Portal samoobsługowy BeeOffice

Każdy pracownik, w każdej organizacji, wiele razy w ciągu roku zadaje sobie pytania: „Ile mam jeszcze urlopu do wykorzystania?” czy „Kto zastępuje Jana Kowalskiego w tym tygodniu?”

Jeśli pracownik jest również przełożonym zespołu, to dochodzą jeszcze wątpliwości:

• „W jaki sposób na bieżąco kontrolować i aktualizować plan urlopów podwładnych?”
• „Czy urlopy kluczowych osób w moim zespole się nie nakładają?”
• „Czy zaległe limity urlopów z ubiegłego roku zostały już wykorzystane?”
• „Czy każdy z pracowników ma zaplanowany co najmniej jeden 14-dniowy (wymagany przepisami) urlop?”

Zwykle wszystkie te pytania trafiają do działu kadr – mailowo, telefonicznie lub w trakcie osobistej wizyty w HR. Wnioski urlopowe często krążą po organizacji w formie papierowej, a grafik dni wolnych zespołu to zwykle arkusz Excel. Nieustannie trwają próby zapanowania nad grafikiem urlopów i utrzymania jego aktualności.

Początki projektu w Bakalland

Bakalland S.A. to organizacja wielooddziałowa, która w 2017 roku zdecydowała się na zintegrowanie procesów administracyjnych w ramach portalu samoobsługowego, pozwalającego pracownikom i przełożonym sprawniej planować i zatwierdzać kwestie kadrowe.

Ustalenie koncepcji, konfiguracja, przygotowanie interfejsów i testy całości rozwiązania zajęły dwa miesiące. Uruchomienie nowego systemu w styczniu 2018 roku nie wymagało w zasadzie szkoleń użytkowników, ponieważ portal jest z założenia „samoobsługowy”, a jego funkcje są intuicyjne i proste do odkrycia dla pracowników. Jedynie podstawowe sprawy, takie jak sposób logowania czy sprawy proceduralne/organizacyjne wymagały zakomunikowania – odbyło się to przez rozesłanie do pracowników prostej instrukcji (kilka slajdów PowerPoint).

Portal z punktu widzenia pracownika

Po zalogowaniu użytkownik widzi na pierwszym ekranie podsumowanie spraw związanych z urlopami i podróżami służbowymi, m.in. limit urlopu, który pozostaje jeszcze do wykorzystania w bieżącym roku lub termin najbliższej zaplanowanej nieobecności. W drugim panelu – po prawej stronie ekranu – wyświetlane są powiadomienia o zmianie statusu złożonych wniosków oraz o nowych wnioskach, które wpłynęły od podwładnych i oczekują na akceptację.

Ekran startowy

Złożenie nowego wniosku urlopowego zajmuje… 2 minuty. System prezentuje „kalendarz” dni roboczych i świąt oraz kontroluje, czy nieobecność zmieści się w limicie urlopu (dni limitu na bieżący rok plus ewentualne zaległości urlopowe z ubiegłych lat). Wniosek można zapisać jako wstępny plan/wersję roboczą (pracownik może go jeszcze modyfikować) lub od razu wysłać do akceptacji przez przełożonego i następnie do kard.

Wniosek urlopowy

BeeOffice odzwierciedla strukturę organizacyjną firmy – działy, zespoły, stanowiska kierownicze. Na tej podstawie proces workflow automatycznie przekazuje wniosek pracownika do akceptacji przez właściwego przełożonego.

Współpracownicy mogą w każdej chwili przeglądać kalendarz nieobecności innych osób, aby uwzględnić to przy planowaniu spotkań, projektów lub po prostu unikać spiętrzenia nieobecności w tym samym czasie. Staje się to szczególnie istotne podczas tradycyjnych okresów urlopowych, np. święta i długie weekendy, kiedy to firma musi zapewnić obsadę kluczowych stanowisk pracy w poszczególnych zespołach.

Przykładowy terminarz

Kolejny obszar komunikacji HR – pracownicy, który wspiera BeeOffice w Bakalland, to dystrybucja pasków płacowych. Wcześniej około 700 „pasków” było dostarczane do pracowników w formie papierowych wydruków. Teraz każdy użytkownik BeeOffice co miesiąc automatycznie otrzymuje tę informację w formie elektronicznej w portalu. Poza bieżącą informacją o wynagrodzeniu można więc w każdej chwili analizować też dane z poprzednich miesięcy. Paski są automatycznie generowane przez system płacowy oraz zapisywane jako plik chroniony dodatkowym hasłem.

Trzeci moduł BeeOffice, wdrożony przez Bakalland to delegacje. Ponad 100 pracowników odbywa regularnie podróże służbowe. Formularz delegacji w BeeOffice upraszcza i skraca czas rozliczania wyjazdu:

• automatycznie oblicza należną dietę (na podstawie miejsca docelowego i czasu trwania podróży),
• podsumowuje wprowadzone wydatki,
• przelicza kwoty wprowadzone w różnych walutach,
• pozwala przypisać koszty do projektów lub innych kodów dekretacji kosztów.

Proces workflow przekazuje formularz do akceptacji przez przełożonego (wg struktury organizacyjnej) – podobnie, jak w przypadku wniosków urlopowych, a następnie do działu księgowości.

Wniosek delegacji

Każda z czynności, które obsługuje portal wydaje się błaha i trwa kilka minut. Jednak powtarzane przez wszystkie osoby, wielokrotnie w roku (pracowników, przełożonych i HR), sumują się w skali firmy co najmniej do kilku etatów… Dzięki automatyzacji spraw administracyjnych pracownicy są bardziej zadowoleni – nie muszą każdorazowo wysyłać maili lub dzwonić, żeby sprawdzić przysługujący limit urlopu albo status akceptacji wniosku. Natomiast zespół HR zaoszczędzony na rutynowych czynnościach czas może poświęcić rozwojowi firmy.

Proste i łatwe w obsłudze narzędzie

BeeOffice zawiera gotowe formularze dla typowych wniosków i wstępnie skonfigurowany workflow dla urlopów, delegacji i innych procesów. Nie musieliśmy więc tworzyć koncepcji nowego portalu „od zera” – wystarczyły tylko niewielkie dostosowania prekonfigurowanych rozwiązań. Dzięki temu zaangażowanie zespołu HR, IT i Księgowości we wdrożenie było ograniczone dosłownie do kilku dni. Samo narzędzie okazało się proste i łatwe w obsłudze, przez co nasi pracownicy szybko i bez problemów zaczęli z niego korzystać.

Joanna Malicka-Witkowska, Kierownik ds. Administracji Personalnej i Płac, Bakalland S.A.