Migracja na S/4HANA

Firma SNP już wiele lat temu uznała, że chcąc być wiarygodnym dostawcą rozwiązań i usług konsultingowych SAP, sama także powinna pracować z systemem, który rekomenduje swoim klientom. Konsekwencją tamtej decyzji są kolejne – o migracji firmowego systemu na nowsze wersje.

W sierpniu 2019 r. w Grupie SNP rozpoczęto projekt migracji systemu produkcyjnego SAP we wszystkich jej spółkach i lokalizacjach do SAP S/4HANA. Podobnie jak w przypadku większości projektów realizowanych dla klientów zewnętrznych, obowiązywał napięty harmonogram: zmiana systemu miała nastąpić w ciągu kilku miesięcy.

Celem migracji do S/4HANA było stworzenie w pełni zintegrowanego systemu, obejmującego całą Grupę SNP. Zakres wdrożenia obejmował finanse i kontroling, sprzedaż i dystrybucję, gospodarkę materiałową oraz core biznesu SNP, czyli zarządzanie projektami. System będzie stanowił podstawę do dalszej digitalizacji i standaryzacji procesów biznesowych we wszystkich spółkach grupy, z uwzględnieniem lokalnych wymagań prawnych i specyfiki działalności w poszczególnych spółkach.

Wyzwania

Oprócz zapewnienia zgodności z wymaganiami prawnymi na poziomie regionalnym i globalnym, szczególne wyzwanie projektowe stanowiły wymagania poszczególnych zespołów biznesowych. Obejmowały one konwersję planu kont, harmonizację projektu, specyficzne wymagania raportowe i zmianę kosztów księgowania sprzedaży. Z technicznego punktu widzenia konieczne było zaimplementowanie nowej Księgi Głównej z nową księgowością środków trwałych oraz wprowadzenie kategorii Partnera Biznesowego (zastępującego odrębne kategorie dostawców i odbiorców). Ważnym zadaniem było także wdrożenie nowych technologii, takich jak aplikacje SAP Fiori User Experience.

SNP od 25 lat wspiera firmy na całym świecie w realizacji projektów IT. Dysponujemy specjalistycznym oprogramowaniem i usługami, które pozwalają prowadzić projekty bezpiecznie, szybko i efektywnie kosztowo. Przyszedł czas, by platformę transformacji cyfrowej CrystalBridge oraz podejście BLUEFIELD zastosować na własnym podwórku.

Migracja z CrystalBridge

Platformę CrystalBridge można wykorzystać w wielu scenariuszach transformacji biznesu, w tym także w migracji do S/4HANA. Zgodnie z dedykowanym dla tego typu projektów scenariuszem CrystalBridge, w pierwszym kroku wykonaliśmy całościową analizę procesów, wolumenów danych, konfiguracji i struktur systemowych. W tym celu wykorzystaliśmy moduł Analysis CrystalBridge. To pozwoliło zidentyfikować obszary wymagające harmonizacji i przygotować optymalny scenariusz transformacji.

W kolejnym kroku wykorzystaliśmy moduł Shell CrystalBridge do utworzenia nowego systemu docelowego. W podejściu BLUEFIELD dane z aplikacji nie są kopiowane, dopóki nie zostanie określone, które powinny zostać skopiowane, a które nie będą przydatne w nowym systemie. To pozwala uniknąć długotrwałego czyszczenia danych w kopii systemu, co oszczędza czas i zmniejsza wymagania odnośnie do potrzebnej przestrzeni dyskowej.

W utworzonym pustym wzorcu systemu (empty shell) zdefiniowaliśmy nowy plan kont i wprowadziliśmy wszystkie wymagane zmiany procesów.

Mając gotową powłokę nowego systemu, przeprowadziliśmy migrację danych, wykorzystując moduł Transformation, który steruje migracją danych i wykonuje ją zgodnie ze wstępnie zdefiniowanymi regułami. Dane zostały precyzyjnie i spójnie skopiowane z systemu źródłowego i przeniesione do nowego systemu docelowego.

Dodatkowo wykorzystaliśmy moduł Interface Discovery CrystalBridge, by przeanalizować i udokumentować struktury interfejsów. To rozwiązanie zapewniło nam przejrzystość komunikacji S/4HANA z innymi funkcjonującymi w Grupie SNP rozwiązaniami i aplikacjami. Dzięki temu mamy bieżący dostęp do wiedzy, gdzie i w jaki sposób uzyskiwany jest dostęp do systemów, i w razie potrzeby możemy podjąć stosowne działania.

Wreszcie, po dwóch szeroko zakrojonych sesjach testów masowych system został uruchomiony w jeden styczniowy weekend 2020 r., przy minimalnym przestoju (near-zero downtime).

W projekcie wykorzystano unikalne podejście BLUEFIELD wypracowane przez SNP, które umożliwia uruchomienie S/4HANA z nowymi funkcjami, wraz z dostępnością danych historycznych, przy minimalnym czasem przestoju dla biznesu (near zero downtime). Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu  platformy SNP CrystalBridge, automatyzującej czynności migracyjne. Pracowano według sprawdzonej metodyki projektowej, zakładającej podział projektu na fazy analizy, projektowania, wdrożenia, testów i uruchomienia.

Do sukcesu projektu w tak krótkich ramach czasowych przyczyniła się także ścisła współpraca między działem IT, działami biznesowymi firmy i zespołem projektowym. W tym niełatwym projekcie, w którym SNP występowało w podwójnej roli klienta i usługodawcy, udział wzięło około 100 pracowników z 17 krajów na pięciu kontynentach.

W efekcie migracji do S/4HANA Grupa SNP zyskała w pełni zintegrowany system, który pozwala na konsolidację, standaryzację i optymalizację procesów biznesowych we wszystkich spółkach grupy. Nowa platforma daje duże możliwości skalowania biznesu w odpowiedzi na oczekiwania rynku, a także naszych klientów i partnerów.

Jako firma konsultingowa po stronie korzyści możemy zapisać także poszerzenie wiedzy w zakresie procesów i technologii w obszarze S/4HANA. Co więcej, z migracji można wyciągnąć cenne wnioski dla codziennej działalności operacyjnej SNP: dzięki projektowi wewnętrznemu firma zyskała nowe doświadczenia w zdalnej realizacji złożonych przedsięwzięć, angażujących wiele stron. Umiejętność organizacji i przeprowadzenia transformacji SAP od początku do końca w sposób zdalny jest szczególnie ważna w czasach pandemii, jednak dla firm działających na całym świecie będzie ważna znacznie dłużej niż kryzys 2020 roku.

Krzysztof Siwiec, Dyrektor Digital Transformation Center, All for One Poland

Nowe finanse i kontroling

Najważniejszą zmianą w księgowości wynikającą z przejścia na S/4HANA była implementacja nowej kategorii centralnych partnerów biznesowych, co pozwoliło ujednolicić do jednej transakcji obsługę danych podstawowych dostawców i odbiorców.

Kolejne nowości to automatyczny podział przy księgowaniu dokumentu na różne obiekty dekretacji (document splitting), oraz prowadzenie ksiąg według lokalnych zasad rachunkowości i zasad grupowych – możliwość księgowania i raportowania w kilku księgach (lokalnej, podatkowej, grupowej). Platforma bazodanowa SAP HANA znacznie przyspiesza wywoływanie raportów, np. generowanie dziennika dokumentów.

Rozbudowane w nowym rozwiązaniu narzędzia kontrolingowe pozwoliły zoptymalizować dopasowanie poszczególnych spółek SNP do korporacyjnego modelu raportowania.

Barbara Gryglik, Główna Księgowa, Kierownik Zespołu Finanse i Księgowość, All for One Poland

 Zarządzanie projektami i usługami

Dla firmy, która przychód czerpie ze sprzedaży oprogramowania, realizacji projektów i świadczenia usług IT w oparciu o długoterminowe kontrakty z klientami, kluczowym obszarem systemu są narzędzia Project System wspierające zarządzanie projektami.

Centralną funkcją tego obszaru jest rejestracja projektów i usług stałych. Utworzony w ten sposób katalog prac (aktualnie prowadzonych i zakończonych) stanowi kompletne źródło danych o współpracy z klientami na poziomie pojedynczej spółki oraz dla całej grupy.

Zarządzanie budżetem projektu to kolejne istotne narzędzie, które pozwala kierownikom projektów na bieżący wgląd w postępy prac w poszczególnych fazach projektu, kontrolę finansową i ocenę rentowności przedsięwzięcia.

Funkcje rejestracji i rozliczania prac projektowych wspierają rozliczenia wewnętrzne i zewnętrzne (fakturowania poszczególnych faz projektu lub okresów rozliczeniowych dla usług abonamentowych). Monitorowanie zaangażowania w prace projektowe jest ponadto pomocne przy kontroli stanu realizacji prac. Funkcja ta pozwala wyłapać ewentualne opóźnienia i planować odpowiednie działania (np. poprzez aktualizację harmonogramu prac angażujących zespoły projektowe po stronie SNP i klienta).

Narzędzia do rozliczeń z klientami są w SNP wykorzystywane zarówno do rozliczania usług projektowych, jak i stałych, typu Managed Services (np. usługi SNP Managed Cloud czy serwisu aplikacyjnego SAP).

W spółce działającej globalnie ważną funkcją jest także obsługa i wewnętrzne rozliczanie projektów realizowanych przy zaangażowaniu kilku spółek grupy (inter-company). Dzięki wykorzystaniu wspólnego rozwiązania możliwe jest ujednolicenie tych procesów między różnymi oddziałami i uproszczenie rozliczeń, np. przy wykorzystaniu wspólnej bazy klientów czy konsultantów wspierających klientów.

Zarządzanie jedną pulą zasobów ma także dodatkowe zalety – przekładające się na możliwość lepszego obsłużenia klientów firmy. Wdrożone rozwiązanie pozwala planować alokację pracowników z poszczególnych krajów i zespołów, czy też łatwo identyfikować na poziomie globalnym osoby z wymaganymi kompetencjami do poszczególnych projektów. System czuwa też nad odpowiednim obciążeniem pracowników, wspierając monitorowanie liczby dni projektowych w okresie rozliczeniowym, rezerwację czasu na prace wewnętrzne, szkolenia czy zadania administracyjne.

Prowadzona w systemie baza kompetencji jest nieocenionym źródłem informacji przy planowaniu nowych projektów. Już na etapie ofertowania kierownik projektu jest w stanie dokonać przeglądu doświadczeń firmy w wybranym zakresie. Na tej podstawie może także wstępnie zaplanować skład zespołu projektowego oraz dokonać wyceny prac (np. w zależności od tego, czy kompetencje są dostępne w SNP Poland, czy będzie konieczność zaangażowania konsultanta z innej spółki grupy).

Michał Kunze, Dyrektor ds. Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego oraz Działu Rozwoju Oprogramowania, All for One Poland

Near zero downtime

Migracja na S/4HANA z jednoczesnym czyszczeniem danych i harmonizacją systemu oraz automatyzacja dużej części prac dzięki narzędziom CrystalBridge umożliwiły wdrożenie nowego systemu w krótkim czasie – po trwającym zaledwie pięć miesięcy projekcie. Restrykcyjna selekcja danych i migracja tylko niezbędnych do gotowej powłoki systemu pozwoliły na ograniczenie czasu niedostępności systemu dla biznesu do zaledwie weekendu (near zero downtime).

W pełni zintegrowany system, wypracowane w projekcie globalne standardy działania oraz uzyskane narzędzia, szczególnie do zarządzania i rozliczania projektów, jeszcze lepiej przygotowują SNP do fali migracji, jakiej w kolejnych latach spodziewamy się u naszych klientów. Termin zakończenia wsparcia starych wersji systemu firma SAP wyznaczyła na 2027 r., a szacunki mówią o nawet o 50 tys. firm, które stoją przed wyzwaniem migracji.

Przykład SNP pokazuje, że droga do wypracowania spójnej i nowoczesnej platformy do zarządzania biznesem może być krótka, z ograniczonym zaangażowaniem własnym (wysoki stopień automatyzacji) i przy minimalnym czasie przestoju biznesu (ograniczonym do kilku, kilkunastu godzin).