Kompleksowe wdrożenie SAP

Informacja zarządcza

Obok logistyki i produkcji, korzyści z wykorzystywania SAP najlepiej widoczne są w obszarze zarządzania finansami spółki.

Tomasz Danielewicz, Manager ds. Kontrolingu Dramers SA: „Zanim zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu SAP, w firmie funkcjonował oparty na DOS-ie system ewidencji operacji finansowo-księgowych, w którym brakowało analityki, raportowania i informacji zarządczej. Wprowadzenie systemu SAP umożliwiło nam m.in. analizę on-line wielkości sprzedaży oraz standardowych kosztów wytworzenia powiązanych z wykonaną sprzedażą. System pozwala w ciągu kilkunastu sekund stworzyć raport umożliwiający analizę sprzedaży w rozbiciem na grupy asortymentowe, brand, płatnika, odbiorcę faktury, region, czy przedstawiciela handlowego. Wszystkie zaksięgowane dokumenty kosztowe dekretowane są na zlecenia lub MPK, i są widoczne on-line w rachunku wyników. Wdrożenie SAP-a miało również niebagatelne znaczenie dla zarządzania płynnością przedsiębiorstwa. Raportowanie w module Treasury pozwala na bieżącą kontrolę planu przepływów pieniężnych, a zawarte w nim dane są aktualizowane wraz z księgowaniem kolejnych dokumentów. W trakcie wdrożenia SAP każdemu działowi firmy przypisaliśmy MPK, czyli miejsca powstawania kosztów, co umożliwiło nam skuteczną kontrolę ponoszonych przez nie kosztów oraz identyfikację najbardziej kosztotwórczych komórek firmy.”

Unijna pomoc

Dramers przy wdrożeniu skorzystał z dofinansowania ze środków UE. Dofinansowanie objęło zarówno usługi wdrożeniowe jak i zakup licencji na oprogramowanie.

Bezcenne wskazówki

Dramers podszedł do wdrożenia modelowo – szczegółowo zweryfikował potrzeby firmy w zakresie wsparcia procesów biznesowych poprzez system informatyczny, dokładnie przeanalizował rynek rozwiązań i dostawców systemów ERP, wnikliwie przyjrzał się interesującym firmę rozwiązaniom, wynegocjował dogodne dla siebie warunki, pozyskał dofinansowanie wdrożenia z Unii, metodycznie i konsekwentnie realizował kolejne etapy wdrożenia, a obecnie pracując już na systemie i czerpiąc z tego korzyści „dokłada” kolejne narzędzia SAP poprawiające zarządzanie firmą.

Wiedza, którą przez ten czas zdobyła firma jest bezcenna. Zygmunt Niziński chętnie dzieli się swoimi spostrzeżeniami: „Nie będę nikogo przekonywał do takiego czy innego rozwiązania. Są jednak ogólne zasady, których warto przestrzegać, aby projekt zakończył się powodzeniem.

Po pierwsze: miej świadomość

Już na wstępie należy sobie uświadomić, że o sukcesie wdrożenia przede wszystkim decyduje właściwe przygotowanie własnej firmy. Głównym czynnikiem sukcesu wdrożeniowego jest szczegółowe przeanalizowanie procesów biznesowych, które zachodzą w firmie, opisanie firmy w postaci mapy procesów, wskazanie – które z elementów tych procesów powinny być obsługiwane przez system informatyczny. Takie podejście gwarantuje, że rozpoczynając poszukiwania właściwego rozwiązania firma dokładnie wie, czego oczekuje i potrafi zweryfikować otrzymywane oferty. Im lepiej opisane są procesy w firmie przed wdrożeniem, im lepiej wie ona, czego potrzebuje, tym większa szansa na udane wdrożenie. Aktywny i świadomy klient nie podchodzi do firmy wdrożeniowej na zasadzie „płacę to mi to teraz zróbcie”. Odpowiedzialność za wdrożenie systemu nie spoczywa wyłącznie na firmie wdrożeniowej. Właściwe zarządzanie wdrożeniem od strony klienta, dobór kompetentnych i zmotywowanych pracowników, którzy uczestniczą we wdrożeniu, nadanie wdrożeniu odpowiedniej rangi, dyscyplinowanie pracowników, silne wsparcie całego procesu przez zarząd – to elementy sukcesu, za które odpowiada klient, a nie zewnętrzny doradca. Konsultanci z firmy wdrażającej znają możliwości wdrażanego systemu, ale nie znają procesów biznesowych i potrzeb klienta. Trzeba im tę wiedzę przekazać, trzeba wskazać priorytety, trzeba prawidłowo przygotować kolosalną ilość danych. W tych sprawach firma wdrażająca nie zastąpi klienta.

Po drugie: zawęź wybór

Często przyjmujemy u siebie wizyty referencyjne, podczas których dzielimy się swoim doświadczeniem z firmami stojącymi przed decyzją o wdrożeniu systemu ERP. Mogę śmiało powiedzieć, że te firmy, które mają na swojej liście 13 systemów do sprawdzenia, nie są w stanie dokonać dobrego wyboru. Zalecam im zawęzić pole wyboru do trzech najbardziej dopasowanych funkcjonalne i cenowo do ich potrzeb, i bliższe przyjrzenie się już tylko tym trzem.

Po trzecie: żądaj dowodów, a nie kolorowych prezentacji

Koniecznie trzeba oglądać interesujący nas system w pracy tj. w firmach, które go użytkują. My wszystkim dostawcom daliśmy przykładowy proces produkcyjny z tym samym zestawem danych i poprosiliśmy ich o pokazanie danego procesu w systemie. Od razy odpadły systemy, które składają się z niespójnych modułów pisanych dla odrębnych klientów. Systemy takie przygotowywane są dla nowego klienta poprzez sklejenie kilku innych wdrożeń i dopisanie brakujących elementów. Systemy te nie gwarantują integralności procesów, pomimo tego że są oferowane na rynku jako systemy zintegrowane. Centrum prawdziwego ZSI stanowią główne i uniwersalne procesy, natomiast pod firmę modyfikowane są jedynie obrzeża systemu.

Po czwarte: nie rozkręcaj spirali potrzeb

Należy mierzyć siły na zamiary i jeśli na przykład nie używało się dotąd żadnego systemu zintegrowanego, zacząć od wdrożenia podstawowych procesów. My założyliśmy, że aby wdrożenie przebiegło sprawnie i przyniosło nam korzyści, nie wchodzimy od początku w zbyt duże szczegóły,  tylko wdrażamy główne procesy. Teraz, kiedy już pracujemy w systemie, dodajemy kolejne rzeczy, które są dla nas istotne, np. myślimy o CRM-ie, mamy nowe potrzeby w zakresie raportowania, rejestracji procesów produkcji czy rejestracji czasu pracy. Wdrażamy również system adresowania lokalizacji magazynowych w oparciu o terminale radiowe z czytnikami kodów.Stara zasada „od ogółu do szczegółu” jest tu bardzo na miejscu.

Po piąte: odpowiedz sobie, czy ufasz tym ludziom

Sprzedawcy z reguły są mili i wiele obiecują. Taką mają pracę. Nie daj się zwieść pozorom. Zadaj sobie pytanie czy im ufasz, czy czujesz, że im zależy nie tylko na sprzedaży, ale i na powodzeniu wdrożenia. Poznaj innych ludzi z danej firmy i oceń, czy na ile słuchają tego, co mówisz i naprawdę chcą Ci pomóc. Ich rzetelność, słowność i zaangażowanie przełożą się na pracę przy projekcie i jego sukces.”