MRP dla opakowań

Standard nie wystarczy

W wielu branżach dostarczanie materiałów na precyzyjnie wyznaczony termin stało się standardem. Jest to typowe dla przemysłu motoryzacyjnego. Tam, gdzie mamy do czynienia z produktami masowymi, zwykło się jednak utrzymywać znaczne zapasy materiałów. Wzrastająca skala produkcji firm powoduje odpowiedni wzrost zapotrzebowania na surowce i materiały. To rodzi zapotrzebowanie na kapitał obrotowy i powierzchnię magazynową.

Ograniczenie wielkości zapasów, nawet przy rosnącym wolumenie produkcji, pozwala znacznie zredukować koszty działalności gospodarczej. Wykorzystywane w wielu firmach systemy ERP, a w ich ramach procedury planowania potrzeb materiałowych (MRP) pozwalają na zaplanowanie dziennych zapotrzebowań na składniki zużywane do produkcji oraz pokrycia tych zapotrzebowań przez dostawy z zewnątrz. Taka dzienna informacja bywa już jednak zbyt mało dokładna. Wymagane jest zaplanowanie dostaw tak precyzyjne, aby z jednej strony zapewnić ciągłość produkcji poprzez pełną dostępność surowców i materiałów, a z drugiej możliwość sprawnego rozładunku i magazynowania. Takie wymagania postawiła Kompania Piwowarska (KP) przed projektem planowania opakowań w systemie SAP.

Definicja potrzeb

Wdrożenie funkcjonalności MRP w KP było wynikiem zapotrzebowania na narzędzie umożliwiające zarządzanie coraz większą liczbą materiałów opakowaniowych związanych z produkcją piwa, czyli butelek, kapsli, etykiet, puszek, wieczek, kartonów, folii itd.

Zapotrzebowanie to było najbardziej widoczne w Dziale Zakupów, gdzie ciągłe monitorowanie zapasów i odpowiednio wcześniejsze zamawianie opakowań nie było już możliwe tak jak dotychczas, tzn. z wykorzystaniem arkuszy Excel. Należało znaleźć rozwiązanie umożliwiające automatyzowanie procesu składania zamówień i ciągłe monitorowanie zapasów.

Wybór padł na system SAP i wykorzystanie procesu MRP. Opracowanie pełnej koncepcji wykorzystania systemu SAP i funkcjonalności odpowiadającej wymaganiom KP zlecono BCC (aktualnie All for One Poland). Prace nad projektem SAP-MRP rozpoczęły się w lipcu 2007 r., natomiast uruchomienie systemu nastąpiło w połowie lutego 2008 r.

Członkowie zespołu projektowego w Kompanii Piwowarskiej (stoją od lewej): Piotr Skiba, Piotr Wesołek, Patrycja Przybyłka-Głaz, Tomasz Skrobich, Arkadiusz Blandzi

Od zapotrzebowań do zamówień

Zadanie stojące przed zespołem złożonym z pracowników Kompanii Piwowarskiej odpowiedzialnych za zarządzanie przepływem opakowań oraz konsultantami BCC było tym większe, że w firmie nie wdrożono modułu planowania i sterowania produkcją. Jak zatem precyzyjnie obliczyć liczbę opakowań, które dziennie dostarczane są kilkudziesięcioma ciężarówkami, nie planując w systemie SAP produkcji, która jest odbiorcą tych opakowań?

Początkowo zespół zakładał, że wdrożenie nie będzie w żaden sposób wpływać na proces planowania produkcji. Szybko jednak założenie to zostało obalone i podejście do projektu uległo zasadniczej zmianie. Ostatecznie wdrożenie MRP objęło we wszystkich browarach następujące działy: Planowania Produkcji, Centralnych Zakupów, Działy Administracji Rozlewu.

Rozwiązanie to znacznie wykroczyło poza standardową funkcjonalność SAP, wobec czego wymagało zaawansowanego programowania dodatkowych funkcji i raportów.

Plan od Excela do SAP-a

Rozwiązanie wypracowane przez zespół wykorzystało narzędzia planowania potrzeb materiałowych (MRP). Wykorzystano struktury właściwe dla produkcji, a więc specyfikacje materiałowe i receptury. Podstawą do planowania zapotrzebowań były dwa plany produkcji opracowywane w skomplikowanych arkuszach MS Excel:

• plan długoterminowy, wskazujący na ilości tygodniowe wyrobów przewidywane do wytworzenia na kilka miesięcy do przodu,
• plan krótkoterminowy, określający w horyzoncie jednego miesiąca precyzyjne ilości na każdą zmianę roboczą.

Wyroby planowane w Excelu nie są identyczne z istniejącymi w SAP wyrobami gotowymi. Konieczne była więc jednoznaczna konwersja zawartości plików Excel na produkty zdefiniowane w systemie SAP. Jak można się domyślać, plan krótkoterminowy jest niezwykle dynamiczny, zmiany w nim mogą następować nawet kilka razy dziennie. Rozwiązanie musiało być więc dostatecznie elastyczne, aby uwzględniać takie zmiany dokonywane w ostatnim momencie. Procedury obsługi systemu od wgrania zaktualizowanego planu produkcji do uzyskania ostatecznego harmonogramu dostaw opakowań musiały być odpowiednio krótkie.

Dwa opisane powyżej rodzaje planów produkcji są transferowane do SAP, gdzie na ich podstawie tworzone są zlecenia planowane na wyroby gotowe na każdą zmianę roboczą. Stąd też możliwe jest określenie zmianowych zapotrzebowań na opakowania.  Do wgrywania planów została napisana w systemie SAP specjalna transakcja, umożliwiającą odczyt danych z Excela i przełożenie ich na dane zrozumiałe dla SAP. Podczas procesu wgrywania planów system dokonuje także zamiany stosowanych oznaczeń dla wyrobów gotowych: Brand/Pack na odpowiadający mu indeks materiału w systemie SAP. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu tabeli konwersji, która jest utrzymywana w systemie. Proces wgrywania planów kończy się procedurą uruchomienia właściwego procesu MRP, w którym system, dokonując obliczeń, tworzy listy wymaganych komponentów do zaspokojenia zapotrzebowania produkcji.

To dzięki tak szczegółowemu wyznaczeniu terminów zapotrzebowań możliwe jest zachowywanie dla masowo wykorzystywanych opakowań – puszek i butelek – zapasów w wielkości mniejszej od dziennego zapotrzebowania (średnio dwie zmiany robocze), bez obawy o zachwianie ciągłością produkcji. Przebieg planowania potrzeb materiałowych generuje propozycje nabycia opakowań w ilościach odpowiadających jednostkom transportowym. Są nimi pełne pojazdy dla materiałów masowych oraz palety dla materiałów zużywanych w mniejszych ilościach. Każda propozycja zakupu jest już w przebiegu MRP adresowana do konkretnego dostawcy, zgodnie z uprzednio zdefiniowanymi parametrami.

Precyzja co do godziny

Jako następny do procesu wkracza Dział Administracji Rozlewu, który na podstawie zapotrzebowań i wygenerowanych propozycji zakupu tworzy godzinowy harmonogram dostaw. Każda dostawa jest umieszczana na siatce czasu w specjalnie przygotowanej aplikacji Harmonogramowanie Dostaw, która na zasadzie „chwyć i upuść” umożliwia przenoszenie propozycji zapotrzebowań utworzonych przez system do właściwego harmonogramu dostaw na konkretną godzinę.

Następnie dzienne propozycje dostaw dla każdego dostawcy są konwertowane na wielopozycyjne zamówienie. Raporty z harmonogramu generowane są dla dostawcy oraz kierownika magazynu.

Standardowe raporty SAP nie dają możliwości śledzenia dostępności materiałów w okresach krótszych niż dzień. Aby w pełni wykorzystać możliwości przygotowanego rozwiązania, stworzono zmianowy raport dostępności. To na jego podstawie Administracja Rozlewu steruje poziomem zapasów opakowań masowych.

Ważne receptury

Sprawne działanie całego procesu jest nierozerwalnie związane z zapewnieniem właściwych informacji i poprawnych danych w systemie, na podstawie których MRP wykonuje obliczenia. Receptury zawierają dane o ilości danego opakowania, jaka jest potrzebna do wyprodukowania określonej ilości wyrobu gotowego, wraz z zakładanym procentem strat.

Aby receptury były aktualne oraz odzwierciedlały planowane do produkcji wyroby standardowe oraz projektowe (reprezentujące produkty przewidywane przez marketing do wprowadzenia na rynek), utworzono stanowisko administratora danych MRP. Oprócz receptur wymagane jest określenie wielu parametrów na poziomie poszczególnych materiałów, zarówno wyrobów gotowych, jak i komponentów. Informacje te zostały opracowane i wprowadzone do systemu dla około 80 indeksów wyrobów gotowych i 400 indeksów opakowań.

Szczególnie istotna jest poprawność danych dla indeksów opakowań, gdyż właśnie z nich system czerpie informacje między innymi o:

• standardowym czasie dostawy w dniach,
• standardowej liczbie danego materiału w partii (w dostawie lub jednorazowego załadunku samochodu),
• założonym zapasie bezpieczeństwa w magazynie itd.

Nowe procesy – nowa organizacja

Wdrożenie funkcjonalności MRP spowodowało też wiele zmian w samej organizacji pracy i niektórych już istniejących procedurach Kompanii Piwowarskiej. Od uruchomienia planowania opakowań upłynęło już kilka miesięcy, podczas których nie odnotowano żadnych poważnych problemów. Ciągłość pracy na liniach jest utrzymywana, co oznacza, że dostawy opakowań docierają do magazynu i dalej na linie zgodnie z założeniami zawartymi w planach produkcji.

Efekty wymierne wynikające z zastosowania MRP, np. w postaci obniżenia średnich stanów zapasów, są spodziewane do osiągnięcia w ciągu kilku następnych miesięcy. Dla Zespołu MRP, jak i dla całej Kompanii Piwowarskiej wdrożenie zakończyło się sukcesem, mimo ograniczonego budżetu i zawężonego czasu, jaki został na wdrożenie ustalony. Sam projekt jest bardzo istotny dla biznesu, a szczególnie dla obszaru zarządzania łańcuchem dostaw. Objął swoim zasięgiem kluczowe działy związane bezpośrednio z produkcją i wpłynął na pracę ok. 30 osób, które stały się użytkownikami systemu SAP w powiązaniu z MRP.

W sferze planów pozostaje kontynuacja wdrażania MRP i rozszerzenie funkcjonalności tego procesu w sferze obsługi realizacji produkcji.