Lepsza praca dzięki portalowi

W kwietniu 2007 r. firma Basell Orlen Polyolefins sp. z o.o. (BOP) podjęła decyzję o wdrożeniu, przy udziale konsultantów BCC (aktualnie All for One Poland), wewnętrznego intranetu. Do realizacji tego przedsięwzięcia została wybrana platforma SAP NetWeaver Portal 7.0.

Faza koncepcji związana z ustaleniem podstawowych funkcjonalności – usług, jakich ma dostarczać portal, przebiegła bardzo sprawnie; prace wdrożeniowe rozpoczęły się z początkiem maja 2007 r. Portal z pierwszymi założonymi w koncepcji funkcjonalnościami zaczął działać już z początkiem lipca 2007 r. Następne miesiące to okres rozwoju i implementacji kolejnych aplikacji portalowych zwiększających jego użyteczność.

Od pomysłów do konkretów

Pomysł na wstępną koncepcję był dość niecodzienny. Zamiast narzucać pracownikom to, co będzie tworzyło treść portalu, poproszono kluczowych użytkowników i szefów działów o przygotowanie tzw. listy życzeń – czyli spisu funkcjonalności, jakie powinien posiadać portal, by spełniał ich oczekiwania i dostarczał informacji koniecznych do wykonywania codziennych obowiązków. Efektem takiego podejścia była lista ponad stu pomysłów na to, co mogłoby się znaleźć w portalu. Ostatecznie po rozmowach z konsultantami z BCC ustalono, że w pierwszej fazie tworzenia portalu zostanie zrealizowanych siedemdziesiąt pięć zadań.

Za główny cel postawiono sobie to, aby portal stał się centralnym miejscem w firmie, z którego pracownicy będą czerpali wszystkie potrzebne informacje. Biorąc pod uwagę jego funkcjonalność, można go określić wewnątrzfirmowym serwisem informacyjnym. Całą zawartość portalu podzielono na dziesięć podstawowych kategorii tematycznych. Działy świadczące „usługi wewnętrzne” mają swoje zakładki, w których zamieszczane są informacje dla wszystkich użytkowników portalu.

Najważniejsze z punktu widzenia użytkownika – oprócz strony domowej – są zakładki poświęcone sprawom kadrowym, BHP, zaopatrzeniu oraz systemom IT w firmie. Istotna jest także „Encyklopedia BOP” – rozwiązanie oparte na technologii Wiki zostało w pełni zintegrowane z portalem. Każdy pracownik BOP, zgodnie z ideą Wiki, może tworzyć encyklopedię.

Strona domowa

Serce portalu – strona domowa – zawiera kilka podzakładek ze szczegółowymi informacjami o firmie. Są to m.in. szablony dokumentów MS Office, wzory logo, skany ważnych dokumentów firmowych (np. decyzje o nadaniu NIP i REGON, wpis do KRS itp.).

Ponadto użytkownicy znajdą tutaj informacje dotyczące usług medycznych świadczonych w ramach firmowej opieki zdrowotnej, aktualny rozkład jazdy autobusów spod siedziby firmy, a nawet menu stołówki. Mogą także dokonać rezerwacji zasobów takich jak sale konferencyjne, samochody czy projektory.

Na stronie powitalnej portalu zamieszczane są najświeższe wiadomości ogólnofirmowe, nowości z działu kadr oraz informacje z działu BHP. Ciekawymi elementami wzbogacającymi stronę powitalną są wyświetlające się kanały RSS, kursy walut czy słowniki językowe.

Zakładka ta oprócz funkcji informacyjnych spełnia także rolę miejsca, z którego użytkownicy uzyskują dostęp do zintegrowanych z portalem systemów.

Portal w BOP jest traktowany jako pojedynczy punkt dostępu do kilku ważnych pod względem biznesowym i informacyjnym źródeł danych. Z portalu każdy z uprawnionych użytkowników może uzyskać dostęp do takich systemów jak np. firmowy system SAP ERP, portal prawniczy Lex, Faxserwer, system konferencyjny WebEX czy serwer pocztowy MS Exchange.

W większości przypadków połączenia między systemami zewnętrznymi a portalem są skonfigurowane tak, aby osiągnięta została funkcjonalność Single-Sign-On (SSO). W praktyce oznacza to, że każdy użytkownik raz zalogowany do portalu uzyskuje swobodny dostęp (bez potrzeby powtórnego logowania) do wszystkich zintegrowanych z portalem systemów, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

Zarządzanie kadrami

Zakładka „kadrowa” wraz z podzakładkami dostarcza informacji związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim oraz zapewnia dostęp do kilku aplikacji umożliwiających samoobsługę pracowniczą w wybranym zakresie. Jedna z podzakładek jest przeznaczona dla nowo przyjętych pracowników. Znajdują się tam niezbędne wiadomości, od ważnych adresów i telefonów, poprzez informacje dotyczące świadczeń socjalnych i ubezpieczeń, aż po szczegółowy schemat przedstawiający strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.

Swoje miejsce na portalu mają też związki zawodowe. W przeznaczonym do tego miejscu mogą one zamieszczać informacje na temat swoich działań. W dziale poświęconemu zarządzaniu kadrami użytkownicy znajdą kilka ciekawych aplikacji służących do generowania często wypisywanych wniosków, takich jak np. wniosek urlopowy, rozliczenie delegacji, zgłoszenie na szkolenie, ocena szkolenia.

Aplikacje te są autorskim pomysłem pracowników BOP, a zrealizowane zostały przez programistów BCC przy użyciu technologii WebDynpro i Adobe Forms.

Ich celem było wyeliminowanie ręcznie wypisywanych druków. Teraz każdy z użytkowników korzystających z portalu wypełnia odpowiednie pola w dedykowanej aplikacji i generuje wniosek. Wniosek generuje się jako kompletnie wypełniony plik PDF osadzony w odpowiedniej szacie graficznej, zgodnie z wprowadzonymi przez użytkownika wartościami. Następnie gotowy plik użytkownik może zapisać na własnym komputerze bądź wydrukować.

Sprawy BHP

BOP przykłada bardzo dużą wagę do zagadnień związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Dlatego też tematyce BHP został poświęcony jeden z działów portalu.

Znajdują się tam informacje dotyczące procedur i czynności, jakie powinny zostać powzięte w razie wystąpienia danego rodzaju niebezpieczeństwa. Poza tym użytkownicy mają dostęp do aktualizowanych na bieżąco informacji związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, listy telefonów alarmowych i ankiet wewnętrznych.

W tym dziale pracownicy mają także możliwość zgłaszania raportów okołowypadkowych – są to specyficzne raporty, których celem jest analizowanie różnych okoliczności i wyciąganie wniosków, by  zapobiegać wypadkom. Są one szczegółowo rozpatrywane przez wewnętrzne służby BHP.

Sekcja IT

Wydzielona część portalu poświęcona sprawom IT dostarcza użytkownikom niezbędnych informacji o firmowych systemach IT. Można tu odnaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z podstawowymi ustawieniami komputerów, drukarek oraz innych aplikacji i urządzeń biurowych. Są tu również newsy z działu IT, aktualny standard wyposażenia IT, strefa Tips and Tricks z poradami informatycznymi oraz dział z instrukcjami do najczęściej używanego sprzętu i oprogramowania IT.

Z portalem zintegrowano także wewnętrzny help desk – rozwiązanie oparte na oprogramowaniu Altiris HelpDesk. Użytkownicy mają możliwość zgłaszania problemów, żądań zmian oraz śledzenia postępów zgłoszonych spraw. Kończą się także prace nad trzema aplikacjami, zaprojektowanymi przez dział IT BOP, a wykonanymi w technologii WebDynpro przez konsultantów BCC.

Za pośrednictwem pierwszej z nich użytkownicy będą mogli sprawdzać liczbę wydrukowanych przez siebie stron oraz całkowitych związanych z tym kosztów. Aplikacja będzie pobierać dane ze specjalnego serwera, do którego spływają dane o dokonanych wydrukach, i będzie je prezentować w formie przejrzystej tabeli, zgodnie z ustaloną w systemie SAP HR strukturą organizacyjną.

Taki sposób prezentacji danych pozwoli kierownikom działów i menedżerom na wgląd w koszty wydruku, jakie ponoszą kierowane przez nich działy, w rozbiciu na poszczególne osoby. Zostanie zachowana odpowiednia kontrola uprawnień, tak by dany kierownik widział wszystkie podległe mu osoby i jednostki. Natomiast pojedyncze osoby będą miały dostęp tylko do danych związanych z ich indywidualnymi wydrukami.

Kolejne dwie aplikacje będą do siebie zbliżone pod wzglądem funkcjonalnym – umożliwią wgląd w bilingi telefoniczne. Pierwsza da dostęp do bilingów z sieci GSM, a druga do bilingów telefonów stacjonarnych. Obie dostarczą informacji o wybieranych numerach telefonów, długości prowadzonej rozmowy, liczbie wysłanych SMS-ów, sieci komórkowej do której dzwoniono, roamingu i oczywiście kosztach połączeń.

Dane w aplikacjach bilingowych będą prezentowane podobnie jak w przypadku aplikacji do rejestrowania kosztów wydruków. Także w tym wypadku dane będą generowane w oparciu o strukturę organizacyjną pochodzącą z SAP HR – umożliwiając analizę danych w rozbiciu na poszczególne jednostki i osoby.

Nowe technologie na pokładzie

Jako jedna z pierwszych firm w Polsce BOP zdecydował się na wykorzystanie środowiska Visual Composer do stworzenia dwóch ważnych pod względem biznesowym aplikacji analitycznych. Pierwsza z nich nazwana została Sales Reports, ponieważ dostarcza danych związanych ze sprzedażą produktów firmy. Dane, które są prezentowane za pomocą aplikacji Visual Composer, pochodzą m.in. z systemu raportującego SIS (Sales Information System), będącego integralną częścią modułu SAP SD.

Dzięki tej aplikacji Account Managerowie mogą monitorować sprzedaż do klientów, którymi się opiekują. Po wybraniu z listy danego sprzedawcy oraz okresu aplikacja zwraca szereg informacji dotyczących jego klientów, wartości sprzedaży, upustów, produktów itp.

Aplikacja ta ma także drugie oblicze. Po wybraniu opcji Płatności zainteresowany otrzymuje szczegółowe dane na temat należności danych klientów. Dane są rozbite na płatności nieprzeterminowane, przeterminowane w zadanych przedziałach czasu oraz odsetki. Jednym z dodatkowych parametrów wejściowych jest wybrany dzień, z którego zostaną wyświetlone dane. Można zatem monitorować także historię finansową klientów.

Wszystkie dane wyświetlane są w postaci atrakcyjnych tabelek wykonanych w technologii Flash, z możliwością skopiowania i zaimportowania ich np. do pliku MS Excel.

Drugą aplikacją wykonaną za pośrednictwem technologii Visual Composer jest Kokpit Menedżera. Rozwiązanie przeznaczone jest dla Zarządu i kadry menedżerskiej. W jednym miejscu gromadzi najważniejsze wskaźniki firmowe, takie jak EBITDA, CashFlow, TRR, wielkości produkcji i sprzedaży.

To praktycznie kompletne środowisko umożliwiające weryfikację stopnia realizacji założonych w planie biznesowym celów firmy, monitorowanie wielkości produkcji w podziale na rodziny produktów, porównywanie i analizowanie wielkości sprzedaży, cen i marży zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym.

Co ciekawe, Kokpit Menedżera dostarcza również niezbędnych danych finansowych, które można w niebanalny i intuicyjny sposób porównywać. Wszystkie dane prezentowane w tej aplikacji zebrane są w postaci interaktywnych fleszowych tabelek i kolorowych wykresów, na których dane pojawiają się w różny sposób, w zależności od ich rodzaju.

Prostsze zapotrzebowania w SAP

Kolejnym opracowanym w trakcie projektu portalowego rozwiązaniem jest aplikacja ułatwiająca składanie zapotrzebowań na zakup towarów i usług. Każdy, kto zna standardową transakcję do tworzenia zapotrzebowań w SAP (ME51N), wie, że jest ona łatwa tylko dla osób, które często z niej korzystają i znają system SAP. Przed uruchomieniem aplikacji w BOP, podobnie jak w wielu firmach, w każdym dziale była wyznaczona i przeszkolona osoba, która tworzyła zapotrzebowania w SAP dla wszystkich pracowników działu.

Wykonana w technologii WebDynpro aplikacja pod względem funkcjonalnym odpowiada transakcji w systemie SAP, jednak dostarcza o wiele prostszego, bo odpowiednio ograniczonego interfejsu, zawierającego tylko niezbędne pola. Pozwala to na szybkie i nieskomplikowane złożenie zapotrzebowania przez każdego pracownika.

Umowy w portalu

Pod koniec 2007 r. Zarząd firmy zlecił BOP IT stworzenie i wdrożenie aplikacji do zarządzania wszystkimi umowami w firmie. Naturalnym wyborem było udostępnienie aplikacji przez portal. Ponieważ na rynku nie było odpowiednich rozwiązań, zlecono BCC (aktualnie All for One Poland) napisanie aplikacji w oparciu o WebDynpro, ale w powiązaniu z Active Directory i używanym serwerem plików. I tak od stycznia 2008 r. siedmiu administratorów umów kataloguje wszystkie umowy w firmie i udostępnia je uprawnionym osobom. Dyrektorzy i menedżerowie BOP mają teraz jedno miejsce, w którym mogą znaleźć umowy ze swoich obszarów, a także związany z nimi budżet i wygenerowane koszty.

Dalsze perspektywy…

Wewnętrzny intranet oparty na SAP NetWeaver Portal stał się głównym źródłem informacji dla wszystkich pracowników spółki. Wielu z nich nie wyobraża sobie codziennej pracy bez tego rozwiązania. Wszyscy pracownicy BOP mogą bez ograniczeń korzystać z informacyjnej części portalu, natomiast poszczególne aplikacje, dostępne przez portal, są użytkowane w sumie przez około 100 uprawnionych użytkowników.

Sukces projektu, wysoka ocena jego efektów przez zarządzających i pracowników sprawiają, że BOP ciągle rozwija intranet i planuje wdrażanie kolejnych funkcjonalności w portalu. W najbliższym czasie zostanie znacznie rozszerzona funkcjonalność aplikacji Sales Reports, aby dostarczała jeszcze więcej informacji dla Account Managerów.

Powodzenie projektu portalowego wpłynęło również na strategiczną decyzję BOP o wyborze SAP NetWeaver jako docelowej platformy integracji wszystkich aplikacji IT w firmie. Wiele firm rozwija i utrzymuje dedykowane aplikacje bazujące na różnych technologiach, co przysparza dodatkowych kosztów i problemów z integracją. W BOP wszystkie systemy, również te obsługujące nawet drobny wycinek biznesu, będą oparte na platformie SAP NetWeaver i publikowane na portalu.

Tworzenie aplikacji na tej platformie teoretycznie wydaje się droższe ze względu na specyficzną i mało znaną architekturę, w porównaniu np. z MS Visual Studio. Jednak pozostałe aspekty, jak np. umiejscowienie wszystkich aplikacji na jednym serwerze, jedna technologia, jednorodny interfejs użytkownika – powodują, że całkowite koszty ich utrzymania (TCO) są zdecydowanie niższe.