespole IT w Mediach Regionalnych.
Jednym z podstawowych systemów, na którym opiera się nasza działalność biznesowa, jest oczywiście SAP. Mamy wdrożone najważniejsze funkcjonalności: rachunkowość finansową, zarządzanie płynnością finansową, księgowość majątku trwałego, kontroling, gospodarkę materiałową i zaopatrzenie, sprzedaż i dystrybucję oraz zarządzanie kadrami i płacami. Oprócz SAP-a korzystamy z wielu branżowych systemów, m.in. do obsługi sprzedaży powierzchni reklamowej w periodykach oraz zintegrowanych systemów redakcyjnych.
Konieczność wymiany danych pomiędzy SAP-em i wieloma innymi aplikacjami sprawia, że ta struktura jest dosyć złożona i wymaga utrzymywania wielu interfejsów.
Dodatkowym wyzwaniem jest rozproszenie geograficzne firmy. Centrala znajduje się w Warszawie, ale działamy właściwie na terenie całego kraju. Wydajemy 15 tytułów prasowych, których redakcje są w 13 miastach. Do tego dochodzą lokalne biura ogłoszeń, rozgłośnie radiowe i drukarnie. Cały tak rozległy organizm wymaga wydajnego połączenia siecią WAN oraz efektywnego zarządzania całą infrastrukturą IT.
Zespół IT liczy obecnie 24 osoby, z czego pięć pracuje w centrali w Warszawie. Do głównych zadań zespołu należy utrzymanie i rozwój infrastruktury informatycznej wspierającej działalność wydawniczą oraz wdrażanie nowych projektów informatycznych mających na celu podniesienie jakości produktów oraz automatyzację pracy poszczególnych działów w ramach Grupy Mediów Regionalnych.
Obecnie mogę bardziej się skoncentrować na projektach rozwojowych oraz wdrożeniach funkcjonalności SAP w nowych jednostkach biznesowych
Większą część działalności wydawniczej stanowią dzienniki – co łączy się z pracą pod presją czasu. Krytyczna jest dla nas sprawność systemu, aż po szybkie reagowanie na zgłoszenia i awarie. Dla IT oznacza to przede wszystkim stosowanie sprawdzonych i przetestowanych rozwiązań. Poczynając od sprzętu, a skończywszy na usługach, podstawowym kryterium wyboru, jakim się kierujemy, jest jakość i bezpieczeństwo.
Każde z przyjętych rozwiązań musi zawierać procedury awaryjne, które umożliwiają kontynuowanie pracy nawet w sytuacjach poważnego kryzysu. Ze względu na charakter biznesu, w jakim pracujemy, nie możemy pozwolić sobie na przerwy czy opóźnienia. Potencjalna awaria w obszarze krytycznym dla biznesu może spowodować poważne opóźnienia w wydaniu gazety lub wpłynąć negatywnie na jej jakość, a to z kolei wiąże się z niezadowoleniem i utratą części naszych klientów.
Adam Parysz
Dyrektor IT w Grupie Media Regionalne. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Katowicach oraz SGH w Warszawie. Pracę rozpoczynał w 1998 r. jako inżynier oprogramowania w Daewoo Dacom Communications, firmie odpowiedzialnej za informatykę w strukturach motoryzacyjnej części koncernu Daewoo. W 2001 r. zatrudniony w sektorze usług konsultingowych jako konsultant ds. hurtowni danych i Business Intelligence. Od 2001 r. związany z firmą Orkla Press Polska (obecnie Media Regionalne), gdzie pełnił funkcję koordynatora oraz kierownika projektów wdrożeniowych i rozwojowych systemu SAP. Od 2005 r. odpowiedzialny za całość projektów informatycznych w Grupie Media Regionalne.
Dlaczego Media Regionalne zdecydowały się na pełen outsourcing swoich systemów SAP?
Korzystanie z outsourcingu usług jest w Mediach Regionalnych sprawdzonym sposobem zarządzania. Nie boimy się outsourcingu, wręcz przeciwnie, rachunek ekonomiczny i wskaźniki efektywności biznesu wskazują, że jest on bardzo skuteczny i efektywny. Przykładem spoza IT może być chociażby zlokalizowane w Bydgoszczy Centrum Usług Księgowych. Ta wydzielona w strukturze grupy organizacja z powodzeniem świadczy „wewnętrzny outsourcing” zarządzania finansami i doradztwa dla wszystkich naszych spółek wydawniczych. Nie boimy się outsourcingu, wręcz przeciwnie, rachunek ekonomiczny i wskaźniki efektywności biznesu wskazują, że jest on bardzo skuteczny i efektywny
A wracając do IT, oprócz outsourcingu SAP, korzystamy także z usług outsourcingowych w zakresie utrzymywania np. sieci WAN. Mając już doświadczenia outsourcingowe, postanowiliśmy pójść o krok dalej w zakresie administrowania systemem SAP. Już wcześniej korzystaliśmy z usług wsparcia administratora i użytkowników kluczowych SAP. Mieliśmy, więc doświadczenie ze współpracy z dostawcą takich usług. Ponadto doszliśmy do kresu naszych możliwości, jeśli chodzi o utrzymywanie systemu w zakresie basis. Aby się dalej rozwijać lub choćby tylko utrzymywać system na dotychczasowym poziomie, konieczne byłoby powiększenie zespołu i rozbudowywanie kompetencji w tym zakresie, co wiąże się z określonymi dodatkowymi kosztami.
W 2007 r., w wyniku zmian organizacyjnych oraz gwałtownego wzrostu oczekiwań wobec systemu ERP, nasza infrastruktura SAP wymagała poważnego doinwestowania. Stanęliśmy więc przed dylematem – kupować i rozbudowywać własną farmę serwerów, czy zdecydować się na hosting.
Wszystkie te przesłanki oraz uwzględnienie dodatkowych czynników, jak np. bezpieczeństwo i dostępność systemu, a także symulacja kosztowa, ostatecznie przekonały nas, że pełen outsourcing administracji SAP, wraz z hostingiem jest rozwiązaniem dla nas najbardziej efektywnym.
Jakie przesłanki przemawiały za przyjętym modelem współpracy outsourcingowej?
Na przestrzeni kilku ostatnich lat zmianie uległa cała filozofia zarządzania IT w firmie. Jeszcze kilka lat temu zadania działu IT były definiowane dosyć wąsko i ograniczały się do sprawnej administracji systemami i wspierania podstawowych procesów. Z czasem nasza rola się zmieniała i obecnie oczekuje się od IT większego zaangażowania w rozwój i działania biznesowe. Do naszych zadań należy dziś także poszukiwanie nowych rozwiązań, które usprawnią funkcjonujące w grupie procesy biznesowe.
To miało również wpływ na ewolucję administrowania systemami SAP. Stopniowo „dojrzewaliśmy” – od samodzielnej administracji, poprzez korzystanie ze wsparcia, aż do pełnego outsourcingu.
A co zdecydowało o wyborze BCC na dostawcę usług outsourcingowych?
BCC (aktualnie All for One Poland) wdrażało system SAP w Mediach Regionalnych (wtedy, w 2002 r., firma nazywała się Orkla Press Polska), później byliśmy też z BCC związani umową o świadczenie usług wsparcia administracji systemami SAP. Gdy więc podjęliśmy decyzję o rozszerzeniu zakresu usług outsourcingu SAP, BCC było pierwszym partnerem do rozmów.
Byliśmy zadowoleni z poziomu dotychczas świadczonych usług. Jednak udana dotychczasowa współpraca nie była jedynym argumentem. Bardzo ważne są gwarancje bezpieczeństwa, jakie dają nam zapisy SLA zawarte w umowie. Odpowiednio skonstruowane parametry SLA dają nam pewność, że system będzie bezpieczny, dostępny i wydajny.
Jakie z Pana punktu widzenia ustalenia SLA były szczególnie ważne?
W trakcie negocjacji dużą wagę przywiązywaliśmy do zapisów SLA. Jasno i czytelnie określone warunki są gwarancją bezpiecznej pracy w przyszłości. Warunki SLA mają to do siebie, że im są dokładniej określone w trakcie negocjacji i w samej umowie, tym lepsze jest dopasowanie usługi do wymagań klienta, a co za tym idzie, mniejsze ryzyko i niższe koszty przestojów systemu. Najważniejsze dla nas zapisy dotyczyły parametrów określających dostępność systemów SAP oraz dostępność personelu do świadczenia usług zgodnie z umową. Nie bez znaczenia były także warunki dotyczące rozwiązań zastępczych oraz terminu ich udostępnienia w przypadku zaistnienia sytuacji awaryjnej.
Zdajemy sobie sprawę, że przed potencjalnymi awariami nie można się uchronić w stu procentach, jednak można zdecydowanie ograniczyć ryzyko zaistnienia awarii oraz jej wpływ na biznes. I właśnie to uzyskaliśmy dzięki kombinacji tych najważniejszych parametrów SLA.
Czy po decyzji o hostingu nastąpiła reorganizacja działu IT w Mediach Regionalnych?
Outsourcing systemów SAP jest jednym z wielu projektów outsourcingowych planowanych w Mediach Regionalnych. W zależności od systemu i dostępnych kompetencji na rynku, chcielibyśmy podążać w tym kierunku i outsourcować przede wszystkim podstawowe elementy IT, jak powierzchnie dyskowe i moce obliczeniowe serwerów.
W trakcie tego procesu będzie się zmieniać organizacja działu IT oraz jego główne zadania. Będziemy ograniczać podstawowe operacyjne działania związane z utrzymaniem serwerów na rzecz wsparcia biznesu i obsługi informatycznej podstawowych oraz krytycznych dla działalności wydawniczej procesów biznesowych.
Czy Pana rola jako dyrektora IT zmieniła się z chwilą oddania systemów SAP w outsourcing? Co dla Pana osobiście to oznacza?
Dbanie o bieżącą administrację SAP stanowiło dla nas istotne obciążenie. Byliśmy odpowiedzialni nie tylko za rozwój systemu, ale też za jego dostępność i utrzymanie w zakresie basis.
SLA – ważne dla klienta i dostawcy
Dobre ustalenie parametrów SLA jest w interesie obu stron – odbiorcy i dostawcy usługi outsourcingu. „Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz” – umowa powinna stanowić bazę do długookresowej, bezkonfliktowej współpracy, stąd zapisy SLA muszą być jednoznaczne i niebudzące wątpliwości. Z punktu widzenia klienta najważniejsze są takie parametry jak czas reakcji na awarie, czas rozwiązania zgłoszonego problemu, czas dostępności systemów, odpowiednie sankcje, jeśli system nie jest dostępny wtedy, kiedy powinien. Mając zagwarantowane powyższe parametry resztę, czyli technologię, można zostawić firmie outsourcingowej. Zadaniem dostawcy jest dotrzymanie zobowiązań z umowy SLA, do niego zatem należy wybór technologii, które będą do tego właściwe.
Tomasz Wawrzonek
Menedżer IT w Dziale Usług Outsourcingowych All for One Poland
Obecnie, po kilku miesiącach administrowania systemami SAP przez konsultantów Centrum Kompetencyjnego BCC (aktualnie All for One Poland), mogę bardziej się skoncentrować na projektach rozwojowych oraz wdrożeniach funkcjonalności SAP w nowych jednostkach biznesowych. Zdecydowanie bardziej mogę się zaangażować w planowanie strategii IT oraz prace koncepcyjne dotyczące nowych modułów SAP oraz integracji całego środowiska systemów informatycznych w Mediach Regionalnych.
Media Regionalne korzystają z systemu SAP od 2002 r., przez cały ten czas system był rozwijany. A jakie prace rozwojowe są planowane w najbliższej przyszłości?
Jesteśmy właśnie w trakcie upgrade’u systemu operacyjnego i bazy danych dla systemów SAP. Od dawna o tym myśleliśmy, jednak dopiero po oddaniu systemów w outsourcing znaleźliśmy czas, żeby to sprawnie przeprowadzić. W planach mamy także upgrade systemu SAP.
W kolejnych krokach chcemy się skoncentrować na bezpośredniej obsłudze działów sprzedaży oraz na wdrożeniu jednorodnego systemu raportowania. W tym celu chcielibyśmy przymierzyć się do hurtowni danych oraz do wdrożenia centralnego systemu CRM. Rozszerzeniom będą podlegały także interfejsy z istniejących już systemów, zwłaszcza sprzedażowych, które otrzymają nowe zadanie zasilania hurtowni danych.
Obecnie wiele firm stoi przed dylematem, czy rozwijać własne kompetencje w SAP, czy też zdecydować się na oddanie swoich systemów w outsourcing. Co Pan na podstawie swoich doświadczeń może poradzić innym, stojącym przed tym wyborem?
Zwykle taki dylemat pojawia się w momencie dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa. Szybki rozwój biznesu wymusza spore inwestycje w systemy informatyczne. Trzeba rozwijać dotychczasową platformę sprzętowo-programową dedykowaną dla systemów SAP i utrzymywać kompetencje, które nie są potrzebne na co dzień.
Obecnie to biznes dyktuje warunki, a zadaniem IT jest dawać odpowiednie narzędzia informatyczne i zapewniać odpowiednie kompetencje. To wszystko wymaga jednak nakładów finansowych.
Obecnie to biznes dyktuje warunki, a zadaniem IT jest dawać odpowiednie narzędzia informatyczne i zapewniać odpowiednie kompetencje
Koszty dynamicznego wzrostu bywają duże. Poza tym często trudno je oszacować w dłuższej perspektywie czasowej. Przy szerokich wymaganiach biznesu i dużej liczbie różnorodnych rozwiązań IT bardzo trudno jest utrzymać duży zespół specjalistów. Ograniczone zasoby IT należy koncentrować na tym, co przyniesie bezpośrednie korzyści dla biznesu i co w pozytywny sposób wpłynie na rozwój firmy.
Podstawowym zadaniem kompetentnego działu informatycznego wewnątrz organizacji jest ścisła współpraca z biznesem przy doskonaleniu istniejących procesów oraz dostarczanie nowych produktów. Standardowe usługi związane z hostingiem, obsługą sieci czy administracją systemów serwerów i systemów operacyjnych mogą być śmiało outsourcowane pod warunkiem precyzyjnego zdefiniowania procesów i jasnego rozdzielenia kompetencji. Dobry kontrakt outsourcingowy gwarantuje nam dostęp do odpowiedniej platformy sprzętowo-programowej i kompetencji, jakich w danym momencie potrzebujemy. Nie ponosimy ryzyka przeinwestowania czy niedoinwestowania.
Z naszych wyliczeń wynika, że za podobną (w przypadku gdybyśmy mieli robić to sami) kwotę można to robić na o wiele wyższym poziomie, szczególnie w kontekście dostępności bezpieczeństwa informacji. Jednak by było rzeczywiście bezpiecznie, nie można zaniedbać wyboru dostawcy usług outsourcingowych. Warto sprawdzić jego referencje, wielkość i kompetencje zespołu konsultantów. Trzeba też sprawdzić, czy standardy bezpieczeństwa, jakie stosuje, spełniają nasze wymagania. O tym mogą świadczyć różnego rodzaju certyfikaty.
Rozmawiała Mirosława Huk
Media Regionalne to jedna z wiodących grup prasowych w Polsce. Do grupy, wcześniej znanej jako Orkla Press Polska, należy 10 tytułów regionalnych o łącznej sprzedaży ponad 330 000 egzemplarzy. Grupa Media Regionalne jest również właścicielem czterech lokalnych rozgłośni radiowych, sześciu drukarni, agencji reklamowej Gra oraz pięciu bezpłatnych tygodników. Znakiem rozpoznawczym marki jest nie tylko lokalność, ale także innowacyjność. Grupa aktywnie się rozwija, wykorzystując nowe technologie oraz wzbogacając swoją dotychczasową ofertę o inne media: prasę bezpłatną, regionalne portale internetowe, lokalne rozgłośnie radiowe czy agencje reklamowe. Grupa należy do struktury Mecom Europe, którą tworzą cztery silne jednostki: Dania, Norwegia, Holandia oraz Europa Środkowa i Wschodnia.