Projekty Digital Transformation Center All for One nie zawsze są związane z rozwojem firmy lub chęcią optymalizacji działania systemu poprzez wprowadzenie SAP S/4HANA. Bywa, że firma zamyka części zakładów. W niektórych branżach konieczne jest dostosowanie systemu do wymagań prawnych, np. poprzez usunięcie danych z SAP. W takich wypadkach pierwszym krokiem jest wyjaśnienie sytuacji prawnej oraz określenie, czy zamknięcie zakładu oznacza trwałą odpowiedzialność firmy za dane detaliczne powiązane z jednostką gospodarczą. Jeśli tak, dane muszą zostać usunięte z systemu produkcyjnego. Wyzwaniem jest wyczyszczenie tylko wymaganych danych, bez wpływu na pozostałe, oraz przeprowadzenie efektywnej walidacji wykonanej operacji.
Problem może dotyczyć zarówno małych, jak i dużych firm. W niniejszym case study prezentujemy przykład firmy działającej na dużą skalę, mającej w systemie SAP więcej niż 500 jednostek gospodarczych z branży energetycznej. Czyszczenie danych było związane ze zmianą modelu biznesowego i zamykaniem zakładów ze względu na przechodzenie na odnawialne źródła energii.
W projekcie zastosowano funkcjonalność Transformation Cockpit z platformy transformacji danych CrystalBridge. Nietypowa jest tutaj konfiguracja systemów, ponieważ ze względu na specyfikę problemu system źródłowy jest również docelowym. Usuwanie wykonywane jest za pomocą standardowego bloku importowego w trybie DELETE. Domyślnie ten tryb nie jest procesowany na tak dużą skalę, ale stosowany głównie do czyszczenia danych podczas projektów migracyjnych w testowych fazach projektu.
Najważniejsze kroki podczas czyszczenia danych
Etapy określania danych początkowych i wykonanie analizy są podobne do standardowych projektów typu merge lub carve-out prowadzonych w przypadku fuzji lub wydzielenia części przedsiębiorstwa. Podstawowa różnica dotyczy systemów satelickich, gdzie poza systemem kontrolnym mamy do czynienia z jednym systemem pełniącym jednocześnie funkcję systemu źródłowego i docelowego. Dlatego tak ważne jest zaprojektowanie na etapie testowania procedury odzyskiwania danych. Przekazując klientowi gotowy system, musimy mieć pewność, że usunięte zostały tylko wymagane wpisy w tabelach, a funkcjonowanie transakcji nie zostało zaburzone.
Pomimo prostych założeń projektu usuwania walidacja danych nastręcza trudności. Klient musi być w stanie udowodnić przed audytorem poprawność przeprowadzonego procesu. Pomocne są tutaj protokoły generowane w narzędziu Transformation Cockpit. Dane wyeksportowane, usunięte oraz w razie potrzeby przywrócone mogą być śledzone jako listy rekordów dla każdej z tabeli, a także jako kompletna ewidencja wpisów wraz z ich treścią.
Dzięki usystematyzowanemu podejściu możliwe jest szybkie i efektywne przeprowadzenie czyszczenia danych przypisanych do jednostki gospodarczej oraz wygenerowanie pełnej dokumentacji potwierdzającej operację. Liczba faz testowych oraz czas wyłączenia systemu mogą zostać zredukowane po pomyślnej implementacji założeń ustalonych podczas analizy. Znajomość procesu i wypracowanie metodyki pozwala również na redukcję zasobów, a tym samym kosztów projektu.