Od października 2009 r. Kopalnia Węgla Brunatnego „Konin” w Kleczewie korzysta z systemu SAP w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Funkcjonalności HR dołączyły do systemu SAP już wcześniej wykorzystywanego w KWB Konin, obejmującego obszary finansów, kontrolingu oraz sprzedaży i dystrybucji. Obecnie wszystkie obszary SAP działające w kopalni działają w jednym, zintegrowanym systemie.
W ramach prac uruchomiono funkcjonalności do obsługi administracji kadrami, zarządzania strukturą organizacyjną, naliczania listy płac oraz zarządzania czasem pracy.
Trwający od kwietnia 2009 r. projekt wdrożenia SAP HR realizowano we współpracy z firmą BCC (aktualnie All for One Poland).
„Zdecydowaliśmy się na współpracę z nowym partnerem wdrożeniowym, gdyż poszukiwaliśmy eksperta w obszarze SAP HR. BCC spełniało te wymagania a bogate doświadczenie firmy było gwarancją sprawnej realizacji prac” – mówi Jarosław Jędrasiak, Kierownik Działu Informatyki w KWB „Konin” w Kleczewie.
Po wdrożeniu systemu SAP w obszarach bezpośrednio związanych z core biznesem, przyszedł czas na poprawę obsługi wewnętrznej. Głównym celem wdrożenia była pełna automatyzacja procesu naliczania wynagrodzeń (w tym rozliczeń wstecznych), co pozwoli zminimalizować ryzyko błędów, oraz usprawnienie organizacji pracy poprzez zautomatyzowanie procesów administracji kadrowej i eliminację części dokumentów papierowych.
Dodatkowo nastąpiło dostosowanie systemu kadrowo-płacowego do przepisów prawa w zakresie przetwarzania danych osobowych z wykorzystaniem comiesięcznych uaktualnień SAP zawierających zmiany w prawie oraz nowe funkcjonalności. To przyczyniło się do wzrostu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych i usprawnienia oraz przyspieszenia raportowania.
Składniki wynagrodzenia
Oprócz wdrożenia podstawowego zakresu funkcjonalnego SAP HR, charakterystyka zatrudnienia w kopalni oraz liczne właściwe dla górnictwa elementy wynagrodzeń wymagały opracowania kilku rozwiązań spełniających te specyficzne potrzeby klienta.
Szczególnie naliczanie listy wypłat górniczych jest związane z koniecznością uwzględnienia szerokiego katalogu składników wynagrodzeń specyficznych dla branży.
W projekcie wdrożenia SAP należało między innymi przygotować rozwiązanie automatycznego naliczania różnic ryczałtowych wynikających z porównania stałych stawek angażowych pracownika ze stawkami zmiennymi związanymi z pracą na różnych kontraktach, czyli w różnych harmonogramach pracy w ciągu danego miesiąca (praca na 1, 2, 3 zmianie oraz w systemie czterobrygadowym).
Kolejne specyficzne dla pracy w kopalni składniki wynagrodzeń wynikały z gwarantowanych ustawą świadczeń zapisanych w Karcie Górnika. Liczne wynikające z niej przywileje dotyczą między innymi dodatków i nagród stażowych, deputatu węglowego, opieki socjalnej i zdrowotnej, dopłat do wypoczynku, a także emerytur górniczych i innych. A zatem przywileje te także należało uwzględnić w systemie płacowym KWB „Konin”.
Jednym ze stałych świadczeń – również wynikającym z Karty Górnika – jest „barbórkowe”, czyli specjalny ekwiwalent z okazji przypadającego w grudniu górniczego święta. Ta stara górnicza tradycja została prawnie usankcjonowana już w 1920 r., gdy urzędowo ustanowiono deputat barbórkowy w formie rzeczowej.
Dziś oczywiście deputat jest wypłacany raz do roku w postaci ekwiwalentu pieniężnego i w systemie SAP HR kopalni stanowi odrębny składnik wynagrodzenia. Wypłata barbórkowego to nie jedyny element projektu wdrożenia SAP HR, który jest związany z licznymi zwyczajami górniczymi. Silnie zakorzenioną tradycją jest także… górnicza orkiestra dęta.
Działająca od przeszło 55 lat Orkiestra Dęta KWB „Konin” jest utrzymywana przez kopalnię, a związani z nią muzycy – byli i obecni pracownicy kopalni i nie tylko – za udział w próbach i koncertach otrzymują wynagrodzenia na podstawie umów-zlecenia zawieranych z KWB „Konin”. Jako że w obecnie w orkiestrze działa kilkadziesiąt osób – zbudowanie narzędzi do obsługi tych wynagrodzeń stanowiło dość istotny – i urozmaicający – element wdrożenia SAP HR.
Naliczanie listy wypłat górniczych jest związane z koniecznością uwzględnienia szerokiego katalogu składników wynagrodzeń specyficznych dla branży
Składki związkowe
Na terenie kopalni działa pięć związków zawodowych: NSZZ „Solidarność”, MZZG Górników, ZZ Ruch, MZZ Pracowników Inżynieryjno-Technicznych „Kadra”, WZZ „Sierpień 80” oraz Stowarzyszenie Inżynierów i Techników Górnictwa. Oprócz wielu dodatkowych składników wynagrodzeń w płacach górników należało też uwzględnić bardzo szeroki katalog potrąceń płacowych wynikających ze składek odprowadzanych na rzecz związków.
Składki są naliczane w dość złożony sposób, odrębny dla każdego związku, uwzględniający w podstawie obliczeń różny zakres składników wynagrodzenia pomniejszonych o ustawowe zobowiązania. Konieczne było zatem stworzenie wielu skomplikowanych algorytmów obliczeń, uwzględniających wszystkie zależności związane z tym rodzajem potrąceń.
SAP HR w pejzażu IT kopalni
W ramach projektu SAP HR został zintegrowany z funkcjonującym już w KWB „Konin” systemem SAP ERP, szczególnie z narzędziami finansowo-kontrolingowymi w zakresie generowania przelewów oraz księgowania listy płac.
Serwis aplikacyjny SAP w KWB „Konin”
Od 1 lutego br. KWB „Konin” korzysta z usług serwisu aplikacyjnego SAP – zdalnego wsparcia użytkowników SAP przez Centrum Outsourcingowe BCC. Kontrakt z BCC dotyczy wsparcia pracowników KWB „Konin” użytkujących szeroki zakres funkcjonalny systemów SAP – od finansów, kontrolingu i zarządzania inwestycjami, przez gospodarkę materiałową, sprzedaż i dystrybucję, zarządzanie kadrami, po rozwiązania SAP Business Intelligence. „Współpraca z profesjonalną organizacją outsourcingową, jaką jest BCC (aktualnie All for One Poland), pozwoli lepiej wykorzystać potencjał wdrożonych przez nas rozwiązań SAP. Bardzo ważny dla nas jest fakt, że serwis świadczony przez jedną firmę obejmuje wszystkie obszary SAP. Wsparciem naszych pracowników zajmują się w BCC dedykowane zespoły konsultantów, wyspecjalizowane w obsłudze serwisowej klientów. Dzięki temu mamy stały dostęp do kompetentnej grupy specjalistów, udzielających pomocy użytkownikom w ich bieżącej pracy z systemem” – mówi Jarosław Jędrasiak, Kierownik Działu Informatyki KWB „Konin”. Centrum Outsourcingowe BCC zapewnia kompleksową obsługę utrzymania środowiska SAP: od hostingu i kolokacji we własnym data center, przez administrację systemami, po serwis aplikacyjny – wsparcie użytkowników. Fundamentami jakości usług Centrum Outsourcingowego BCC, prócz doświadczenia zespołu i infrastruktury technicznej, są standardy pracy, wynikające m.in. z Systemu Zarządzania Usługami IT zgodnego z normą ISO 20000 i ITIL oraz z Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, zgodnym z normą ISO 27001. Centrum obsługuje ponad 100 kontraktów SLA.
Dodatkowo należało go też zintegrować z licznymi aplikacjami zewnętrznymi, które kopalnia w Kleczewie wykorzystuje do obsługi różnych obszarów kadrowo-płacowych. Jest to m.in. rozwiązanie obsługujące Spółdzielczą Kasę Oszczędnościowo-Kredytową, z której usług korzystają pracownicy. Przygotowane narzędzie umożliwia wymianę informacji o kwotach potrąconych z wynagrodzeń pracowników z tytułu kredytów oraz kwotach do potrącenia.
Dodatkowo kopalnia korzysta także z narzędzia do ewidencji czasu pracy kierowców (kart drogowych), z którego importowane są dane o planowanych godzinach pracy, nieobecnościach i dodatkach dla kierowców, a także z programów intranetowych, m.in. do obsługi BHP, gospodarki odzieżowej i przewozów.
W związku z tak dużą liczbą aplikacji zewnętrznych znaczną część prac projektowych poświęcono na zbudowanie wydajnych interfejsów umożliwiających wymianę danych pomiędzy tymi aplikacjami i systemem SAP HR.
Doskonałym przykładem integracji SAP HR z rozwiązaniami zewnętrznymi może być przygotowany przez konsultantów BCC interfejs umożliwiający wymianę danych pomiędzy SAP i aplikacją zewnętrzną obsługującą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
Działalność prowadzona w ramach ZFŚS obejmuje szeroki zakres kredytów i pożyczek celowych dla pracowników, a także dofinansowania do wypoczynku. Z funduszu korzystają zarówno pracownicy kopalni i ich rodziny, jak i osoby z zewnątrz (byli pracownicy, emeryci i renciści).
Interfejs umożliwia z jednej strony automatyczny import do SAP danych o nowo udzielonych kredytach z ZFŚS, a z drugiej strony generuje zwrotną informację do aplikacji zewnętrznej o potrąconych ratach i stanie zadłużenia.
Mówiąc ogólnie, podstawowa funkcja interfejsów zbudowanych przez konsultantów BCC polega na wczytywaniu danych do SAP w celu poprawnego i kompleksowego naliczania płac. Jednak są one wykorzystywane także do przesyłania danych w odwrotnym kierunku. Eksport danych z SAP do aplikacji wspomagających jest wykorzystywany przez pracowników działu kadr i płac.
W celu zwiększenia efektywności prac związanych z przygotowaniem danych do naliczenia listy płac KWB „Konin” korzysta również z przygotowanych interfejsów wykorzystujących funkcjonalność LSMW (Legacy System Migration Workbench).
Dzięki temu możliwy jest automatyczny import do regularnej listy płac danych o jednorazowych składnikach wynagrodzenia, jak na przykład nagrody, potrącenia za bilety pracownicze itp., a także import danych dla list dodatkowych, np. wypłat pożyczek PKZP, zaliczek na wynagrodzenia.
Jarosław Jędrasiak, Kierownik Działu Informatyki w KWB „Konin”
Uniwersalny system, indywidualne potrzeby
„Obecnie w systemie SAP HR obsługiwanych jest ponad cztery tysiące pracowników i emerytów. Zmiana poprzedniego systemu płacowego opartego na bazach dBase, opracowanego jeszcze w latach 90., na system SAP HR, dała pracownikom działu rachuby płac większą kontrolę nad procesem naliczania wynagrodzeń. Zadania dotychczas wykonywane przez dział informatyki zostały przekazane pracownikom merytorycznie odpowiedzialnym za naliczanie wynagrodzeń” – podsumowuje Jarosław Jędrasiak.
Szeroki wachlarz składników uwzględnianych na liście płac i duża liczba dodatkowych aplikacji, które należało zintegrować z głównym systemem HR, sprawiły, że pomimo podstawowego zakresu wdrażanych funkcjonalności z punktu widzenia konsultanta SAP projekt należał do ciekawych wyzwań. Co jednak ważniejsze, efekt prac spełnia też oczekiwania klienta i pozwala na znaczny stopień automatyzacji procesu naliczeń wynagrodzeń, w którym oprócz SAP uczestniczą także aplikacje pomocnicze.
Przykład rozwiązań opracowanych dla KWB „Konin” potwierdza, że uniwersalne i kompleksowe rozwiązanie, jakim jest SAP HR, może wykonywać nawet najbardziej wyspecjalizowane i „niszowe” zadania, jak choćby wypłata barbórki czy rozliczanie zakładowej orkiestry.
Po dostosowaniu do wymagań danej branży czy też indywidualnych procesów kadrowych klienta system może być rozwiązaniem szytym na miarę potrzeb, pozwalając się przy tym czerpać korzyści z najlepszych praktyk biznesowych zawartych w SAP HR.
Kopalnia Węgla Brunatnego „Konin” w Kleczewie SA od 1945 r. wydobywa węgiel na potrzeby energetyki. Wydobycie węgla w okresie ostatnich lat ustabilizowało się na poziomie 10 mln ton rocznie. Do końca 2009 r. wydobyto ponad 544 mln ton węgla, zdjęto ponad 2,86 mld m sześciennych nadkładu, a brykietownia (zamknięta w 2000 r.) wyprodukowała 6,2 mln ton brykietów. Podczas swojej działalności kopalnia przechodziła szereg transformacji związanych ze zmianami społecznymi i politycznymi w Polsce. Obecnie jest to jednoosobowa spółka skarbu państwa.