SPRINT u producenta masła i serów

SAP a branża mleczarska

Firmy mleczarskie do niedawna najchętniej korzystały z dedykowanych dla tej branży rozwiązań informatycznych. Dobre dostosowanie do wymagań i obsługa specyficznych procesów produkcyjnych to ich największe atuty. Jednak brak możliwości zintegrowanego zarządzania nie tylko produkcją, ale też finansami oraz efektywnych narządzi kontrolingowych stanowiły bolączkę dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstw. Spółdzielnia Mleczarska Rotr, jako pierwsza firma w branży zdecydowała się na wdrożenie we współpracy z firmą 7milowy z Grupy BCC (aktualnie All for One Poland) rozwiązania SPRINT – systemu SAP dedykowanego dla firm średniej wielkości. Wykorzystano narzędzie, które w gotowych procesach biznesowych standartowej funkcjonalności systemu udostępnia zarazem uznane na świecie praktyki zarządzania.

W ramach SPRINT BCC oferuje gotową koncepcję i prototyp systemu zintegrowanego, który podczas projektu, a także później, w formie dodatkowych rozszerzeń, jest dostosowywany do specyfiki i biznesowych oczekiwań klienta. W efekcie system obsługuje także typowe dla branży klienta procesy produkcyjne i dystrybucyjne, a sam projekt wdrożeniowy jest mniej kosztowny i czasochłonny niż wdrożenie systemu metodą klasyczną.

Firma Masmal po długim okresie weryfikacji w wielu spotkaniach z przedstawicielami poszczególnych systemów ERP wyłoniła system SAP. Najbardziej odpowiada on kryteriom i rokuje możliwości rozszerzenia funkcjonalności wraz z rozwojem firmy. Po trwającym pół roku projekcie wdrożeniowym 1 czerwca 2011 r. w Firmie Masmal nastąpił start produktywny systemu SAP SPRINT.

Uruchomiono standardowy dla firm produkcyjnych zakres funkcjonalny SPRINT, obejmujący finanse i kontroling, gospodarkę materiałową, planowanie produkcji oraz sprzedaż i dystrybucję. W szerokim zakresie skorzystano ze standardowych rozwiązań oferowanych w SPRINT. Jednak tym, co wyróżnia branżę mleczną, jest wiele specyficznych dla przetwórstwa mleka procesów w zakresie zarządzania surowcem i produkcją. Bez ich zaimplementowania trudno sobie wyobrazić korzystanie z SAP w Masmalu.

Dane prosto z cysterny

Podstawową formą pozyskiwania surowca w firmach przetwórstwa mlecznego jest skup mleka od mleczarni i rolników indywidualnych. Ze względu na skalę dziennego skupu i dużą liczbę kontrahentów firmy mleczarskie szukają sposobów zautomatyzowania przyjęcia i ewidencjonowania mleka. To ważne tym bardziej, że nawet mleko od tego samego rolnika z dnia na dzień różni się parametrami ilościowymi i jakościowymi. Masmal korzysta z nowoczesnych rozwiązań, które już w chwili wlewania mleka do cysterny pozwalają rejestrować zakup, z uwzględnieniem podstawowych parametrów (kontrahent, ile litrów itp.). Dane te są rejestrowane w formie elektronicznej na urządzeniu cysterny.

Skoro już na tak wczesnym etapie informacje są dostępne w postaci elektronicznej, logiczne było ich wykorzystanie w systemie zintegrowanym. W tym celu konsultanci BCC stworzyli interfejs, za pomocą którego są one importowane do SAP.

Dzięki temu po pierwsze wyeliminowano konieczność ręcznego wprowadzania danych do SAP, co zminimalizowało liczbę pomyłek. Na podstawie tych danych automatycznie tworzone są zamówienia zakupowe oraz zapisy księgowe przyjęcia materiałowego. Jak już wspomniano, kierowca cysterny dokonuje też pomiaru i rejestracji podstawowych parametrów, a po automatycznym wprowadzeniu tych danych do systemu, laboratorium uzupełnia partie mleka odpowiednimi cechami (np. jednostkami tłuszczu, jednostkami plazmy).

Mleko mleku nierówne

W przetwórstwie mlecznym stosuje się kilka alternatywnych jednostek miary określających parametry surowca, wykorzystywanych zarówno w rozliczeniach z dostawcami, jak i w procesie produkcji. Oprócz objętości (litry), znaczenie ma także zawartość tłuszczu (podawana w procentach) oraz jednostki plazmy. Jednostki te są wobec siebie alternatywne i niemożliwe jest zastosowanie prostego przelicznika. Parametry mleka są bardzo zmienne i niczym niezwykłym jest fakt, że w tym samym okresie rozliczeniowym surowiec od jednego dostawcy może się znacznie różnić, jeżeli chodzi o zawartość tłuszczu w litrze. Na potrzeby rozliczania produkcji zaimplementowano mechanizm jednostek alternatywnych w SAP.

Scalanie partii

Gdy mleko jest skupione, cysterny wracają do zakładu produkcyjnego, gdzie z kolei cała dzienna partia surowca trafia do dużego zbiornika (tzw. tanku). W wyniku wymieszania powstaje mleko o określonych parametrach średnich, będących wypadkową parametrów wszystkich partii surowca od poszczególnych dostawców. W SAP każdy zakup mleka od rolnika traktowany jest jako oddzielna partia surowca. Na podstawie zaimplementowanych algorytmów system oblicza średnie parametry partii w postaci jednostek tłuszczu i plazmy.

Integracja z Mikrodomem

Większość polskich firm zajmujących się skupem i kontraktacją mleka korzystają z aplikacji Mikrodom 2000. To dedykowane dla branży rozwiązanie jest rekomendowane przez Agencję Rynku Rolnego, która zajmuje się rozdziałem i rozliczeniem kwot mlecznych, przyznanych Polsce w ramach wspólnej polityki rolnej Unii Europejskiej. Oprócz obsługi skupu i rozliczeń z dostawcami Mikrodom służy do kontroli wielkości skupu i przygotowywania rocznych raportów dla ARR. Integracja systemu zintegrowanego z Mikrodomem to punkt obowiązkowy wdrożeń w mleczarstwie.

Dzięki stworzonemu przez 7milowego interfejsowi wymiany danych pomiędzy SPRINT a Mikrodom dane w obu tych rozwiązaniach są spójne, co pozwala na automatyczne generowanie sprawozdań dla ARR.

EDI i rabaty retrospektywne

Podstawowym wymaganiem sieci wobec swoich dostawców jest elektroniczna wymiana danych z wykorzystaniem dedykowanych platform komunikacji elektronicznej (EDINET oraz ECOD). Wymagania sieci w zakresie precyzji komunikacji są bardzo wysokie. W ramach projektu należało zintegrować system SAP z dwoma najczęściej wykorzystywanymi w sieciach handlowych platformami. W efekcie obecnie cały proces – od rejestracji i obsługi zamówienia po wystawienie faktury – odbywa się automatycznie.

Dodatkowo w Masmalu przygotowano narzędzia do obsługi rabatów retrospektywnych. To także cecha charakterystyczna w kooperacji z sieciami handlowymi. Proces ten jest obsługiwany przez standard systemu SAP i na potrzeby firmy został dołączony do rozwiązania SPRINT.

Walka o każdy grosz

Szymon Rybczyński, Prezes Firmy Masmal

Jak podkreśla Szymon Rybczyński, Prezes Firmy Masmal: „Wyróżnikiem firm zajmujących się przetwórstwem mleka i mięsa są bardzo niskie marże, na poziomie 1-2 procent w przypadku produkcji masła. Wpływa na to duża konkurencyjność oraz presja cenowa głównych odbiorców, czyli sieci handlowych. Dlatego w Firmie Masmal cały proces skupu surowca, produkcji i dystrybucji jest bardzo uważnie badany pod kątem kosztów. Tu każdy grosz ma znaczenie, bo w efekcie, w odniesieniu do całego wolumenu sprzedaży, może znacząco wpływać na wynik firmy”.

Ustawicznie prowadzone są planowe kalkulacje produktów, gdzie cena ewidencyjna produktu jest wyliczana na podstawie danych składowych ze wszystkich etapów produkcji.

Rzetelne dane i wycena każdego z elementów osobno pozwalają na szybkie kalkulacje produkcji przy zmienionych danych (np. ceny surowca, kosztów pracy).

Analiza rentowności produktów oraz symulacje kalkulacji produktów prowadzone są w narzędziach kontrolingowych SAP. Do tego celu firma wykorzystuje funkcjonalności SAP CO-PA, które umożliwiają takie analizy i obliczanie marży w odniesieniu do poszczególnych produktów, grup asortymentowych, kanałów dystrybucji, klientów, rejonów klienta, województw itd.

Podczas projektu dużą wagę przywiązywano do dokładnego sparametryzowania w systemie składowych i danych, dlatego już od chwili startu systemu analizy w CO-PA są wiarygodne. Oczywiście z biegiem czasu i wraz z przyrostem danych historycznych w SAP zyskają one na precyzji, możliwa będzie także korekta i urealnienie parametrów wyceny i kalkulacji poszczególnych wyrobów gotowych.

Najważniejsze na początek

Także w innych aspektach związanych z projektem wdrożenia SAP w Masmalu ujawnia się troska o efektywność finansową podejmowanych działań. Firma zdecydowała się na uruchomienie w pierwszej kolejności podstawowego zakresu funkcjonalnego oferowanego w SPRINT wraz z dedykowanymi dla branży mleczarskiej rozszerzeniami przygotowanymi przez 7milowy. System stanowi obecnie podstawową platformę finansowo-kontrolingową oraz logistyczną firmy, w której obsługiwane są kluczowe procesy biznesowe. Dzięki takiej strategii – uruchamiamy tylko to, co niezbędnie potrzebne, start systemu był możliwy w krótkim czasie.

Obecnie, po zakończeniu okresu wsparcia i stabilizacji systemu, nadszedł czas na planowanie rozszerzeń i dodatkowych funkcji. Firma nie zaniedbuje także pozostałych kanałów dystrybucji i już rozpoczęto prace koncepcyjne nad aplikacją na urządzenia mobilne dla przedstawicieli handlowych obsługujących sprzedawców detalicznych i hurtownie.

Dodatkowo BCC (aktualnie All for One Poland) zapewnia pełen hosting platformy sprzętowej, outsourcing administracji i bieżącego wsparcia użytkowników systemu. Dla Masmala to także element racjonalizacji kosztów wdrożenia systemu zintegrowanego.

SPRINT a branża spożywcza
W branży spożywczej wykorzystuje się wiele specyficznych aplikacji oraz specjalistycznych urządzeń, naszpikowanych elektroniką i rejestrujących wiele danych. Rozwiązanie SPRINT powstało właśnie z myślą o firmach produkcyjnych, dlatego cechuje je otwartość i łatwość integracji z innymi aplikacjami branżowymi. W efekcie SAP gwarantuje integrację rozproszonych danych w jednym systemie.
Oprócz opisanych w artykule rozwiązań dla branży mleczarskiej, 7milowy ma także doświadczenie w tworzeniu interfejsów SPRINT z rozwiązaniami dedykowanymi dla przemysłu paszowego i przetwórstwa drobiu. Opracowane w trakcie wdrożeń rozwiązania pozwoliły naszym klientom na automatyzację wielu czynności, np. automatyczne tworzenie specyfikacji oraz wersji produkcyjnych dla nowo opracowanych receptur pasz czy też przyspieszenie rozliczeń surowca oraz raportowania dzięki bezpośredniemu dostępowi do danych w SAP.
W firmach produkcyjnych pejzaż rozwiązań informatycznych jest szeroki. Tylko ich integracja w jednym systemie  i synergia działań może zapewnić pełnię korzyści biznesowych.
Adam Kozłowski, Kierownik Projektu, 7milowy