Umowy pod pełną kontrolą

W organizacji o profilu inżynieryjno-usługowym, skoncentrowanej na obsłudze tak trudnych i wymagających sektorów, jakimi są petrochemia i budownictwo energetyczne, efektywność dostępu do informacji przy realizacji złożonych procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia biznesu. Odpowiednie narzędzia do zarządzania dokumentami w firmie, pozwalające z jednej strony na skrócenie czasu dostępu do potrzebnych informacji, a z drugiej – na zapewnienie bezpiecznego ich przetwarzania, są kluczowym elementem strategii podnoszenia efektywności w Polimex-Mostostal.

Rosnąca liczba dokumentów w kontaktach z dostawcami i klientami, stopień skomplikowania ich obsługi, konieczność zapewnienia sprawnej akceptacji i możliwość dostępu do historii obiegu dokumentu w danej sprawie stały się bezpośrednią przyczyną wdrożenia narzędzia klasy ECM, czyli takiego, które łączy w sobie funkcje repozytorium dokumentów oraz silnika workflow, a także gwarantuje szczelny i sprawny obieg dokumentów elektronicznych w całej organizacji.

„W obliczu potrzeby usprawnienia procesu zawierania umów z klientami i dostawcami poszukiwaliśmy systemu, który będzie stosunkowo łatwy do uruchomieniu i od razu dostępny dla wszystkich użytkowników, nie będzie generował zapotrzebowania na zasoby po stronie IT oraz będzie się łatwo integrować z systemem SAP ERP. Z uwagi na najlepszą kombinację powyższych kryteriów zdecydowaliśmy się na ECM. Istotne było również, że to rozwiązanie jest dostarczane w postaci usługi biznesowej, opartej na chmurze obliczeniowej” – tak decyzję o wyborze systemu uzasadnia Tomasz Pierzchała, Dyrektor Biura Informatyki w Polimex-Mostostal.

Najważniejsze cele wdrożenia systemu ECM (aktualnie Rockawork) w obszarze obsługi umów to m.in.:

• wprowadzenie centralnego, spójnego i kompletnego rejestru umów zawieranych przez Polimex i spółki z grupy kapitałowej,
• umożliwienie szybkiego dostępu do dokumentów umowy w postaci elektronicznej dla uprawnionych osób,
• usprawnienie procesu opiniowania umów, zapewnienie przejrzystości procesu, z pełnym dostępem do historii zdarzeń,
• zapewnienie, że przed podpisaniem umowa uzyska opinię komórek, które są kluczowe z punktu widzenia biznesowego bezpieczeństwa procesu zawierania umów w organizacji.

Wiele typów dokumentów – jedna platforma współpracy

Rozwiązaniem zostały objęte zarówno umowy, w których Polimex-Mostostal SA występuje w roli usługodawcy lub sprzedawcy, jak i umowy, w których firma pełni rolę usługobiorcy lub kupującego. System obsługuje również obieg aneksów do istniejących umów. W wyniku analizy biznesowej przeprowadzonej wspólnie z All for One Poland wszystkie umowy obsługiwane w ECM zostały podzielone na odpowiednie typy, wśród których są np. takie kategorie, jak umowy wykonawcze, umowy-zlecenia czy o poufności.

W Rockawork dla każdej umowy, oprócz indywidualnych atrybutów ją opisujących, umożliwiających pełnotekstowe wyszukiwanie w całej bazie umów, zostały stworzone dokumenty porządkujące i dokumentujące proces ich przygotowania, analizy oraz obiegu.

W wyniku analizy przedwdrożeniowej proces obsługi umów został odzwierciedlony w postaci graficznej mapy, określającej: role użytkowników w procesie, zadania użytkowników w systemie Rockawork, etapy obsługi umowy, dokumenty tworzone w procesie. Mapa procesu jest podstawą do zarządzania całą aplikacją obsługującą system obiegu umów w ECM, w tym zarządzania zmianami. Dzięki przejętym kompetencjom w procesie transferu wiedzy Polimex-Mostostal jest w stanie samodzielnie tworzyć nowe typy dokumentów oraz konfigurować repozytorium content management pod własne potrzeby biznesowe.

Całe rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z systemem SAP ERP. Integracja obejmuje: pobieranie danych o kontrahentach z SAP z automatycznym uzupełnianiem danych dla umów w repozytorium dokumentów, pobieranie danych o projektach z systemu SAP, w tym m.in. informacje opisowe projektu z SAP, oraz pobieranie danych o zamówieniach w SAP.

Proces obsługi umowy w ECM można podzielić na kilka zasadniczych etapów: utworzenie i rejestracja nowego dokumentu, opiniowanie, przygotowanie do podpisu, wreszcie zarchiwizowanie skanu podpisanego dokumentu.

Tomasz Pierzchała, Dyrektor Biura Informatyki, Polimex-Mostostal

Dzięki korzystaniu z ECM w modelu SaaS nie martwimy się o infrastrukturę IT. Umówiliśmy się, że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników okeślonych w umowie SLA.

Na etapie rejestracji nowej umowy ECM automatycznie tworzy kartę przeglądu umowy, a po jej wypełnieniu przez osobę inicjującą proces sprawdza (waliduje) kompletność wszystkich informacji koniecznych do przejścia dokumentu na dalszy etap w workflow. Poszczególni uczestnicy procesu z odpowiednich działów organizacji kolejno realizują swoje zadania związane z obsługą umowy. Rozwiązanie „pilnuje” kolejności i automatycznie tworzy kolejne zadania.

Zadania generowane przez ECM mają charakter zadań grupowych, dlatego na etapie walidacji opinie w poszczególnych działach wydają te osoby, które pierwsze podejmą zadanie ze swojej listy zadań. W przypadku kiedy zadania nie są podejmowane, system przypomina użytkownikom o konieczności zajęcia się danym dokumentem i obsługuje eskalacje według określonych warunków biznesowych (reguł). ECM pozwala także na komunikację pomiędzy uczestnikami procesu. Wszystkie  ustalenia i decyzje są rejestrowane w historii obiegu dokumentu.

Po zakończeniu ustaleń umowa jest drukowana i przedstawiana do podpisu wszystkim zainteresowanym stronom. Wybrani użytkownicy zostają poinformowani, że umowa przechodzi w tryb realizacji. Na koniec – w formie zeskanowanej – dokument wraca do systemu, gdzie jest zarchiwizowany. Umowa zostanie powiązana z odpowiednim projektem w SAP PS.

Korzyści nie tylko dla biznesu

Oprócz skrócenia czasu potrzebnego na zebranie informacji o danej umowie, Polimex-Mostostal osiągnął również szereg innych korzyści. Jedną z najważniejszych jest dostęp do zestawu danych analitycznych, począwszy od prowadzenia statystyk, do raportowania całego procesu. Przed wdrożeniem ECM (Rockawork) uzyskanie szybkiej i pełnej informacji o konkretnej umowie z danym dostawcą lub w danym projekcie zajmowało znacznie więcej czasu niż obecnie, ponieważ wymagało wielu ustaleń prowadzonych tradycyjnymi kanałami komunikacji. Dzięki Rockawork wszystkie informacje o poszukiwanych dokumentach (łącznie z historią ich obiegu) są teraz dla uprawionych użytkowników widoczne natychmiast.

Rockawork stanowi kompletne, spójne i bezpieczne repozytorium dokumentów w chmurze, dostępne o każdej porze dla każdego użytkownika. O bezpieczeństwo procesu i blokowanie nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych biznesowo informacji dba rozbudowany system uprawnień, dzięki któremu można dowolnie konfigurować widoki i nadawać uprawnienia.

Po wdrożeniu ECM ustalenia związane z obsługą dokumentów zaczęły zajmować znacznie mniej czasu, a użytkownikom pracuje się wygodniej, bo system zarządza informacjami z kilku systemów IT, potrzebnych do przetworzenia umowy zgodnie z procedurami. W firmie stopniowo ogranicza się liczbę  dokumentów papierowych związanych z umowami będących w obiegu. Docelowo planowane jest ich całkowite wyeliminowanie. To pozwoli ograniczyć ryzyko związane z możliwymi opóźnieniami (wynikającymi np. z niedostępności osób) czy błędami ludzkimi. Nie do pominięcia są również oszczędności finansowe i działania proekologiczne.

Opisanie umów za pomocą (dowolnych) atrybutów pozwala na łatwe raportowanie wszystkich informacji w układzie, który ułatwia i przyspiesza podejmowanie decyzji biznesowych. Dzięki ECM udało się również uporządkować repozytorium umów także według jednostek organizacyjnych – dokumenty są jednoznacznie przypisane do poszczególnych komórek realizacyjnych i widoczne tylko dla uprawnionych osób.

Rozwiązanie umożliwia migrację zasobu archiwalnego umów do nowego rozwiązania, dzięki czemu z poziomu jednego narzędzia dostępne są zarówno umowy bieżące, jak i archiwalne.

„Dzięki korzystaniu z ECM w modelu SaaS (software as a service) nie martwimy się o infrastrukturę IT, którą musielibyśmy administrować, monitorować, aktualizować, zabezpieczać i wymieniać. Umówiliśmy się z BCC, że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników określonych w umowie SLA, takich jak np. dostępność i wydajność. Dzięki temu ponosimy koszty realnego wykorzystania, nie płacimy za coś, czego nie potrzebuje nasz biznes. Ochroną naszych danych i całą administracją w warstwie technicznej również zajmuje się BCC. Podobnie jak ma to miejsce w przypadku systemu SAP ERP, gdzie również zdecydowaliśmy się na usługi All for One Data Centers” – podsumowuje Tomasz Pierzchała.