Dziesiątki tysięcy e-faktur z systemu SAP

DHL Parcel jest liderem polskiego rynku przesyłek krajowych i prekursorem innowacyjnych rozwiązań e-commerce dedykowanych klientom w Polsce i w Europie. Firma wykorzystuje swoją wiedzę w dziedzinie krajowych oraz międzynarodowych przesyłek drogowych docierając do 28 krajów Unii Europejskiej. Oferuje odbiór osobisty w sieci DHL Parcelshop. Jest to blisko 1800 Punktów Partnerskich, w których szybko i wygodnie można nadać lub odebrać przesyłkę. Sieć Parcelshop tworzą między innymi sklepy Inmedio, 1-minute, Relay, Żabka, Freshmarket i sieć stacji benzynowych Shell – większość z tych punktów czynna jest codziennie, również w weekendy, minimum do godziny 21. Każdego miesiąca DHL Parcel w Polsce wystawia kilkadziesiąt tysięcy faktur dla wielu tysięcy klientów – począwszy od jednoosobowych podmiotów gospodarczych, po duże firmy, które wysyłają nawet tysiące przesyłek miesięcznie.

Przy tak dużej skali, generowanie faktur papierowych to dla firmy olbrzymi koszt. Uproszczeniem tego procesu są oczywiście faktury elektroniczne, które pozwalają na zdecydowaną redukcję kosztów. Wprowadzenie takiego rozwiązania jest dużym wyzwaniem dla działów informatycznych. Aby spełniało swoje zadanie, musi być w pełni zintegrowane z systemami informatycznymi w firmie oraz spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa. W DHL Parcel zastępując poprzedni system, zdawano sobie sprawę z zagrożeń, jakie może ze sobą nieść wdrożenie nowego rozwiązania, ale też jasno przedstawiono oczekiwania w stosunku do jego funkcjonalności.

Kompleksowe rozwiązanie

DHL Parcel decydując się na wdrożenie nowego rozwiązania, poszukiwało partnera, który swoim doświadczeniem i kompetencjami zagwarantuje kompleksowe obsłużenie zagadnienia: zarówno po stronie udostępniania dokumentów poprzez rozwiązania webowe, jak i w zakresie koniecznej integracji z SAP, na którym pracują na co dzień pracownicy DHL Parcel.

Rozwiązanie, zaproponowane przez BCC (aktualnie All for One Poland), składa się z:

• portalu internetowego do masowego udostępniania faktur elektronicznych, opartego na autorskim rozwiązaniu All for One E-Billing Portal,
• platformy integracyjnej All for One Edistrada, służącej jako warstwa komunikacyjna z systemem SAP.

Zarówno All for One E-Billing Portal, jak i platforma Edistrada, są rozwiązaniami chmurowymi, utrzymywanymi w All for One Data Centers i dostarczanymi w modelu SaaS (Software as a Service).
Z punktu widzenia użytkowników końcowych, najważniejszym komponentem rozwiązania jest All for One E-Billing Portal, w którym klient może obejrzeć historię otrzymanych dokumentów: e-faktur oraz uzyskać dostęp do obrazu PDF każdego dokumentu, którego był odbiorcą. Portal został zaprojektowany z użyciem rekomendowanych obecnie technologii dla aplikacji internetowych. Szata graficzna jest zgodna z wymaganiami DHL Parcel w zakresie brandingu. Aktualnie dostępne są dwie wersje językowe portalu (polska i angielska), a rozwiązanie przygotowane jest do obsługi kolejnych języków.

Niezawodna komunikacja

Wygenerowane z systemu SAP dokumenty trafiają do wydajnej rozproszonej bazy danych będącej komponentem platformy integracyjnej Edistrada. System ten odpowiada za przyjęcie, archiwizację oraz dystrybucję dokumentów elektronicznych na różne sposoby (SOAP WebService, REST API, AS2, SFTP itp.) oraz w różnej formie (np. PDF, XML, EDIFACT, XLSX) po to, aby móc dostosować się do możliwości technologicznych obu stron wymieniających dokumenty. Architektura systemu została zaprojektowana tak, aby system był łatwo skalowalny i mógł rosnąć wraz z rosnącym biznesem DHL Parcel.

Aby zapewnić niezawodność komunikacji pomiędzy systemem SAP a platformą Edistrada, BCC wyeliminowało wszelkie nadmiarowe węzły i uruchomiło komunikację online w oparciu o usługi sieciowe (WebServices) z wykorzystaniem serwerów proxy i szyfrowanego połączenia HTTPS.

Bezpośrednia wymiana danych pomiędzy systemami pozwala na komunikację synchroniczną i niesie korzyść szybkiego znalezienia przyczyny ewentualnej awarii i to bezpośrednio z poziomu systemu SAP. Dzięki temu administratorzy DHL Parcel mogą sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zostały wysłane poprawnie z SAP, a jeżeli nie, to jakie były przyczyny błędów.

Bezpieczeństwo danych wrażliwych

Kluczowym aspektem, zarówno dla BCC (aktualnie All for One Poland) jak i DHL Parcel, są kwestie bezpieczeństwa wszystkich komponentów systemu. Na etapie wdrożenia i już po starcie produkcyjnym przeprowadzony został szereg testów i audytów bezpieczeństwa – przez specjalistów BCC oraz specjalistów DHL Parcel. Bezpieczne działanie systemu Edistrada jest również potwierdzone certyfikacją BCC z zakresu normy ISO 27018, dotyczącej kwestii bezpieczeństwa danych osobowych przechowywanych w chmurze.

Zespół projektowy w DHL Parcel (od lewej): Anna Kostrzewska, Elżbieta Libich-Gołda, Joanna Żuberek

E-faktury dla klientów DHL Parcel

Z punktu widzenia odbiorcy, e-faktura jest odpowiednikiem faktury papierowej w wersji elektronicznej i ma taką samą moc prawną, jak zwykła faktura. Różnica między nimi polega na sposobie jej dostarczania.

W przypadku DHL Parcel, faktury tworzone są standardowo w systemie SAP ERP, skąd przekazywane są do platformy integracyjnej w chmurze BCC (Edistrada). Kolejnym krokiem jest ich udostępnianie klientom DHL Parcel. Ci mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów na różne sposoby, adekwatnie do preferencji – zgodnie ze standardami EDI, poprzez webportal, czy z poziomu wiadomości e-mail. Metody otrzymywania e-faktur można również przełączać, aby dostosować się do aktualnych możliwości klienta.

Zalety portalu dla użytkowników:

• wybór najkorzystniejszego formatu: e-faktura dostępna jest w formacie pliku PDF. Dodatkowo można ją pobrać w formacie pliku CSV lub XML,
• dostęp online: faktury przechowywane są online w aplikacji przez okres 7 lat,
• skrócenie czasu obiegu dokumentów: aplikacja umożliwia wysłanie e-faktury na więcej niż jeden adres e-mail, co przyspiesza prace związane z obsługą księgową dokumentów,
• podgląd listów przewozowych: w dowolnym momencie można obejrzeć i pobrać skany zafakturowanych listów przewozowych,
• zarządzenie kontem na poziomie klienta: aktualizacja adresów e-mail, zapisanie indywidualnych ustawień, generowanie i zapisywanie raportów wystawionych dokumentów.

Co z obszernymi fakturami?

Dokumenty faktur zawierają oprócz typowych pozycji również wykaz przesyłek oraz odnośniki do listów przewozowych i ze względu na swoją specyfikę potrafią być bardzo obszerne. Niektóre z nich mają nawet kilka tysięcy stron, dlatego szczególnie istotne było zapewnienie wydajności rozwiązania i niezawodnej komunikacji. Aby interfejs pomiędzy systemami był w stanie obsłużyć przesyłanie danych o tak dużym rozmiarze, został wykorzystany mechanizm MTOM (Message Transmission Optimization Mechanism), który pozwala na optymalne załączanie danych w wiadomościach SOAP.

Przesłanie danych to pierwszy krok, kolejnym wyzwaniem przy tak dużych dokumentach jest generowanie ich obrazów w formie PDF. Algorytm odpowiadający za tę czynność udało się również zoptymalizować na tyle, że największe dokumenty generują się w czasie do 10 sekund (z możliwością generowania dokumentów w tle).

Portal także dla pracowników DHL Parcel

Oprócz klientów DHL Parcel, z All for One E-Billing Portal korzystają również pracownicy DHL Parcel, którzy mają dostępne w aplikacji dodatkowe funkcje (zgodnie ze zdefiniowanymi rolami w systemie uprawnień). Dział Fakturowania co prawda nie korzysta bezpośrednio z aplikacji, ale jest ona częścią systemowych procesów, np. aktualizacja adresów mailowych. Rozwiązanie ma też spory wpływ na proces zarządzania dystrybucją wystawionych faktur.

Funkcje All for One E-Billing Portalu, z których korzystają użytkownicy po stronie DHL Parcel:

• dostęp do dokumentów klientów, wraz z informacją o dacie otwarcia danego dokumentu przez klienta i możliwością raportowania wysłanych dokumentów (z uwzględnieniem szeregu filtrów),
• zatwierdzanie lub odrzucanie faktur korygujących,
• zarządzanie kontami klientów (do jednego klienta może być przypisanych wielu użytkowników i odwrotnie),
• weryfikacja zgłoszeń rejestracji (użytkownik-klient może sam zarejestrować się w systemie wypełniając formularz rejestracji),
• zarządzanie kontami użytkowników (blokowanie/odblokowywanie kont, resetowanie haseł, przypisywanie uprawnień) i raportowanie aktywności użytkowników,
• zarządzanie powiadomieniami e-mail (można zdefiniować wiele szablonów e-maili, dla różnych akcji w systemie: informacja o nowym dokumencie, założeniu konta, resecie hasła itd.).

Wdrożenie i eksploatacja

Projekt wdrożenia Edistrady i All for One E-Billing Portal rozpoczął się w kwietniu 2016 roku, a jednym z jego założeń było dotrzymanie bardzo ambitnego harmonogramu. Wprawdzie pierwotny termin startu został przesunięty, jednak dzięki dużemu zaangażowaniu użytkowników biznesowych DHL Parcel na etapie testów akceptacyjnych oraz zespołu programistów BCC wcześniej w fazie realizacji, udało się dotrzymać ważnego założenia – startu produkcyjnego przed końcem roku 2016.

Dla przedsięwzięć tego typu uruchomienie produkcyjne jest jedynie końcem pierwszego etapu, kolejnym kamieniem milowym. W sytuacji, w której dostawca odpowiada w pełni za utrzymanie systemu również po jego starcie, oprócz wysokiej jakości dostarczonego produktu musi zadbać również o to, aby cała infrastruktura wokół systemu była odpowiednio dostosowana, aby umożliwić jego bezproblemową eksploatację i weryfikację poprawnego funkcjonowania. Bardzo istotne kwestie dotyczą monitoringu różnych parametrów systemu, np. kolejki wychodzących e-maili (aby wszystkie wiadomości o fakturach dotarły do adresatów, nawet jeżeli serwer pocztowy przesłanie działać), czy dostępności systemu z Internetu.

Najważniejszym czynnikiem jest jednak dobra współpraca pomiędzy zespołami, tak aby reakcja na występujące problemy była błyskawiczna, a analiza i wdrożenie rozwiązania były przeprowadzone wspólnie, w najlepiej nadającym się do tego miejscu rozproszonego systemu. Wyzwania, z którymi zespoły DHL Parcel i BCC miały okazję zmierzyć się w projekcie, pokazały, że współdziałanie i otwarta, sprawna komunikacja są najlepszą drogą do sukcesu.

Elżbieta Libich-Gołda, Dyrektor Działu Księgowości Klienta, DHL Parcel Polska

Kompleksowe rozwiązanie z korzyścią dla klientów
Czynnikiem, który znacząco wpłynął na sukces przedsięwzięcia, był fakt, iż dokładnie przygotowaliśmy się do jego realizacji. Oferta BCC (aktualnie All for One Poland) łączyła doświadczenie w zakresie SAP, niezbędne kompetencje integracyjne oraz dostępne w modelu SaaS rozwiązania webowe.
Z All for One E-Billing Portal korzystają nie tylko użytkownicy po stronie DHL, ale przede wszystkim nasi klienci. Aplikacja musiała być więc prosta i intuicyjna w obsłudze, a równocześnie spełniająca wszystkie wymagania techniczne. Rozwiązanie BCC spełniło nasze oczekiwania w zakresie funkcjonalnym oraz oczekiwania naszych specjalistów zajmujących się kwestiami bezpieczeństwa systemów. Dodatkową korzyścią było przygotowanie kompleksowego rozwiązania – nie tylko portalu, ale również niezbędnych zmian w SAP. Odpowiedzialność za całość prac spoczywała na jednym podmiocie i spoczywa w dalszym ciągu, w miarę jak korzystamy i rozwijamy nasz system.
Portal w dzisiejszej postaci jest również dobrym punktem wyjścia do kolejnych zmian. Mamy szerokie plany związane z rozbudową użyteczności portalu i będziemy je realizować wspólnie z BCC.
Elżbieta Libich-Gołda, Dyrektor Działu Księgowości Klienta, DHL Parcel Polska Sp. z o.o.