Faktury z chmury

Polski oddział DHL Parcel uruchomił All for One E-Billing Portal w 2016 r. Z rozwiązania korzysta już ponad 20 tys. klientów oddziału, otrzymując dostęp do faktur za usługi transportowe i logistyczne w formie elektronicznej. Portal jest zintegrowany z systemem SAP ERP, dzięki czemu faktura wygenerowana w systemie trafia bezpośrednio do klienta.

Uproszczenie procesu fakturowania i pominięcie etapu druku, kopertowania i wysyłki to dla firmy zdecydowana redukcja kosztów, wyższe bezpieczeństwo procesu, skuteczniejsze ściąganie należności, a także lepsza identyfikacja klienta z marką.

Wzrasta także satysfakcja klienta – faktura dociera do odbiorcy szybciej, jest widoczna w dobrze zaprojektowanym, intuicyjnym portalu WWW, jest dostępna w wielu formatach (np. PDF, XML, EDIFACT, XLSX), a klient jest informowany o jej wystawieniu mailowo lub może otrzymać dokument bezpośrednio jako załącznik w wiadomości.

Rozwiązanie, które sprawdziło się w polskim oddziale, w lipcu 2020 r. zostało uruchomione w kolejnych spółkach DHL Parcel w Holandii i Belgii, a także DHL eCommerce w Holandii. Ze względu na odmienne uwarunkowania (np. inny system ERP) oraz dodatkowe systemy wymagające integracji, a także specyficzne wymagania klientów projekt dla oddziałów w Beneluksie wymagał wprowadzenie modyfikacji i przygotowania nowych rozszerzeń.

Portal WWW dla faktur

All for One E-Billing Portal to system służący do masowego dostarczania faktur elektronicznych. Jest przeznaczony głównie dla firm, które obsługują klientów w oparciu o długotrwałe umowy lub abonamenty, czyli dla tych, które muszą przesyłać wiele dokumentów do rozproszonych odbiorców.

Na rozwiązanie wdrożone w DHL Parcel Benelux składają się następujące elementy:

• portal internetowy E-Billing Portal do masowego udostępniania faktur elektronicznych,
• platforma integracyjna All for One Edistrada, służąca jako warstwa komunikacyjna z systemem ERP (DHL Benelux korzysta z własnego rozwiązania).

Zarówno E-Billing Portal, jak i Edistrada są rozwiązaniami chmurowymi, utrzymywanymi w All for One Data Centers i dostarczanymi w modelu SaaS (Software as a Service). Bezpieczeństwo systemu i przechowywanych w nim danych wrażliwych, w tym danych osobowych, jest potwierdzone certyfikacją All for One z zakresu normy ISO 27018, dotyczącej właśnie bezpieczeństwa danych osobowych przechowywanych w chmurze.

Martin de Hoon, Program Manager, DHL Parcel, Holandia

Nowe funkcjonalności

Dla użytkowników końcowych najważniejszym komponentem rozwiązania jest All for One E-Billing Portal, w którym klient może obejrzeć historię otrzymanych e-faktur, uzyskać dostęp do ich podglądu PDF oraz pobrać dokument w różnych formatach. Udostępniona klientom i użytkownikom szata graficzna jest zgodna z wymaganiami DHL Parcel i w zakresie brandingu. Rozwiązanie wspiera różne wersje językowe, użytkownicy w Belgii i Holandii mogą korzystać z wersji angielskiej, holenderskiej, francuskiej i niemieckiej. Warto wspomnieć, że portal jest przygotowany do obsługi kolejnych języków.

Rozwiązanie uruchomione w Beneluksie to jeden system, obsługujący trzy podmioty prawne. Dla każdej spółki została wydzielona osobna struktura logiczna – dane i konfiguracje systemowe w ramach poszczególnego podmiotu prawnego są odseparowane od pozostałych podmiotów prawnych. Z tego powodu konieczne było rozszerzenie E-Billing Portalu o dodatkowy poziom uprawnień i izolacji danych. Użytkownicy mają nadane uprawnienia do poszczególnych spółek i mogą się pomiędzy nimi przełączać (oczywiście o ile mają takie uprawnienia). Dużym ułatwieniem jest fakt, że tacy użytkownicy, będący klientami jednocześnie kilku spółek korzystają z jednej aplikacji i jednego konta użytkownika, a więc przechodząc pomiędzy strukturami dla danych spółek, nie muszą się przelogowywać.

Warto też wspomnieć, że w Beneluxie aplikacja jest dostępna pod dwoma domenami – .be dla klientów z Belgii i .nl dla Holandii.

Jak to działa

Faktury wygenerowane w systemie finansowo-księgowym trafiają do wydajnej rozproszonej bazy danych, która jest częścią platformy integracyjnej Edistrada. Do podstawowych zadań Edistrady należy przyjęcie, archiwizacja oraz dystrybucja dokumentów elektronicznych. Dystrybucja odbywa się za pomocą m.in. SOAP WebService, REST API, AS2, SFTP itp. Obsługiwane są różne formaty dokumentów, np. PDF, XML, EDIFACT, XLSX, a także customowe struktury CSV i XML. To pozwala dostosować rozwiązanie do możliwości technologicznych obu stron wymieniających dokumenty. Architektura systemu została zaprojektowana tak, aby był on łatwo skalowalny i mógł rosnąć wraz z rosnącym biznesem DHL Parcel.

Aby zapewnić bezpieczeństwo i niezawodność komunikacji pomiędzy systemem ERP a Edistradą została uruchomiona komunikacja oparta o usługi sieciowe (WebServices) z wykorzystaniem serwerów proxy i szyfrowanego połączenia HTTPS. Interfejsy zostały zaprojektowane w taki sposób, aby komunikacja pomiędzy systemem ERP i Edistradą odbywała się synchronicznie, co umożliwia szybką obsługę ewentualnych problemów. Ponadto Edistrada została wyposażona w rozbudowany system powiadamiania mailowego oraz aplikację do monitoringu przepływu danych, co daje administratorom systemu (zarówno po stronie DHL, jak i All for One) natychmiastowy i kompleksowy obraz sytuacji.

E-faktury dla klientów

Platforma integracyjna Edistrada (hostowana w chmurze All for One) udostępnia dokumenty faktur klientom na różne sposoby, zależnie od aktualnych preferencji i możliwości danego klienta – za pośrednictwem zestawionych bezpośrednich połączeń EDI, poprzez aplikację webową, czy bezpośrednio w wiadomości e-mail. Nową funkcjonalnością w aplikacji E-Billing Portal, która zrodziła się z potrzeb DHL Parcel Benelux, jest mechanizm umożliwiający łatwą i szybką integracją nowych klientów przez SFTP (wysyłka dokumentów w wybranych formatach na serwer SFTP wskazanych klientów).

Kolejnym rozszerzeniem przygotowanym dla DHL jest integracja Portalu z archiwum cyfrowym wykorzystywanym w oddziałach w Beneluksie (częstotliwość wysyłki dokumentów do archiwum i ich format został uzgodniony z DHL Parcel).

Do najważniejszych zalet All for One E-Billing Portalu z punktu widzenia użytkowników należy:

• możliwość wyboru formatu e-faktury; oprócz PDF dostępne są formaty: CSV, XLSX lub XML,
• dostęp online – do faktur bieżących i archiwalnych (faktury są przechowywane w aplikacji przez okres 7 lat),
• krótszy czas obiegu dokumentów: aplikacja umożliwia wysłanie e-faktury na więcej niż jeden adres e-mail, co przyspiesza prace związane z obsługą księgową dokumentów. Dodatkowo dokumenty mogę być wysyłane na serwer SFTP klienta lub bezpośrednio do jego systemu poprzez EDI,
• zarządzenie kontem z poziomu klienta: możliwość aktualizacji adresów e-mail, zapisanie indywidualnych ustawień, generowanie i zapisywanie raportów wystawionych dokumentów.

All for One E-Billing Portal w DHL Benelux

Duże dokumenty

Specyfiką obsługi klientów współpracujących w oparciu o stałą umowę jest wystawianie faktur za ustalone okresy (zwykle w cyklu miesięcznym). W przypadku usług logistyczno-transportowych liczba zrealizowanych usług w miesiącu może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy. Każda usługa transportowa to oddzielna pozycja na załączniku generowanym razem z fakturą. Te dokumenty mogą mieć nawet kilka tysięcy stron. Nic więc dziwnego, zapewnienie wydajności rozwiązania i niezawodnej komunikacji było szczególnie istotne.

Do wydajnej obsługi tak dużych plików zostały wykorzystane odpowiednie algorytmy kompresji oraz mechanizm MTOM (Message Transmission Optimization Mechanism), który pozwala na optymalne załączanie danych w wiadomościach SOAP.

Przesłanie danych to pierwszy krok. Przy tak dużych dokumentach kolejnym wyzwaniem jest generowanie ich obrazów w formacie PDF. Algorytm odpowiadający za tę czynność został znacznie zoptymalizowany. Największe dokumenty, mające około 200 MB, generują się w czasie do 30 sekund (generowanie dokumentów odbywa się w tle), mniejsze pliki, do 30 MB, generują się 6 sekund.

Rozwiązanie jest w stanie obsłużyć znacznie większe pliki XML, co udowodniło chociażby sprawnym przetwarzaniem faktur za usługi dla klienta z branży e-commerce. Jak do tej pory rekordowy dokument miał rozmiar 1,8 GB. Jednak by nie obciążać systemu generowaniem dokumentów, których użyteczność jest dyskusyjna, wspólnie z DHL Parcel Benelux uzgodniono, że cały plik PDF będzie się generował dla dokumentów do 200 MB. W pozostałych przypadkach klientowi jest udostępniana tylko pierwsza strona faktury, bez załącznika z poszczególnymi pozycjami.

Także dla pracowników DHL Parcel

E-Billing Portal używany jest na co dzień nie tylko przez klientów, lecz również przez pracowników DHL Parcel. Zakres posiadanych przez nich uprawnień bazuje na konfiguracji ról, którymi mogą zarządzać użytkownicy z najwyższymi uprawnieniami administracyjnymi. Z perspektywy pracownika DHL istotne są funkcjonalności dot. procesu zarządzania dystrybucją wystawionych faktur.

Funkcje E-Billing Portalu, z których korzystają użytkownicy w DHL Parcel:

• dostęp do dokumentów klientów, wraz z informacją o dacie otwarcia danego dokumentu przez klienta (identyfikacja konkretnego użytownika, który wyświetlił dokument) i możliwością raportowania wysłanych dokumentów (z uwzględnieniem szeregu filtrów),
• zatwierdzanie lub odrzucanie faktur dla wybranych klientów,
• zarządzanie kontami klientów (wielu klientów może mieć dostęp do jednego konta klienta oraz jeden użytkownik może mieć dostęp do wielu kont klienta),
• weryfikacja zgłoszeń rejestracji (użytkownik-klient może sam zarejestrować się w systemie, wypełniając formularz rejestracji),
• zarządzanie kontami użytkowników (blokowanie/odblokowywanie kont, resetowanie haseł, przypisywanie uprawnień) i raportowanie aktywności użytkowników,
• zarządzanie powiadomieniami e-mail (można zdefiniować wiele szablonów e-maili, dla różnych akcji w systemie: informacja o nowym dokumencie, założenie konta, reset hasła itd.);

• mechanizm weryfikacji przez pracownika DHL przed wysyłką do klienta dokumentów, które są adresowane do klientów oznaczonych jako „on hold” (podwójna kontrola).

Utrzymanie systemu

W usługach chmurowych, takich jak All for One E-Billing Portal, o sukcesie nie świadczy sam fakt uruchomienia. Firma Al. For One (dawniej SNP) odpowiada za bieżące utrzymanie i dostępność systemu, otaczającą infrastrukturę, wydajność i weryfikację poprawnego funkcjonowania.

W skład usługi wchodzi monitoring różnych parametrów systemu, np. kolejki wychodzących e-maili (aby wszystkie wiadomości o fakturach dotarły do adresatów, nawet jeżeli serwer pocztowy przesłanie działać) czy dostępności systemu z Internetu.

Rok po uruchomieniu rozwiązania w DHL Parcel Beneluks za pośrednictwem E-Billing Portalu faktury otrzymuje blisko 18 tys. klientów firmy w Holandii i ponad 4 tys. w Belgii. Średnio miesięczne za pośrednictwem rozwiązania przesyłanych jest ponad 40 tys. dokumentów w Holandii i blisko 4 tys. w Belgii. E-Billing Portal obsługuje także klientów spółki DHL Parcel E-Commerce, świadczącej usługi dostawcze dla sprzedawców internetowych.