Wykorzystanie centralnego partnera biznesowego wymaga następujących działań:

  • Analiza i przygotowanie danych – zidentyfikowanie tzw. golden records;
  • Wybór strategii harmonizacji;
  • Stworzenie koncepcji numeracji w przypadku duplikatów;
  • Konsolidacja danych klientów i dostawców;
  • Identyfikacja danych osobowych;
  • Zastosowanie dodatkowych ról;
  • Tworzenie wielu adresów.

Jeśli mamy obiekty (klientów i dostawców), które mają podobny model danych, ich łączenie ma duży sens. Korzyści z konsolidacji to:

  • Centralne zarządzanie  i możliwość łączenia wielu adresów, relacji, danych bankowych itp. w jednym partnerze biznesowym;
  • Uproszczenie modelu – można powiązać wiele ról w tym samym BP i zmaksymalizować udostępnianie i ponowne wykorzystanie danych;
  • Dobra jakość danych  – jeden ogólny obiekt do utrzymania oznacza silną integralność oraz brak redundancji (nadmiarowości) danych.

Wszystko to zapewnia długoterminową wartość i wydajność, pod warunkiem że mamy czyste dane i używamy BP w odpowiednim formacie.

Dane źródłowe BP przed ich przeniesieniem poprzez konwersję (brownfield) lub migrację (greenfield) do systemu S/4HANA muszą zostać oczyszczone. Oznacza to, że dane będą prawidłowe z technicznego, biznesowego i funkcjonalnego punktu widzenia. Ważnym punktem jest usuwanie duplikatów, które zawsze są źródłem kłopotów.

Często po analizie danych okazuje się, że dany klient lub dostawca występuje kilka razy w bazie danych pod różnymi numerami. Oznacza to, że mamy do czynienia z duplikatami, które wymagają usunięcia przed migracją danych do nowego systemu. Aby tego dokonać, należy zidentyfikować tzw. złoty rekord (golden records) oraz usunąć, zablokować lub zarchiwizować pozostałe.

Następnym krokiem będzie wybór strategii harmonizacji spośród kilku możliwych opcji:

  • Konwersja 1:1 bez harmonizacji. Jest to najprostsze podejście, w którym tworzymy BP dla każdego klienta i każdego dostawcy w systemie źródłowym. W tym przypadku mamy duplikaty i nie bierzemy pod uwagę relacji, które istnieją między klientami a dostawcami – tracimy tym samym korzyści wymienione powyżej.
  • Harmonizacja z wiodącym klientem lub dostawcą.W tym podejściu sprawdzamy i dopasowujemy klientów względem dostawców, pracowników itp., aby dowiedzieć się, jakie relacje istnieją – przed ostatecznym utworzeniem BP. W takim przypadku tworzony jest jeden BP z wieloma rolami i funkcjami.

Możliwe warianty harmonizacji partnera biznesowego

Podsumowując, aby skutecznie i bezstresowo przejść fazę konwersji BP z wielu systemów ERP do S/4, wykonujemy kroki w celu odpowiedniego przygotowania danych:

  • Definiujemy i potwierdzamy złoty rekord, dzięki czemu pozbywamy się duplikatów;
  • Identyfikujemy relacje klient – dostawca, aby połączyć ze sobą rekordy i utworzyć jednego partnera biznesowego.

Partner biznesowy to model danych, który pozwala na uproszczenie i poprawę jakości danych. Podstawowe korzyści z systemu S/4 z wykorzystaniem roli partnera biznesowego to:

  • Każdy podmiot prawny jest reprezentowany przez partnera biznesowego (BP);
  • Partner biznesowy może przyjąć wiele ról, np. klienta i dostawcy;
  • Ogólne dane są dostępne dla wszystkich ról partnera handlowego, dla każdej roli przechowywane są określone dane;
  • Maksymalne udostępnianie i ponowne wykorzystywanie danych, co skutkuje łatwiejszą konsolidacją danych;
  • Różne kategorie partnerów biznesowych – organizacja, osoba, grupa;
  • Możliwe elastyczne relacje z partnerami biznesowymi, takie jak „ma osobę kontaktową”, „jego przełożonym jest…” itp.;
  • Partner biznesowy może mieć kilka adresów;
  • Zależność czasowa od różnych podinstancji, np. roli, adresu, relacji, danych bankowych itp.;
  • Zapewnienie zharmonizowanej architektury między aplikacjami – komponent CVI synchronizuje się między obiektem partner handlowy a obiektami klient i dostawca.