30% niższe koszty delegacji

Po zaledwie trzech latach od postawienia pierwszego Paczkomatu, InPost ma już obecnie niemal pięć tysięcy sztuk tych urządzeń w ponad 20 krajach Europy, Azji i Ameryki Południowej. Jednak, jak deklaruje zarząd firmy, to nie koniec ekspansji. W planach są dalszy rozwój na rynkach zagranicznych, budowa sieci Paczkomatów^® InPost w kolejnych krajach na wszystkich kontynentach, nowe kontrakty, rozwój sieci serwisowej dla urządzeń.

Globalny zasięg operacyjny firmy z siedzibą główną w Krakowie wiąże się z liczonymi w setkach, a nawet tysiącach podróży służbowych, jakie pracownicy odbywają każdego miesiąca. Zasięg wyjazdów obejmuje całą Polskę, Europę, a także tak odległe miejsca, jak Australia, Zjednoczone Emiraty Arabskie czy Gwatemala.

Koszty rozwoju

Od strony administracji i zarządzania procesami backoffice rozliczanie delegacji jest sporym wyzwaniem organizacyjnym i istotnym kosztem – realizacją tylko tego procesu zajmuje się w firmie kilkuosobowy zespół.

W Integerze pracochłonność obsługi podróży służbowych wynika także z faktu, że jest to grupa kapitałowa działająca na wielu światowych rynkach. Pracownicy oddelegowani do zadań na różnych rynkach mają możliwość elektronicznego wnioskowania w BeeOffice o zaliczki na poczet kosztów delegacji. Każdorazowo wypłata zaliczki jest zatwierdzana przez przełożonego, a następnie rozliczona. To wszystko oznacza  lawinowy przyrost liczby delegacji, praktycznie z miesiąca na miesiąc. Początkowo do obsługi procesu wystarczały arkusze Excel i korespondencja e-mailowa. Jednak z każdym nowym krajem, który wchodził w orbitę zainteresowania firmy, przybywało pracy. Czasochłonność wynikała nie tylko z przyrostu liczby podróży do rozliczenia, ale także z konieczności każdorazowej weryfikacji dat i godzin rozpoczęcia/zakończenia, stawki diet w poszczególnych krajach, kursów walut itp. Coraz większy był zespół dedykowany do obsługi delegacji. Zebranie danych do raportowania na etapie wcześniejszym niż po rozliczeniu w systemie finansowym było bardzo skomplikowane.

Delegacje w BeeOffice

Od połowy 2014 roku Grupa Integer zrewolucjonizowała proces rozliczania podróży służbowych – wykorzystując Delegacje w BeeOffice. Funkcjonalność Delegacji jest skupiona wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży, rozpatrywania wniosku przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.

Od wniosku do zwrotu kosztów delegacji

W praktyce obsługa całego procesu wygląda następująco. Przed podróżą pracownik za pomocą przeglądarki internetowej z komputera bądź urządzenia mobilnego wypełnia polecenie wyjazdu służbowego, wpisując podstawowe informacje, które zna już na tym etapie, takie jak cel podróży i czas trwania. Na tej podstawie BeeOffice od razu prezentuje pracownikowi spodziewaną wysokość diety. Wysyła wniosek do przełożonego, który jest informowany przez BeeOffice (systemie oraz e-mailu) o potrzebie jego zaakceptowania lub odrzucenia.

Po zakończeniu podróży pracownik rozlicza koszty faktycznie poniesione podczas wyjazdu: uzupełnia wydatki w walucie, w której zostały poniesione (bez różnicy, czy są to złotówki, euro, dolary, czy też np. peso chilijskie), może też dodać załączniki, którymi zazwyczaj są elektroniczne bilety, rachunki, faktury. W tym momencie BeeOffice dokonuje przeliczeń kosztów z walut obcych, zgodnie z obowiązującymi kursami NBP. Aktualizacja kursów walut odbywa się automatycznie, raz dziennie, importem tabel kursowych NBP. Na tym etapie BeeOffice prezentuje pracownikowi wartość wyliczonej diety, której wysokość jest specyficzna dla Integer. Jeśli stawki nie byłyby podane w konfiguracji systemu, wyliczenie diet opierałoby się na wartościach określonych w odpowiednim rozporządzeniu.

Uzupełnione przez pracownika rozliczenie podróży służbowej trafia najpierw do działu rozliczeń, gdzie weryfikuje się poprawność wypełnienia i kompletność (np. obowiązkowe załączniki). Jeśli wymagane jest uzupełnienie, możliwe jest zwrócenie wniosku do pracownika. Zweryfikowane rozliczenie następnie trafia do przełożonego. Jego akceptacja jest sygnałem, że dział rozliczeń może wykonać przelew ze zwrotem kosztów na konto pracownika.

Marcin Pulchny, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Finansowy Inpost SA

Delegacje tańsze o 30%
W 2015 r. liczba podróży służbowych odbytych przez pracowników Grupy Integer przekroczyła cztery tysiące. Przy tej liczbie i stopniu złożoności rozliczeń delegacji do wielu krajów szacuję, że decyzja o skorzystaniu z Delegacji w BeeOffice pozwoliła nam na zaoszczędzenia ponad 300 godzin miesięcznie w całej organizacji, w porównaniu z poprzednim modelem, w którym proces był obsługiwany ręcznie. Dodatkowo większa przejrzystość kosztów związanych z podróżami służbowymi i możliwość ich pełnego mierzenia przyczyniła się do dalszych oszczędności. Koszty podróży zostały zmniejszone o około 30%.
Dla dyrektora finansowego oszczędności poprzez optymalizowanie i upraszczanie procesów są bardzo ważnym aspektem. Ale to niejedyne korzyści z wdrożenia narzędzia do samoobsługi pracowniczej w tym obszarze. Możliwość śledzenia statusu rozliczenia wydatków oraz usprawnienie komunikacji pomiędzy osobami wyjeżdżającymi, a działem planowania i rozliczania podróży służbowych przełożyła się na skrócenie czasu rozliczenia delegacji średnio o pięć dni roboczych. Pracownicy szybciej dostają zwrot poniesionych kosztów na swoje konta, co jest chyba najlepszą motywacją do korzystania z narzędzia.
BeeOffice daje nam też spore możliwości raportowania. Możemy generować zbiorcze zestawienia dla wszystkich spółek według różnych wymiarów, jak na przykład rodzaj wydatku, miejsce docelowe, dział itp. To z kolei pozwala na analizę od ogółu do szczegółu oraz śledzenie trendu.
Marcin Pulchny, Wiceprezes Zarządu, Dyrektor Finansowy Inpost SA

Dla podróży zagranicznych z wysokimi kosztami wprowadzono wymóg dodatkowej autoryzacji. W takich przypadkach workflow zostaje wydłużony o kolejną osobę akceptującą (np. przełożonego wyższego szczebla). Proces ten jest inicjowany automatycznie po przekroczeniu zdefiniowanej w systemie kwoty.

Kolejnym ułatwieniem, jakie wprowadził moduł Delegacji w dziale rozliczeń, jest automatycznie generowany plik eksportu danych do przelewów bankowych, zawierający właściwe numery kont pracowników, które są znane BeeOffice.

Automatyczne powiadomienia

Każde zadanie do wykonania wynikające z workflow wniosku lub rozliczenia jest sygnalizowane automatycznym e-mailem (z linkiem do formularza) do odpowiedniego uczestnika procesu. Powiadomienia e-mailowe można indywidualnie wyłączyć i wówczas status sprawy (lub spraw) można w każdym momencie sprawdzić w aplikacji. Pracownik może zobaczyć, na jakim etapie jest rozliczanie jego delegacji, a np. szef zespołu na jednym ekranie ma wgląd do statusów podróży służbowych swoich pracowników, widzi też, ile wniosków czeka na jego akceptację.

Rozliczona delegacja znika z listy spraw do załatwienia pracownika i działu rozliczeń, ale nie z systemu. Jeśli pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości, BeeOffice zapewnia komplet informacji o historii i workflow wniosku. Dane historyczne są także dostępne do raportowania.

Kinga Jedynak, Specjalista ds. wsparcia i rozwoju systemów wewnętrznych, Grupa Integer

Gwarancja bezpieczeństwa bez dodatkowych kosztów
Zakup gotowej platformy BeeOffice i uruchomienie modułu Delegacji pozwoliło na przeprowadzenie wdrożenia i uruchomienie rozwiązania w całej Grupie Integer w ciągu kilkunastu tygodni. Było to zdecydowanie mniej czasochłonne niż napisanie własnego rozwiązania. W dodatku nie musieliśmy wyważać otwartych drzwi. Dostaliśmy gotowe rozwiązanie i po prostu dostosowaliśmy je do naszych specyficznych potrzeb.
Aplikacja jest utrzymywana w modelu SaaS, dzięki czemu nie musieliśmy inwestować w infrastrukturę sprzętową. Z tego wynika również krótszy czas i niższe koszty wdrożenia BeeOffice.
Dostęp do rozwiązania w chmurze zwolnił nas także z konieczności dokonywania aktualizacji. Implementacja wszelkich zmian i wgranie nowych wersji odbywa się automatycznie, a my mamy gwarancję, że po pierwsze jest to bezpieczne i nie wpływa na ciągłość dostępu do aplikacji, a po drugie, że korzystamy z najbardziej aktualnej wersji oprogramowania. Dodatkowo wszelkie nowe funkcje i rozwiązania, które producent dodaje do standardu BeeOffice, dostajemy w cenie naszego abonamentu.
Model SaaS daje nam również gwarancję bezpieczeństwa, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Odpowiedzialność za dostępność i wydajność infrastruktury oraz kopie bezpieczeństwa została przesunięta na producenta oprogramowania. Potwierdzeniem zachowania wysokich standardów bezpieczeństwa centrum przetwarzania danych jest posiadany przez BCC Certyfikat ISO 27018, który stanowi niezależną gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych, w tym wrażliwych danych osobowych i finansowych, które przechowujemy w BeeOffice.
Kinga Jedynak, Specjalista ds. wsparcia i rozwoju systemów wewnętrznych, Grupa Integer

Planowanie podróży

Oprócz rozliczeń, Delegacje w BeeOffice obsługują także proces planowania podróży. Oddzielny wniosek w systemie pozwala na rezerwację np. biletów lotniczych czy hoteli. Jest on aktywowany tylko wtedy, gdy istnieje taka potrzeba (np. w wypadku jednodniowej podróży samochodem wniosek nie jest potrzebny). BeeOffice wspiera i porządkuje komunikację pomiędzy pracownikiem planującym podróż a specjalistą ds. organizacji podróży. Proste rezerwacje zgłasza i potwierdza sam pracownik (np. wybór z kilku opcji połączeń lotniczych lub hoteli przedstawionych przez agencję podróży), nietypowe lub bardziej kosztowne rezerwacje są kierowane do akceptacji przełożonego.

Baza wiedzy

Uzupełnieniem narzędzi Delegacji dla Grupy Integer jest Forum BeeOffice, które służy jako baza wiedzy zarówno o samym narzędziu (instrukcje obsługi, słowniczek pojęć itp.), jak i zasadach rozliczania podróży służbowych (wewnętrzne regulaminy, stawki diet itp.). Także wszelkie zmiany i komunikaty dotyczące delegacji są publikowane na forum.

Lista delegacji

Wyjazd czeka na autoryzację

Powiązanie rezerwacji z delegacją oraz załączone rachunki i podsumowanie kosztów

Historia workflow delegacji

Zadowolenie pracowników, oszczędność dla firmy

Obecnie Delegacje w BeeOffice są wykorzystywane w 13 spółkach Grupy Integer i Grupy Inpost. Wprowadzenie narzędzia do samoobsługi pracowniczej w tym obszarze pozwoliło kilkukrotnie skrócić czas obsługi pojedynczego wniosku – od złożenia przez pracownika do wypłaty. Przy kilku tysiącach delegacji rocznie (w 2015 było ich łącznie ponad 4 tys.) przekłada się to na istotne oszczędności.

Dostępne w systemie informacje są także punktem wyjścia do dalszych oszczędności. Raporty pozwalają na zebranie szczegółowej informacji o strukturze kosztów w delegacjach, np. jakie były koszty hoteli w danym okresie, ile wydano na bilety lub jaka była wartość diet wypłaconych w wybranym okresie w całej firmie, zespole bądź dla konkretnej osoby.

Wymieniając korzyści z wdrożonego rozwiązania, dział rozliczeń podkreśla automatyzację dużej części pracy (diety i koszty liczą się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych przez pracownika) oraz jej uporządkowanie (automatyczny workflow).

Pracownicy z kolei mogą rozliczyć delegację w dogodnym momencie, posługując się komputerem czy urządzeniem mobilnym i zawsze mogą sprawdzić, na jakim etapie jest rozliczenie, które przedstawili. Przełożeni i inne osoby zaangażowane w proces mają informację o czekających na ich akceptację rozliczeniach, a administracja może ocenić, ile czasu zabrał każdy etap rozliczenia delegacji.

Z kolei dla dyrektora finansowego, oprócz oszczędności z automatyzacji procesu liczonej w mniejszej pracochłonności i możliwości optymalizacji kosztów na podstawie dostępnych danych, istotna jest także przewidywalność kosztów obsługi rozliczeń delegacji w perspektywie kolejnych lat. Miesięczna opłata za korzystanie z rozwiązania Delegacje w BeeOffice, odstępnego w modelu Software as a Service, jest uzależniona od liczby użytkowników. To jedyny koszt – obsługa platformy IT, serwis, poprawki i rozwój są wliczone w cenę abonamentu.