W tczewskiej fabryce Belbal (MBF) w ciągu roku powstaje około pół miliarda sztuk balonów lateksowych w szerokiej gamie kolorów i rozmiarów. Baloniki Belbal są dekoracją na uroczystościach rodzinnych, uświetniają jubileusze, gale i wydarzenia sportowe, promują popularnie sieci marketów i restauracji. Są cenione za bardzo dobrą jakość, ciekawe wzornictwo, duży wybór i spełnianie wyszukanych wymagań klientów na całym świecie.
Potrzeba wdrożenia narzędzia do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem, a także usprawnienie procesu organizacji produkcji oraz dystrybucji to główne powody decyzji o wdrożeniu systemu zintegrowanego. Wybrano ofertę firmy 7milowy, spółki należącej do Grupy BCC (aktualnie All for One Poland), która zaproponowała rozwiązanie SAP SPRINT ERP, najczęściej wybierane rozwiązanie SAP Business All-in-One w Polsce.
Projekt wdrożeniowy rozpoczął się w lipcu 2011 r. i zaledwie po pół roku – w styczniu 2012 r., nastąpił start produktywny systemu.
Zakres wdrożenia SAP SPRINT ERP w Belbal objął następujące obszary:
- rachunkowość finansową (SAP FI),
- księgowość majątku trwałego (FI-AA),
- zarządzanie płynnością finansową (SAP TR),
- kontroling (SAP CO),
- sprzedaż i dystrybucję (SAP SD),
- gospodarkę materiałową i zaopatrzenie (SAP MM),
- planowanie produkcji (SAP PP).
Z systemu korzysta ponad 30 pracowników firmy.
SAP FI a księgowość w outsourcingu
W obszarze finansów wdrożono standardowy zakres funkcjonalności, w pełnym zakresie obsługujący prowadzenie księgowej ewidencji zdarzeń gospodarczych (plan kont, sporządzanie sprawozdań finansowych do celów ustawowych, obsługa rozrachunków, obsługa kasy oraz wyciągu bankowego).
Warto dodać, że Belbal we własnych strukturach nie ma działu finansowo-księgowego. Realizację tych procesów zleca na zewnątrz, wyspecjalizowanej firmie. Podstawową korzyścią z takiego modelu jest znaczna redukcja kosztów obsługi tego obszaru oraz pozbycie się problemów z organizacją pracy księgowości (koszty stanowisk pracy, utrzymania odpowiedniego poziomu kompetencji, szkoleń, zapewnienie zastępstw itp.).
Od początku projektu założeniem biznesowym było, że wdrożenie SAP FI nie pociągnie za sobą zmian organizacyjnych w tym obszarze. Na potrzeby biura księgowego Belbal przeznaczył odrębną licencję SAP, co pozwoliło objąć ten zewnętrzny podmiot zakresem działania systemu. Pracownicy biura zostali objęci szkoleniami modułowymi SAP FI i po starcie produktywnym wykonują ten sam zakres usług finansowo-księgowych – tyle że korzystając z nowego narzędzia.
Kontroling
Wdrożone narzędzia kontrolingowe SAP wspomagają ewidencję, planowanie, rozliczanie i analizę kosztów oraz przychodów w przedsiębiorstwie dla celów zarządczych.
Oprócz standardowych narzędzi SAP CO, na potrzeby firmy konsultanci 7milowego przygotowali specjalny raport dla belgijskiego właściciela, ułatwiający analizę procesów dystrybucji. Belbal Polska ma dwa podstawowe kanały dystrybucji: firma sama prowadzi aktywną sprzedaż w kraju i za granicą; a oprócz tego ważnym odbiorcą jest belgijska spółka-matka, mająca własne kanały sprzedaży. Raport zbiera informacje o poszczególnych partiach towarów, które są wysyłane do spółki w Belgii. Wczytanie tych danych do systemu wykorzystywanego w Belgii pozwala na znaczne uproszczenie procesu przyjęcia towaru na magazyn. Proces ten jest zaimplementowany w modułach logistycznych SAP.
Produkcja – nadruk – pakowanie
Produkcja balonów to dość specyficzny i zróżnicowany proces, w którym można wyróżnić trzy podstawowe kroki: produkcję balonu, nadruk oraz pakowanie. Oprócz podstawowych funkcjonalności do zarządzania produkcją, na każdym z tych etapów wdrażany system wymagał dostosowania do wymagań firmy, z uwzględnieniem oczekiwań związanych z monitorowaniem parametrów jakości produkcji i wydajności pracy.
W celu monitorowania jakości w systemie SAP jest rejestrowanych szereg parametrów przebiegu procesu produkcyjnego (takich jak szczegółowy rozkład temperatur, wilgotność czy częstotliwość wykonywania określonych operacji technologicznych). 7milowy opracował dedykowaną transakcję ułatwiającą wprowadzanie i szczegółowe rozpisanie dużej liczby danych, zintegrowaną ze standardowym procesem potwierdzania produkcji i zużyciem materiałów.
Dzięki temu, bez znaczącej ingerencji w standard rozwiązania SPRINT, z jednej strony możliwa jest rejestracja parametrów i zdarzeń specyficznych dla branży, a z drugiej strony – system zasilany jest wszystkimi danymi niezbędnymi do prawidłowego rozliczenia produkcji. Dane zgromadzone w bazie dają możliwości analizy wpływu przebiegu procesu produkcyjnego na koszty wytworzenia. Dodatkowo zbierane są informacje o zadaniach i aktywności poszczególnych pracowników. Te rozbudowane parametry wydajnościowe i jakościowe są wykorzystywane między innymi w systemie premiowania.
Codziennie miliony wyprodukowanych balonów (w podziale na wiele rozmiarów, kolorów i partii produkcyjnych) są rejestrowane w systemie. Z racjonalnych względów jednostką przyjęcia jest kilogram. Ostatecznie jednak wykazany zapas musi zostać rozliczony co do sztuki, która jest jednostką handlową. W takich sytuacjach, nawet przy najdokładniejszych urządzeniach wagowych, podczas przejścia na inną jednostkę miary ujawniają się różnice (tzw. końcówki) – często bardzo małe, ale z punktu widzenia algorytmu programu zawsze istotne, aby je wykazać. W obrocie magazynowym z wiadomych względów nie dopuszcza się żadnych zaokrągleń. Dlatego przygotowane zostało rozwiązanie, które pozwala w szybki sposób rozliczać zapas zgodnie z faktycznymi ilościami, zachowując zgodność operacji pod względem finansowo-księgowym.
Znaczna część balonów Belbal jest dodatkowo nadrukowywana. Są to zarówno nadruki jedno-, jak i wielokolorowe, okazjonalne, reklamowe, np. na zamówienie dużych sieci handlowych i gastronomicznych, czy też do kampanii promocyjnych różnych firm.
Ciekawostką jest, że nadruki są wykonywane na nadmuchanych balonach! Przebieg produkcji na tym etapie podlega wnikliwej kontroli, jej wyniki są rejestrowane w systemie. W tym celu opracowano dodatkowe mechanizmy wspomagające monitowanie ilości braków powstających na kolejnych operacjach wykonywanych w dziale nadruków. Zestawienie umożliwia również tworzenie statystyk w odniesieniu do pracownika, pozwalając na ocenę wydajności pracy.
Ostatnim etapem procesu produkcyjnego jest pakowanie. Duża różnorodność wzorów opakowań jest charakterystyczna dla tej branży. Są to zarówno duże paczki jednorodnych wyrobów (np. 500, 1000 sztuk), jak i opakowania mniejsze ze zróżnicowanym asortymentem, przeznaczone głównie do sprzedaży w sieciach handlowych (np. 3 sztuki różnokolorowych balonów z różnymi okolicznościowymi nadrukami). W efekcie liczba indeksów wyrobów gotowych – odpowiadających kombinacji rozmiaru, koloru, wzoru nadruku i sposobu pakowania – sięga poziomu kilku tysięcy i wciąż rośnie.
Część pakowania (zwłaszcza dużych paczek jednorodnych wyrobów) odbywa się w zakładzie. Z kolei przygotowanie opakowań mniejszych, zróżnicowanych, składanych według szczegółowych wytycznych – jest zlecane podwykonawcom. W SAP prowadzona jest obsługa tego procesu, obejmująca rozliczenie przekazanych materiałów, rejestrację ilości i jakości pracy. Na tej podstawie wyliczane są też stawki dla podwykonawców. Całość procesów zamodelowano z wykorzystaniem standardowych funkcjonalności oferowanych w pakiecie SPRINT .
Śledzenie partii
Zgodnie z prawem obowiązującym w Unii Europejskiej balony są sklasyfikowane jako zabawki i z tego powodu podlegają szczególnym zasadom bezpieczeństwa i dopuszczenia do obrotu obowiązującym dla tej branży. Jednym z takich wymogów jest możliwość identyfikacji i ewentualnego wycofania z obrotu partii towaru, z której pochodzi produkt. Wymóg śledzenia partii produkcyjnej wiąże się z koniecznością jednoznacznego wskazania, kiedy i z jakich surowców powstał dany towar, gdzie został wysłany, gdzie się w danym momencie znajduje.
Obsługa tego procesu w SAP SPRINT ERP oraz doświadczenie w tym zakresie były jednymi z podstawowych kryteriów wyboru 7milowego na dostawcę systemu.
Małgorzata Golicka, Kierownik Działu Obsługi Klienta, Belbal Polska
Sposób obsługi zamówień stał się prostszy. Jednocześnie, dzięki łatwości śledzenia całej drogi produktu, można lepiej i szybciej planować dystrybucję, określać priorytety.
Magazyn i sprzedaż
Praca magazynu jest obsługiwana za pomocą funkcjonalności dostępnych w module do zarządzania gospodarką materiałową i zaopatrzeniem rozwiązania SAP SPRINT ERP. Dodatkowo w trakcie projektu wdrożono rozwiązania umożliwiające wykorzystanie kodów kreskowych i bezprzewodowych terminali skanujących. W tym celu procesy takie jak przesunięcia wewnątrzmagazynowe i wydanie na zewnątrz zostały uproszczone i dostosowane do obsługi transakcji terminalowych.
Dzięki modułowi SD proces sprzedaży i fakturowania stał się łatwy i przyjemny. Każdy klient i produkt ma przypisane warunki sprzedażowe i cenowe. Opracowanie cenników przy tak zróżnicowanym asortymencie udało się dzięki przygotowaniu tzw. hierarchii produktu. Sposób obsługi zamówień stał się prostszy. Jednocześnie, dzięki łatwości śledzenia całej drogi produktu, można lepiej i szybciej planować dystrybucję, określać priorytety.
Rozwiązania modułu SD pozwalają również na szybkie analizy ilościowo-wartościowe sprzedaży ze względu na kanał dystrybucji, klienta, jak również konkretny produkt. A połączenie modułu MM i SD umożliwia bardzo pomocną analizę kosztów.
W outsourcingu
Jak podkreśla Mirosław Ciapalski, Dyrektor Zarządzający, Belbal Polska: „Przy wyborze partnera ważna była także kompleksowość oferty. 7milowy okazał się optymalnym partnerem – dostarczył licencje na system, wdrożył go, przeszkolił użytkowników oraz zadbał o zaplecze techniczne wymagane przy instalacji SAP”.
Strategiczną decyzją, połączoną z wyborem dostawcy systemu, był także wybór modelu jego utrzymania. 7milowy należący do BCC (aktualnie All for One Poland), która ma w swojej ofercie pełen zakres usług związanych z outsourcingiem IT/SAP. Belbal zdecydował się z pełen outsourcing – hosting i administrację systemu SAP SPRINT ERP zapewnia Centrum Outsourcingowe Grupy BCC. Za wsparcie serwisowe użytkowników odpowiada z kolei 7 milowy.
Głównym zadaniem konsultantów 7milowego jest zdalne wsparcie pracowników Belbal w codziennej obsłudze systemu SAP. Usługą serwisu aplikacyjnego są objęte wszystkie obszary systemu wdrożonego w firmie: rachunkowość finansowa, kontroling, gospodarka materiałowa, sprzedaż i dystrybucja oraz planowanie produkcji. W ramach podpisanej umowy 7milowy zapewnia również rozwój systemu i organizację kompleksowych szkoleń z obsługi SAP.
Mirosław Ciapalski, Dyrektor Zarządzający, Belbal Polska
7milowy okazał się optymalnym partnerem – dostarczył licencje na system, wdrożył go, przeszkolił użytkowników oraz zadbał o zaplecze techniczne wymagane przy instalacji SAP.
Parametry jakościowe w systemie
Wymagania Belbal związane z kontrolą jakości na każdym etapie produkcji, a także znaczny stopień uzależnienia systemu premiowego od wydajności i jakości pracy w czasie projektu wdrożenia SAP SPRINT ERP zaowocowały potrzebą rozpisania w systemie dużej liczby danych podstawowych. Dzięki temu, a także po opracowaniu kilku rozszerzeń systemu, możliwe jest precyzyjne śledzenie wielu parametrów jakościowych na każdym etapie produkcji oraz przypisanie poszczególnych czynności w procesie do pracowników.
Dodatkowe prace zgodnie ze wymaganiami klienta nie wpłynęły znacznie na czas trwania projektu. System – wdrożony w pełnym zakresie funkcjonalnym dostępnym w SAP SPRINT ERP – został uruchomiony po zaledwie sześciu miesiącach.