Kody kreskowe i transakcje terminalowe w SAP

Wchodząc w XXI wiek, zarząd Gretsch-Unitas GmbH podjął decyzję o objęciu system SAP większości oddziałów firmy na świecie. Wcześniej, w ramach struktur organizacyjnych, utworzona została specjalna jednostka wdrożeniowo-rozwojowa SAP.

W ciągu minionej dekady system został wprowadzony już w ponad dwudziestu lokalizacjach na świecie i jest to proces postępujący. Oczywiście każdorazowo wdrożenie musi uwzględniać specyfikę pracy oddziału oraz wymagania formalno-prawne danego kraju. Główne moduły systemu są zarządzane centralnie.

Jednostki lokalne, które chcą wprowadzić znaczne zmiany do wzorca korporacyjnego, muszą na to uzyskać zgodę. Tak też było w przypadku rozwiązania wspomagającego zarządzanie magazynem G-U w Polsce.

Warto dodać, że polska spółka jest pierwszą w całej grupie Gretsch-Unitas, która zarządza magazynem z tak pełnym wykorzystaniem kodów kreskowych i transakcji terminalowych.

Czas to pieniądz

Aktywni klienci G-U Polska to ok. 1,5 tys, firm, przy liczbie indeksów magazynowych bliskiej 6 tys. pozycji. Dziennie realizowane są wysyłki ok. 200 pobrań w formie przesyłek ekspresowych, drobnicowych i całosamochodowych. To daje blisko 40 tys. pobrań rocznie. Wszystko to pod dużą presją czasu. Firma G-U Polska realizuje zlecenia w systemie 24-godzinnym.

Oznacza to, że zamówienie klienta zarejestrowane w systemie do godziny 14.30 następnego dnia musi zostać dostarczone w każde miejsce w Polsce. Poziom serwisu dla zleceń realizowanych w tym systemie mieści się w zakresie od 93–96%, w zależności od grupy materiałowej.

Realizujemy także zlecenia indywidualne klientów (tzw. BANC) i kilka razy w tygodniu wysyłki eksportowe. G-U Polska jest platformą zaopatrującą magazyny grupy na Litwie i w Estonii. Rotacja magazynu G-U Polska w ujęciu rocznym zamyka się wartością zbliżoną do 11, a miesięczne sezonowe wskaźniki przekraczają 13.

Głównym dostawcą naszej firmy, przy ogólnej ich liczbie około dwudziestu, jest oczywiście firma-matka, czyli Gretsch-Unitas Baubeschlage z Ditzingen koło Stuttgartu. Transporty z Niemiec realizowane są codziennie i wartościowo stanowią ponad 80% wszystkich dostaw. Roczny wolumen wagowy obrotu towarowego magazynu w Poznaniu to około 10 tys. ton.

Tak duże przepływy magazynowe wymusiły poszukiwanie rozwiązań wspierających optymalizację procesów magazynowych, skracających czas ich trwania oraz pozwalających na eliminację błędów jakościowych i ilościowych w wydaniu i przyjęciu. Nie bez znaczenia były również możliwości ograniczenia zużycia papieru i innych materiałów eksploatacyjnych.

Integracja

Pierwszym krokiem w usprawnieniu przepływów magazynowych było zintegrowanie rejestracji wysyłki z systemami firm spedycyjnych, współpracujących z G-U Polska.

Wcześniej listy przewozowe wprowadzane były ręcznie, co kosztowało zaangażowanie jednego pracownika. Dodatkowo były źródłem pomyłek oraz chaosu dokumentacyjnego.

Stąd pomysł, który udało się zrealizować, by po zważeniu (paczki, palety lub wiązki) w manipulatorze wagi wpisywany był numer klienta oraz kod zastosowanego opakowania. Informacje te automatycznie przekazywane są do systemu przewoźnika, który generuje wydruk etykiety i listu przewozowego. Teraz online bądź offline – zależnie od wariantu – dane są rejestrowane w centralnej bazie operatora logistycznego. Tym samym spedytor, na bieżąco, z korzyścią dla obu stron, uzyskuje informacje o wielkości i kierunkach wysyłek. 

Złoty klawisz

Drugim, dużo większym wyzwaniem było zarządzanie samymi pobraniami do zleceń sprzedaży. To proces, który w wersji standardowej SAP generuje ogromną ilość dokumentacji papierowej, uniemożliwia śledzenie przebiegu procesów, nie daje wglądu w zawartość opakowań, a także sprzyja powstawaniu błędów przy kompletowaniu wysyłek. Jednak do największych utrudnień organizacyjnych zaliczyć należy natychmiastową, a przecież tylko teoretyczną dostępność towaru do sprzedaży po jego wirtualnym przyjęciu.

Uznaliśmy, że rozwiązania naszych problemów należy szukać we wdrożeniu systemu kodów kreskowych i zmianie organizacji przyjęcia dostawy. Z listą zagadnień do rozwiązania zwróciliśmy się do firmy BCC (aktualnie All for One Poland), która złożyła interesująca dla nas ofertę, opartą na doświadczeniach podobnych wdrożeń u innych użytkowników SAP.

Jak wiadomo, logika rozwiązań do obsługi gospodarki magazynowej (WM) systemu SAP opiera się na zarządzaniu lokalizacją towaru w magazynie. Kierując się tym myśleniem, założyliśmy, że będziemy wdrażać rozwiązanie w dwóch etapach. Planowaliśmy, że w pierwszym etapie systemem kodów zostaną objęte adresy magazynowe, a w drugim materiały. Taką kolejność uzasadniał fakt, że nie wszystkie dostarczane do nas materiały są etykietowane kodami kreskowymi, a także rozłożenie kosztów wdrożenia w czasie. Jednak ostatecznie zdecydowaliśmy, by równocześnie przeprowadzić wdrożenie dla obu tych obszarów.

Trzeba powiedzieć: całe szczęście, bowiem problem braku kodów na towarze lub ich słabej czytelności został przez konsultanta prowadzącego wdrożenie z ramienia BCC rozwiązany w sposób niezwykle prosty. Wykorzystano tu funkcję tzw. „złotego klawisza”, który potwierdza zgodność materiału bez konieczności skanowania kodu.

Oczywiście dało to operatorom sposobność do nadużywania funkcji i tym samym generowania błędów jakościowych, ale z drugiej strony popchnęło wdrożenie o cały duży etap do przodu. Takie rozwiązanie dało nam praktycznie nieograniczony czas na opatrzenie wszystkich materiałów kodami. Można je drukować na każdym etapie procesu, tak więc nie jest dużym problemem ich brak na części magazynowanych towarów. Uzupełniamy je systematycznie.

Co ważne, odpowiednia kolejność pracy ze skanerem, nawet z wykorzystaniem „złotego klawisza”, praktycznie eliminuje możliwość błędu jakościowego przy wydaniu. Trzeba jednak – na wstępnym etapie użytkowania – wyczulić magazynierów, by zachowali właściwą kolejność operacji. Prawidłowa to: skanowanie obłożenia, czyli potwierdzenie, że pobranie nastąpiło z właściwego miejsca, a następnie odliczenie ilości i skanowanie kodu materiału lub po sprawdzeniu kodu użycie opisywanej funkcji „złotego klawisza”.

Jeśli skanowanie adresu i materiału odbywa się równocześnie, a liczenie jest odkładane, to każde przerwanie procesu (np. telefon) może spowodować pobranie towaru z innej lokalizacji, czyli błąd.

Fundamenty projektu

Proces wdrożenia kodów kreskowych w G-U Polska rozpoczął się w październiku 2009 r., kiedy z firmą BCC uzgodniliśmy koncepcję projektu. Na tej podstawie przygotowana została oferta na wdrożenie funkcjonalności kodów kreskowych i transakcji terminalowych w systemie SAP. Sprecyzowano także podział obowiązków i odpowiedzialności w czasie wdrożenia.

Część związana z przygotowaniem infrastruktury pozostała po stronie G-U Polska. W oparciu o pomiary i projekt sieci radiowej przygotowany przez firmę SKK przystąpiliśmy do budowy sieci bezprzewodowej umożliwiającej komunikację czytników z systemem SAP. Ta sama firma, po przeprowadzonych wcześniej testach skanerów, dostarczyła urządzenia Access Point Cisco, czytniki (Intermec CK3 EX25) i drukarki kodów kreskowych (Zebra ZM400 203dpi). Komunikacja urządzeń z SAPConsole nastąpiła z wykorzystaniem serwera i klienta Telnet.

Po pierwsze: wydanie z magazynu

W pierwszym etapie projektu uruchomiona została funkcjonalność związana z wydaniem towaru. Z jednej strony zależało nam na niedokonywaniu istotnych zmian w procesach już funkcjonujących w G-U Polska, z drugiej zaś strony chcieliśmy pozostać otwarci na dodatkowe możliwości, które dawało wdrożenie.

Zasadniczo proces przebiegał według schematu, który widzimy w monitorze dostaw, czyli w skrócie: pobranie, pakowanie, księgowanie wydania towaru, koniec. Po wdrożeniu uzyskaliśmy dodatkowe możliwości. Przede wszystkim tzw. Monitor RF (czytników), który dał nam pełen przegląd otwartych pobrań, możliwość dowolnego ich przydzielanie zalogowanym użytkownikom, kolejkowanie, wgląd w postęp pakowania itp.

Pracownik magazynu, logując się do terminala przenośnego, przypisany jest do kolejki magazynowej. Zlecenia przeniesienia umieszczane są w kolejce „otwarte”, a potem rozdzielane przez kierownika magazynu poszczególnym magazynierom pracującym na terminalach. Przydział następuje według podziału na klientów. Magazynier pobiera przydzielone zlecenia przeniesienia poprzez naciśnięcie przycisku „pobierz zlecenia”.

Zlecenia przeniesienia są posortowane według klucza. Klucz sortowania pobrań, czyli ścieżka pobrania, lub inaczej kolejność, według której magazynier kompletuje wysyłkę, została skonstruowana na podstawie doświadczeń magazynierów G-U Polska i zaimportowana do SAP przed uruchomieniem modułu.

Pracownik otrzymuje na terminalu numer oraz nazwę klienta, dla którego ma dokonać kompletacji. W kolejnym kroku w polu „opakowanie” może podać numer istniejącego opakowania – wtedy następuje dopakowanie, lub też nacisnąć Enter, co oznacza nowe opakowanie. W przypadku dopakowania następuje sprawdzenie, czy zeskanowane opakowanie jest przeznaczone do tego klienta. W przypadku nowego opakowania magazynier podaje jego rodzaj. Na etykiecie system drukuje numer wewnętrzny opakowania wraz z numerem i opisem klienta.

Dalej sprawdzane są numery zleceń z kolejki i przypisywane dokumenty dostaw do transportu.

Magazynier dokonuje zbiórki materiałów. W przypadku wystąpienia różnicy jest ona automatycznie umieszczana w typie magazynu „różnice z WZ”. Po stwierdzeniu różnicy system próbuje ponownie generować zlecenie przeniesienia na brakującą ilość. Po zakończeniu kompletacji magazynier odstawia opakowania do strefy wydań.

Obrazowo cały proces wygląda tak, że magazynier otrzymuje na skaner zlecenie przeniesienia. Po uruchomieniu kompletacji i wybraniu opakowania na wyświetlaczu pojawia się miejsce, do którego musi się udać. Tu następuje skanowanie kodu kreskowego unikalnego dla danego adresu magazynowego i pobranie materiału oraz odliczenie ilości.

Pobranie prawidłowego towaru potwierdzane jest przez skanowanie kodu kreskowego lub z wykorzystaniem „złotego klawisza”, jeśli materiał nie jest etykietowany kodem. Ewentualne braki magazynowe rejestrowane są w specjalnie utworzonej wirtualnej strefie magazynowej, co dodatkowo daje możliwość przeglądu i weryfikacji różnic ilościowych powstałych w procesie wydań.

Po zakończeniu kompletacji dla klienta konieczne jest zaksięgowanie dostaw przypisanych do transportu, który można wydrukować w formie pojedynczego opakowania lub zbiorczo dla wszystkich opakowań.

Po drugie: przyjęcie towaru po nowemu

Zmiana organizacji wydań z magazynu wymusiła natychmiastowe przemodelowanie sposobu przyjęcia. Konieczne stało się zastosowanie dostawy przychodzącej, i to w taki sposób, by tylko materiał, który fizycznie trafił na obłożenie, był widoczny przy tworzeniu dostawy wychodzącej. Innymi słowy wydać możemy tylko to, co leży już na półce, a nie to, co właśnie – wyłącznie wirtualnie – zostało przyjęte do magazynu.

W ramach grupy firm Gretsch-Unitas, działających na wspólnej platformie SAP, przyjęcie dostawy odbywa się z wykorzystaniem jednej specjalnie napisanej w tym celu transakcji, która umożliwia natychmiastowe przyjęcie całej dostawy do lokalnego systemu, tylko i wyłącznie z podaniem numeru transportu. BCC przekonfigurowało ją dla naszych, zmienionych potrzeb.

Przyjęta z referencją do numeru transportu dostawa trafia do systemu jako element „dostaw przychodzących dla rozmieszczenia zapasów” i wymaga jej tzw. obłożenia. Odpowiedzialny pracownik magazynu tworzy dla poszczególnych zamówień zlecenia przeniesienia, które drukowane są według zamówień. Oznacza to, że na jednym zleceniu jest tylko jedno zamówienie. Zlecenia przeniesienia drukowane są zbiorczo, to znaczy jeden wydruk to jedno zlecenie. Wcześniej były to pojedyncze wydruki zleceń do każdej pozycji przyjmowanego zamówienia.

Na wydruku zlecenia przeniesienia podany jest kod kreskowy zlecenia (w nagłówku) oraz w pozycjach poszczególne ilości. Pozycje są także identyfikowane kodem kreskowym. Kod kreskowy reprezentuje numer pozycji. Magazynier dokonujący rozmieszczenia zapasów skanuje najpierw numer zlecenia, a następnie numer pozycji, którą chce rozmieścić. Wielu magazynierów może dokonywać rozmieszczania jednego zlecenia przeniesienia.

Pracownik ma także możliwość czytania kodu kreskowego materiału, co daje możliwość odszukania pozycji w zleceniu.

Po pobraniu materiału magazynier otrzymuje informację, ile powinien go pobrać ze strefy przyjęć. Na terminalu wpisuje faktycznie pobraną ilość. Różnica przenoszona jest automatycznie do typu magazynu „różnice PZ”. Po podaniu ilości magazynier otrzymuje informację, dokąd powinien zanieść materiał.

Na wydruku zlecenia przeniesienia podany jest kod kreskowy zlecenia (w nagłówku) oraz w pozycjach poszczególne ilości. Pozycje są także identyfikowane kodem kreskowym. Kod kreskowy reprezentuje numer pozycji. Magazynier dokonujący rozmieszczenia zapasów skanuje najpierw numer zlecenia, a następnie numer pozycji, którą chce rozmieścić. Wielu magazynierów może dokonywać rozmieszczania jednego zlecenia przeniesienia.

Po pobraniu materiału magazynier otrzymuje informację, ile powinien go pobrać ze strefy przyjęć. Na terminalu wpisuje faktycznie pobraną ilość. Różnica przenoszona jest automatycznie do typu magazynu „różnice PZ”. Po podaniu ilości magazynier otrzymuje informację, dokąd powinien zanieść materiał.

Zakończenie operacji następuje poprzez zeskanowanie miejsca składowania, w którym materiał ma być umieszczony. Po tym, podobnie jak po zakończonej kompletacji przy wydaniu, konieczne jest zaksięgowanie w SAP przyjęcia materiałów do poszczególnych dostaw przychodzących (zamówień). Materiał zostaje udostępniony do sprzedaży.

Od chwili utworzenia zlecenia przeniesienia po przyjęciu dostawy aż do chwili księgowania zamówienie materiału widoczne jest w transakcji przeglądu zapasów/zapotrzebowań jako „AwizoZ”, co daje użytkownikowi systemu czytelną informację, że towar w określonej ilości już dotarł do magazynu, że jest w przyjęciu i że wkrótce będzie dostępny do wydania.

Inwentaryzacja – ostatni test

Ostatni z procesów magazynowych, objętych systemem kodów kreskowych to oczywiście inwentaryzacja.

Inwentaryzacja w SAP WM przeprowadzana jest poprzez zliczenie ilości w poszczególnych miejscach składowania. Dokument inwentaryzacyjny tworzony jest automatycznie poprzez podanie typu magazynu. System sam tworzy dokument inwentaryzacyjny zawierający wszystkie miejsca składowania, które należy zinwentaryzować. Po utworzeniu dokumentu inwentaryzacyjnego należy go aktywować. Pracownik na terminalu wybiera operację inwentaryzacji.

Jeżeli w dokumencie inwentaryzacyjnym określono „nazwę licznika” (zalogowany użytkownik terminalu), przydzielanie listy miejsc składowania następuje automatycznie. Pracownik w tym wypadku otrzymuje numer miejsca, do którego powinien podejść. W celu potwierdzenia skanuje miejsce składowania, jednocześnie otrzymuje informację, jaki artykuł powinien się znajdować w miejscu i wpisuje na terminalu ilość i potwierdza to Enterem.

Jeśli na danym obłożeniu nie znaleziono materiału, użytkownik potwierdza klawiszem stan zero lub z listy dodaje numer znalezionego materiału. Po potwierdzeniu następuje aktualizacja ilości w dokumencie inwentaryzacyjnym. Dla poszczególnych arkuszy inwentaryzacyjnych system standardowo daje możliwość przeprowadzenia dodatkowych liczeń dla kwantów wykazujących różnicę.

Po zakończonej weryfikacji należy wydrukować arkusze inwentaryzacyjne oraz arkusze liczeń dodatkowych. Powstałe wydruki opisane są jako „liczenie główne” oraz „ponowne liczenie” z podaniem wersji ponownego liczenia i listą obłożeń, na których je zarządzono.

Następnie, już po wyjaśnieniu nadwyżek lub niedoborów, należy wyksięgować różnice w gospodarce zapasami. W tym celu należy zaznaczyć tylko i wyłącznie te pozycje, które chcemy wyksięgować. W wyniku wyksięgowania powstaje dokument materiałowy, a w ślad za nim dokument księgowy odzwierciedlający księgowania na kontach niedoborów, nadwyżek i zapasów.

Szybciej, prościej, efektywniej

Podsumowując trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, co dało firmie G-U Polska wdrożenie transakcji terminalowych. Jak sądzę, w pełni na to pytanie odpowiedzieć będziemy mogli za rok lub nawet trochę później, kiedy system, mówiąc kolokwialnie „wygrzeje się”, a użytkownicy w pełni zrozumieją i zastosują nowe procedury, kiedy uwidocznią się ewentualne niedogodności i zostaną one skorygowane.

To, co już teraz można nazwać korzyścią to, że:

• Uporządkowane zostały procesy zachodzące w magazynie, w szczególności w przyjęciu towaru i jego udostępnieniu do sprzedaży;
• Zoptymalizowana została ścieżka pobrania i uzyskaliśmy na nią realny wpływ;
• Prawidłowe użycie czytników eliminuje błędy asortymentowe;
• System zyskał transparentność, dał możliwość kolejkowania i śledzenia postępu pracy, wydruków zawartości transportów i opakowań;
• Niemal zupełnie wyeliminowaliśmy drukowanie dokumentów magazynowych, które jednak w każdym momencie i na każdym etapie procesu mogą zostać wydrukowane;
• Systematycznie zwiększa się efektywne wykorzystanie czasu pracy i skraca się proces kompletowania wysyłki;
• Zasadniczo został uproszczony proces inwentaryzacji , który można śledzić w systemie na każdym etapie, a kłopotliwe spisywanie ręczne całkowicie wyeliminowano.

Pozostaje zastanowić się, w którą stronę powinien zmierzać rozwój systemu SAP WM opartego na transakcjach terminalowych. Z pewnością otwierają się drogi do zwiększenia integracji ogniw łańcucha logistycznego G-U Polska – od dostawcy, aż do klienta końcowego. Szeroko otwiera się brama dla wdrożenia WMS.

Już w trakcje realizacji projektu padały pytania o możliwość rozwoju poszczególnych transakcji także w innych oddziałach. Proces wdrożenia systemu kodów kreskowych jest obserwowany i można przypuszczać, że w przyszłości nasze doświadczenia zostaną wykorzystane w ramach grupy Gretsch-Unitas.