Migracja do S/4 – To jest projekt biznesowy

Co się stanie, jeśli zbyt późno rozpoczniemy migrację z SAP ECC 6.0 do SAP S/4HANA? Przed tym pytaniem staje większość firm posiadających systemy SAP. SAP S/4HANA umożliwia transformację w inteligentne przedsiębiorstwo: skalowalne, indywidualne i innowacyjne.

Firmy wiedzą, że to już czas, by zacząć działać. Ale w jaki sposób przystąpić do tak ogromnego projektu i czy rzeczywiście powinniśmy zająć się nim teraz, czy raczej poczekać trochę dłużej? Z tym dylematem mierzyła się również Grupa Hirschvogel.

Jörg Ringmeir, globalny szef działu IT w firmie Hirschvogel, mówi: „Zadaliśmy sobie pytanie, jaką wartość dodaną daje nam dalsze czekanie i odkładanie konwersji do SAP S/4HANA. Doszliśmy do wniosku, że żadną”.

„Kiedy datę zakończenia wsparcia dla starej wersji ustalono na 2027 r., branża motoryzacyjna przeżyła wstrząs. Już teraz brakuje ekspertów i konsultantów SAP, co będzie się tylko pogłębiać. Uznaliśmy, że nie ma sensu dokonywać znacznych inwestycji w system ERP, którego koniec jest jasno określony” – dodaje Jörg Ringmeir. Takie podejście nie odpowiada standardom firmy w zakresie rozwoju i cyfryzacji. Grupa Hirschvogel musiała działać jak najszybciej. Cel: nowoczesny, jednolity i ustandaryzowany krajobraz systemowy, dostosowany do nowych wymagań Przemysłu Motoryzacyjnego 4.0.

Dziesięć zakładów produkcyjnych i około 3,5 tys. użytkowników SAP. Od kilku lat firma Hirschvogel uważana jest za światowego lidera w dziedzinie formowania stali i aluminium. Jednak procesy, systemy i wymagania różnią się w zależności od miejsca. Harmonizacja procesów? Nie było na to szans!

W efekcie siła innowacyjna firmy była hamowana. Przez lata w systemie SAP pojawiło się izolowane programowanie, ale powstały też rozwiązania autorskie i zintegrowano podsystemy firm zewnętrznych. Ten niekontrolowany wzrost sprawił, że zapewnienie nowych funkcji było dla firmy bardzo czasochłonne, a czasem wręcz niemożliwe.

E-mobilność, neutralność CO2 i coraz silniejsza konkurencja, zwłaszcza ze strony rynków wschodzących, sprawiają, że branża motoryzacyjna i jej dostawcy znajdują się w historycznie wyjątkowej sytuacji szoku. W tej chwili kluczem do sukcesu jest duża siła innowacyjna.

Projekt

„To nie jest projekt informatyczny, to jest projekt biznesowy” – z taką myślą przewodnią Hirschvogel rozpoczął swoją korporacyjną transformację. Mądrzej, szybciej, lepiej i bardziej przejrzyście – inteligentna transformacja ma przenieść firmę na wyższy poziom. Hirschvogel chce nie tylko dalej rozwijać swoją podstawową działalność, ale także otwierać się na nowe obszary. Klucz do sukcesu to elastyczność i przejrzystość, które oferuje SAP S/4HANA.

Jaki jest optymalny czas, jaki trzeba zaplanować na konwersję na nowy system ERP SAP S/4HANA? Jak to dokładnie wygląda w przypadku tak dużej firmy jak Grupa Hirschvogel?

W ramach warsztatów SAP S/4HANA Grupa All for One współpracowała z Hirschvogel nad stworzeniem indywidualnej mapy drogowej. Wysoko wykwalifikowany kierownik projektu był dostępny od samego początku jako kontakt bezpośredni. W pierwszej kolejności przeprowadzono analizę techniczną i architektury IT. W centrum uwagi znalazły się przede wszystkim procesy biznesowe. Na podstawie wyników konsultanci Grupy All for One opracowali indywidualną mapę drogową procesów, której celem było odwzorowanie ich aktualnego stanu oraz zidentyfikowanie możliwości ich usprawnienia w ramach modelowania procesów.

W trakcie analizy poszukiwano odpowiedzi na pytania: Które procesy wymagają uproszczenia? Które luki funkcjonalne zostały zamknięte w poprzednim systemie SAP za pomocą izolowanego programowania oraz podsystemów firm zewnętrznych? I co ważniejsze, czy w SAP S/4HANA są już standardowe funkcje, które pozwolą wypełnić te luki? Podejście All for One do konwersji wykracza daleko poza czysto techniczne zmiany, a także bierze pod uwagę procesy biznesowe, aby wykorzystać potencjał, który w nich drzemie. Słowo kluczowe: Zarządzanie procesami biznesowymi.

Jörg Ringmeir, Global Head of IT, Grupa Hirschvogel

Pomimo że Hirschvogel chciał wykonać konwersję z poprzedniego systemu SAP ERP na SAP S/4HANA tak szybko, jak to możliwe, przywiązywał również dużą wagę do jakości. Aby zapewnić, że ze starego systemu do nowego przeniesione zostaną tylko istotne dane, firma postawiła na selektywny transfer danych.

W tym celu Grupa All for One wykorzystuje platformę transformacji danych CrystalBridge oraz oparte na oprogramowaniu podejście BLUEFIELD firmy SNP. Daje to możliwość wymiany systemu w rekordowym czasie i przy minimalnym czasie przestoju. Wybrane dane są przenoszone do nowego systemu, a pozostałe są pozostawiane w systemie starszym jako archiwum. Dzięki temu projekt może być realizowany szybko i jednocześnie z zachowaniem maksymalnego bezpieczeństwa.

Aby w pełni wykorzystać zalety SAP S/4HANA, planowane są projekty kontynuacyjne. Sama konwersja na SAP S/4HANA jest już dużym krokiem w przyszłość dla dostawcy z branży motoryzacyjnej, ale w ogólnym ujęciu jest to tylko jeden z kilku kamieni milowych. Przykładowo, planowane są projekty w obszarze Przemysłowego Internetu Rzeczy (IIoT) i Smart Factory.

„Kolejnym wielkim celem, jaki sobie stawiamy, jest pełna cyfryzacja produkcji. Realizacja Smart Factory i SAP S/4HANA przebiega równolegle. W przyszłości musimy poradzić sobie z podejmowaniem decyzji niemal w czasie rzeczywistym” – mówi Jörg Ringmeir.

Wyniki

Projekt jest obecnie realizowany. „Wielki wybuch” nastąpi w 2023 r. Uruchomienie nowego systemu ERP odbędzie się jednocześnie w dziesięciu zakładach produkcyjnych na całym świecie.

Ze starego do nowego systemu SAP zostaną przeniesione tylko istotne dane. Hirschvogel pozbywa się w ten sposób starych obciążeń i wspiera globalną harmonizację procesów w różnych lokalizacjach poprzez maksymalne zbliżenie nowego systemu ERP do standardu SAP. W tym celu Hirschvogel ustanowił globalnych i lokalnych właścicieli procesów, w tym zespoły testujące, aby dokładnie zbadać nowe procesy w skali międzynarodowej. Po udanych testach można jednocześnie wdrażać nowe funkcje we wszystkich lokalizacjach bez większych dodatkowych nakładów. Dzięki temu użytkownicy SAP we wszystkich lokalizacjach korzystają z jednolitych procesów i mogą pracować wydajniej.

W nowym systemie SAP S/4HANA gromadzone są wszystkie dane z całej Grupy Hirschvogel: produkcja, utrzymanie ruchu, finanse, HR, zakupy, rozwój produktów i inżynieria – odpowiednie dane są dostępne dla pracowników wszędzie i w każdym momencie. Rozwiązany zostaje problem silosów danych i zwiększa się przejrzystość w firmie.

Wysoka wydajność procesów i szybkie wdrażanie nowych funkcji we wszystkich lokalizacjach w połączeniu z możliwością wykorzystania nowych technologii dzięki SAP S/4HANA, stanowią doskonałą podstawę do zwiększenia siły innowacyjnej.

Dzięki temu Grupa Hirschvogel zostanie nie tylko wyposażona na przyszłość i będzie mogła opanować wyzwania związane z przemysłem motoryzacyjnym 4.0, ale także utrzyma pozycję światowego lidera w dziedzinie formowania stali i aluminium. Ponadto Hirschvogel otwiera się na nowe obszary, aby opanować transformację z silników spalinowych do e-mobilności.

Dzięki elastyczności SAP S/4HANA procesy biznesowe można w każdej chwili dostosować do nowych wymagań. Dzięki temu kierownictwo w każdym momencie ma pełną jasność co do rozwoju sytuacji we wszystkich obszarach działalności i może podjąć działania naprawcze na wczesnym etapie. Konwersja do SAP S/4HANA w 2023 r. stworzy podstawy dla przyszłych innowacji w Grupie Hirschvogel. W planach są kolejne wspólne projekty z Grupą All for One.