Powoływanie organizacji typu shared services center to coraz częstsza praktyka w dużych korporacjach i grupach kapitałowych. Zwykle do ich zadań należy obsługa procesów finansowo-księgowych dla pozostałych spółek czy oddziałów w ramach firmy. Innym popularnym obszarem obsługiwanym w modelu takiego wewnętrznego outsourcingu są procesy kadrowo-płacowe.

Od 2007 roku także w Grupie Żywiec funkcjonuje Centrum Finansowo-Księgowe, którego kompetencje obejmują praktycznie wszystkie procesy finansowo-księgowe grupy: należności, zobowiązania, księgowość ogólną, konsolidację i raportowanie, podatki, płynność finansową oraz wynagrodzenia.

Skupienie tych funkcji w ramach odrębnej spółki pozwoliło na obniżenie kosztów obsługi finansowej oraz znacznie ułatwiło wprowadzanie najnowszych światowych standardów w zakresie zarządzania finansowego.

Obecnie, po trzech latach działalności, zlokalizowane w Bielsku-Białej centrum realizuje procesy dla ponad 55 tys. klientów 6 spółek Grupy Żywiec, rocznie obsługując ok. 223 tys. faktur przychodzących i aż 4 mln faktur sprzedaży. Wszystkie te procesy są realizowane przez zaledwie 140 pracowników centrum. Stąd jednym z priorytetów zarządzania w Centrum-Finansowo Księgowym Żywiec jest nacisk na efektywność pracy.

Rosnąca liczba operacji, coraz więcej wskaźników wydajnościowych i rozbudowane algorytmy ich wyliczania oraz powiększająca się liczba pracowników centrum, a co za tym idzie, zwiększające się wymagania raportowe utrudniały precyzyjne monitorowanie efektywności pracy CFK.

CFK dużą wagę przywiązuje do osobistej efektywności pracowników, monitorując ich pracę pod kątem kluczowych wskaźników wydajności (Key Performance Indicators, KPI). Realizacja założonych planów jest podstawowym wyznacznikiem w systemie premiowania.

Dodatkowym argumentem przemawiającym za koniecznością precyzyjnego śledzenia KPI jest sposób finansowania spółki. Centrum pracuje na rzecz pozostałych spółek Grupy Żywiec, które w ramach wewnętrznych rozliczeń płacą za wykonane dla nich usługi. To z kolei wymaga rzetelnej oceny poziomu usług świadczonych dla klientów wewnętrznych i precyzyjnego wyliczenia jednostkowego kosztu każdej operacji i przypisania ich do konkretnej spółki.

Pracuj z Werwą

Na początku 2009 r. w Centrum Finansowo-Księgowym Żywiec rozpoczęły się prace nad stworzeniem koncepcji rozwiązania do monitorowania wydajności oraz naliczania premii pracowników CFK.

Podstawowe założenia projektu obejmowały rozbudowę dotychczas wykorzystywanego narzędzia dla kluczowych wskaźników efektywności koniecznych do obliczania premii o nowe wskaźniki, możliwość przypisywania ich dla poszczególnych pracowników i obliczania premii na tej podstawie oraz umożliwienie raportowania w żądanych wymiarach i zestawieniach.

Punktem odniesienia dla wskaźników efektywności są cele (targety), wprowadzane przez kierownictwo. Stworzenie jak najlepszej metody premiowania wiąże się z koniecznością precyzyjnego rejestrowania wszystkich czynności wykonywanych przez pracowników CFK i uwzględnienia informacji o nieobecnościach.

Oprócz mierzenia osobistej efektywności pracowników celem rozwiązania jest także monitorowanie realizacji parametrów SLA wynikających z umów z klientami, a także obliczanie jednostkowego kosztu dla poszczególnych typów dokumentów.

Nad realizacją projektu od strony technicznej czuwał Dział Informatyki Grupy Żywiec, dysponujący wysokimi kompetencjami w zakresie wykorzystywanych w firmie aplikacji (w tym systemu SAP ERP, SAP HR, SAP BW i innych, które stanowią źródło danych dla stworzonego dla CFK rozwiązania). Jednym z zaangażowanych wykonawców była także firma BCC (aktualnie All for One Poland).

Już w trakcie tworzenia koncepcji rozwiązanie zyskało nazwę Werwa.

Repozytorium danych

Stworzone na potrzeby Centrum Finansowo-Księgowego w ramach systemu SAP BI rozwiązanie Werwa gromadzi i przechowuje dane z wielu systemów źródłowych Grupy Żywiec, takich jak SAP ERP (dane SD, FI, CO, dane klientów, dane statystyczne), systemy Dynamics i Basware (dane sprzedażowe, finansowe i statystyczne), SAP HR (kalendarz czasu pracy, zdarzenia kadrowe) oraz system ReadSoft.

Dane te, zwane wartościami, to przede wszystkim informacje pokroju statystycznego, np. liczba faktur, liczba wysyłek, liczba zeskanowanych dokumentów, liczba i rodzaj nieobecności, liczba dni planowanych do przepracowania liczba dni przepracowanych itd.).

Drugie źródło danych stanowią informacje wprowadzane ręcznie przez przełożonych pracowników CFK. Są to np. targety dla KPI premiowych, przypisanie KPI premiowych do pracowników, korekty targetów, parametry procesu naliczania premii itp. Dane te są wprowadzane za pomocą specjalnych formatek, arkuszy BW.

Centrum Finansowo-Księgowe Grupy Żywiec

  • 140 pracowników
  • ok. 55 tys. obsługiwanych klientów
  • ok. 223 tys. przychodzących faktur rocznie
  • ok. 4 mln obsługiwanych rocznie faktur sprzedaży
  • ok. 54 tys. środków trwałych
  • ok. 1,5 tys. deklaracji podatkowych
  • 6 obsługiwanych spółek
  • 5600 obsługiwanych pracowników grupy

 

Repozytorium danych jest zasilane automatycznie danymi potrzebnymi do wyliczania wskaźników KPI z systemów pracujących w Grupie Żywiec i CFK. Odbywa się to codziennie dla wartości kumulatywnych i wybranych niekumulatywnych. Pozostałe dane niekumulatywne oraz dane wprowadzane ręcznie są aktualizowane w cyklu miesięcznym. Repozytorium służy jako źródło danych dla wszystkich operacji wykonywanych w systemie, jest także miejscem przechowywania ich wyników.

W odróżnieniu od wcześniej wykorzystywanego narzędzia do obliczania wskaźników premiowych, dużą zaletą obecnego rozwiązania jest to, że wszystkie dane, nawet wprowadzane ręcznie, są zgromadzone w jednym miejscu i dostępne z poziomu systemu.

Wskaźniki KPI

Dane z repozytorium są podstawą do obliczania wskaźników wydajności. Każdy wskaźnik ma przypisany odpowiedni algorytm oraz wartości źródłowe konieczne do jego wyliczenia. Wszystkie informacje o wskaźnikach – sposób obliczania, ich zachowanie w raportach – są sterowane za pomocą atrybutów wskaźników. Zapewnia to pełną elastyczność rozwiązania i łatwość jego obsługi. Nowe wskaźniki i wartości mogą być zakładane w systemie przez pracowników CFK.

Wskaźniki prezentują dane w różnorakich przekrojach, podając np. informacje o wartościach należności ogółem na koniec okresu, liczbie indeksów magazynowych, wartościach płatności przeterminowanych, wyliczając liczbę i procentowy udział różnych transakcji, procent faktur zakupowych z zamówieniem zakupu, i inne.

Powyższe przykłady dotyczą tzw. wskaźników biznesowych. Drugą grupę stanowią KPI bonusowe, wykorzystywane do obliczania premii pracowników.

Naliczanie premii

CFK realizuje wiele różnorodnych operacji finansowo-księgowych o różnym stopniu trudności i czasochłonności. Jednak wszystkie pojedyncze czynności w ramach operacji są stosunkowo łatwo policzalne i po przypisaniu im konkretnych wartości można precyzyjnie wyliczyć wydajność pracy pracownika, będącą podstawą obliczenia premii.

Najbardziej charakterystyczne wskaźniki bonusowe to np. liczba zaksięgowanych faktur, liczba zaksięgowanych linii PK, liczba skojarzonych dokumentów z wyciągu bakowego itp.

Agnieszka Pluszcz-Bernat Kierownik Działów Księgowości, Centrum Finansowo-Księgowe, Grupa Żywiec

Werwa w działaniu
Podstawową zaletą systemu Werwa jest bieżąca dostępność aktualnych danych na temat efektywności pracy CFK w głównych procesach księgowych: należności, zobowiązania i księga główna. Dane dostarczane przez system są regularnie analizowane przez kierowników, którzy na ich podstawie podejmują decyzje, co do wprowadzania zmian w organizacji pracy w celu usprawnienia efektywności pracy.
Wskaźniki KPI wykorzystywane są także do porównań w badaniach benchmarkingowych, których wyniki pozwalają na wskazanie obszarów wymagających poprawy w stosunku do najlepszych centrów finansowych w Europie i na świecie. Jednocześnie takie analizy i zmiany wprowadzane na ich podstawie powodują, że zapisy umów SLA są przez nas realizowane na wysokim poziomie, co wiąże się ze wzrostem zadowolenia naszych klientów z poziomu świadczenia usług.
Z kolei dla naszych pracowników Werwa jest źródłem danych na temat ich indywidualnych wyników pracy, co stanowi niezbędną informację do śledzenia bieżących rezultatów i porównywania z założonymi celami. Na tej podstawie pracownicy zmieniają organizację swojej pracy, zapewniając osiągnięcie oczekiwanych wyników.
Dzięki Werwie jesteśmy w stanie kalkulować koszt jednostkowy zaksięgowanych dokumentów, co stanowi bazę do wyliczania zmiennego wynagrodzenia CFK. Takie podejście do sposobu naliczania wynagrodzenia jest dodatkowym czynnikiem wpływającym na konieczność racjonalnego zarządzania budżetem centrum.
Podsumowując, system Werwa jest narzędziem pozwalającym na pełne i efektywne zarządzanie Centrum Finansowo-Księgowym. Dzięki udoskonaleniom wprowadzanych na podstawie analiz dostępnych danych centrum ma szanse na dalszy rozwój i poszerzanie zakresu swojej działalności.

Agnieszka Pluszcz-Bernat, Kierownik Działów Księgowości, Centrum Finansowo-Księgowe, Grupa Żywiec

Każdy z wskaźników bonusowych ma określony przez kierownika działu target i model jego mierzenia („im więcej tym lepiej”, „im mniej tym lepiej”). W zależności od przydzielonych zadań kierownik przypisuje pracownikowi wybrane KPI bonusowe.

Dane bonusowe (wartości i wskaźniki) są przechowywane z dokładnością do loginu. i służą do comiesięcznego wyliczania podstawy do premii, natomiast raz na kwartał obliczana jest łączna premia należna. Wysokość premii jest oczywiście korygowana z uwzględnieniem wskaźników z obszaru HR. Nieobecności pracownika, np. urlopy czy delegacje, są odejmowane od czasu przepracowanego i następuje automatyczna korekta targetów.

W nietypowych przypadkach (np. przy zmianie sekcji, gdy kierownik nie zna jeszcze możliwości pracownika) administrator może dokonać ręcznej korekty targetów, co wpłynie na wysokość obliczonej premii. Oprócz wskaźników bonusowych na premię wpływa też kwartalna ocena pracownika dokonywana w systemie przez przełożonego.

Na podstawie uzyskanych ostatecznie danych przygotowany w SAP BW Report Designer przygotowuje dla każdego pracownika arkusz oceny w formacie PDF, zawierający wszystkie składniki naliczonej premii.

Marcin Piątkowski, Kierownik projektu Werwa, Dział Rozwoju Systemów Biznesowych, Grupa Żywiec

Cenne innowacje
Zmiany, jakim poddawana jest współczesna organizacja, są różnej natury, od trywialnych po strategiczne, angażujące duże zasoby: ludzi, kapitału i czasu. Jedną z ważniejszych strategicznych decyzji ostatnich lat w Grupie Żywiec było wyodrębnienie z własnych struktur i powołanie do życia spółki-córki: Centrum Finansowo-Księgowego (CFK) w Bielsku-Białej.
Po intensywnym etapie tworzenia CFK powstała potrzeba zbudowania narzędzia do badania i mierzenia efektywności zarówno jego pracowników, jak i całego Centrum. W założeniach narzędzie miało zagwarantować identyfikację obszarów i procesów biznesowych wymagających ulepszania i wprowadzić jasne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników zasady oceny ich pracy. Narzędzie miało też dać podstawę do organizacji codziennej pracy, pozwolić na szybki rozwój i ostatecznie przygotować CFK na zwiększenie zakresu jego działalności.
Takie założenia postawiły przed zespołem projektowym naprawdę ambitne zadanie, tym trudniejsze, że czas na ich realizację był bardzo krótki. Złożoność i wieloaspektowość systemu oraz właśnie kryterium czasu warunkowały cały proces związany ze szczegółową analizą zakresu systemu. Miały też wpływ na detaliczny proces planowania i realizacji prac.
W realizacji tego zadania cenna była bezpośrednia i partnerska współpraca pomiędzy CFK a Działem IT biorącymi udział w pracach projektowych. Wzajemne zrozumienie wagi postawionego celu, realizowanego przy istniejących ograniczeniach (zarówno systemowych, finansowych jak i czasowych), było widoczne od pierwszych chwil. Jakość współpracy procentowała od momentu analizy potrzeb i zakresu systemu, poprzez proces planowania, startu i realizacji prac, do momentu ich zakończenia.
Grupa Żywiec zaprosiła też do współpracy partnerów zewnętrznych, których jakość usług, wiedzy i poziom kompetencji był niezbędnym wkładem w realizację przedsięwzięcia, co znacząco wpłynęło na sukces projektu.
Mimo pełnej determinacji zespołu projektowego i dobrze zdefiniowanego, szczegółowego zakresu realizacji, nie obyło się bez trudniejszych momentów. Głównym problemem okazały się prace związane z integracją danych pochodzących z różnych systemów biznesowych, na których pracuje CFK. To, co na etapie prac projektowych było postrzegane jako problem, teraz, po zakończeniu prac, odbieram jako jedne z najbardziej interesujących doświadczeń tego okresu.
Cenne są też doświadczenia związane z wdrożeniem innowacyjnych pomysłów i rozwiązań informatycznych.
Do nich zaliczę narzędzia wspierające wizualizację raportowanych danych, jak aplikację typu RSS działającą na stacjach roboczych, czy rozwiązanie typu Digital Singage z graficzną, dynamiczną prezentacją danych na monitorach LCD umieszczonych w ciągach komunikacyjnych.
Z punktu widzenia projektowego możliwość współpracy z dużym i zróżnicowanym ale wysoce kreatywnym i zmotywowanym zespołem jest przyjemnością dla każdego kierownika projektu. Wspólnie stworzyliśmy rozwiązanie, które zaspokaja bieżące potrzeby CFK i jest solidną podstawą na przyszłość. Jednocześnie jest ono unikatowe na skalę naszego koncernu. Możemy je z dumą prezentować naszym kolegom w Heinekenie.
Marcin Piątkowski, Kierownik projektu Werwa, Dział Rozwoju Systemów Biznesowych, Grupa Żywiec

Fotografia dnia pracy

Kolejną integralną częścią rozwiązania Werwa jest moduł rejestracji czasu pracy. Jest to gotowa formatka dostępna online, gdzie pracownicy codziennie wybierają zadania pogrupowane w procesy i podprocesy i określają czas, jaki nad nimi spędzili. Oczywiście zestaw zadań jest różny dla każdego działu. Dodatkowo administrator Werwy może edytować listy zadań i np. dodać nowe.

Fotografia dnia pracy nie jest wykorzystywana do naliczania premii, jej funkcją jest dostarczanie danych do różnego rodzaju raportów i analiz, np. czasu pracy poświęcanego poszczególnym zadaniom przez osobę lub dział. W dłuższej perspektywie analizy czasu pracy na poziomie sekcji czy działu mogą być wykorzystywane do optymalizacji pewnych zadań i przy ustanawianiu targetów.

Koszt jednostkowy

W ramach rozwiązania przygotowano także matrycę kosztową, pozwalającą wyliczać i kontrolować koszt jednostkowy poszczególnych typów dokumentów. Podstawą wyliczeń są dane kontrolingowe z SAP dotyczące rzeczywistych kosztów poniesionych przez CFK w danym okresie, a także wartości przechowywane w repozytorium Werwy.

Na podstawie kosztu jednostkowego i liczby przeprocesowanych dokumentów wylicza się wartość usługi dla poszczególnych klientów – oddziałów Grupy Żywiec, a następnie system generuje dla nich załącznik do faktury, zawierający kalkulację wynagrodzenia.

Portal, Paseczek, LCD

Opisane powyżej funkcjonalności pozwalają na rzetelny pomiar efektywności i rentowności Centrum Finansowo-Księgowego zarówno w ujęciu ogólnym, jak i w horyzoncie poziomym i pionowym. Możliwe są analizy wskaźników pod względem rentowności danych procesów, działań na rzecz poszczególnych klientów, jak i w podziale na działy czy sekcje CFK, aż do poziomu pojedynczego pracownika.
W systemie Werwa narzędzia do raportowania i przede wszystkim prezentacji danych są dostępne w wielu kanałach dystrybucji.

Dla kierownictwa CFK i menedżerów odpowiedzialnych za wydajność organizacji pierwszorzędnym narzędziem do raportowania są raporty umieszczone w SAP NetWeaver Portal:

  • raport dla kierownika prezentujący wskaźniki bonusowe w zestawieniu z targetem dla pracowników z danego działu za dany okres;
  • arkusz oceny pracownika prezentujący naliczenie premii (wraz ze wszystkimi jej składnikami) za dany kwartał;
  • raport dla kierownika prezentujący naliczenie premii (wraz ze wszystkimi jej składnikami) dla pracowników z danego działu za dany kwartał;
  • raport prezentujący wskaźniki w zestawieniu z benchmarkami za dany okres z możliwością rozbicia na jednostki gospodarcze;
  • raport prezentujący wskaźniki SLA za dany okres z możliwością rozbicia na jednostki gospodarcze;
  • raport prezentujący zmianę targetów dla pracowników działu;
  • raport prezentujący fotografię dnia pracy;
  • ogólne zestawienie wartości i KPI;
  • dla pracowników dostępny jest m.in. raport prezentujący wskaźniki bonusowe w zestawieniu z targetem za dany okres.

Są to najczęściej wykorzystywane zestawienia. Poza nimi istnieją jeszcze raporty techniczne, pozwalające administratorom sprawdzić wszystkie dane źródłowe i dane wyliczane w postaci KPI. Dodatkowe raporty mogą być przygotowane zgodnie z wymaganiami pracowników, w ramach rozszerzeń systemu.

Oprócz raportów dostępnych w SAP NetWeaver Portalu, pracownicy są na bieżąco informowani o realizacji KPI. W tym celu przygotowano aplikację, która pozwala na ekstrakcję i formatowanie danych w celu ich prezentacji na panelach LCD.

Takie panele zostały umieszczone na korytarzach centrum. W atrakcyjnej formie graficznej są na nich wyświetlane informacje o wskaźnikach biznesowych.

Na panelach nie są udostępniane dane o wskaźnikach bonusowych poszczególnych pracowników. Jednak mogą oni na bieżąco kontrolować te najbardziej interesujące ich wskaźniki. Do tego służy kolejne medium komunikowania – dostępna na monitorach komputerów aplikacja Paseczek.

Wyraportowane z systemu Werwa dane o wskaźnikach, po przetworzeniu w specjalnie do tego celu przygotowanej aplikacji, przewijają się przed oczami pracowników. Oczywiście pracownik widzi tylko swoje dane bonusowe.

Architektura i narzędzia

Rozwiązanie zostało zaprojektowane na platformie SAP BW Integrated Planning. W tym narzędziu przygotowano wszystkie funkcje i algorytmy wyliczające wskaźniki KPI oraz wszystkie formatki do wprowadzania danych.

To bardzo elastyczne rozwiązanie i obecnie, po uwzględnieniu wielu parametryzacji, utrzymanie i rozwijanie Werwy o nowe wskaźniki i wartości jest bardzo proste i możliwe do wykonania przez osoby nie będące developerami SAP BW.

Dodatkowo wykorzystano inne narzędzia SAP: Query Designer (do tworzenia zapytań), Web Application Designer do tworzenia szablonów WWW (raporty, formatki do wprowadzania danych) oraz Report Designer służący do tworzenia raportów przeznaczonych do druku lub eksportu do PDF (faktura, wniosek premiowy).

Aplikacje przygotowujące dane do wizualnej prezentacji na panelach LCD i monitorach wykonano w języku ABAP.

Grupa Żywiec jest jednym z największych producentów piwa w Polsce oraz częścią Grupy Heineken. Rocznie sprzedaje ponad 11 mln hl piwa warzonego w pięciu browarach w Żywcu, Warce, Elblągu, Leżajsku i Cieszynie. Najważniejsze marki Spółki to Heineken, Żywiec, Warka, Tatra, Specjal, Strong i Leżajsk. Marką flagową jest Żywiec – jedno z najpopularniejszych polskich piw eksportowych, sprzedawane za granicą od ponad stu lat, obecnie w ponad 20 krajach świata. W Polsce firma obsługuje ponad 50 tys. punktów sprzedaży w kanałach: detal tradycyjny, gastronomia i hurt. Grupa Żywiec jest największym pracodawcą w branży i zatrudnia ponad 5500 osób.