EasySign: e-podpis w SAP

Firmy korzystające z SAP coraz częściej poszukują oszczędności i uproszczenia procesów biznesowych. W obszarach, gdzie występuje konieczność wzmożonej wymiany dokumentów z dużą i różnorodną grupą kontrahentów, intensywnie poszukuje się możliwości wyeliminowania kosztownych i czasochłonnych operacji związanych z drukowaniem i rozsyłaniem tradycyjną drogą dokumentów papierowych.

O ile wymiana dokumentów drukowanych ze stałymi partnerami zaawansowanymi informatycznie może zostać z powodzeniem zastąpiona podsystemem elektronicznej wymiany dokumentów (EDI), to implementacja rozproszonego systemu we współpracy z dużą liczbą partnerów o różnorodnym stopniu zaawansowania systemów powinna opierać się na prostszych, tanich i ogólnodostępnych rozwiązaniach.

Czym jest All for One EasySign?

All for One EasySign to narzędzie przeznaczone dla firm wykorzystujących system SAP ERP do prowadzenia sprzedaży produktów, towarów i usług dla dużej liczby klientów o różnym stopniu zaawansowania procesu informatyzacji. Umożliwia on przesyłanie klientom faktur VAT w postaci elektronicznej, zgodnie z wymogami polskiego prawa.

Dzięki EasySign, faktury generowane w systemie SAP są przesyłane do klienta w postaci plików PDF, zaopatrzonych w kwalifikowany lub niekwalifikowany podpis elektroniczny. Można więc powiedzieć, że EasySign jest zestawem narzędzi, który w maksymalny sposób ułatwia masowe składanie podpisu pod fakturami i automatyzuje proces archiwizacji i wysyłki podpisanych dokumentów do klientów.

W firmie Tuplex produkt EasySign został wdrożony w działającym już od jakiegoś czasu module SD z wykorzystaniem archiwum SAP http ContentServer. Poza drobnymi pracami konfiguracyjnymi i kilkoma zmianami programistycznymi, pozwoliło to na wykorzystanie istniejących procesów biznesowych bez większych zmian.

Archiwum faktur tylko w formie elektronicznej

Jednym z głównych celów, który został sformułowany na etapie koncepcji wdrożenia, była całkowita rezygnacja Tuplex z przechowywania faktur w formie papierowej, niezależnie od zgody partnera (odbiorcy faktury) na przesłanie dokumentu drogą elektroniczną.

Wymusiło to rozpoznanie dwóch sytuacji. Pierwszej, w której możemy przesłać fakturę w formie elektronicznej, czyli takiej jak przechowywana po stronie Tuplex oraz drugiej, w której dokument przeznaczony do wysyłki musi zostać wydrukowany, a następnie przesłany metodą tradycyjną. Jednak w obu przypadkach Tuplex po swojej stronie archiwizuje dokument wyłącznie w formie elektronicznej, czyli w żadnym z tych przypadków nie są drukowane kopie faktury.

Proces rozpoczyna się więc od automatycznego sprawdzenia tzw. „warunku wysłania faktury drogą elektroniczną”. Warunkiem takim jest osoba kontaktowa z funkcją „Zgoda efaktura” oraz istniejącym adresem e-mail znajdująca się w informacjach o płatniku faktury w systemie SAP.  Jeżeli warunek ten nie jest spełniony, dołączona zostaje informacja wyjściowa jednokrotnie wyprowadzająca dokument na drukarkę – wydruk ten będzie przesłany do odbiorcy faktury metodą tradycyjną. Następnie niezależnie od sprawdzenia dokument jest archiwizowany w postaci dokumentu PDF na SAP http ContentServer. Do generowania faktur w postaci PDF wykorzystywany jest standardowy formularz Smartforms funkcjonujący dla standardowych wydruków faktur. Trzeba zaznaczyć że program wydruku formularza w Tuplex jest bardzo złożony, a jeden formularz obsługuje wszystkie rodzaje faktur i faktur korygujących zarówno w języku polskim jak i angielskim.

W analogiczny sposób wyprowadzane są również duplikaty faktur, tworzony jest nowy plik pdf i albo jest drukowany, albo będzie wysłany w formie elektronicznej.

Konsola All for One EasySign

Konsola All for One EasySign jest sercem całego narzędzia. Pozwala ona na wybranie dokumentów ze względu na różne parametry, np. numer faktury, data jej wyprowadzenia, dział lub biuro sprzedaży. Co więcej pozawala na filtrowanie dokumentów ze względu na status ich przetwarzania – m.in. faktury wyprowadzone, podpisane, zarchiwizowany itp.

W opcji z podpisem kwalifikowanym, składanym przez konkretną osobę za pośrednictwem karty chipowej i dedykowanego urządzenia, standardowa procedura zakłada uruchomienie konsoli dla zadanego okresu czasu – najczęściej jest to jeden dzień. W wyniku generowana jest lista faktur wyprowadzonych w tym przedziale. Następnie wszystkie wyprowadzone i niepodpisane faktury kopiowane są na stację roboczą, która jest dedykowanym, zabezpieczonym przed niepowołanym dostępem komputerem osobistym z systemem Windows (komputer ten ma dostęp do systemu SAP przez protokół RFC).

Faktury na stacji roboczej podpisywane są przez użytkownika masowo, przy pomocy podpisu kwalifikowanego z wykorzystaniem obcego dedykowanego oprogramowania. Podpis taki, jako rodzaj cyfrowego poświadczenia tożsamości osoby posługującej się nim, musi być potwierdzony przez organ, który ma odpowiednie ku temu uprawnienia. Rolę zaufanej, tzw. „trzeciej” strony pełnią centra certyfikacji. Urzędy te realizują usługi wydawania i zarządzania certyfikatami oraz usługi związane z wystawianiem znaczników czasowych. Podpis znajduje się w osobnym pliku i razem z faktycznym dokumentem tworzy swoistą potwierdzoną i zabezpieczoną całość.

W opcji z podpisem niekwalifikowanym opartym o certyfikat proces podpisywania może zostać zautomatyzowany. Odpowiedni, cyklicznie uruchamiany proces pobiera z archiwum pliki i dodaje do nich podpis elektroniczny. Tak przygotowane faktury są gotowe do automatycznej wysyłki do odbiorców.

Wykorzystując konsolę All for One EasySign, użytkownik pobiera podpisy odpowiadające dokumentom. Są one następnie archiwizowane automatycznie na SAP http ContentServer (lub innym archiwum dokumentów). Jeżeli odbiorca danego dokumentu spełnia „warunek wysłania faktury drogą elektroniczną” następuje automatyczne utworzenia e-maila wraz z załączonym dokumentem i pasującym do niego podpisem oraz wysłanie takiej wiadomości do odbiorcy. Treść takiego maila, jak i jego tytuł są zależne od danych zawartych w dokumencie. Przykładem może być zmiana tytułu pomiędzy Faktura <numer_faktury> a Duplikat <numer_faktury> w przypadku wysyłania oryginału oraz duplikatu danego dokumentu.

Konsola All for One EasySign pozwala również na łatwy dostęp do dokumentów zarchiwizowanych na SAP http ContentServer.

Krzysztof Dudziński, Dyrektor Logistyki i IT, Tuplex Sp. z o.o.

Proste narzędzie, duże korzyści
Zdecydowaliśmy się na wdrożenie EasySign przede wszystkim dlatego, że chcieliśmy zrezygnować z archiwizowania papierowych faktur oraz zaoferować klientom nową usługę – czyli przekazywanie faktur w formie elektronicznej. To niebanalny problem – w ciągu roku wystawiamy około 100 000  faktur.
Obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat, przy tej skali sprzedaży, powodował, że ilość przechowywanych papierów rosła z każdym miesiącem, zajmując kolejne regały w archiwum. Do tego dochodziły ogromne ilości drukowanego papieru i czas osób, które musiała odpowiednio zebrać i skatalogować wszystkie dokumenty.
Dlatego Tuplex zdecydował się tylko i wyłącznie na elektroniczne archiwum, bez względu na to, czy otrzymaliśmy zgodę od klienta na wysyłanie e-faktury czy nie. To rozwiązało problem z papierami i dodatkową pracą i przynosi wymierne oszczędności w kosztach druku poprzez całkowite wyeliminowanie konieczności drukowania kopii faktur.
Kolejną korzyścią jest oczywiście możliwość masowego wysyłania faktur mailem, do tych nabywców, którzy się na to zgodzili. Oszczędzamy na kosztach wysyłki, odpada wydruk, kopertowanie, frankowanie, prowadzenie rejestrów – czyli oszczędzamy na czasie pracy osób w dziale sprzedaży. Co prawda nadal dużą część faktur wysyłamy tradycyjnie, ale przy zmniejszonej skali jest to łatwiejsze organizacyjnie i tańsze.
Co ważne dla nas, przy wysyłce elektronicznej faktur działamy w zgodzie z wymogami polskiego prawa. Status podpisu kwalifikowanego jest równoważny ze statusem podpisu własnoręcznego. Podpis powiązany jest z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. Dodam jeszcze, że EasySing daje możliwość wglądu do zarchiwizowanych dokumentów np. przez urząd kontroli skarbowej czy też przez pracowników, aby obejrzeć wygląd wydruku faktury. Również z powodu wymogów prawnych zdecydowaliśmy się wysyłać wszelkie faktury korygujące pocztą tradycyjną ze względu na konieczność potwierdzenia ich odbioru przez klienta.
Szukając odpowiedniego rozwiązania, braliśmy pod uwagę fakt, że nasi odbiorcy nie zawsze posiadają zaawansowane narzędzia informatyczne, dzięki którym mogliby odbierać i odczytywać dokumenty. Rozwiązanie BCC (aktualnie All for One Poland) okazało się pod tym względem optymalne. Tuplex jako podmiot wystawiający faktury musi mieć narzędzie EasySign i aplikację umożliwiającą składanie podpisów, ale już jednostka otrzymująca dokument e-mailem nie jest zobowiązana do instalowania żadnego skomplikowanego oprogramowania. Aby dokument obejrzeć, wystarczy przeglądarka Adobe Acrobat Reader, a podpis można zweryfikować przy użyciu darmowego oprogramowania dostarczanego przez centrum certyfikacji.
EasySign okazał się zatem dla nas prostym i stosunkowo niedrogim sposobem na uproszczenie i obniżenie kosztów czasochłonnego procesu.  Dzięki tej aplikacji staliśmy się na pewno bardziej ekologiczni, a sam proces podpisywania faktur elektronicznych jest naprawdę łatwy i szybki.
Krzysztof Dudziński, Dyrektor Logistyki i IT, Tuplex Sp. z o.o.

Czas wdrożenia

Ponieważ produkt EasySign był wdrażany w Tuplex na istniejącym systemie SAP ERP i w pełni funkcjonalnym module sprzedażowym, czas realizacji był stosunkowo krótki. All for One EasySign również w prosty sposób integruje się z wdrożonymi już funkcjonalnościami SAP. Całość wdrożenia rozpoczęła się  dwoma spotkaniami, które odbyły się w grudniu 2011. Ustalono na nich, jak ma przebiegać procedura przejścia przez Tuplex na elektroniczną wersję faktury oraz zdefiniowano konieczne modyfikacje zarówno w konsoli EasySign, jak i samym systemie SAP ERP, aby całość jak najlepiej wpisywała się charakter i sposób prowadzenia sprzedaży przez Tuplex. Prace na systemie zostały rozpoczęte w styczniu 2012 roku i zakończyły się przeniesieniem rozwiązania na system produkcyjny z początkiem marca 2012. Po starcie produkcyjnym i konfrontacji z codzienną pracą, konsola EasySign została jeszcze nieznacznie zmodyfikowana, tak by jeszcze wydajniej spełniać nałożone na nią wymagania i wspomagać użytkowników w efektywnym i skutecznym wypełnianiu zadań.