Korzystna globalizacja
Celem projektu PACE jest optymalizacja i harmonizacja środowiska SAP całej grupy. Za całościową koordynację projektu jest odpowiedzialne globalne centrum kompetencyjne i służby informatyczne grupy BASF.
Prace zespołu projektowego PACE dotyczą dwóch platform SAP użytkowanych w korporacji: globalnego systemu ERP oraz systemów dla centrali BASF w Ludwigshafen i innych wielkich zakładów produkcyjnych zlokalizowanych w Europie (niemieckie Schwarzheide, belgijska Antwerpia). PACE składa się z ok. 20 podprojektów. Każdy z nich przyczynia się do ujednolicenia historycznie ukształtowanego pejzażu korporacyjnych rozwiązań SAP.
Jeden z podprojektów PACE swoim zakresem obejmował migrację procesów z systemu SAP dla pięciu europejskich centrów biznesowych BASF (Europa Północna, Zachodnia, Centralna, Hiszpania i Portugalia i Włochy) na globalny system ERP.
Łukasz Badura, Business Center Central Europe Information Manager, BASF
„Celem całego projektu PACE jest ułatwienie zarządzania systemem SAP na poziomie globalnym, oraz obniżenie kosztów utrzymania i rozwoju infrastruktury SAP. Jednym z celów migracji było również ujednolicenie procesów biznesowych, obecnie realizowanych przez spółki grupy BASF, na przykład w zakresie zarządzania kanałami dystrybucji, w obszarze kontrolingu i finansów” – mówi Łukasz Badura, Business Center Central Europe Information Manager, kierujący pionem IT w Europie Środkowej.
PACE w Europie Środkowej
Centrum biznesowe BASF Europa Centralna było odpowiedzialne za przeniesienie spółek BASF w następujących krajach: Austrii, Czechach, Polsce, Słowacji oraz na Węgrzech.
W BASF Österreich GmbH, czeskiej BASF spol. s.r.o., węgierskiej BASF Hungária Kft., w BASF Polska sp. z o.o. oraz w BASF Slovensko spol. s.r.o., z systemu SAP w szerokim zakresie korzysta w sumie ponad 120 użytkowników.
Oprócz pracowników BASF i konsultantów BCC w projekcie migracji uczestniczyli również specjaliści SAP z firm konsultingowych w poszczególnych krajach. Całością prac zarządzało wspólne kierownictwo projektu BASF/BCC, audytowane przez nadzór korporacyjny z centrali BASF AG w Ludwigshafen.
„Prowadzenie tak skomplikowanego projektu informatycznego, który angażuje kilkadziesiąt osób z kilku krajów i ma duży wpływ na funkcjonowanie firmy, nie jest prostą sprawą. Na złożoność przedsięwzięcia wpływają również odrębne regulacje prawne w poszczególnych krajach. W tym przypadku rolą firmy wdrożeniowej jest uwzględnienie specyfiki prawnej wszystkich krajów w docelowym rozwiązaniu korporacyjnym. Dlatego postanowiliśmy skorzystać z usług firmy o dużym doświadczeniu w korporacyjnych wdrożeniach SAP. Stąd wybór BCC (aktualnie All for One Poland) jako wiodącego partnera BASF dla regionu Europy Środkowej” – komentuje Katarzyna Jedynak, kierująca ze strony BASF projektem PACE w obszarze środkowoeuropejskim.
Metodyka szyta na miarę
Projekt migracji w krajach Europy Środkowej rozpoczął się w sierpniu 2005 r. i został zaplanowany na 5 miesięcy. Specyficzny charakter przedsięwzięcia sprawił, że specjalnie na jego cele została stworzona dedykowana metodyka projektowa.
Głównym założeniem metodyki była koncentracja na bezpieczeństwie projektu. Metodyka miała w rękach kierownictwa projektu zapewnić, by zakres przedsięwzięcia nie rósł w sposób niekontrolowany. Najważniejszym celem było rozpoczęcie pracy w nowym globalnym systemie ERP w zaplanowanym terminie.
W pierwszej fazie projektu ustalony został m.in. podział ról i odpowiedzialności pomiędzy stronami projektu. Podział prac i obowiązków między pracowników BASF z poszczególnych krajów i konsultantów BCC uwzględniał kompetencje, możliwości i zasoby, jakie mogły zostać zaangażowane w projekt.
I tak, w każdej z kolejnych faz pracownicy BASF mieli dominujący udział w pracach dotyczących logistyki (moduły MM – gospodarka materiałowa, oraz SD – sprzedaż i dystrybucja), a prace w obszarze finansowo-kontrolingowym (moduły FI i CO) były realizowane głównie przez konsultantów BCC.
W ramach tej fazy zostały również ustalone zasady organizacji wsparcia użytkowników SAP w poszczególnych krajach podczas projektu migracji (z uwzględnieniem zmian/rozszerzeń funkcjonalności standardu korporacyjnego SAP, koniecznych dla tych krajów ze względu na lokalne uwarunkowania prawne).
Przygotowania do startu
W drugiej fazie został szczegółowo zdefiniowany zakres funkcjonalny podlegający migracji. Określono procedury dodawania nowych funkcjonalności. Stworzono koncepcję przeniesienia danych podstawowych na nowy system, a także koncepcję wprowadzenia bilansu otwarcia (uwzględniającego wszystkie niezbędne składniki) do systemu produktywnego.
W tej fazie rozpoczęto weryfikację jakości danych podstawowych przewidzianych do migracji oraz ich „czyszczenie”. Efektem fazy był dokument odpowiadający charakterem dokumentowi koncepcji wdrożenia SAP w „klasycznym” projekcie wdrożeniowym.
Trzecia faza polegała na przeprowadzeniu migracji ustawień i obiektów na globalny system ERP. Ustawienia konfiguracyjne zostały zweryfikowane i uzupełnione o funkcjonalności zdefiniowane w fazie drugiej.
W czwartej fazie projektu zostały przygotowane, zrealizowane i udokumentowane testy migrowanych funkcjonalności. Zweryfikowane i uzupełnione zostały zestawy instrukcji użytkowników końcowych.
Aby wilk był syty i owca cała
Jak osiągnąć cel projektu, w postaci ujednolicenia rozwiązań, a jednocześnie zapewnić dostosowanie ich do wymagań spółek BASF w 5 krajach? Jest to zagadnienie, które pojawia się przy każdym projekcie tego typu, w tym zwłaszcza przy roll-outach korporacyjnych systemów SAP na kolejne kraje.
W zapewnieniu zgodności docelowego rozwiązania z wymaganiami prawnymi w krajach objętych projektem, istotną rolę odegrali konsultanci z lokalnych firm konsultingowych, zaangażowanych w migrację. Wskazywali oni obszary koniecznych zmian i dostosowań. Po weryfikacji przez kierownictwo projektu i/lub centralę BASF były one wprowadzane w życie.
W przypadku, gdy proponowane zmiany wynikały nie tyle z przepisów prawnych, ile z lokalnych uwarunkowań biznesowych, decyzja o zastosowaniu w danym kraju rozwiązania lokalnego lub standardu korporacyjnego należała do centrali.
Każda propozycja była rozpatrywana indywidualnie, przy uwzględnieniu wagi problemu dla danego oddziału BASF oraz z punktu widzenia wpływu na spójność systemu globalnego.
Start pod presją
Rozpoczęcie pracy z nowym systemem zostało zaplanowane na 1 stycznia 2006 r. BCC (aktualnie All for One Poland) wspierało użytkowników SAP z poszczególnych krajów podczas ostatnich przygotowań do startu produktywnego oraz w pierwszych tygodniach pracy z nowym systemem.
„Nasz projekt był wyzwaniem organizacyjnym ze względu na szeroki zakres migrowanej funkcjonalności i duże rozproszenie geograficzne. W pięciu krajach Europy Środkowej z systemu SAP korzysta
ponad 120 użytkowników. Trzeba było zadbać o to, by każdy z nich w zaplanowanym momencie mógł korzystać z nowego rozwiązania. Dodatkowym utrudnieniem była presja czasu. Miarą wspólnego sukcesu zespołu BASF i BCC jest fakt, że cała funkcjonalność została oddana do użytku w terminie, a pierwszego dnia pracownicy BASF Polska wystawili w systemie ponad 200 zleceń sprzedaży – bez jakichkolwiek zakłóceń” – ocenia Katarzyna Jedynak.
Krajobraz po migracji
Z punktu widzenia globalnego, cele projektu zostały osiągnięte. Migracja zapewniła centralizację administracji systemem SAP dla krajów objętych migracją. Stwarza to warunki do sprawnego zarządzania korporacyjnym środowiskiem SAP.
Anna Kłusek, Prokurent, Dyrektor Logistyki, Informatyki i Administracji BASF Polska, nadzorująca przedsięwzięcie migracji, komentuje: „Dobrze, gdy projekt informatyczny przekłada się na dobre zmiany w biznesie. Im większa organizacja, tym bardziej korzyści powinno się oceniać z punktu widzenia globalnego. W przypadku projektu migracji w BASF, zmiany są widoczne nie tylko na poziomie centrali, ale także w oddziałach w poszczególnych krajach”.
Takim namacalnym przejawem ujednolicenia rozwiązań, widocznym dla wielu pracowników w codziennej pracy z systemem, jest opracowanie i wprowadzenie jednolitych formularzy wydruku faktur, zleceń sprzedaży oraz dokumentów zaopatrzeniowych.
Elastyczność pożądana
Ujednolicenie i centralizacja oznacza nie sztywność, a przejrzystość zasad regulujących zmiany w systemie SAP.
Wszystkie proponowane przez oddziały zmiany (niezależnie czy są efektem zmian w prawie danego kraju, czy nowych wymagań co do funkcjonalności, czy chodzi o aspekty administracyjne jak dodanie nowego użytkownika, modyfikacja systemu uprawnień) przechodzą zunifikowaną procedurę weryfikacji i realizacji.
Uczestnicząca w projekcie migracji Dagmar Adamova z czeskiego oddziału BASF, na co dzień kluczowy użytkownik SAP w obszarze SD (sprzedaży i dystrybucji) tłumaczy: „Reguły korporacyjne nie wykluczają wpływu oddziału na rozwiązanie, wykorzystywane w danym oddziale BASF. Zawsze będą przypadki wymagające elastyczności. Można na przykład sobie wyobrazić, że nasza strategia sprzedaży w danym kraju wymaga modyfikacji w polityce udzielania kredytu kupieckiego. W takim wypadku byłyby konieczne zmiany w ustawieniach limitów kredytowych klientów w systemie SAP. Zasadą jest przedstawienie i uzasadnienie propozycji zmian ośrodkowi kompetencyjnemu BASF Europa Centralna.”
Taka propozycja zmiany jest wstępnie weryfikowana przez BASF Central Europe. Kolejny krok to akceptacja zmian przez tzw. gatekeepers z globalnej wewnętrznej struktury IT. Ich rolą jest diagnoza, na ile proponowane zmiany wpłyną na korporacyjny standard, i ostateczna decyzja co do zasadności ich realizacji i udostępnienia w systemie produktywnym.
Analogicznie jak to było podczas migracji, wdrożeniem zatwierdzonych zmian zajmuje się ośrodek kompetencyjny BASF Europa Centralna bądź administratorzy SAP z centrali BASF.
Zestaw wytycznych dotyczących standardów obowiązujących dla globalnego systemu ERP jasno precyzuje, jakiego rodzaju zmiany i w jakich obszarach mają być dokonywane przez ośrodek regionalny, a jakie – przez organizację globalną.
BASF jest wiodącym na świecie koncernem chemicznym. W ofercie BASF znajdują się m.in. substancje chemiczne, tworzywa sztuczne, produkty dla rolnictwa, ropa naftowa, gaz ziemny. Jako partner dla niemal wszystkich gałęzi przemysłu, BASF dostarcza zaawansowane rozwiązania i produkty wspierające klientów w osiąganiu sukcesu. BASF rozwija nowe technologie i korzysta z nich, otwierając nowe szanse rynkowe. Firma w swoim działaniu łączy osiągnięcia ekonomiczne z dbałością o ochronę środowiska i z odpowiedzialnością społeczną, przyczyniając się do lepszej przyszłości.