Reorganizacja procesów biznesowych (BPR) w zakresie logistyki

Dlaczego reorganizacja procesów biznesowych?

Oczekiwane efekty w postaci poprawy sprawności funkcjonowania firmy, a w efekcie końcowym poprawy wyników ekonomicznych i pozycji konkurencyjnej na rynku tylko w pewnej części zależą od jakości oprogramowania. Jako jeden z podstawowych czynników powodzenia działań wdrożeniowych wymienić należy powiązanie funkcjonalności systemu z dobrze zaprojektowanymi procesami gospodarczymi, które ten system ma wspomagać. Działać należy zgodnie z zasadą, aby robić rzeczy właściwe i robić je we właściwy sposób.

Firmy, które nie zadadzą sobie trudu odpowiedzi na pytanie: „Czy nasze działania zbliżają nas do osiągnięcia naszych celów strategicznych?”, mogą zabrnąć na manowce – ponosząc koszty na realizację procesów zbędnych, niepowodujących wzrostu wartości dodanej oferowanych produktów i usług.

Dopiero po gruntownym przemyśleniu swoich procesów, po ich weryfikacji i dokonaniu wymaganych zmian, można z czystym sumieniem zabrać się za wdrożenie systemu, w przekonaniu, że wspierać on będzie we właściwy sposób właściwe procesy i w ten sposób przybliżać nas do osiągnięcia zakładanych celów gospodarczych.

Taką drogę wybrał Bosman Browar Szczecin, powierzając BCC (aktualnie All for One Poland) wsparcie w realizacji projektu reorganizacji procesów biznesowych (BPR – Business Process Reengineering) w obszarze gospodarki materiałowej oraz sprzedaży i dystrybucji.

Wyboru systemu informatycznego Bosman Browar Szczecin dokonał w roku 1998.  Zakupiono licencję i rozpoczęto wdrożenie systemu SAP. W momencie rozpoczęcia projektu BPR w firmie korzystano z systemu SAP w zakresie obsługi finansów (moduły: FI – rachunkowość finansowa; FI-AA – księgowość majątku trwałego; CO – kontroling).

Dalsze pracy wdrożeniowe zostały uzależnione od wyników analizy procesów sprzedaży i dystrybucji oraz gospodarki materiałowej.

Cele przedsięwzięcia

Podejmując prace nad reorganizacją procesów, Zarząd Bosmana pragnął osiągnąć następujące cele:

• zweryfikować dotychczasowe zasady obsługi sprzedaży i przepływu materiałów w przedsiębiorstwie
• porównać dotychczas realizowane procesy ze standardowymi procesami realizowanymi w macierzystym browarze Bitburger oraz w SAP
• określić docelowy przebieg procesów podejmując decyzje, w jakim zakresie można wykorzystać standardowe rozwiązania SAP, a w jakim trzeba je dostosować do specyficznych wymagań firmy
• przygotować podstawy organizacyjne (w postaci opisanych procesów oraz propozycji zmian struktury organizacyjnej) do uruchomienia prac wdrożeniowych w modułach MM (gospodarka materiałowa i zaopatrzenie) i SD (sprzedaż i dystrybucja) systemu SAP

Procesy sprzedaży i gospodarki materiałowej rozpatrywano w kontekście całego przepływu materiałów w przedsiębiorstwie, rozważając sposób obsługi materiałowej produkcji oraz rachunek kosztów produkcji i sprzedaży.

Metodyka i przebieg prac

Dla potrzeb projektu utworzono dwa zespoły robocze: zespół Bosmana złożony z pracowników zainteresowanych komórek organizacyjnych (sprzedaż, zaopatrzenie, kontroling, produkcja, informatyka), którego szefem była Magdalena Cioch, oraz zespół BCC składający się z siedmiu konsultantów specjalizujących się w modułach SAP: MM (gospodarka materiałowa i zaopatrzenie), SD (sprzedaż i dystrybucja), CO (kontroling), FI (rachunkowość finansowa) oraz PP (planowanie produkcji).

Za całość prac ze strony Bosmana odpowiedzialny był Dyrektor Finansowy Roman Czarnuch. Ze strony BCC przedsięwzięciem kierował Maciej Rzepka. W ramach projektu wykonano i opisano modele przebiegu procesów, które w sposób szczegółowy wskazywały sekwencje czynności, powiązania z innymi procesami, osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych czynności i całego procesu oraz związane dokumenty.

Prace zostały podzielone na dwa etapy:

• analizę procesów dotychczasowych, zakończoną raportem identyfikującym procesy realizowane w Bosmanie i dokonującym krótkiej oceny procesów (silnych i słabych stron)
• projektowanie procesów docelowych, z uwzględnieniem rozwiązań wariantowych oraz oceną zalet i wad każdego z wariantów.

Etapy te zostały przedzielone wizytą w browarze Bitburger w Niemczech, w ramach której członkowie zespołów roboczych zapoznali się z zasadami obowiązującymi w firmie macierzystej dla browaru szczecińskiego. Wykonane prace po każdym etapie były weryfikowane przez odpowiedzialnych pracowników i kierownictwo Bosmana. Całość podsumowała prezentacja wyników prac, w której czynny udział miał Zarząd Bosmana oraz przedstawiciel właściciela firmy – browaru Bitburger. Dokumentacja projektowa została opracowana w dwóch językach: polskim i niemieckim.

Przedsięwzięcie trwało łącznie pięć miesięcy – od maja do września 1999 roku.

Wykorzystane narzędzia

Model procesu logistycznego został opracowany przy użyciu ARIS Toolset –  specjalistycznego programu zaakceptowanego przez firmę SAP AG jako narzędzie wspomagające wdrożenie systemu SAP.

Program ten pozwala na szczegółowe przedstawienie koncepcji organizacyjnych na etapie modelowania, ocenę stworzonych modeli poprzez zastosowanie funkcji analitycznych, a także zaawansowane przeglądanie.

Model procesów logistycznych przedsiębiorstwa składał z następujących elementów:

• modeli poszczególnych procesów rozumianych jako ciąg funkcji i zdarzeń, które je inicjują lub stanowią wynik realizacji funkcji (modele eEPC – łańcucha procesów sterowanych zdarzeniami)
• modelu struktury organizacyjnej Bosman Browar Szczecin  (schematu organizacyjnego)

Całość została powiązana poprzez mapę procesów, która stanowi przewodnik dla przeglądania opisanych procesów logistycznych.

W pracach wykorzystano model referencyjny systemu SAP, co dawało gwarancję, że zaproponowane rozwiązania są możliwe do zrealizowania w ramach funkcjonalności systemu, a ewentualne konieczne rozszerzenia zostały zidentyfikowane.

Efekt prac

W wyniku realizacji prac Bosman otrzymał:

• modele blisko 200 procesów poczynając od globalnych procesów sprzedaży i zaopatrzenia, a kończąc na szczegółowych modelach określających wybrane dziedziny logistyki przedsiębiorstwa
• wariantowe propozycje realizacji podstawowych dla firmy procesów sprzedaży piwa i napojów
• ocenę silnych i słabych stron prezentowanych wariantów
• zakres modyfikacji standardu SAP w wypadku wyboru poszczególnych rozwiązań wariantowych
• propozycje zmian organizacyjnych, w tym nowych stanowisk i komórek organizacyjnych
• analizę wariantową obsługi produkcji
• modele integracji rachunku kosztów z procesami logistycznymi
• harmonogram wdrożenia modułów logistycznych

Model logistyczny – cele i korzyści opracowania

Model jest graficzną prezentacją przedsiębiorstwa w układzie statycznym: poprzez jego strukturę organizacyjną oraz realizowane funkcje oraz dynamicznym: poprzez przedstawienie sekwencji funkcji – czyli procesów (procedur)  zmierzających do realizacji szerszych celów. Spojrzenie na przedsiębiorstwo jako na miejsce, gdzie realizowane są wzajemnie powiązane procesy gospodarcze jest bardziej kompletne od dotychczasowego, ukierunkowanego na funkcje.

Podstawowe zastosowanie modelowanie znajduje przy opisie procesów logistycznych. Modelowanie pozwala na analizę i planowanie rozwiązań organizacyjnych w obszarze logistyki, w sytuacji, gdy duża złożoność zjawisk i procesów gospodarczych, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie, powoduje trudności w ich opisie.

W wyniku modelowania uzyskujemy jednoznaczny, łatwy do odczytania obraz przedsiębiorstwa, który jest znakomitą podstawą do wdrożenia zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie.

Główne zalety modelowania to:

• prezentacja wszystkich istotnych procesów służących realizacji celów gospodarczych firmy
• jednoznaczność opisu rzeczywistości gospodarczej przedsiębiorstwa
• ułatwienie identyfikacji błędów w dotychczasowym przebiegu procesów związanych np. z  powtarzaniem funkcji w ramach procesu, niewłaściwą kolejnością ich realizacji, brakiem istotnych funkcji, zbytnim rozproszeniem komórek organizacyjnych związanych z realizacją procesu
• możliwość identyfikacji  powiązań pomiędzy procesami realizowanymi w przedsiębiorstwie
• możliwość prezentacji wszystkich wariantów przebiegu procesów oraz przyczyn i skutków ich wystąpienia
• możliwość projekcji zmian w realizowanych dotychczas procesach w kierunku ich skrócenia i uzyskania oszczędności kosztów
• możliwość analizy i testowania projektowanych rozwiązań bez konieczności ich weryfikacji na „żywym organizmie rzedsiębiorstwa”
• uzyskanie spójnego obrazu docelowego funkcjonowanie przedsiębiorstwa wraz z określeniem miejsca poszczególnych uczestników  w łańcuchu logistycznym.