Polumana do S/4HANA

Dzięki ponad 100 000 artykułów warsztatowych, montażowych i mocujących firma Förch jest jednym z wiodących niemieckich dostawców produktów dla rzemiosła i przemysłu. Ta rodzinna firma zatrudnia obecnie 3500 pracowników, którzy obsługują ponad 300 000 klientów na całym świecie. Oprócz 34 lokalizacji sprzedaży w Niemczech i ponad 55 przedstawicieli w poszczególnych krajach, FÖRCH opiera się na efektywnym wielokanałowym podejściu do sprzedaży i skutecznej strategii handlu elektronicznego.

Grupa kapitałowa FÖRCH to nowoczesna firma rodzinna z oddziałami w 55 krajach z 60-letnią historią. W tym czasie firma stale się rozwijała i obecnie generuje roczną sprzedaż na poziomie ponad pół miliarda euro. Wzrost ten wynika między innymi z silnej internacjonalizacji i związanej z nią coraz bardziej złożonej infrastruktury IT. W połączeniu z rosnącą potrzebą cyfryzacji, doprowadziło to do decyzji w FÖRCH o postrzeganiu rosnących wyzwań jako szansy – jednym z przykładów jest standaryzacja krok po kroku systemów ERP używanych w różnych krajach.

Kolejna szczególna cecha FÖRCH: w obszarze sprzedaży firma z powodzeniem opiera się na wielokanałowym podejściu do sprzedaży, które łączy zalety relacji międzyludzkich i rozwiązań cyfrowych w możliwie
najbardziej optymalny sposób. W praktyce oznacza to, że sukces firmy w obszarze sprzedaży opiera się przede wszystkim na trzech filarach – bezpośrednich relacjach z klientami nawiązywanych przez około 2000 pracowników terenowych, fachowym doradztwie udzielanym w licznych punktach sprzedaży oraz rzetelnym funkcjonowaniu sklepu internetowego firmy.

Czynniki zewnętrzne sprawiły, że projekt stał się wyjątkowym wyzwaniem w związku z globalną pandemią koronawirusa, załamaniem łańcuchów dostaw i wojną w Europie z gwałtownie rosnącymi cenami transportu i zaopatrzenia.

W 2019 roku firma FÖRCH podjęła decyzję o wymianie swojego samodzielnie opracowanego systemu ERP na SAP S/4HANA, najpierw w Niemczech, a następnie sukcesywnie na odpowiednie systemy w innych europejskich spółkach krajowych. „Ujednolicenie środowiska systemowego jest dla nas nie tylko korzystne finansowo w perspektywie średnio- i długoterminowej, ale także jest to warunek wstępny dla przyszłych rozwiązań cyfrowych, dzięki którym wspieramy naszych klientów i pracowników i dzięki którym chcemy nadal rozwijać się jako firma.” mówi Steffen Federer, dyrektor działu IT i biznesu cyfrowego w FÖRCH.

Przez przyszłe rozwiązania cyfrowe Steffen Federer rozumie współczesne narzędzia, takie jak wydajny i przyjazny dla klienta sklep internetowy oraz nowoczesną i niezawodną aplikację sprzedażową. W tym ostatnim przypadku firma FÖRCH zdecydowała się na rozwiązanie oparte na aplikacji POLUMANA® firmy BLUE-ZONE. W połączeniu z nowoczesnym systemem ERP i odnowionym sklepem internetowym miała powstać przyszłościowa infrastruktura cyfrowa oraz miały zostać zastosowane narzędzia, które skutecznie wspierałyby zespół sprzedaży FÖRCH w pracy w obszarze relacjami z klientami, które częściowo były rozwijane już od dekad.

Aby nie przeciążać pracowników w biurze i dziale IT oraz dać długoletnim pracownikom sprzedaży w terenie możliwość przyzwyczajenia się do nowych narzędzi i procesów poprzez ich powolne wdrażanie i stosowanie, nowy sklep internetowy i aplikacja sprzedażowa miały zostać uruchomione początkowo na starym systemie ERP już wiosną 2021 roku – niecały rok przed uruchomieniem SAP S/4HANA na początku 2022 roku.

Uruchomienie nowego systemu SAP – łącznie z konwersją sklepu internetowego i aplikacji sprzedażowej POLUMANA® do S/4HANA – przebiegło bez większych komplikacji: Około 700 pracowników terenowych FÖRCH w Niemczech od samego początku realizowało ponad 70 000 zamówień miesięcznie za pośrednictwem nowej aplikacji sprzedażowej.

Wczesne wprowadzenie nowego sklepu internetowego i aplikacji sprzedażowej doprowadziło do niskiej liczby zgłoszeń o wsparcie od pracowników terenowych. W ciągu pierwszych kilku tygodni średnio przetwarzano tylko pięć zgłoszeń dziennie.

Steffen Federer podsumowuje: „Dla mnie jest jasne, że BLUE-ZONE GmbH odegrała główną rolę w zapewnieniu, że byliśmy w stanie z powodzeniem wdrożyć projekt w tak krótkim czasie, pomimo równoległego wdrażania systemu ERP i niezwykle skomplikowanych warunków zewnętrznych. Nawet kilka miesięcy po starcie produktywnym bardzo doceniam wyjątkowo elastyczne i zawsze zorientowane na rozwiązania podejście zespołu BLUE-ZONE.”

Duży projekt inteligentnie wdrożony

Dzięki wcześniejszemu uruchomieniu sklepu internetowego i aplikacji sprzedażowej w starym systemie ERP, zespół projektowy mógł w 100% skoncentrować się na zagadnieniach technicznych i procesowych podczas uruchomienia S/4HANA, ponieważ sklep internetowy i aplikacja wymagały jedynie konwersji i nie były dodatkowo uruchamiane ponownie.

Koncepcja dla innych krajów jest już gotowa

Po udanym uruchomieniu w Niemczech, planowane jest wdrożenie w innych spółkach krajowych. W tym wypadku należy wziąć pod uwagę specyfikę poszczególnych krajów, taką jak indywidualne kalkulacje cen lub prowizji, a także historycznie ukształtowane uwarunkowania.