Cyfrowa rewolucja w HR

LPP to polskie przedsiębiorstwo zajmujące się projektowaniem, produkcją i dystrybucją odzieży. Przez 25 lat istnienia z małej firmy odzieżowej stało się potentatem w Środkowo-Wschodniej Europie. Sieć sprzedaży obejmuje całą Polskę, ale również produkty marek LPP dostępne są w Niemczech, Czechach i Słowacji, w krajach bałtyckich, Rosji, na Ukrainie, Białorusi, w Rumunii, Bułgarii, na Węgrzech oraz w Chorwacji. Od 2015 roku LPP działa również w Egipcie, Katarze i Kuwejcie, w 2016 roku otworzono salon w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, a w 2017 roku w Londynie przy największej handlowej ulicy Europy, Oxford Street. Działając na różnych rynkach LPP musi dostosowywać ofertę do preferencji klientów w różnych krajach, ale również uwzględniać najnowsze światowe trendy modowe.

Tak szeroko zakrojony model działania i skala działalności muszą opierać się na sprawdzonych narzędziach informatycznych we wszystkich obszarach działania, również tych dotyczących HR. LPP zatrudnia obecnie ponad 25 tys. pracowników w 20 krajach. Przy takiej skali zatrudnienia dobry, niezawodny system ułatwiający organizację pracy jest konieczny.

Cele projektu

Zarządzanie procesami HR w rozproszonej sieci sprzedaży w Polsce liczącej prawie 1000 salonów jest niezwykłym wyzwaniem. LPP przy wsparciu SNP (aktualnie All for One Poland) podjęło się wyjątkowego przedsięwzięcia, którego celem była poprawa efektywności i komfortu pracy wszystkich interesariuszy procesu HR – pracowników sieci sprzedaży, szefów salonów oraz centralnego działu HR.

Efektem wspólnych prac miało być wypracowanie nowoczesnego modelu działania HR w erze cyfrowej, otwartego na potrzeby kluczowych odbiorców – pracowników i kierowników salonów, których praca ma szczególne znaczenie dla efektywności sieci.

Cel ten miał zostać osiągnięty poprzez wdrożenie nowoczesnej platformy HR, pozwalającej na łatwe i szybkie realizowanie wszystkich zdarzeń kadrowych w rozproszonej strukturze zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem modułu do zarządzania czasem pracy.

Pracownicy i menedżerowie mieli otrzymać portal samoobsługi dostępny w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca na świecie, zaś centralny dział HR – narzędzie do monitorowania i zdalnego zarządzania procesami kadrowymi.

Przebieg projektu

Wdrożeniem nowego rozwiązania HR, prowadzonego przez LPP i SNP (aktualnie All for One Poland), zostało objętych ponad 10 tys. pracowników salonów sieci Reserved, Cropp, House, Mohito i Sinsay w Polsce.

Realizacja tak dużego projektu HR była sama w sobie dużym wyzwaniem. Dodatkowym czynnikiem ryzyka był ograniczony czas wdrożenia, który wynosił zaledwie 10 miesięcy. Prace koncepcyjne rozpoczęły się w maju 2016 roku, a pierwsi pracownicy zostali zatrudnieni w nowym systemie już w marcu 2017. LPP zdecydowało się na etapowy proces uruchamiania   nowego rozwiązania, ten proces trwał kolejne 6 miesięcy. Kolejnym wyzwaniem była konieczność przeszkolenia bardzo dużej rzeszy pracowników z obsługi nowej platformy HR. Pod koniec 2017 roku wszyscy pracownicy sieci sprzedaży LPP w Polsce byli już w całości rozliczani w systemie SAP HR.

Tak zdefiniowane ramy czasowe projektu wymagały od obu firm ścisłej współpracy na każdym jego etapie. Zespół wdrożeniowy SNP liczył ponad 15 konsultantów, którzy swoim doświadczeniem wspierali LPP w procesie analizy biznesowej, realizacji wdrożenia oraz wsparcia w pierwszych tygodniach użytkowania systemu. Jednakże nawet najlepszy zespół nie byłby w stanie zrealizować zakresu projektu w wyznaczonym czasie gdyby nie zaangażowanie zespołu wdrożeniowego LPP, który w oparciu o własne analizy biznesowe bardzo pragmatycznie zdefiniował zakres wdrażanych aplikacji, przekazując SNP wymagania do działania każdej funkcjonalności. Bardzo istotnym elementem wdrożenia był również stały monitoring postępu prac w odniesieniu do wymagań, jakie zostały postawione SNP na etapie budowania architektury systemów. Zespół wdrożeniowy LPP z największą skrupulatnością testował system, oceniając jednocześnie, czy przygotowane rozwiązanie spełnia wysokie standardy jakości oczekiwane przez użytkowników końcowych.

Zakres wdrożenia

Nowa platforma dla pracowników i szefów salonów została udostępniona w formie prostego, przyjaznego portalu – LPP Quick Peek. Użytkownicy korzystają z LPP Quick Peek przez przeglądarkę www lub z dowolnego urządzenia mobilnego, uzyskując dostęp do szerokiego zakresu funkcji samoobsługowych.

Z punktu widzenia komponentów składowych, platforma HR jest zbudowana wokół rozwiązania SuccessFactors Employee Central, dostępnego w modelu chmurowym (SaaS – Software as a Service). Wszystkie informacje wprowadzane przez użytkowników zapisywane są on-line, umożliwiając naliczanie płac w systemie SAP HR, który został zintegrowany przez naszych specjalistów z rozwiązaniem SuccessFactors oraz add-onami do SAP HR (All for One E-Deklaracje, All for One BHP).

Platforma SuccessFactors Employee Central została wzbogacona o autorskie rozwiązania SNP, zbudowane na zamówienie LPP zgodnie z najlepszymi praktykami z wykorzystaniem SAP Cloud Platform (All for One E-Time,  All for One E-Wnioski).

Arkadiusz Wróbel, Dyrektor IT, LPP

Rozszerzenia SuccessFactors Employee Central są przygotowane przez SNP (aktualnie All for One Poland) w nowatorskiej technologii SAP UI5 na SAP HANA Cloud Platform. Dzięki temu nasze rozwiązania HR, z których korzystają tysiące pracowników w całej sieci sprzedaży działają bez problemów związanych ze skalowalnością platformy chmurowej – a jednocześnie spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa dostępu do danych. Dodatkowo funkcjonalności SAP HANA Cloud Platform gwarantują nam elastyczne podejście do opracowywania kolejnych rozszerzeń, co jest kluczowe w tak dynamicznie rozwijającej się organizacji jak nasza. Systemy są dostępne z urządzeń mobilnych, dzięki czemu pracownicy mają ułatwiony dostęp do niezbędnych informacji również w domu, a o zmianach grafików są dodatkowo informowani za pomocą SMS. Jest to zgodne ze strategią rozwoju systemów LPP, która kładzie nacisk na narzędzia mobilne.
Arkadiusz Wróbel, Dyrektor IT, LPP

Samoobsługa HR na co dzień

Kluczowym wyzwaniem było wypracowanie odpowiedniego podejścia do uproszczenia procesów personalnych i zaangażowanie pracowników pracujących w sieci sprzedaży w realizację tych procesów.

„Czas jest bardziej cenny niż pieniądze, możesz mieć więcej pieniędzy, ale nie możesz mieć więcej czasu” – zgodnie z tym przysłowiem nasi specjaliści  wraz z zespołem biznesowym LPP najwięcej pracy poświęcili na opracowanie innowacyjnej aplikacji All for One E-Time, służącej pracownikom do kompleksowego zarządzania swoim czasem pracy. Celem rozwiązania jest najbardziej optymalne układanie grafiku pracy w salonach sprzedaży z jednoczesnym uwzględnieniem równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym każdego pracownika.

Obecnie, każdego dnia, do portalu pracowniczego LPP Quick Peek logują się tysiące pracowników. Każdy użytkownik, z dowolnego miejsca na świecie i w dogodnym dla siebie momencie, może sprawdzić informacje o swoim wynagrodzeniu (dzięki aplikacji All for One E-Payslips), wprowadzić swoje preferencje w czasie pracy i złożyć e-wniosek urlopowy (dzięki All for One E-Time). Może też zmienić swoje dane w systemie, jak np. numer konta bankowego (All for One E-Wnioski). Wprowadzone w ten sposób informacje trafiają natychmiast do systemu SAP HR, w znaczący sposób ograniczając obieg tradycyjnych dokumentów w organizacji.

Procesy odbywające się w systemie wspierane są przez moduł informowania pracowników o zmianach statusów wniosków kadrowo-urlopowych (wiadomość e-mail). Dodatkowo, pracownicy informowani są za pomocą SMS o zmianach w systemie związanych z ich czasem pracy.

Decentralizacja i kontrola w jednym

W ramach projektu opracowano również nowoczesne podejście do procesu zatrudnienia pracownika, dzięki któremu każdy kierownik salonu może samodzielnie wygenerować niezbędne dokumenty kadrowe, umożliwiające mu angaż pracownika niemalże bez udziału działu kadrowego. Obecnie umowa o pracę, skierowanie na badania wstępne czy arkusz szkolenia BHP generują się automatycznie wprost z systemu SAP HR.

Ogranicza się w ten sposób konieczność żmudnego ręcznego wypełniania dokumentów. Z punktu widzenia szefa salonu, łatwiej jest uruchomić rekrutację i można szybciej ją doprowadzić do końca. Jednocześnie, oszczędza się czas działu HR.

Wszystkie procesy kadrowo-płacowe kontrolowane są centralnie z siedziby LPP w Gdańsku. Specjaliści HR korzystając z wielu mechanizmów raportowania, mają kontrolę nad wszystkimi procesami odbywającymi się w sieci sprzedaży, od momentu zatrudnienia pracownika, poprzez naliczenie listy płac, na generowaniu deklaracji PIT kończąc (aplikacja All for One E-Deklaracje).

Bardzo ważne dla każdej świadomej firmy jest dbanie o pracownika z punktu widzenia BHP. Dlatego właśnie LPP zdecydowało się wzbogacić swoje rozwiązanie HR o aplikację All for One BHP, dzięki której kontrola nad szkoleniami jest niezwykle łatwa i przejrzysta.

Paweł Serowik, Dyrektor HR, LPP

W LPP chcemy godzić cele firmy i cele osobiste każdego pracownika, tworząc przyjazne miejsce pracy. To właśnie wspiera platforma HR, przygotowana wspólnie z SNP (aktualnie All for One Poland). Nowoczesne technologie pozwalają nam pogodzić cele pozornie niełatwe do pogodzenia.
Godzimy efektywność zarządzania czasem pracy z satysfakcją pracowników i zgodnością z przepisami. Zapewniamy jednolitość, monitoring i kontrolę procesów HR, przy daleko posuniętej ich decentralizacji i wykorzystaniem samoobsługi pracowniczej wszędzie, gdzie się tylko da.
Działamy nie tylko szybciej, ale i elastyczniej. Na poziomie salonu, nowa platforma pozwala efektywnie planować roboczogodziny w stosunku do ruchu klientów i sprzedaży salonowej. Sprawnie możemy też reagować na konieczność oddelegowania pracowników do innego sklepu w tym samym mieście, niezależnie od brandu, pod którym działa. Tworzymy w ten sposób jeden, wzajemnie pomagający sobie team.
Zwiększamy więc produktywność czasu pracy, ale nie kosztem pracowników. Wszyscy mają wpływ na swój grafik pracy, dbając o życie prywatne, zgodnie z hasłem „pracuj i żyj”. Jesteśmy fair wobec prawa pracy, jesteśmy fair wobec siebie.
Paweł Serowik, Dyrektor HR, LPP

Korzyści – z lotu ptaka

Z perspektywy kilkunastu miesięcy funkcjonowania nowej platformy można stwierdzić, że transformacja cyfrowa w HR stała się rzeczywistością w codziennej pracy w LPP.

Osoby zarządzające mają pewność, że wszystkie jednostki w rozproszonej sieci sprzedaży LPP działają na sprawdzonych, ujednoliconych procesach HR, a pracownicy mogą cieszyć się dostępem do nowoczesnej platformy, dzięki której załatwianie spraw stało się szybkie i bezproblemowe.

Wśród najważniejszych korzyści wynikających z wdrożenia można wymienić następujące:

• Spójne podejście do procesu zatrudnienia
• Sprawne i elastyczne zarządzanie pracownikami, ich czasem pracy i preferencjami związanymi z godzinami pracy
• Optymalne planowanie obsady w salonie również w kontekście wielkości sprzedaży i ruchu w salonie
• 100% zgodność planowania czasu pracy z zasadami Kodeksu pracy
• Automatyzacja generowania dokumentów kadrowych
• Oszczędność czasu pracy w dziale HR, dzięki samoobsłudze pracowniczej

Danka Krzysiak, Head of HR and Payroll Operations, LPP

Tworzenie grafików pracy w salonach to krytyczny dla nas proces, gdyż od niego zależy dostępność naszych pracowników dla klientów i możliwość dopasowania odpowiedniej ilości obsady do harmonogramu zadań na salonie. Z jednej strony grafik musi być optymalny z punktu widzenia efektywności pracy kilkudziesięcioosobowego zespołu, z drugiej zaś – w pełni zgodny z prawem pracy i dostępnością konkretnych pracowników. Dotychczas stworzenie takiego planu zajmowało kierownikowi co miesiąc nawet dwa do trzech dni pracy. Teraz, dzięki All for One E-Time, menedżerowie korzystający z funkcji automatycznego obsadzania zmian przygotowują wstępny, sugerowany systemowo grafik miesięczny w zaledwie kilka minut. W skali setek salonów daje to olbrzymie oszczędności.
Danka Krzysiak, Head of HR and Payroll Operations, LPP

Dla szefa salonu

Z punktu widzenia strategii HR, efektywność i komfort pracy setek osób pełniących funkcje kierownika salonu ma podstawowe znaczenie dla efektywności pracy sieci w ogóle. To szef jest odpowiedzialny za organizację pracy salonu i zespołu, a jednocześnie jest przedstawicielem LPP w terenie, włączając w to funkcje „terenowego przedstawicielstwa działu HR”. W pracy szefa salonu planowanie czasu pracy podległych mu ludzi jest centralnym wyzwaniem – dlatego nowa platforma HR, wraz z możliwościami aplikacji All for One E-Time, wniosła tak wiele do pracy tej grupy pracowników LPP.

Nowa platforma HR z punktu widzenia kierownika salonu LPP to:

• Wygodne planowanie czasu pracy, z zapewnieniem pełnej zgodności z Kodeksem pracy
• Automatyzacja procesu uwzględnienia preferencji w czasie pracy pracowników
• Automatyzacja procesu informowania pracowników o zaplanowanym grafiku
• Pełna kontrola nad wnioskami urlopowymi zespołu
• Możliwość generowania umów o pracę, umów zmieniających warunki zatrudnienia wprost z systemu, bez konieczności angażowania zespołu HR
• Kontrola nad procesem zatrudnienia wraz z automatycznym generowaniem skierowań na badania oraz arkusza szkoleń BHP

Dla millenialsa

Kluczowym, choć niemierzalnym efektem wdrożenia jest zadowolenie pracowników z pracy w firmie, korzystającej z najnowocześniejszych rozwiązań IT.

Dla młodego pokolenia (millenialsi, pokolenie Y) zdecydowanie wkraczającego na rynek pracy, istotną sprawą jest pogodzenie życia zawodowego z prywatnym. Zapewnienie odpowiedniego balansu pomiędzy tymi dwoma aspektami życia jest kluczowe dla zadowolenia z pracy. Dzięki możliwości realnego wpływu na swój grafik pracy, pracownicy salonów LPP otrzymują narzędzia, dzięki którym mogą w łatwiejszy sposób planować aktywności pozazawodowe. Mobilność jest tutaj kluczowa –  mam wszystko przy sobie, mam w smartfonie, godzę życie osobiste i pracę.

Platforma HR z punktu widzenia pracownika LPP to:

• Dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie, w dogodnym dla siebie momencie
• Możliwość sprawdzenia pasków płacowych również z urządzeń mobilnych
• Kontrola nad planowanym czasem pracy, możliwość zgłaszania swoich preferencji co do czasu pracy
• Wiadomości SMS z informacjami o zmianie w czasie pracy
• Możliwość samodzielnej zmiany danych o adresie zamieszkania oraz zmianie konta bankowego
• Samoobsługa w zakresie urlopów – kontrola limitów urlopowych (zawsze wiem, ile mam dostępnego urlopu); szybkie składanie i akceptacja e-wniosków urlopowych

LPP Quick Peek: ekrany startowe szefa salonu (widok desktop) i pracownika (widok mobilny)

All for One E-Time – czas pod kontrolą

Zagadnienie planowania czasu pracy było centralną kwestią w projekcie. Uczestnicy prac projektowych zdawali sobie sprawę, że efekt końcowy będzie oceniany podczas codziennej pracy przez tysiące pracowników sieci sprzedaży. Dlatego podczas prac nad wdrożeniem All for One E-Time dla LPP podstawowym założeniem było dostarczenie użytkownikom końcowym wygodnego i nowoczesnego narzędzia, które w efektywny sposób pozwoli na zapanowanie nad wszystkimi procesami związanymi z planowaniem czasu pracy.

Tak też się stało. Dziś, po zalogowaniu się do portalu pracowniczego i przejściu do zakładki All for One E-Time, każdy pracownik widzi czytelny plan pracy na bieżący miesiąc. W tym miejscu w parę chwil może zgłosić preferencje co do czasu pracy w kolejnym miesiącu oraz złożyć wniosek urlopowy. W tym samym narzędziu szef salonu zarządza czasem pracy zespołu, korzystając z dedykowanych dla siebie wglądów.

Wgląd pracownika: plan pracy na bieżący miesiąc

Wgląd pracownika: wprowadzanie preferencji co do czasu w kolejnym miesiącu

Pracownicy LPP wprowadzają swoje preferencje zarówno w sensie pozytywnym („chcę pracować w ten dzień w tych godzinach”, jak i negatywnym („tego dnia nie mogę, bo mam egzamin, wizytę lekarską”).

Wgląd pracownika: kalendarz wprowadzonych preferencji

Wgląd pracownika: plan urlopów i wniosek urlopowy

Pracownik w łatwy sposób może wprowadzić wniosek urlopowy, widząc jednocześnie ewentualne, wprowadzone wcześniej nieobecności swoich kolegów z zespołu.

Wgląd szefa salonu: kokpit managerski

Kierownicy po zalogowaniu do LPP Quick Peek i przejściu do aplikacji All for One E-Time widzą ekran startowy, który jest kokpitem HR, zbierającym wszystkie niezbędne informacje o czasie pracy całego zespołu.

W tym miejscu pojawiają się powiadomienia, które informują kierownika o kluczowych aspektach planowania czasu pracy, takich jak zmiany wymiaru etatu pracownika, zarejestrowane zaświadczenia o niepełnosprawności pracownika, czy też kończące się umowy terminowe.

Wgląd szefa salonu: matryca zapotrzebowania

Planowanie czasu pracy odbywa się na ekranie planowania zmian. W tym miejscu kierownik powinien odwzorować swoje zapotrzebowanie na pracowników w poszczególnych dniach (tzw. matryca zapotrzebowania).

Wgląd szefa salonu: „ręczne” wpisy

Tak przygotowana matryca może zostać uzupełniona „ręcznymi” wpisami przez kierownika. Kierownik w trakcie tego procesu na bieżąco informowany jest o poprawności planowanego obsadzenia z Kodeksem pracy.

Ręczny proces planowania czasu pracy nie jest jednak najbardziej optymalny. Służy on raczej do uwzględnienia specyficznych sytuacji w salonie, które nie mogą być obsłużone automatycznie na bazie danych w systemie.

Wgląd szefa salonu: planowanie zautomatyzowane

Zdecydowana większość czasu pracy pracowników LPP planowana jest z wykorzystaniem algorytmu automatycznego obsadzania zmian w All for One E-Time. Po uruchomieniu procesu automatycznego planowania system, uwzględniając wszystkie obostrzenia kodeksowe i preferencje pracy pracowników, układa optymalny dostępny harmonogram pracy całego salonu.

W ten sposób, po przygotowaniu matrycy zapotrzebowania na określoną liczbę pracowników, system wypełnia ją automatycznie, skracając sam proces przypisywania pracowników do zaplanowanych zmian z godzin do zaledwie kilku minut.

Wgląd szefa salonu: korekta grafiku pracy

Drobne modyfikacje w zaplanowanym automatycznie harmonogramie pracy w salonie mogą zostać wprowadzane z wykorzystaniem wygodnego ekranu ‘Zatwierdzenia obecności’:

Z tego ekranu kierownicy po każdym przepracowanym dniu wprowadzają rzeczywisty czas obecności pracowników w salonach, doprecyzowując jednocześnie informacje o ewentualnych niespodziewanych nieobecnościach pracowników.

Wglądy szefa salonu: raporty

Dodatkowo, All for One E-Time gwarantuje kierownikom dostęp do wielu narzędzi raportowania, takich jak:

• Grafik pracowników w ujęciu miesięcznym i tygodniowym
• Zestawienie z realizacji grafiku w ujęciu miesięcznym i tygodniowym
• Zestawienie nieobecności pracowników
• Zestawienie preferencji w czasie pracy
• Statystyki czasu pracy w ujęciu miesięcznym i okresowym
• Zestawienie wypracowanych roboczogodziny w salonie

Wszystkie te czynności mogą być dokonane przez pracowników i szefów salonów również z urządzenia mobilnego.

E-Paski płacowe dla każdego

Dostępność informacji płacowej „na żądanie” to znamienny przykład korzyści, wynikających z cyfryzacji procesów HR. Każdy pracownik LPP, w każdym momencie może zajrzeć do swoich pasków płacowych, włączając w to dane historyczne. Są one dostępne po zalogowaniu się do LPP Quick Peek.

Informacje w e-paskach pochodzą z aplikacji All for One E-Payslips, zintegrowanej z SuccessFactors i systemem płacowym SAP HR.