Nowe media, nowy system, nowe możliwości

Dlaczego SAP w mediach?

W Grupie Onet korzystamy z systemów dziedzinowych, z których najważniejsze to systemy wspomagające sprzedaż i publikację reklamy, czyli czynności związane z obsługą naszego podstawowego biznesu. Wybierając system ERP, poszukiwaliśmy narzędzia, które zapewni nam zintegrowane zarządzanie procesami w firmie i ich optymalizację.

Zdecydowaliśmy się na system SAP z kilku powodów. SAP jest z powodzeniem wykorzystywany w firmach o podobnym do naszego profilu działalności. Ważna była też rekomendacja osób, które wcześniej poznały system, pracowały z nim i potrafiły nam wskazać istotne zalety rozwiązania.

Zasadnicze znaczenie miał dla nas fakt, iż spółki z naszej grupy kapitałowej już od kilku lat korzystają z SAP-owskiego rozwiązania do konsolidacji wyników finansowych. Po analizie potrzeb Onetu oraz kontekstu sprawozdawczości na poziomie korporacyjnym doszliśmy do wniosku, że SAP będzie najlepszym wyborem.

Za SAP przemawiały też inne argumenty. Naszym wymogiem było, by system, spinający podstawowe funkcje finansowe, dawał się łatwo integrować z innymi aplikacjami, które wykorzystujemy w działalności operacyjnej, i zapewniał oczekiwaną wydajność związaną z gromadzeniem i przetwarzaniem ogromnej liczby informacji.

Zdajemy sobie sprawę, że udoskonalanie systemów biznesowych to proces ciągły. Dlatego oprócz aspektów technicznych, związanych z funkcjonowaniem systemu, braliśmy także pod uwagę dostępność na rynku odpowiednich kompetencji, tak by w każdej chwili móc rozwijać i dostosowywać rozwiązanie do zmieniających się potrzeb. Już teraz, krótko po starcie systemu SAP ERP, przystępujemy do kolejnego etapu – wdrożenia hurtowni danych SAP BW. Jako dyrektor finansowy właśnie z narzędziami Business Intelligence wiążę największe oczekiwania. Mam na myśli przede wszystkim zdecydowaną poprawę jakości raportowania zarządczego i dostępu do kluczowych danych praktycznie online. Obecnie musimy się zadowalać w dużej mierze raportowaniem okresowym. Jestem przekonana, że hurtownia danych zdecydowanie zmieni te perspektywy czasowe i zaspokoi nasze oczekiwania związane z warstwą raportową.

To, co już obecnie mogę stwierdzić, to że SAP wprowadził dużą zmianę w pracy operacyjnej działów finansowych. Nastąpiło znaczne uproszczenie i przede wszystkim standaryzacja procesów biznesowych. Mam pewność, że dane, na podstawie których podejmuję decyzje, pochodzą z jednego, wiarygodnego i aktualnego źródła. Informacje finansowe są dostępne na żądanie, powiązane we właściwy sposób. System jest wydajny, co pozwala gromadzić w jednym miejscu wiele informacji z różnych źródeł. To z kolei pozwala nam szybciej i sprawniej przygotowywać analizy o szerszym przekroju i docierać do danych z wielu poziomów.

W ostatecznym rozrachunku osiągamy większą sprawność w warstwie operacyjnej i co za tym idzie – optymalizację kosztów.

Renata Morlewska-Sipior, Dyrektor Finansowy, Grupa Onet.pl

Kontroling w mediach – bez gotowego przepisu

Działalność Onetu jest nakierowana na dwie grupy odbiorców – klientów, czyli głównie reklamodawców, oraz internautów, czyli użytkowników naszych serwisów. To cecha charakterystyczna dla firm działających w branży medialnej. Z tego wynika konieczność patrzenia na te same informacje z dwóch różnych perspektyw, w różnych przekrojach.

W odniesieniu do klientów skupiamy się na analizach rentowności naszych produktów reklamowych, grup klientów czy kanałów sprzedaży. Jeśli chodzi o stronę portalową, to w orbicie zainteresowania kontrolingu jest rentowność serwisów internetowych Onetu czy też innych usług skierowanych do użytkowników. Wykonujemy analizy naszej pozycji rynkowej, porównujemy się do konkurencji, obserwujemy wydatki reklamowe klientów. Realizujemy także analizy budżetowe, bieżące prognozowanie, planowanie, analizy odchyleń wykonania budżetu etc. Z takim wielokierunkowym rozumieniem analityki wiąże się więc konieczność gromadzenia bardzo dużej liczby danych o klientach, o naszych usługach, o produktach reklamowych, a także potrzeba opatrywania tych danych wieloma dodatkowymi cechami kontrolingowymi i atrybutami, które umożliwiają wielowymiarowe analizy.

Rynek reklamy jest bardzo zmienny. Musimy go uważnie obserwować i szybko reagować na trendy pojawiające się „nowinki”, oczekiwana klientów, wykorzystywać najnowsze technologie. Także gusta internautów się zmieniają, dlatego produkty dla użytkowników również muszą być przez cały czas dostosowywane do nowych trendów i rozwiązań technologicznych.

Zmieniają się także oczekiwania menedżerów co do informacji, jakich im dostarczamy. Pojawiają się nowe perspektywy raportowe, inne punkty widzenia. Gdy tworzyliśmy kontroling w Onecie, nie było dla firm z branży „nowych mediów” gotowych wzorców, jak analizować rentowność, jakie podejście kontrolingowe zastosować. Sami musieliśmy wypracować reguły, jak najlepiej wycenić usługę, jak dokonać odpowiedniej alokacji kosztów i przychodów. Dopracowaliśmy się kompletnego i spójnego podejścia kontrolingowego. Kolejnym wyzwaniem było zaimplementowanie narzędzi, które obsłużą to podejście.

Do niedawna korzystaliśmy w kontrolingu z narzędzi w dużej mierze własnego autorstwa, dostosowanych do naszych specyficznych potrzeb informacyjnych i raportowych. Obecnie mamy narzędzie będące częścią większego standardu, jakim jest system SAP ERP, które będziemy mogli rozwijać. Nasze oczekiwania związane z funkcjonalnościami SAP są bardzo wysokie i muszę przyznać, że w trakcie prac koncepcyjnych konieczne były pewne kompromisy z naszej strony, gdyż logika systemu nie zawsze przystaje do oczekiwań klienta, zwłaszcza jeśli chodzi o tak szeroki kontekst informacji, jakiego oczekujemy. Z drugiej strony jednym z oczekiwań wobec systemu SAP było wprowadzenie większej dyscypliny, jeśli chodzi o utrzymanie wdrożonych procedur i zdefiniowanych procesów. Przy tak dużej zmienności potrzeb raportowych potrzebujemy narzędzia, które narzuci nam pewne ramy i dobre praktyki.

Korzystamy z dość zaawansowanych systemów ewidencyjnych, monitorujących i analizujących oglądalność, parametry operacyjne oraz wyświetlanie reklam w serwisach. Następnie dane te poprzez interfejsy trafiają do SAP, gdzie możemy analizować rentowność, liczyć przychody i koszty dla poszczególnych linii biznesowych. SAP pozwala nam na bardzo szczegółową i precyzyjną alokację wszystkich kosztów, dzięki czemu możemy analizować wynik spółki w podziale na serwisy i świadczone usługi.

Narzędzia kontrolingowe SAP, z których obecnie korzystamy, to wydajna platforma transakcyjno-ewidencyjna. Pełnego wykorzystania potencjału informacji dostępnych w systemie spodziewamy się po drugim etapie wdrożenia, w którym narzędzia SAP CO zostaną rozbudowane i uruchomimy hurtownię danych SAP BW. Spodziewamy się, że hurtownia umożliwi nam gromadzenie danych z różnych źródeł, zestawianie ich ze sobą i uzyskiwanie zbiorczych, przekrojowych analiz. Oczekujemy pogłębionych analiz rentowności. W planach mamy także wykorzystanie posiadanych rozwiązań, takich jak platforma raportowa SAP BusinessObjects, do prezentacji tych danych dla szerszego grona odbiorców.

Paweł Wojciechowski, Zastępca Dyrektora Finansowego, lider zespołu roboczego SAP CO, Grupa Onet.pl

SAP w księgowości. Rozwój „z automatu”

Nowy system finansowo-księgowy to duża zmiana w życiu działu księgowości. Z jednej strony nowe narzędzie udostępnia nam nowe możliwości, daje łatwy dostęp do informacji i danych źródłowych, automatyzuje wiele procesów, z drugiej strony zmiana wymaga od nas porzucenia utartych ścieżek i przyjęcia nowych metod pracy. Mam tu na myśli nie tylko wygląd i nawigację w systemie, ale też zmianę jego logiki, a czasami konieczność skorygowania przebiegu procesów biznesowych.

Poprzedni system po wielu latach rozwoju i pracy z nim był dobrze dostosowany do wymagań naszej księgowości, nie dawał jednak możliwości szerszego wykorzystania informacji finansowych, np. na potrzeby kontrolingu. Z kolei dla nas dużym utrudnieniem był brak łatwego dostępu do danych z innych obszarów. SAP, jako system zintegrowany, daje możliwość dostępu do danych źródłowych z różnych obszarów, np. z poziomu FI możemy mieć wgląd w dokumenty sprzedaży, zamówienia, umowy ramowe, co np. przy księgowaniu faktur pozwala sprawdzić kwoty z zamówieniem lub umową. Zmienił się dotychczasowy podział zadań. Zgodnie z logiką SAP to księgowość wprowadza do systemu elementy kontrolingowe, np. MPK, nr zlecenia kontrolingowego, element PSP, czy obszar funkcjonalny. To oczywiście dla nas oznacza więcej pracy i wydłuża proces ewidencji w księgowości, ale z kolei umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów kontrolingowych.

Wdrożenie SAP przyspieszyło natomiast księgowanie dokumentów z wielokrotną dekretacją, które za pomocą pliku LSMW wprowadzane są do SAP i księgowane w jednej operacji. To duże ułatwienie, bowiem w naszej praktyce księgowej mamy do czynienia z dokumentami miewającymi nawet po kilkaset pozycji. Pliki te zostały przygotowane na nasze potrzeby przez konsultantów BCC. Wykorzystujemy je także przy księgowaniu rezerw. Integracja SAP z systemem do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia automatyczne zaczytywanie nagłówków i kwot brutto z faktur zakupowych, co znacznie zmniejsza ryzyko błędów.

Za duży sukces uważam stworzenie mechanizmu do automatycznego rozliczania w czasie przychodów z usług przedpłacanych. Międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej zobowiązują nas do rozpoznawania tego rodzaju przychodu równolegle do okresu świadczenia usługi. Mechanizm zrealizowany w SAP pozwala nam na prawidłowe rozpoznawanie przychodów w czasie, bez potrzeby dodatkowych obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych.

Inną dużą zmianą na plus jest automatyczne rozliczanie zarówno zapłat, jak i wpływów od kontrahentów przy księgowaniu wyciągów bankowych. To duża zmiana w porównaniu z poprzednim systemem, w którym rozliczały się jedynie zapłaty. Jeśli księgowanie następuje w walutach obcych, kursy walut podpowiadają się automatycznie (pod warunkiem wprowadzenia ich do tabeli kursów). System umożliwia stosowanie kursu waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Pewną trudność stanowi jednak fakt, że przy księgowaniu wyciągów bankowych w walutach obcych SAP nie daje możliwości zastosowania metody FIFO, którą wykorzystujemy w ewidencji rachunków walutowych.

SAP wprowadza także pewne usprawnienia w rozliczeniach podatków. I tak mamy możliwość automatycznego pomniejszenia kwoty przelewu dla kontrahenta zagranicznego o podatek u źródła, czy też ewidencjonowania VAT niepodlegającego odliczeniu, wynikającego ze wskaźnika proporcji sprzedaży zwolnionej do opodatkowanej, już na etapie księgowania poszczególnych dokumentów.

Jako firma świadcząca usługi reklamowe, w tym także reklamę niskoprocentowych napojów alkoholowych, mamy obowiązek odprowadzenia tzw. podatku piwnego – czyli specjalnej opłaty od reklamy alkoholu. SAP umożliwia automatyczne księgowanie tego podatku przy księgowaniu faktur sprzedażowych. Takiej możliwości nie mieliśmy w poprzednim systemie, należało ręcznie wyciągać tę informację, kierując się zawartością dokumentu faktury, co było dość kłopotliwe.

System ułatwia także kontrolę nad rozrachunkami wynikającymi z umów ramowych. W SAP MM na bieżąco monitorujemy stopień wykonania takiej umowy i otrzymujemy powiadomienie w przypadku przekroczenia jej parametrów, np. wartości umowy.

Bardzo istotna była integracja SAP z eksploatowaną w Onet aplikacją do zarządzania majątkiem firmy. To pozwoliło na zautomatyzowanie procesu tworzenia kartotek środków trwałych znajdujących się w grupie maszyn i urządzeń. Podstawową korzyścią jest znaczne skrócenie procesu obliczenia amortyzacji. Poprzednio przy dużej liczbie środków trwałych w Grupie Onet obliczanie trwało ponad 3,5 godziny. Obecnie system potrzebuje na to do dwóch minut. Okresowo przeprowadzana jest także automatyczna aktualizacja lokalizacji środków trwałych oraz MPK, co pozwala na prawidłowe przypisanie kosztów amortyzacji i zmniejsza ryzyko błędów.

Ponadto SAP daje nam możliwość wydzielenia marży zawartej w środkach trwałych i wartościach niematerialnych i prawnych zakupionych od spółek zależnych jako podskładnika, co pozwala uzyskać dane do korekt konsolidacyjnych.

Jako spółka należąca do Grupy TVN jesteśmy zobowiązani co miesiąc do sporządzania skonsolidowanego sprawozdania finansowego, czyli bilansu oraz rachunku zysków i strat Grupy Onet.pl w celu raportowania wyników finansowych spółki do właściciela. To specyficzny raport, w ściśle zdefiniowanym układzie. Podczas wdrożenia BCC przygotowało na nasze potrzeby dedykowane mechanizmy i raporty, które umożliwiają przygotowanie raportów konsolidacyjnych w formacie akceptowanym przez aplikację właściciela praktycznie w kilka minut. Ta możliwość jego szybkiego wygenerowania stanowi dla nas bardzo duże ułatwienie.

Dzięki tym wszystkim zmianom i automatyzacjom rola księgowej w naszej organizacji również uległa modyfikacji – główny akcent z wprowadzania danych do systemu finansowo-księgowego został przesunięty w kierunku kontroli poprawności danych zgromadzonych w systemie. To znacząca zmiana w stosunku do sytuacji sprzed wdrożenia i szansa rozwoju dla pracowników mojego działu.

Barbara Ćmak, Główna Księgowa, lider zespołu roboczego SAP FI, Grupa Onet.pl

Przemyślane zakupy

Jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia systemu SAP zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Optymalizacja procesu akceptacji faktur w obszarze zakupów dla IT, jaką osiągnęliśmy w krótkim czasie, utwierdziła nas w przekonaniu, by, tworząc koncepcję rozwiązania SAP, jako jedno z ważniejszych założeń przyjąć integrację systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz SAP w zakresie zobowiązań kosztowych.

Jako firma usługowa nie mamy rozbudowanych procesów zakupowych, nie funkcjonuje też w naszych strukturach scentralizowany dział zakupów. A zatem na początku prac nad koncepcją wdrożenia SAP MM należało zidentyfikować wszystkie obszary zakupowe, działające w różnych działach firmy. Oprócz zakupów w obszarze IT, czyli komputerów oraz wyposażenia technicznego serwerowni, mamy także zakupy administracyjne, marketingowe, zakup treści do portalu czy usług outsourcingowych.

Przy tak zróżnicowanym koszyku jak największe ujednolicenie procesów zakupowych i uzgodnienie listy wymagań funkcjonalnych dla SAP MM było nie lada wyzwaniem. Obsługę akceptacji procesu zakupowego zrealizowaliśmy równolegle z wdrożeniem systemu SAP w oparciu o działający w Onecie system elektronicznego obiegu dokumentów. Jako pierwsze rozwiązaniem zostały objęte zakupy dla IT – system wystartował 1 stycznia 2011 r. Wypracowane rozwiązanie systematyzuje procesy zakupowe w całej spółce i stanowi narzędzie kontroli kosztowej nad zakupami. W kolejce czekają pozostałe obszary zakupowe, nad uruchomieniem których obecnie pracujemy.

Obecnie złożenie zapotrzebowania i akceptacja zakupów odbywa się w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Następnie zaakceptowane zapotrzebowanie trafia do SAP. W referencji do tego dokumentu rejestrowana jest faktura od dostawcy, oczywiście rozliczana w SAP. Każdego miesiąca do Grupy Onet trafia ponad tysiąc faktur zakupowych. Obowiązkiem pracowników kancelarii jest ich zarejestrowanie w systemie obiegu dokumentów i skierowanie do odpowiednich osób merytorycznych i akceptantów. Oryginalny dokument w formie papierowej trafia bezpośrednio do księgowości, zaś dokument w postaci elektronicznej po zaakceptowaniu przez wszystkie wymagane osoby poprzez interfejs trafia – w zależności od rodzaju – do SAP FI lub SAP MM.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumenty nie giną pod stosami papierów na biurkach akceptantów, co czasami zdarzało się w tradycyjnym obiegu opartym na przekazywaniu dokumentu „z rąk do rąk”. Obecnie w każdym momencie możemy odnaleźć wybrany dokument w systemie i sprawdzić jego status. Integracja obu systemów zapewniła obustronną wymianę danych, w ten sposób raz zapisane informacje są wielokrotnie wykorzystywane.

Powiązanie faktur zakupowych wynikających z zamówień z dokumentami zamówień pozwoliło nam wprowadzić zasadę jednokrotnej akceptacji – faktura w referencji do zaakceptowanego zamówienia nie wymaga już kolejnej akceptacji, a jedynie weryfikacji przez osobę merytoryczną. To skraca ścieżkę obiegu dokumentów i oszczędza nam sporo czasu.

Cały proces – od zamówienia do przyjęcia faktury – przebiega w sposób zunifikowany. Pracownicy odpowiedzialni za zakupy lub bezpośrednie kontakty z kontrahentami zyskali większą samodzielność – w każdej chwili mogą sprawdzić, na jakim etapie jest proces akceptacji, lub sprawdzić, czy do danego zamówienia przyszła już faktura, bez angażowania pracowników z działu księgowości.

Z wieloma klientami współpracujemy na podstawie długoterminowych umów ramowych i zamówień, dlatego też zdecydowaliśmy się większość faktur księgować w narzędziach MM, a nie bezpośrednio FI. Konsekwencją tej decyzji była konieczność stworzenia narzędzia do automatycznej dekretacji wielokrotnej dla faktur zakupowych w SAP MM. Obecnie wielopozycyjne faktury, liczące nawet po tysiąc pozycji, są księgowane w ciągu kilku sekund.

W SAP MM zarządzamy także magazynem materiałów marketingowych i promocyjnych. Nie jest to duży magazyn, ale z uwagi na to, że panuje tam spory ruch – mamy dużo wydań na konkursy i działania promocyjne – chcieliśmy także ten obszar mieć pod kontrolą.

Narzędzia SAP MM stanowią dla nas „wirtualny dział zakupów” – w jednym miejscu mamy informację i kontrolę nad wszystkimi rodzajami zakupów – od serwerów, usług outsourcingowych, po materiały biurowe. Najważniejsze korzyści z integracji SAP MM z systemem elektronicznego obiegu dokumentów to większa kontrola nad dokumentami, skrócenie ścieżki akceptacji oraz wspólna baza wiedzy o zakupach i optymalizacja procesów zakupowych w Grupie Onet.

Paulina Jarosz, Kierownik Projektów, lider zespołu roboczego SAP MM, Grupa Onet.pl

Po co Product Manager w projekcje SAP

Planując projekt wdrożenia SAP w Grupie Onet, od początku wiedzieliśmy, że będzie to duże wyzwanie zarówno pod względem wprowadzanych zmian biznesowych, jak i organizacyjnym. Zadanie było tym trudniejsze, że projekt został zaplanowany w napiętym harmonogramie czasowym.

Do zespołów projektowych zostały powołane osoby o dużych kompetencjach w poszczególnych obszarach i dobrze znające firmę. By jednak dodatkowo wesprzeć merytorycznie uczestników projektu, zwłaszcza na styku różnych zakresów funkcjonalnych, podjęliśmy decyzję o stworzeniu roli Product Managera SAP w projekcie. Zadania Product Managera zostały jasno zdefiniowanie: jako opiekun merytoryczny wdrożenia odpowiadał przede wszystkim za efektywność biznesową procesów realizowanych w SAP oraz spójność pomiędzy obszarami funkcjonalnymi systemu i systemów dziedzinowych.

Na początku moim zadaniem było określenie wymagań funkcjonalnych poprzez wywiady z przyszłymi użytkownikami kluczowymi i uzgodnienie wspólnych oczekiwań wobec systemu. Później, na etapie realizacji, najważniejsze było dopilnowanie, aby ta wspólnie wypracowana wizja została zaimplementowana, tworząc wartość dodaną z wdrożenia.

Przy tworzeniu koncepcji rozwiązania należało uwzględnić już funkcjonujące w Onecie systemy dziedzinowe i ustalić spójne zasady przepływu informacji między nimi i SAP. Planując mapę procesów w SAP, mieliśmy na uwadze ich przebieg np. w systemie do elektronicznego obiegu dokumentów, jak i to, jak procesy przebiegają w systemach sprzedażowych. Także integracja międzymodułowa w SAP to szeroki zakres zagadnień. Wiąże się między innymi z koniecznością zdefiniowania w systemie elementów nadrzędnych, takich jak struktury organizacyjne, zakres danych podstawowych, z których korzystają różne moduły, oraz koncepcja uprawnień użytkowników. Prawidłowa integracja to także efektywny i wewnętrznie spójny przepływ informacji pomiędzy modułami – począwszy od dat zdarzeń gospodarczych, wartości finansowych aż po cechy kontrolingowe.

Choć zakres zmian wprowadzonych w procesach biznesowych był dość znaczny, większość była podyktowana ich porządkowaniem i uspójnianiem. Nie chcieliśmy wprowadzać rewolucji w naszym działaniu, a jedynie zyskać narzędzie, które pozwoli nam jako firmie pracować lepiej.

Podstawowym założeniem projektu wdrożenia było to, by informacja w systemie powstawała w sposób efektywny, z wykorzystaniem już zgromadzonych w innych aplikacjach zasobów danych i automatów dostępnych w SAP. Z perspektywy operacyjnej automatyzacja wielu procesów oraz zoptymalizowanie sposobu pozyskiwania informacji stanowi dużą wartość dodaną wdrożenia.

Monika Jankowicz, Manager ds. Projektów Inwestycyjnych; Product Manager SAP, Grupa Onet.pl

Need for speed: najważniejsza integracja i dobra organizacja

Onet to dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo o dużych potrzebach informatycznych. Choć większości osób kojarzy się z mediami, to jesteśmy też dużą firmą technologiczną. Zatrudnienie w departamencie IT sięga 250 osób, które dbają o stabilną pracę i rozwój ponad 200 serwisów i wortali tematycznych, posadowionych na ponad 2000 aktywnych urządzeń w dwóch nowoczesnych centrach danych.

IT Onetu zarządza również bogatym portfolio systemów informatycznych, wspierających pracę przedsiębiorstwa w szeroko rozumianym obszarze backoffice. W związku ze wzrostem skali firmy liczby te stale rosną.

Dotychczas eksploatowane w Onecie systemy informatyczne w obszarze backoffice wspierały poszczególne, wydzielone obszary biznesowe, działając na zasadzie „wysp”. Współpraca między tymi systemami w dużej mierze odbywała się dzięki pracy ręcznej operatorów, zaś komunikacja i wymiana danych między systemami realizowana była na niewielką skalę i na ogół w tych obszarach, w których ich brak najbardziej dawał się odczuć ze względu na wydajność procesów biznesowych bądź duże ryzyko błędów operatora.

Onet kilka lat temu zaczął działania w kierunku reorganizacji procesów biznesowych i łączenia ich w łańcuchy, przy wykorzystaniu najnowszych dostępnych technologii i dobrych praktyk w zakresie Business Intelligence. Przykładem jest choćby niedawne wdrożenie platformy raportowej SAP BusinessObjects, która od 2009 r. wspiera zarówno pracowników operacyjnych, jak i menedżerów średniego i wyższego szczebla Onetu w codziennej pracy.

Decyzja o wdrożeniu SAP w Grupie Onet była jednoznaczna ze zgodą Zarządu na taką reorganizację procesów biznesowych, aby te procesy działały optymalnie i maksymalnie wykorzystały dane zgromadzone w istniejących systemach, w szczególności wyeliminowały konieczność „przepisywania danych” z systemu A do systemu B.

Z perspektywy zarządzania projektem zatem niewątpliwie duże wyzwanie stanowiło modelowanie od podstaw procesów wewnętrznych w Onet i integracja systemu SAP ERP z obecnie eksploatowanymi w Grupie Onet systemami informatycznymi. Modelowaniem procesów biznesowych pod kierunkiem Project Managera i moim zajął się zespół projektowy po stronie Onet jeszcze przed oficjalnym startem projektu wdrożenia SAP. Dzięki tej pracy powstała również koncepcja automatyzacji w zakresie systemów informatycznych.

Wspólnie z konsultantami BCC (aktualnie All for One Poland) zaprojektowaliśmy i wykonaliśmy kilkanaście interfejsów pomiędzy systemem SAP i systemami dziedzinowymi. Z perspektywy biznesu nasze najważniejsze systemy dziedzinowe to systemy wspomagające sprzedaż zarówno B2B jak i B2C, dostosowane do specyfiki rynku internetowego i sprzedawanych produktów i usług.

Dzięki wykorzystaniu SAP NetWeaver Process Integration (SAP PI) jako platformy komunikacyjnej między systemami dziedzinowymi a SAP ERP w obszarze sprzedaży praktycznie w 100% została zautomatyzowana wymiana informacji o klientach, zleceniach sprzedaży, kontraktach i fakturach. Nie mniej istotna jest integracja systemów informatycznych w obszarze zarządzania relacjami z dostawcami: dzięki automatyzacji komunikacji pomiędzy eksploatowanym w Onecie systemem elektronicznego obiegu dokumentów (ESOD) z SAP FI oraz SAP MM przyspieszyliśmy proces akceptacji obsługi zamówień oraz proces księgowania zobowiązań.

Integracja z systemem kadrowym w zakresie wymiany danych o pracownikach i ich wynagrodzeniach oraz automatyzacja komunikacji z bankami, w których Onet posiada rachunki pieniężne, pozwoliła znacząco usprawnić pracę Działu Księgowości oraz zmniejszyć liczbę błędów mogących powstać w wyniku pomyłki operatora wprowadzającego dane do systemu. To wszystko będzie stanowić bazę do dalszych działań: w najbliższym czasie Onet planuje uruchomić hurtownię danych SAP, która będzie wspierać działające już w Onecie systemy z obszaru Business Intelligence.

Zważywszy złożoność tematu oraz konieczność dostosowania istniejących lub zbudowania nowych interfejsów programistycznych do komunikacji z SAP również po stronie systemów informatycznych Onetu, projekt zdecydowanie nie należał do typowych wdrożeń SAP. Jeśli dodamy do tego konieczność sprawdzenia tej automatyzacji – tak pod kątem merytorycznym, jak i wydajnościowym – oraz napięty harmonogram całego projektu, powstaje jedyne w swoim rodzaju wyzwanie dla kierownika projektu.

Wyzwanie, w którym do sukcesu, oprócz przemyślanej koncepcji merytorycznej i sprawnych konsultantów firmy wdrożeniowej, konieczne są zaangażowane zasoby klienta zarówno ze strony IT, jak i ze strony biznesu, oraz niesamowita precyzja i koordynacja działań. Pół roku to termin szalenie ambitny, w którym nie ma czasu na pomyłki i bylejakość.

Tym bardziej cieszy fakt, że dzięki ogromnemu zaangażowaniu i wysiłkowi całego zespołu projektowego udało się uruchomić bardziej efektywne procesy biznesowe i przygotować działający system, który będzie stanowić podstawę do działania firmy na kolejne lata. Przy okazji udało się również przełamać kolejny SAP-owy mit: że wdrożenie „od zera” systemu SAP w dużej, złożonej organizacji w pół roku jest niemożliwe. Nam się to udało. To piękny prezent na 15. urodziny firmy.

Anna Prokop, Manager Projektów, kierownik projektu SAP, Grupa Onet.pl