Rok 2016 był siódmym z rzędu, kiedy branża leasingowa odnotowała kilkunastoprocentowy wzrost obrotów (szacunki mówią o 17 proc.) w porównaniu z poprzednim rokiem. Idea Leasing – jedna z najszybciej rozwijających się firm w branży – ma w tym niemały udział. Po przejęciu VB Leasing Polska i sfinalizowaniu nabycia w zeszłym roku większościowego pakietu akcji Getin Leasing, po połączeniu powstanie czołowa firma leasingowa w Polsce z około 15-proc. udziałem w rynku.
Oferta firmy obejmuje finansowanie całej gamy inwestycji – od urządzeń produkcyjnych, przez samochody osobowe i ciężarowe, po łodzie i jachty – a skierowana jest do mikro, małych i średnich firm, dla których leasing jest najpopularniejszym zewnętrznym narzędziem finansowania.
Dziesiątki tysięcy klientów oraz rosnąca liczba aktywnych umów leasingowych są dla firmy powodem do dumy. Równocześnie nowe wyzwania związane z obsługą operacyjną tak dużej liczby rozproszonych usługobiorców (Idea Leasing działa na terenie całego kraju) wymagają większych starań i inwestycji. Narzędzia informatyczne, które pozwalają usprawniać podstawowe procesy biznesowe oraz budować pozytywny wizerunek firmy i trwałe relacje z klientami, są nieodzowne w zarządzaniu tego typu biznesem. Jednym z takich narzędzi jest Portal Klienta Idea Leasing.
Portal dla klientów
Celem Portalu Klienta Idea Leasing jest przede wszystkim usprawnienie komunikacji pomiędzy firmą a jej klientami oraz ułatwienie im dostępu do informacji. W konsekwencji obsługa klienta będzie się odbywać bez zakłóceń i przebiegać szybciej niż w innych kanałach. Moduły rozwiązania będą udostępniane stopniowo, dzięki czemu użytkownicy zyskają szansę na wystarczające zapoznanie się z podstawowymi funkcjami systemu, zanim otrzymają bardziej zaawansowane możliwości.
W pierwszym etapie udostępnienia portalu zostaną uruchomione faktury elektroniczne, informacje o umowach klienta oraz moduły techniczne związane z integracją, uprawnieniami, bezpieczeństwem danych i historią aktywności użytkowników. Kolejne planowane funkcjonalności związane są m.in. z informacjami marketingowymi, sprzedażą i kontaktem z klientem. Planowane są również funkcje, które mają zbudować dodatkową przewagę konkurencyjną w obszarze współpracy z klientem.
Interfejs graficzny użytkownika został przygotowany z dbałością o aspekty UX (User Experience) – użyteczność, intuicyjność i ergonomię pracy. Projekt podąża za standardem korporacyjnym aplikacji grupy Idea Bank, wprowadzając dodatkowo, zgodnie z bieżącymi trendami w aplikacjach webowych, koncepcję Single Page Application (SPA). Dzięki temu płynność działania rozwiązania jest zbliżona do doświadczeń z aplikacjami desktopowymi – mamy do czynienia z jedną stroną, której zawartość zmienia się dynamicznie, bez konieczności odświeżania. Aplikacja jest również w pełni responsywna, to znaczy, że dostosowuje się do ekranu, na którym jest wyświetlana, niezależnie od tego, czy jest to ekran laptopa, tabletu, czy smartfona.
Portal Klienta Idea Leasing jest oparty na uniwersalnej platformie B2B Edistrada, która jest autorskim produktem BCC (aktualnie All for One Poland), dostępnym w ofercie All for One Software Factory. Edistrada służy do masowego generowania, udostępniania i wymiany danych z rozproszonymi geograficznie kontrahentami oraz umożliwia integrację z systemami informatycznymi różnych producentów, a także usprawnia późniejszy monitoring komunikacji. Przygotowany dla Idea Leasing portal wymagał integracji z branżowym systemem sprzedażowym oraz systemem CFM (Car Fleet Management). Zbudowane interfejsy bazują na szyfrowanych i zabezpieczonych połączeniach.
Lech Stabiszewski, Członek Zarządu Idea Leasing SA
E-faktury: niższe koszty dzięki optymalizacji
Komunikacja z klientem i odpowiadanie na jego oczekiwania leżą u podstaw naszego sukcesu i są kierunkiem, w którym niezmiennie podążamy. Wdrażanie rozwiązań informatycznych, które automatyzują procesy i pozwalają nam skupiać się na potrzebach klientów, to decyzja strategiczna w naszej firmie.
Kwestii, na które należy położyć nacisk, wdrażając system odpowiadający za krytyczny z punktu widzenia firmy proces, jest całkiem sporo: ergonomia pracy, integracja, wydajność, bezpieczeństwo, monitoring i zapewnienie ciągłości działania. Większość z nich dotyczy bieżącej pracy systemu już po starcie, ale warto je podjąć na najwcześniejszym etapie prac projektowych. W Idea Leasing zdecydowaliśmy się powierzyć zarządzanie systemem firmie, która go stworzyła, czyli BCC. Odbierając system przed startem produkcyjnym, mieliśmy dzięki temu pewność, że jego jakość jest na właściwym poziomie.
Wybór odpowiedniego dostawcy również stanowi dodatkowe zabezpieczenie. Wieloletnia historia realizacji złożonych projektów dla dużych firm, dobre rozumienie kwestii biznesowych oraz poparta doświadczeniem wiedza w kwestiach technicznych, to cechy, których oczekujemy. BCC spełniło te warunki. Powierzając procesowanie danych wrażliwych dla przedsiębiorstwa zewnętrznemu podmiotowi, upewniliśmy się też, że zadania będą realizowane przez kompetentnych specjalistów, działający zgodnie z wymogami normy ISO 27018.
Zmieniając proces fakturowania na elektroniczny, znacznie obniżyliśmy koszty jego obsługi i wykorzystaliśmy możliwości jego optymalizacji.
Lech Stabiszewski, Członek Zarządu Idea Leasing SA
Faktury dostępne online
Docelowo z portalu będą korzystać wszyscy klienci Idea Leasing. Jako pierwszy zostanie im udostępniony moduł obejmujący dystrybucję dokumentów księgowych, czyli głównie faktur elektronicznych. Decyzja o uruchomieniu w pierwszej kolejności tej funkcjonalności była nieprzypadkowa. Dostęp online do faktur pozwala na znaczne ograniczenie kosztów codziennej pracy oraz pewniejsze dostarczenie dokumentu do klienta i w konsekwencji szybsze odzyskanie należności. Portal rejestruje informacje o odebraniu dokumentu, dzięki czemu można monitorować działania klientów.
Przygotowywanie i wysyłanie dokumentów księgowych w tradycyjny sposób to niemałe wyzwanie logistyczne i znaczny koszt, szczególnie jeżeli – tak jak w Idea Leasing – mamy do czynienia z dziesiątkami czy setkami tysięcy dokumentów w miesiącu. Wprowadzanie danych w systemie informatycznym, drukowanie, kopertowanie, wysyłanie i później: weryfikowanie dostarczenia, wyjaśnienia, korekty, duplikaty, powtarzanie procesu – opóźniają wpływ należności, utrudniają współpracę z klientem i przede wszystkim generują znaczne koszty obsługi procesu (są to zarówno koszty pracy, materiałów eksploatacyjnych, jak i usług pocztowych). Przyjmując koszt obsługi całego procesu dostarczenia jednego dokumentu na poziomie 5 zł, uzyskujemy 5000 zł przy tysiącu dokumentów i dalej – pół miliona złotych miesięcznie przy stu tysiącach faktur. Jest co optymalizować.
Większość firm dąży do sprawnego dostarczenia dużej liczby faktur i decyduje się na outsourcing części procesu polegającego na pakowaniu, adresowaniu i wysyłce dokumentów, co daje pewne oszczędności. Jednak dopiero zmiana podejścia na fakturowanie elektroniczne pozwala na zdecydowaną redukcję kosztów – czasami o 90 proc. i więcej. Przejście na e-faktury jest już możliwie uproszczone w zakresie wymagań prawnych – są one identyczne, jak w przypadku faktur papierowych. Oczywiście wymagane jest wprowadzenie pewnych mechanizmów bezpieczeństwa, które mają na celu zapewnienie autentyczności nadawcy i integralności treści, np. poprzez podpisy i certyfikaty elektroniczne czy komunikację zgodną ze standardami EDI (Electronic Data Interchange). Konieczne jest także zapewnienie bezpiecznego archiwum dokumentów i składowanie ich przez wymagany prawnie okres.
W porównaniu z przechowywaniem segregatorów z fakturami papierowymi elektroniczna archiwizacja jest znacznie mniej kłopotliwa (również w przypadku konieczności znalezienia dokumentu), szczególnie jeżeli firma zdecyduje się na outsourcing rozwiązania, jak to ma miejsce w przypadku Portalu Klienta Idea Leasing. System tej firmy jest utrzymywany przez BCC (aktualnie All for One Poland) i udostępniany w modelu SaaS (Software as a Service) w oparciu o All for One Data Centers, w skład którego wchodzą nowoczesne centra przetwarzania danych w dwóch różnych lokalizacjach.
Bezpieczeństwo danych wrażliwych
W obliczu coraz częstszych zagrożeń, ale i rosnącej świadomości ich występowania, konieczność zapewnienia odpowiednich procedur związanych z przetwarzaniem i przechowywaniem danych wrażliwych, w tym danych osobowych klientów, zyskuje na znaczeniu. Do najważniejszych aspektów związanych z bezpieczeństwem danych w systemach informatycznych należą m.in.:
- system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych,
- szyfrowanie danych (zarówno na poziomie ich składowania, jak i transmisji),
- zarządzanie zmianami w aplikacjach (m.in. rozdzielenie środowisk rozwojowych, testowych i produkcyjnych, proces wydania nowej wersji aplikacji),
- rejestracja aktywności użytkowników i administratorów,
- zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami.
Szczegółowe wymagania związane z procedurami w powyższych obszarach reguluje norma ISO 27018. Aby spełnić wymagania w tym zakresie, wdrożony w BCC w 2006 roku System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji potwierdzony certyfikatem ISO 27001 został w 2015 roku rozszerzony o certyfikację ISO 27018 dla usług świadczonych w modelu SaaS. BCC było jedną z pierwszych firm w Polsce (i wciąż jedną z nielicznych), którym udało się sprostać takim wymaganiom.
Priorytet dla projektu
Projekt budowy i uruchomienia portalu został podzielony na kilka etapów, aby możliwie szybko udostępnić e-faktury klientom i zacząć czerpać korzyści z usprawnionego procesu. Przedsięwzięcie było dość złożone od strony technicznej i administracyjnej, a dodatkowo wpłynęły na nie reperkusje związane z dynamiką branży leasingowej i towarzyszącymi jej fuzjami. Nie odwróciło to jednak uwagi twórców rozwiązania od konieczności oddania do użytku rozwiązania o najwyższej jakości. System został dokładnie przetestowany w zakresie funkcjonalnym i wydajnościowym oraz poddany testom penetracyjnym. Dzięki temu w pierwszym miesiącu od startu produkcyjnego nie został zgłoszony ani jeden błąd.
Nad przebiegiem projektu czuwał zarządu Idea Leasing, który w kluczowych momentach angażował się w przebieg projektu, nadając realizacji prac odpowiednie tempo i wagę w organizacji. Zaangażowanie osób decyzyjnych wyraźnie wskazywało na strategiczny charakter przedsięwzięcia i priorytetowe podejście do dostarczenia narzędzia przyjaznego klientom Idea Leasing. Rozwiązanie w formie pilotażu zostało udostępnione w pierwszej kolejności wybranym użytkownikom, których opinie, uwagi i oczekiwania mają realny wpływ na dalszy kształt systemu. Kolejne wydania rozszerzające funkcjonalność planowane są w następnych kwartałach tego roku.