MBO: cel firmy celem pracowników

Znać cele firmy

Wg Petera Druckera, który w 1954 r. stworzył MBO (ang. Management By Objectives), każdy pracownik powinien działać tak, aby organizacja osiągnęła swoje strategiczne cele. Metodyka MBO pozwala osiągnąć taki efekt. Zarządzanie przez cele nie pozwala wpaść w tzw. „pułapkę aktywności”, czyli skupienia się na codziennej pracy bez znajomości celu swoich działań. Podstawowym zadaniem jest więc uświadomienie pracownikowi, jakie są cele firmy, oraz jak realizacja jego zadań może wpłynąć na ich osiągnięcie.

System zarządzania przez cele przekłada się na motywujący system wynagrodzeń. Dobrze zaprojektowany, oparty na MBO system motywacyjny powoduje, że menedżerowie i inni pracownicy, wypełniając swoje obowiązki, niejako automatycznie realizują priorytety firmy.

Wszechstronne narzędzie motywacji

Jednym z głównych założeń MBO jest wspólna, prowadzona przez wszystkich menedżerów praca zmierzająca do ustalenia listy celów ważnych dla organizacji. Wg Druckera strategiczne planowanie celów prowadzone przez bardzo szeroko pojęte kierownictwo, a nie jedynie przez menedżerów najwyższego szczebla, wpływa pozytywnie na zrozumienie zadań i utożsamienie się ze strategią firmy.

Po zaplanowaniu indywidualnych celów zawodowych zgodnych z priorytetami przedsiębiorstwa, kolejnym etapem MBO jest proces kontroli realizacji postawionych celów. Poczucie posiadania osiągnięć mierzalnych i bezdyskusyjnych, niezależnych od opinii innych, a jedynie od efektów własnej pracy, jest zjawiskiem pożądanym przez pracowników. Informacja zwrotna na temat osiągnięć pracowników to kolejne założenie i efekt wdrożenia MBO. Oba te elementy pozwalają dodatkowo motywować pracowników.

Powiązanie systemu motywowania pracowników ze stopniem realizacji celów, a także uzależnienie wypłacanych premii od wyników osiąganych przez całą firmę, sprzyja solidaryzowaniu się pracowników z organizacją. Przeniesienie odpowiedzialności za rozwój firmy na konkretne zadania dla pracowników, oprócz motywacji powoduje urzeczywistnienie i konkretyzację abstrakcyjnej idei strategicznego rozwoju organizacji. Ważne jest również zaznaczenie udziału pracowników w kształtowaniu strategii. Powoduje to zrozumienie przez pracownika, czego firma od niego wymaga i jakie jest jego miejsce w organizacji.

MBO jest więc wszechstronnym narzędziem motywacji, który poprzez zwiększenie efektywności kapitału ludzkiego pozwala podnieść efektywność całej organizacji.

Zacznij od biznesu

Jak większość dużych zmian w organizacji, wprowadzenie MBO w firmie jest w pierwszym etapie projektem czysto biznesowym. System informatyczny jest tu więc jedynie narzędziem wspierającym procesy, zaprojektowane w przedsięwzięciu biznesowym. Jeśli popełni się błędy na etapie biznesowym, wsparcie nawet najbardziej zaawansowanych narzędzi informatycznych nie przyczyni się do lepszej realizacji strategii.

Dla przyszłego powodzenia projektu MBO krytyczny jest etap definicji celów. Cele stawiane pracownikowi powinny być jasno sformułowane, możliwe do osiągnięcia i zmierzenia lub określenia stopnia ich realizacji.

Biznesowa strona MBO projektowana jest w oparciu o wiedzę na temat przedsiębiorstwa, jaką posiadają pracownicy, oraz na znajomości samej metodyki MBO. Warto skorzystać tu z pomocy firmy konsultingowej z wiedzą i praktycznymi doświadczeniami z wprowadzania MBO, aby nie popełnić błędów na tym etapie. Pożądanym efektem pracy zespołu wprowadzającego MBO jest zdefiniowanie celów, które są:

• motywujące dla pracowników
• w pełni zrozumiałe i akceptowane, zarówno przez zarządzanych jak i zarządzających
• przyjęte przez pracowników jako swoje własne zadania
• postrzegane jako możliwe do zrealizowania, ale dające poczucie ambitności zadania oraz zachęcające do rozwoju zawodowego

Kolejnym etapem budowy programu MBO jest przypisanie wag do wyznaczonych celów, proporcji pomiędzy celami jakościowymi i ilościowymi. Należy zdecydować o przewadze celów firmowych nad celami osobistymi dotyczącymi uczenia się, lub odwrotnie – w zależności od przyjętej strategii.

Ważnym elementem, mającym już konkretne konsekwencje dla systemu informatycznego, który wesprze nowe procesy, jest określenie częstotliwości ocen pracowników, sposobu realizacji oceny, skali i dowolności oceny oraz sposobu postępowania w przypadku nieosiągnięcia postawionych celów. Efektem tych prac będzie m.in. projekty formularzy służących do wprowadzania i przeglądania oceny pracowników na poszczególnych stanowiskach. Kolejne konsekwencje dla systemu informatycznego niesie fakt, że stopień realizacji postawionych celów powinien przekładać się na wynagrodzenie pracownika.

MBO a SAP

Wdrożenie rozwiązań informatycznych wspomagających ocenę pracowników, zachowujących wszelkie zasady MBO, jest integralną częścią projektu MBO. Właściwe przygotowanie i udane wdrożenie rozwiązań IT jest niewątpliwie wyzwaniem technologicznym i organizacyjnym, ale też i kryterium niezbędnym dla powodzenia całego przedsięwzięcia. Stopień koniecznej integracji z różnymi obszarami, zazwyczaj już obsługiwanymi przez jeden system kadrowo-płacowy, sprawia, że nowe rozwiązanie nie powinno być oddzielną całością, ale winno wkomponować się w działający mechanizm płacowy i kadrowy.

Na wprowadzenie rozbudowanej koncepcji MBO decydują się najczęściej duże organizacje, wykorzystujące zazwyczaj rozwiązania SAP w zakresie HR. Zwróćmy uwagę na powiązanie danych z systemu SAP i danych dotyczących MBO.

Dane o pracownikach, ich przynależność do poszczególnych komórek przedsiębiorstwa oraz pozycja w hierarchii firmy, pobierane są z modułu HR-PA systemu SAP (administracji kadrami). Są to dane zasilające system MBO. Kolejnym ważnym powiązaniem jest integracja MBO z częścią płacową (HR-PY), gdzie trafiają dane wyjściowe systemu MBO dotyczące oceny pracownika, co automatycznie przekłada się na jego wynagrodzenie, rozliczane w SAP.

Przydatna hurtownia

Wiele danych, potrzebnych do funkcjonowania MBO, pobiera się z innych niż SAP aplikacji wykorzystywanych w firmie,  np. systemów raportowania. Dlatego coraz bardziej niezbędna staje się we wdrożeniu MBO integracja danych przy użyciu hurtowni danych, np. SAP BW. Wykorzystanie SAP BW jest gwarancją wyeliminowania błędów ręcznej pracy ludzi (ręczne zbieranie, przeliczanie i wprowadzenie na kartę wartości wykonawczych).

Dzięki temu optymalizujemy czas dostarczenia danych, gwarantujemy wiarygodność i rzetelność dostarczonych wartości wykonawczych, nie wspominając już o możliwości optymalizacji procesów biznesowych i podejmowaniu trafnych decyzji, opartych na informacji o wysokiej jakości.

Makro: zmotywować tysiące

Makro Cash & Carry Polska jest częścią Grupy Metro – największej w Polsce firmy handlowej. Z punktu widzenia Makro zarządzanie kapitałem ludzkim ma bardzo istotne przełożenie na efektywność całej firmy – stąd duża waga projektów HR i związanych z nimi przedsięwzięć informatycznych. W Makro od lat funkcjonował system premiowania pracowników, jednak kadra zarządzająca doszła do wniosku, że jest on niewystarczający dla potrzeb ciągle rozwijającej się firmy. W 2005 r. podjęto decyzję o przygotowaniu nowego systemu, opartego na idei MBO.

Przed opisanym tu projektem tego rodzaju motywacją objęto jedynie kadrę menedżerską. Teraz zamierzano nim objąć wszystkich pracowników ponad 20 hali w całej Polsce, od kadry kierowniczej średniego szczebla, konsultantów, specjalistów, po kasjerów i szeregowych pracowników hali  – w sumie ponad 6000 osób.

Cele i założenia

Przyjęte dla projektu MBO w Makro cele są związane ze strategią zarządzania kapitałem ludzkim w Makro:

• zmotywowanie pracowników koncentracji na realizacji wyników biznesowych hali
• wyróżnienie pracowników, których zaangażowanie i wkład w osiąganie celów jest największy na tle grupy
• nawiązanie partnerskiego dialogu z pracownikami na płaszczyźnie celów finansowych  i operacyjnych
• zwiększenie świadomości biznesowej i pobudzenie inicjatywy pracowników

Metodyka projektu MBO założyła motywowanie pracowników do większego zaangażowania w obowiązki, kładąc nacisk na:

• premiowanie za wyniki – każdy pracownik sam wypracowuje swoją premię, współtworząc swoją pracą ogólny wynik hali
• informowanie pracowników – łatwy dostęp pracownika do informacji zwrotnej o ocenie jego pracy przez przełożonego
• wzrost premii w miarę wzrostu odpowiedzialności na danym stanowisku – im wyższy poziom stanowiska w organizacji, tym wyższy udział premii w stosunku do wynagrodzenia

Makro korzysta z systemu SAP od 2002 r., używając go między innymi do administracji kadrami, rozliczania listy płac oraz zarządzania czasem pracy. Logicznym więc założeniem było oparcie informatycznego zaplecza MBO na systemie SAP.

4 strumienie prac

Projekt MBO w Makro trwał od lutego 2005 r. do lipca 2006 r. Z organizacyjnego punktu widzenia, ważne było wyróżnienie 4 tzw. strumieni prac projektowych. Zespoły przypisane do strumieni zaangażowane były w kluczowe dla projektu typy prac, mianowicie: mierniki i raportowanie, pilotaż i ocena uznaniowa, system IT, komunikacja i szkolenia. W projekcie zdecydowano się na współpracę z dwoma partnerami zewnętrznymi – z firmą konsultingową wspierającą część biznesową, oraz z BCC (aktualnie All for one Poland) – jako partnerem wdrożeniowym SAP, odpowiedzialnym za wszechstronne wsparcie strumienia IT.

Przedsięwzięciem MBO, oprócz standardowych stanowisk w funkcjonujących halach Makro, objęto również pracowników hal w przebudowie (remodelingu), oraz stanowiska w nowopowstających halach, oceniane za pomocą odmiennych mierników.

Obszary oceny

Efektem części biznesowej projektu był dokument koncepcji, opisujący wypracowane założenia systemu MBO. Zgodnie z założeniami, oceniającymi są kierownicy poszczególnych działów w sieci hal, ocenianymi zaś – podlegli im pracownicy. W zależności od stanowiska, ocena następuje co miesiąc lub co kwartał. Proces oceny jest standardowy dla całej grupy ocenianych pracowników.

W ocenie pod uwagę brane są 4 główne obszary: Klient (wysoka jakość obsługi klienta), Zadania (realizacja powierzonych zadań w sposób rzetelny i wyróżniający się), Zespół (dobra atmosfera pracy oraz budowanie relacji w grupie), Makro (dobry wizerunek Makro, zaangażowanie w zmiany mające na celu wzrost wyników firmy).

Wszystkie wymienione obszary opisane są zestawem pytań. Na podstawie odpowiedzi na te szczegółowe pytania konstruuje się ocenę pracownika w wymienionych obszarach. Oprócz opisanej wyżej oceny uznaniowej, ocena pracownika składa się również z tzw. oceny parametrycznej. Ocena parametryczna związana jest z celami ważnymi dla danej hali, z jakimi kierownictwo hali chce pracowników związać, np. sprzedaż, redukcja ubytków, czy bezpieczeństwo przeciwpożarowe hali. Wyniki, jakie dana hala uzyskuje, są również uwzględniane w ocenie parametrycznej. Przykładowo, dla stanowiska kasjer jednym ze składników premii jest wynik sprzedaży w „jego” hali, a dla stanowisk z działu HR – bezpieczeństwo prawne danej hali.

Łatwe w użyciu

Konsekwencją projektu biznesowego była konieczność zmian i rozbudowy używanych przez Makro rozwiązań mySAP HR. Prace BCC objęły zamodelowanie w mySAP HR nowych procesów związanych z MBO, w tym w zakresie administracji kadrami oraz listy płac.

Ważną i integralną częścią przedsięwzięcia było przygotowanie aplikacji internetowej do wprowadzania i wyświetlania danych związanych z MBO. Założeniem projektu SAP była łatwość użytkowania oraz dostępność systemu do oceny pracowników dla osób zatrudnionych przez Makro. Aplikacja jest więc dostępna z komputerów w każdej hali, przez przeglądarkę www. Dzięki temu obsługa aplikacji do oceny pracowników, oraz przeglądanie kart realizacji celów, są proste i intuicyjne, nie stwarzając żadnej również bariery technologicznej. Docelowo do aplikacji będzie miał dostęp każdy oceniany pracownik.

Rozwiązanie zaprojektowane jest w taki sposób, aby nie dopuścić do popełnienia błędu w ocenie, czy wprowadzenia do systemu SAP błędnych danych. Niemożliwe jest ocenianie pracowników niepodległych danemu menedżerowi, czy wykonanie oceny w nieodpowiednim okresie. Co wynika ze specyfiki rozwiązań dostępnych przez przeglądarkę www, aplikacja nie wymaga instalacji i aktualizowania na każdej maszynie.

Punkt wyjścia do doskonalenia

Zmiany w systemie SAP i nowe rozwiązania były gotowe w połowie lipca. Pierwsze oceny miesięczne odbyły się w miesiącu sierpniu, zaś pierwszy przebieg ocen kwartalnych jest zaplanowany na październik 2006 r. Wprowadzenie koncepcji MBO nie jest w Makro działaniem jednorazowym. Wpływ nowego systemu motywacyjnego na stopień realizacji celów firmy jest i będzie przedmiotem zainteresowania analityków HR.