Pod koniec XIX w. August Faller założył niewielką drukarnię litograficzną w niemieckim miasteczku Waldkirch. W połowie XX w. firma rozszerzyła asortyment o drukowane opakowania kartonowe, by w latach 90. skupić się na rynku opakowań i materiałów opakowaniowych dla rynku farmaceutycznego. Decyzja o specjalizacji okazała się strzałem w dziesiątkę. W ciągu kilkunastu następnych lat firma wzbogaciła się o kilka nowych zakładów produkcyjnych, początkowo w Niemczech, a następnie także w Danii. W 2013 roku nastąpiło otwarcie kolejnej, nowo powstałej fabryki, tym razem w Łodzi.
Łódzki zakład zajmuje się produkcją standardowych opakowań kartonowych dla przemysłu farmaceutycznego.
Nowoczesna fabryka – oprócz linii produkcyjnych i pracowników, potrzebuje także systemu informatycznego, który wspiera działanie biznesu w kluczowych obszarach i stanowi krwiobieg informacji biznesowych dla menedżerów na szczeblu lokalnym i centralnym.
Rollout SAP do Łodzi
W ramach projektu ujednolicania procesów biznesowych, w firmie Faller Packaging przeprowadzono projekt rolloutu korporacyjnego rozwiązania SAP ERP ECC z niemieckiej centrali do zakładu w Łodzi. Prace trwały od marca do grudnia 2017. Start produktywny miał miejsce na początku listopada 2017.
Zakres projektu obejmował następujące obszary: finanse i kontroling, gospodarkę materiałową, sprzedaż i dystrybucję, planowanie produkcji, a także Advanced Planning and Optimization (APO) oraz Manufacturing Integration and Intelligence (MII).
Podmiotem odpowiedzialnym za organizację i przebieg projektu był dział IT centrali Faller Packaging z Niemiec. W zakresie modułów PP, APO i MII pracownicy Faller Packaging przeprowadzili wdrożenie we własnym zakresie. Natomiast w obszarach FI/CO, MM i SD zdecydowano się skorzystać ze wsparcia SNP Poland (aktualnie All for One Poland, wcześniej BCC).
Ten podział zadań pomiędzy pracowników firmy i polskich konsultantów SNP jest dość charakterystyczny dla rolloutów SAP. Nawet firmy, które mają własne rozległe kompetencje w zakresie systemu, zwykle decydują się zaangażować partnera z doświadczeniem w implementacji SAP w Polsce. Dzieje się tak z uwagi na silną korelację obszaru FI, MM i SD z uregulowaniami prawnymi, które w Polsce są dość zawiłe (np. rozliczenia z fiskusem, zasady i wymogi raportowania i księgowości).
Wsparcie projektowe SNP Poland (aktualnie All for One Poland) dla Faller Packaging Polska polegało głównie na dostosowaniu systemu w obszarach finansów i kontrolingu, gospodarki materiałowej oraz sprzedaży i dystrybucji do prawa polskiego (np. środki trwałe, integracja z bankami, specjalna strefa ekonomiczna, równoległe księgowania, raportowanie Intrastat). Szybkie dostosowanie rolowanego systemu do prawodawstwa finansowo-księgowego obowiązującego w Polsce było możliwe dzięki doświadczeniu, jakie nasi konsultanci zdobyli w ponad stu podobnych projektach typu rollout. Pozytywną weryfikacją ich pracy były pierwsze księgowana i procesy zamknięcia miesiąca wykonane w SAP.
SNP wspierało również klienta w przeprowadzeniu migracji danych do nowego systemu.
Ilona Wzgarda, Managing Director Administration and Business, Faller Packaging Polska
Integracja w ramach grupy
Decyzja o implementacji SAP ERP w naszym zakładzie była jednym z ważniejszych momentów w rozwoju Faller Packaging Łódź.
Naszym celem była integracja z systemem SAP, który w ramach grupy jest już używany od kilku lat. Nie mniej istotne było uczynienie tego w zaplanowanym terminie oraz w sposób, który nie zakłóci ciągłości naszej produkcji. Dzięki pełnemu profesjonalizmowi i zaangażowaniu całego zespołu projektowego założone cele udało się zrealizować w 100%.
Z perspektywy czasu mogę stwierdzić, że implementacja SAP ERP w sposób znaczący wsparła nasze procesy decyzyjne, umożliwiając nam lepszy i szybszy dostęp do informacji z tak istotnych obszarów jak zarządzanie finansami, produkcją, gospodarką materiałową czy sprzedażą.
Wraz z implementacją SAP staliśmy się integralną częścią całej grupy.
Możliwość generowania, a następnie kompleksowego analizowania spójnych danych przyczyniły się do zwiększenia elastyczności planowania nie tylko naszego zakładu, ale też na poziomie całego Faller Packaging. Nowe narzędzia pozwoliły nam również rozbudować kontroling i w sposób optymalny dopasować go do korporacyjnego modelu raportowania.
W trakcie rolloutu konsultanci SNP Poland (aktualnie All for One Poland) bardzo sprawnie i profesjonalnie wspierali nasz zespół projektowy w dostosowaniu systemu SAP do wymagań prawa polskiego, szczególnie w tak wymagających dziedzinach jak finanse czy księgowość.
Ilona Wzgarda, Managing Director Administration and Business, Faller Packaging Polska
Analiza fit & gap
Prace projektowe zostały poprzedzone analizą fit & gap, która odbyła się w styczniu 2017 r. Tego typu analiza jest standardowym elementem metodyki SNP Go Forward dla projektów rolloutu SAP.
Celem analizy jest znalezienie równowagi pomiędzy jak największym dopasowaniem (fit) lokalnej spółki do procesów korporacyjnych i jak najlepszym zidentyfikowaniem i uwzględnieniem różnic (gaps) występujących lokalnie.
Zwykle dążeniem centrali jest ujednolicenie procesów zgodnie z najlepszymi praktykami funkcjonującymi w organizacji, zaimplementowanymi we wzorcu systemu. Z kolei różnice mogą wynikać z uwarunkowań prawnych (wtedy ich implementacja jest obligatoryjna) lub być następstwem procesów biznesowych wykorzystywanych lokalnie, a niewystępujących we wzorcu centralnym. W tym wypadku konieczne jest podjęcie decyzji, czy dany proces zostanie zaimplementowany w systemie, będzie obsługiwany w systemie zewnętrznym, czy też zostanie wykonana zmiana organizacyjna, która wyeliminuje dany proces. Rzetelnie przeprowadzona analiza fit & gap pozwala zoptymalizować proces wdrożenia systemu, a co za tym idzie, jego koszty.
Transfer wiedzy i komunikacja
Innym elementem metodyki Go Forward, który zastosowano w projekcie, było szkolenie wprowadzające. Dla wielu pracowników łódzkiej fabryki, przyszłych użytkowników systemu SAP, projekt rolloutu było pierwszym kontaktem z systemem klasy ERP. Wprowadzenie w terminologię oraz nawigację w systemie pozwoliło pracownikom płynnie przejść do zadań projektowych, zrozumieć istotę prowadzonych prac, oczekiwania względem nich na poszczególnych etapach projektu, a także to, jak będzie wyglądała praca z SAP – zarówno z punktu widzenia zajmowanego stanowiska, jak i całej firmy.
Szkolenie było prowadzone w języku polskim. Umożliwienie kontaktowania się z konsultantami SAP w ojczystym języku to jeden z ważnych, a często niedocenianych aspektów projektów prowadzonych w spółkach w różnych krajach.
Wysoki poziom merytoryczny uczestników projektu, doświadczenie konsultantów w swoich obszarach oraz wykorzystanie najlepszych praktyk projektowych SNP (aktualnie All for One Poland), w tym duży nacisk na efektywną komunikację wszystkich uczestników projektu, przyczyniły się do tego, że prace zostały wykonane w zaplanowanym budżecie i harmonogramie.
Nils Hoepker, Head of Logistic & Demand Management, Faller Packaging
Rozsądny zakres, wydajność zespołu
Wdrożenie SAP w naszym zakładzie w Łodzi było bardzo intensywnym i udanym 9-miesięcznym projektem. Od samego początku zdefiniowaliśmy dwa kluczowe czynniki sukcesu. Po pierwsze zakres wdrożenia, co oznaczało, że musimy ograniczyć udoskonalenia i wdrożenie nowych funkcjonalności do minimum. Po drugie wydajność zespołu. Przy przyjętym zakresie wdrożenia głównym zadaniem było szkolenie i kwalifikacje kluczowych użytkowników i pracowników w Łodzi, dlatego też skoncentrowaliśmy się na działaniach związanych z budowaniem zespołu, aby móc zapewnić i utrzymać wysoki poziom wydajności.
Ponieważ w naszej organizacji już od kilku lat korzystamy z SAP, dysponujemy wewnętrznym know-how w zakresie zrozumienia procesu, odpowiedniej konfiguracji danych, migracji danych i dostosowywania. Brakowało nam jednak doświadczenia w zakresie wymagań prawnych i odpowiednich konfiguracji SAP, aby spełnić je w odniesieniu do polskich przepisów. Właśnie tam SNP wspierał nas swoim doświadczeniem i wiedzą.
Projekt został podzielony na pięć faz, ściśle ze sobą powiązanych podczas realizacji i mocno osadzonych w kontekście wspomnianych wcześniej dwóch kluczowych czynników sukcesu. Były to: analiza fit & gap i analiza procesów, zdobywanie kwalifikacji przez kluczowych użytkowników i szkolenia, kompleksowe testy, migracja danych i wreszcie przygotowanie i wykonanie go-live.
Z dzisiejszej perspektywy mogę powiedzieć, że to, co najbardziej pozostało w pamięci, to dni startu produkcyjnego. Chociaż mieliśmy wszystko dobrze przygotowane i przetestowane, pierwszego dnia mieliśmy do czynienia z kilkoma problemami. Jednak zespół projektowy za każdym razem był w stanie je zidentyfikować i rozwiązać, tak by nie zakłóciły działania systemu. Zawsze będę pamiętał tę wspaniałą atmosferę w sali projektowej w Łodzi.
Nils Hoepker, Head of Logistic & Demand Management, Faller Packaging
Poza standard SAP
SNP Poland (aktualnie All for One Poland) ma w swojej ofercie szereg gotowych produktów rozszerzających standard systemów SAP i pozwalających dostosować je – także korporacyjne template’y – do aktualnych przepisów prawnych w Polsce. Jednym z nich jest Jednolity Plik Kontrolny w SAP (All for One JPK).
Sprawdzone w ponad 150 firmach rozwiązanie pozwalające przygotować system SAP do generowania danych podatkowych i księgowych zgodnie z aktualnymi przepisami (struktura JPK V7M/JPK VDEK) zostało zaimplementowane także w firmie Faller Packaging. Dodatkową wartością jest świadczony przez producenta serwis rozwiązania, w skład którego wchodzą także bezpłatne aktualizacje i nowe wersje aplikacji, uwzględniające zmiany w prawie.
August Faller KG należy do europejskiej czołówki w branży opakowań dla przemysłu farmaceutycznego, W pięciu zakładach w Niemczech, jednym w Danii, na Węgrzech oraz jednym w Polsce wytwarza rocznie 2,5 miliarda zadrukowanych pudełek, 1,4 miliarda ulotek do opakowań, 1,2 miliarda etykiet samoprzylepnych i produktów wieloczęściowych. Firma oferuje także usługę opracowywania produktów uwzględniających indywidualne potrzeby klientów. W ramach serwisu dla branży farmaceutycznej zapewnia swoim odbiorcom usługi logistyczne, konfekcjonowanie oraz dostarczanie systemów łańcuchów dostaw. Firma zatrudnia ponad 1300 pracowników, z czego prawie 200 w zakładzie produkcyjnym w Łodzi.