Chmura publiczna SAP

W dobie dynamicznych zmian technologicznych kluczowe znaczenie ma wybór takiego systemu ERP, który nie będzie obarczony tzw. długiem technologicznym, a jednocześnie zapewni elastyczność oraz wysokie tempo wdrażania nowych funkcjonalności. Jako kierownik projektu wdrożenia systemu SAP S/4HANA Public Cloud w Duna Polska chciałbym podzielić się doświadczeniami i głównymi przesłankami, które przesądziły o decyzji wdrożenia właśnie tej wersji ERP od SAP.

Zarówno obecne trendy rynkowe, jak i rosnąca niepewność w zakresie cyberbezpieczeństwa wymagają od nas bieżącego utrzymywania systemów w najnowszej wersji. Dzięki temu możemy skutecznie korzystać z nowości technologicznych i szybko reagować na pojawiające się zagrożenia. SAP Public Cloud, ze swoją architekturą chmurową, zapewnia regularne aktualizacje, co eliminuje konieczność przeprowadzania kosztownych i czasochłonnych upgrade’ów. Oznacza to dla nas m.in.:

• Stały dostęp do nowych funkcjonalności – producent dostarcza co pewien czas pakiet usprawnień, z których możemy korzystać praktycznie od razu po ich udostępnieniu;
• Minimalizację ryzyka nieaktualnego oprogramowania – najnowsza wersja jest zawsze dostępna w chmurze, a harmonogram wdrożeń poprawek i uaktualnień jest z góry znany;
• Przewidywalne koszty utrzymania – brak konieczności dużych inwestycji w modernizację, gdyż w ramach subskrypcji SAP Public Cloud aktualizacje odbywają się automatycznie.

Rozwój technologii coraz wyraźniej zmierza w kierunku zwinnej współpracy wielu dedykowanych, wyspecjalizowanych aplikacji. Nasza organizacja stawia na wykorzystanie rozwiązań sprawdzających się w konkretnych obszarach branżowych, np. systemów do zarządzania projektami, rozliczeniami czy automatyzację procesów obiegu dokumentów.

Wybierając SAP s/4 Public Cloud, mogliśmy skorzystać z szerokich możliwości integracyjnych, jakie oferuje platforma. Dzięki temu chcemy w optymalny sposób wykorzystać potencjał trzech systemów dziedzinowych, które w ramach projektu zostaną zsynchronizowane z SAP za pomocą szyny danych (Enterprise Service Bus). Taka architektura pozwala:

• Zachować specjalistyczne rozwiązania w obszarach kluczowych dla firmy – wspomagające procesy specyficzne dla naszej branży;
• Ujednolicić dane i procesy w SAP – mając centralną bazę danych oraz wspólny punkt dostępu do informacji, zarządzanie staje się prostsze i bardziej przejrzyste;
• Zachować elastyczność i skalowalność – w razie konieczności rozbudowy systemów dziedzinowych lub dodania kolejnego systemu, SAP Public Cloud zapewnia mechanizmy integracyjne pozwalające szybko włączyć nowe rozwiązania.

Jednym z kluczowych elementów naszej analizy było również doświadczenie dostawcy w obszarze wdrożeń systemów ERP. SAP, dzięki wieloletniej obecności na rynku i tysiącom udanych projektów wdrożeniowych, dysponuje bogatą bazą tzw. dobrych praktyk. Wersja Public Cloud zawiera już w standardzie zestaw gotowych procesów, skonfigurowanych w sposób zoptymalizowany pod kątem efektywności i zgodności z wymogami prawnymi oraz branżowymi. Dla nas oznacza to:

• Skrócenie czasu wdrożenia – startujemy od już przetestowanych wzorców, które możemy dowolnie dostosować do naszych potrzeb;
• Większą niezawodność – rozwiązania typu „best practices” są przez lata sprawdzane i doskonalone w różnych organizacjach;
• Przewidywalne rezultaty – ograniczamy ryzyko związane z błędami projektowymi, mogąc skorzystać z wiedzy i doświadczeń wypracowanych w trakcie wielu innych wdrożeń.

Decyzja o wyborze partnera wdrożeniowego SAP była dla nas procesem strategicznym. Szukaliśmy firmy z udokumentowanym doświadczeniem w implementacji rozwiązania SAP S/4 w wersji Public Cloud, co stanowiło kluczowe kryterium selekcji. Ponieważ jest to stosunkowo nowa technologia, liczba partnerów z odpowiednimi kompetencjami na rynku jest ograniczona, dlatego na naszej krótkiej liście znalazły się trzy firmy.

Ostatecznie zdecydowaliśmy się na współpracę z All for One Poland, kierując się ich doświadczeniem na polskim rynku oraz pozytywnymi referencjami. Istotnym elementem procesu decyzyjnego było spotkanie referencyjne z jednym z klientów All for One, który podzielił się swoimi doświadczeniami z wdrożenia. Dodatkowo nasza dotychczasowa wersja SAP, obsługująca część operacji w Polsce, była już wspierana lokalnie przez All for One. Pozytywne doświadczenia wynikające z tej współpracy utwierdziły nas w przekonaniu, że jest to właściwy partner do realizacji projektu.

Nasz harmonogram wdrożenia został zaplanowany na 11 miesięcy w roku 2025. Prace rozpoczęły się na początku lutego 2025 r., a start produkcyjny systemu przewidujemy na 2 stycznia 2026 r.

Decyzja o wdrożeniu S/4 Public Cloud to odpowiedź na wyzwania współczesnego rynku i zmieniającej się technologii. Nasza organizacja potrzebuje rozwiązania, które umożliwi:

• Bieżące korzystanie z innowacyjnych funkcjonalności,
• Pełne bezpieczeństwo danych i systemów dzięki regularnym aktualizacjom,
• Integrację z kluczowymi systemami dziedzinowymi,
• Wsparcie globalnego dostawcy i zestaw sprawdzonych praktyk w ramach gotowych scenariuszy procesowych.

Wierzymy, że dzięki tej strategii udowodnimy, że transformacja cyfrowa może przebiegać szybko, sprawnie i przynieść wymierne korzyści biznesowe. Nie możemy się doczekać oficjalnego startu produkcyjnego systemu zaplanowanego na 2 stycznia 2026 r. – to będzie kolejny milowy krok w cyfryzacji naszej firmy.

W 2024 r. w firmie Duna Polska zmienił się główny akcjonariusz spółki. Transakcja została zawarta pomiędzy dotychczasowym właścicielem – Grupą Mota-Engil – oraz węgierską firmą Duna Aszfalt Zrt. Proces ten wpłynął na konieczność zmiany dotychczasowych systemów IT, zintegrowanie narzędzi cyfrowych i automatyzację.

Firma potrzebowała zatem technologii, która będzie elastyczna, łatwa i stosunkowo szybka w adaptacji, dostosowana do lokalnych warunków oraz opracowana z myślą o cyfrowej transformacji przede wszystkim działów back office (finanse, kontroling, dział zakupów, sprzedaż oraz zarządzanie projektami i magazynami).

Model chmury publicznej nie był pierwszym wyborem z obawy przed zbyt intensywną zmianą i zbyt małą elastycznością względem bardzo specyficznych potrzeb organizacji. Jedną z wątpliwości było także przełożenie procesów biznesowych do standardowego modelu chmurowego – zespół Duna Polska obawiał się, że chmura ograniczy wydajność biznesu. Jednocześnie firma korzystała do tej pory z rozwiązań ERP od SAP, ale w modelu on-premise. Rozpoczął się więc proces analizy potrzeb i szukania najlepszych rozwiązań SAP, które pomogą zarządzać dotychczasowymi zasobami, jednak w zupełnie nowych realiach firmy.

Tymczasem rozwiązania w modelu chmury publicznej zyskują na znaczeniu dzięki elastyczności, skalowalności i możliwości szybkiego wdrażania innowacji. Dodatkowo system SAP ERP Central Component w wersji on-premise w najbliższych latach przestanie być objęty wsparciem. Zespół Duna Polska stanął więc przed decyzją: wybrać rozwiązanie, które trzeba będzie zmienić po roku 2027, czy też działać z myślą o długofalowej strategii i już teraz przygotować się do transformacji chmurowej. Za rozwiązaniami w chmurze publicznej od SAP przemawia jej unikatowy, wyróżniający się na rynku model działania.

„S/4HANA Cloud Public Edition to system ERP w modelu SaaS. Firmy korzystające z tego narzędzia mogą liczyć na aktualizacje dwa razy w roku, a sam sposób działania poszczególnych jego elementów opiera się na zbiorze Best Practices. To portfolio z pakietami rozwiązań, z których klienci mogą wybrać i wdrożyć gotowe, sprawdzone i działające opcje. Wdrożenie trwa 6–7 miesięcy i daje spore oszczędności – wymaga mniejszego budżetu, trwa krócej niż adaptowanie rozwiązań on-premise oraz nie wymaga dużego zespołu IT po stronie klienta. Wartość dodaną stanowi także możliwość automatyzacji procesów oraz standaryzacja rozwiązań, która daje bezpieczeństwo i niższe koszty utrzymania infrastruktury. Z perspektywy całego biznesu firma dostaje więc skuteczne narzędzie pomagające zwiększyć konkurencyjność w warunkach rosnących kosztów” – podkreśla Alena Sysoi, Accelerated Sales Engagement Senior Specialist w SAP CEE.

Swój model chmury publicznej SAP konsekwentnie wzbogaca o kolejne zastosowania AI, której rolą jest zautomatyzowanie powtarzalnej, czasochłonnej pracy i bieżące poprawienie komfortu użytkowania aplikacji. Chodzi także o skrócenie czasu podejmowania decyzji i włączenie większej liczby danych, które pomogą zoptymalizować procesy wewnętrzne, ograniczyć koszty oraz wpłyną na bezpieczeństwo w każdym ze wspomnianych obszarów.

Idea wdrażania chmury publicznej opiera się na przejrzystym rozpisaniu kroków, które są możliwe do zrealizowania przez każdą osobę, która ma dostęp do przygotowanej dokumentacji. Model ten ma więc dawać firmom samodzielność i niezależność od złożonych zasobów i specjalistów IT. Zespół Duna Polska mógł zapoznać się z rozbudowaną dokumentacją, która obejmuje szczegółowe opisy ról, kluczowych zadań i wskaźników ryzyka projektowego. Metodologia SAP świadomie wspiera proces zarządzania zmianą w organizacji i pomaga użytkownikom końcowym przygotować się na nowy sposób działania w środowisku chmurowym. Klienci mogą skorzystać z gotowych szablonów i materiałów szkoleniowych, co znacznie skraca czas potrzebny na wdrożenie.

Bardzo ważnym elementem, który wpływa na podjęcie decyzji o wyborze rozwiązań chmurowych, jest dla firm możliwość wcześniejszego zapoznania się z narzędziem – sprawdzenia, czy zasoby, sposób korzystania oraz funkcje są w stanie odpowiedzieć na bieżące potrzeby. W ofercie SAP ten etap jest unikatowy na rynku – każdy klient rozważający przejście do chmury publicznej może wziąć udział w bezpłatnym Digital Discovery Assessment. To seria warsztatów, które pomagają przeanalizować obecne w danej firmie procesy biznesowe właśnie w kontekście modelu chmury publicznej SAP. Ponieważ DDA jest zasobem online, każdy uczestnik zespołu ma do niego łatwy dostęp i możliwość szczegółowego porównania swoich potrzeb z procesami standaryzowanymi oferowanymi w chmurze.

Model chmury publicznej eliminuje konieczność zarządzania obszerną infrastrukturą IT, co znacznie odciąża klientów. Dzięki temu firmy nie muszą inwestować w sprzęt ani rozbudowywać czy pozyskiwać zespołów IT. SAP oferuje również narzędzia umożliwiające użytkownikom tworzenie prostych aplikacji i własnych workflows bez konieczności posiadania wiedzy technicznej. To rozwiązanie wspiera automatyzację procesów, a gdy standardowe rozwiązania nie są w pełni zgodne z potrzebami danej firmy – można rozbudować konkretne funkcjonalności.

„Model chmury publicznej nie jest zamkniętym systemem, ale platformą umożliwiającą dalszy rozwój i dostosowanie do zmieniających się potrzeb biznesowych. Decyzja Duna Polska o migracji do chmury jest strategicznym krokiem, który nie tylko pozwoli na rozwój, ale także zwiększy konkurencyjność firmy na rynku. Proces wdrożeniowy przed nami, ale w tej współpracy kluczowe znaczenie miało podejście edukacyjne, które pomogło zespołowi Duna Polska lepiej zrozumieć nie tylko sam model chmury publicznej, ale także własne możliwości adaptacji” – podsumowuje Wioleta Maciszewska, Senior Account Executive w SAP Polska.

Źródło: SAP Polska (news.sap.com/poland)