Temat outsourcingu jako sposobu utrzymania systemu ERP pojawił się w Inter Metal na etapie rozmów o wdrożeniu systemu ERP. Na takie podejście zwrócili nam uwagę oferenci i już na pierwszych spotkaniach składali propozycje outsourcingowe. Na początkowym etapie jednak więcej uwagi poświęcaliśmy wyborowi właściwego systemu ERP. Do kwestii utrzymania powróciliśmy po wyborze oferty 7milowego i systemu SAP SPRINT.
W pierwszej kolejności skupiliśmy się na oszacowaniu, czy usługa jest dla nas opłacalna. Po prostu porównaliśmy koszty utrzymania systemu we własnym zakresie z korzyściami, jakie zapewnia współpraca z zewnętrznym dostawcą. Braliśmy pod uwagę koszty zakupienia sprzętu, oprogramowania, przygotowania pomieszczeń na serwerownię i ich odpowiedniego zabezpieczenia, tak by zapewnić bezawaryjność działania systemu. Ponadto, aby zagwarantować odpowiedni poziom jego dostępności, musielibyśmy zatrudnić minimum dwóch specjalistów Basis i ponieść koszty związane z ich szkoleniami czy nieobecnościami. Wyniki tak prowadzonej analizy porównawczej kosztów obu modeli wskazały, że outsourcing jest dla nas bardziej opłacalny. W przypadku Inter Metal okazał się o około 35% tańszy w skali roku.
Kontrakt outsourcingowy z BCC (aktualnie All for One Poland) podpisaliśmy tuż przed startem produkcyjnym SAP. Dodam, że prototyp i system testowy był również hostowany w Centrum Outsourcingowym BCC, więc nie byliśmy zmuszeni do zakupu dodatkowej infrastruktury technicznej w czasie wdrożenia SPRINT.
Sam wybór BCC na partnera outsourcingowego był naturalną konsekwencją współpracy. Również argument bezpieczeństwa systemu i danych w nim zgromadzonych miał dla nas znaczenie. W trakcie rozmów pytaliśmy o systemy tworzenia kopii zapasowych, zapewnienie zapasowej serwerowni w razie awarii, scenariusze działań w przypadku zdarzeń losowych takich, jak pożary czy inne katastrofy naturalne.
Oczywiście przed wybraniem oferty, porównywaliśmy również zakresy i ceny usług różnych dostawców – były to jedne z kryteriów decydujących o naszym wyborze. Warunki finansowe świadczenia usług Centrum Outsourcingowego BCC są jednak konkurencyjne i jako dyrektor finansowy jestem usatysfakcjonowany. Analiza wszystkich wymienionych czynników w połączeniu z wysokim poziomem bezpieczeństwa danych, jakie zaoferowało nam BCC, pomogły w podjęciu ostatecznej decyzji.
Zdzisław Wiśniowski, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Finansowy, Inter Metal
Aktualnie, poza samym korzystaniem z hostowanego systemu, mamy sporadyczny kontakt z Centrum Outsourcingowym BCC. W przypadku usług hostingu i administracji SAP, uważam że im rzadszy kontakt z dostawcą, tym lepiej. System jest w pełni dostępny, nie odnotowujemy żadnych awarii i zgodnie z ustaleniami kontraktowymi otrzymujemy terminowo raporty o wydajności, przeprowadzonych zmianach, czy planach prac do wykonania dla zapewnienia odpowiedniej dostępności i mocy obliczeniowej. Taka okazjonalna forma kontaktu jest wystarczająca i oznacza, że dostawca w pełni wywiązuje się ze swoich zobowiązań.
Po zakończeniu wdrożenia i oddaniu utrzymania SAP do Centrum Outsourcingowego BCC (aktualnie All for One Poland), rozszerzyliśmy współpracę outsourcingową również na serwis aplikacyjny. System SAP, pomimo szkoleń przeprowadzonych podczas wdrożenia dla pracowników, był nowością w Inter Metal. Nasza firma żyje, a zarządzający podejmują decyzje biznesowe, które wpływają na działalność organizacji. Stała współpraca serwisowa z partnerem SAP, w tym wypadku 7milowym, gwarantuje nam szybką i kompetentną reakcję na niezaplanowane zdarzenia.
Takie podejście szybko okazało się właściwe. Wkrótce po zakończeniu wdrożenia zmienił się udziałowiec Inter Metalu i konieczna była zmiana sposobu raportowania danych z SAP na potrzeby centrali. Dzięki współpracy serwisowej z 7milowym nie musieliśmy w trypie pilnym szukać partnera SAP, który zajmie się obsługą tego tematu. W ramach serwisu mamy zagwarantowaną pulę godzin do wykorzystania i po prostu zleciliśmy obsługę tematu do naszego partnera. Dzięki doświadczeniu konsultantów 7milowego możemy szybciej wprowadzać usprawnienia, a z drugiej strony unikać wielu błędów. Wychodzę z założenia, że serwis aplikacyjny to kolejny sposób na zagwarantowanie bezpieczeństwa systemu SAP w Inter Metal.
Z perspektywy czasu i w oparciu o wiedzę, którą posiadam, dziś ponownie wybrałbym outsourcing jako model utrzymania systemu SAP. Analiza wewnętrzna, którą zasymulowaliśmy, jasno wykazała, że z finansowego punktu widzenia utrzymanie SAP wewnątrz naszej organizacji się nie opłaca. Z pewnością w przypadku wielu dużych firm samodzielne utrzymanie systemu jest łatwiejsze. Są na to środki, firmy mają już rozbudowane zespoły IT, można samodzielnie realizować aktualizacje i prace administracyjne dla systemu. Samą infrastrukturę czy administratorów IT można wykorzystać na wielu płaszczyznach, nie tylko w kontekście SAP. Koszty amortyzacji są wtedy zupełnie inne.
W przypadku firm takich jak Inter Metal, czyli średnich organizacji, korzystniej jest skupić się na nauce nowego narzędzia, jego funkcjonalności i wsparciu biznesu, niż swoją uwagę kierować na technologię i infrastrukturę. Obok outsourcingu SAP, zdecydowaliśmy się więc nawiązać stałą współpracę z zewnętrzną firmą informatyczną, która świadczy nam serwis komputerów osobistych.
Nie każdy uważa takie podejście za optymalne. Spotkałem się nawet z opiniami, że outsourcing uzależnia firmę od dostawcy. Uważam, że jest wprost przeciwnie. Dzięki outsourcingowi systemu SAP mam zagwarantowaną niezależność – nie jestem zależny od infrastruktury czy nagłej nieobecności administratorów. Skupiam się na głównej działalności firmy i generowaniu zysków.
Podsumowując, uważam, że outsourcing systemów SAP jest opcją godną uwagi nie tylko dla dużych, ale zwłaszcza dla małych i średnich firm. Podejmując decyzję, należy jednak zrobić to świadomie – rozważyć za i przeciw, porównać korzyści z kosztami, przygotować analizę opłacalności.