Wdrożenie SAP ERP

Od 3 stycznia 2011 r. Inter Metal z Inowrocławia, wiodący producent i dostawca systemów bezpieczeństwa ruchu drogowego, pracuje na systemie SAP ERP. Firma 7milowy (należąca do Grupy BCC, aktualnie All for One Poland), która była partnerem wdrożeniowym w tym projekcie, uruchomiła SAP w klasycznym zakresie funkcjonalności, dostępnych w SPRINT. Wdrożeniem objęto obszary: finansów, kontrolingu, gospodarki materiałowej, sprzedaży i dystrybucji oraz planowania produkcji.

Zdzisław Wiśniowski, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Finansowy w Inter Metal

Jak podkreśla Zdzisław Wiśniowski, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Finansowy w Inter Metal: „Wybraliśmy 7milowego jako wykonawcę projektu z uwagi na oferowany system SAP SPRINT i podejście do wdrożenia. Doświadczenie firmy w realizacji projektów SAP w firmach średniej wielkości pozwoliło uniknąć sytuacji kryzysowych oraz w konsekwencji niezaplanowanych kosztów. Zależało nam też na skorzystaniu ze sprawdzonych standardów zarządzania zaszytych w systemie”.

Inter Metal wykorzystał best practices zawarte w SPRINT. Większość koncepcji procesów proponowanych w SPRINT przystawała do tych już wcześniej stosowanych w spółce.

„Podejście 7milowego do wdrożenia było dla nas godną uwagi alternatywą, gdyż tylko 20% procesów w SAP SPRINT wymagało dostosowania do naszego biznesu. Pozostałe 80% odpowiadało procesom, które wypracowaliśmy wcześniej w Inter Metal. W konsekwencji wejście w SPRINT znacząco zmniejszyło naszą inwestycję we wdrożenie SAP” – dodaje Zdzisław Wiśniowski.

Obszarem, który najmniej poddaje się standaryzacji jest kontroling. Musi być on dostosowany do specyfiki każdego przedsiębiorstwa. Innym obszarem, który wymagał opracowania niestandardowych rozwiązań, było rozliczanie materiałów powierzonych do produkcji.

Inter Metal w celu zapewnienia sobie wsparcia w obszarze procesów biznesowych związanych z controllingiem i powiązanymi modułami skorzystał z doradztwa niezależnego eksperta, Bartosza Tyrały. Doradzał on w wyborze systemu zintegrowanego oraz w późniejszych etapach koncepcji i wdrożenia.

Materiały powierzone

Inowrocławska fabryka jest jedynym zakładem produkcyjnym w grupie kapitałowej. Ponad 80% jej produkcji jest realizowana na zlecenie Outimexu – niemieckiego właściciela, który zajmuje się sprzedażą i dystrybucją drogowych barier ochronnych na rynkach Europy Zachodniej. Dostawcą i właścicielem surowców i półproduktów wykorzystywanych w procesie produkcji w znacznej mierze pozostaje Outimex.

Tysiące ton stali to materiał o bardzo dużej wartości. Poprzednio rozliczanie surowców powierzonych było realizowane w dedykowanej aplikacji, przygotowanej zgodnie z oczekiwaniami niemieckiej spółki. Podobne rozwiązanie przygotowano także w systemie SAP.

Wycena wszystkich rodzajów materiałów (surowców, półproduktów, wyrobów gotowych, towarów) realizowana jest na poziomie szczegółowej partii materiału. W przypadku materiałów powierzonych przyjęto zerową wycenę do kalkulacji kosztów wytworzenia wyrobu gotowego.

W procesie sprzedaży realizowanej do Grupy Outimex dla każdej pojedynczej faktury sprzedaży raportowane jest ilościowe zużycie powierzonych indeksów materiałowych. W cyklach miesięcznych przekazywane jest także do właściciela zbiorcze zestawienie zużycia wszystkich materiałów powierzonych, co w przypadku sprzedaży krajowej jest również podstawą do wzajemnych rozliczeń pomiędzy Outimex a Inter Metal.

Audyt, dokumentacja, tłumaczenia

Projektowi wdrożeniowemu w inowrocławskim zakładzie uważnie przyglądał się niemiecki właściciel. Outimex pozostawił swojej spółce-córce dużą autonomię, jeśli chodzi o wybór partnera wdrożeniowego. Jednak związki biznesowe pomiędzy obydwoma spółkami są bardzo bliskie, dlatego też Outimex był żywotnie zainteresowany projektem wdrożeniowym w Inter Metalu.

Szczególnie w obszarze finansów już na etapie koncepcji procesy zostały przygotowane pod kątem ich współpracy z systemem w Outimex i przyszłej konsolidacji finansowej.

Zatrudniony przez spółkę-matkę niezależny audytor był obecny podczas prac projektowych. Jego zadaniem była weryfikacja implementacji systemu i rozwiązania SPRINT pod kątem użyteczności dla spółki-matki, a także przegląd i zastosowanie metodyki wdrożeniowej. Efektem jego pracy był pozytywny raport o projekcie dla niemieckiej spółki.

Bliskie relacje biznesowe między Inter Metalem i Outimexem zaowocowały jeszcze jedną różnicą tego projektu w porównaniu z innymi wdrożeniami. Jako że pracownicy niemieckiej centrali mają bezpośredni wgląd do systemu Inter Metalu, szczególnie w obszarze finansów i kontrolingu, niezbędne było przetłumaczenie wielu obiektów systemowych (plan kont, miejsca powstawania kosztów, nazwy środków trwałych, sprawozdania finansowe itd.) na język niemiecki.

Co prawda SAP jest systemem wielojęzycznym i bez problemu można wybrać dowolny język interfejsu, jednak informacje o nazwach poszczególnych danych podstawowych najczęściej są zapisywane tylko w językach użytkowników.

W związku ze zmianami właścicielskimi Inter Metal musi liczyć się z koniecznością integracji systemu z innymi rozwiązaniami stosowanymi u nowych właścicieli. Dlatego też podczas prac dużą wagę przywiązywano do dokumentacji projektowej.

Oprócz standardowej, dostarczanej w ramach projektu, dodatkowo została przygotowana szczegółowa dokumentacja konfiguracji rozwiązania, ze szczegółowym opisem każdego wykorzystanego przez konsultantów ekranu parametryzacji systemu.

Rola kierownika projektu

Innym powodem gromadzenia szczegółowej dokumentacji były wcześniejsze doświadczenia Inter Metalu z systemami informatycznymi.

Poprzednio w spółce wykorzystywano rozwiązania autorskie, przygotowywane wewnątrz firmy. Jak mówi Zdzisław Wiśniowski: „Z jeden strony było to bardzo wygodne. Autor tych aplikacji bardzo długo pracował w firmie i od podszewki znał nasz biznes i potrzeby informatyczne. Dzięki temu wszelkie zmiany i dostosowania były wykonywane dokładnie według oczekiwań użytkowników i zgodnie z interesem firmy, szybko i bez dodatkowych kosztów. Z drugiej strony taka sytuacja stanowiła zagrożenie dla bezpieczeństwa biznesu.

Odpowiedzialnie zarządzana firma, która daje zatrudnienie blisko 200 osobom, nie może być uzależniona od kompetencji jednego pracownika. SAP to system dobrze znany na rynku. Jego pozycja i udział w rynku są gwarancją, że nadal będzie serwisowany i rozwijany. A dodatkowo wielu partnerów SAP gwarantuje stały dostęp do kompetencji”.

Dobra znajomość procesów biznesowych firmy w praktycznie wszystkich jej obszarach przez administratora rozwiązań IT firmy została wykorzystana podczas projektu wdrożenia SAP. W początkowym etapie był on kierownikiem projektu. Jego wiedza była szczególnie przydatna na etapie tworzenia koncepcji. Umiejętność całościowego spojrzenia, z perspektywy interesu firmy, a nie poszczególnych działów czy pojedynczych procesów, pozwoliła optymalizować wdrażane funkcjonalności. W kolejnych etapach projektu rolę kierownika przejął dyrektor finansowy, członek zarządu firmy.

W przeciwieństwie do wdrożeń klasycznych, projekty SPRINT wymagają mniejszego zaangażowania pracowników klienta. Ta zasada nie dotyczy jednak kierownika projektu, którego rola jest bardzo istotna. Jest on nie tylko łącznikiem firmy z dostawcą rozwiązania, ale pozostaje „twarzą” projektu i systemu w oczach swoich współpracowników. Jego wiedza i autorytet mają kluczowe znaczenie dla powodzenia przedsięwzięcia. Dlatego tak ważne jest, by była to osoba decyzyjna, ciesząca się wyraźnym poparciem zarządu.

Trudno o lepszy sygnał dla załogi, jeśli to członek zarządu pełni tę funkcję. Dodatkowo dzięki temu prace projektowe toczą się znacznie sprawniej. Determinacja Zdzisława Wiśniowskiego, kierownika projektu, pozwoliła przeprowadzić start systemu w zaplanowanym terminie, pomimo ogromu pracy, która wiązała się z przygotowaniem i migracją danych do SAP.

SAP bez IT

Obecnie Inter Metal nie posiada własnego działu IT. Codziennym serwisem i utrzymaniem sprzętu komputerowego zajmuje się zewnętrzna firma. Z systemu SAP spółka korzysta w modelu outsourcingu, powierzając hosting i administrację rozwiązania Centrum Outsourcingowemu BCC. Po okresie wsparcia powdrożeniowego, na podstawie umowy abonamentowej, bieżący serwis aplikacyjny świadczy BCC.

„Umowa na serwis aplikacyjny gwarantuje nam stały dostęp do kompetencji SAP. Jestem realistą i wiem, że pomimo szkoleń użytkownicy jeszcze przez jakiś czas będą się oswajać z SAP i z całą pewnością będą potrzebowali kompetentnego wsparcia. Poza tym w systemach informatycznych zawsze jest coś do zrobienia – możemy wykorzystać abonament na realizację drobnych prac rozwojowych. Ale najważniejsze jest to, że serwis aplikacyjny stanowi dla nas gwarancję, że w razie awarii prace naprawcze zostaną podjęte natychmiast, bo to wynika z warunków SLA. Szeroka funkcjonalność to jedno, ale równie ważna jest gwarancja stabilności systemu” – podkreśla Zdzisław Wiśniowski.