Automatyzacja weryfikacji numerów VAT PL i NIP UE

Biała lista VAT to wykaz przedsiębiorców, który umożliwia sprawdzenie, czy podatnik jest czynnym płatnikiem VAT oraz jego numerów rachunków bankowych. Za każdym razem przed dokonaniem płatności wymagana jest weryfikacja aktywności numerów NIP kontrahentów w bazie Krajowej Administracji Skarbowej (dla podatników z Polski) i na stronie VIES (weryfikacja numerów VAT w UE). Niedopełnienie tego obowiązku może nawet skutkować nałożeniem na podatnika sankcji w postaci wyłączenia z kosztów podatkowych tej części płatności, która nie została zrealizowana w wykorzystaniem właściwego rachunku bankowego.

W działach księgowości wielu firm weryfikacja oznaczała repetytywną pracę polegająca w większości na ręcznym pozyskiwaniu informacji z dwóch niezależnych źródeł. To bardzo czasochłonne i obarczona ryzykiem popełnienia błędu zadanie. A do tego firma marnuje potencjał osób za te zadania odpowiedzialnych. W AVK oczekiwano prostego i niezawodnego rozwiązania, które zautomatyzuje ten proces i zminimalizuje potrzebę interwencji manualnej. W efekcie współpracy z All for One Poland powstał bot weryfikujący polskie i unijne numery VAT.

Do automatyzacji procesu wykorzystano RunBotics – platformę RPA (Robotic Process Automation). Przygotowano środowisko deweloperskie na zdalnej maszynie i z wykorzystaniem rozwiązania RunBotics opartego na chmurze. Zbudowany proces składa się z procesu głównego oraz podprocesów odpowiadających za poszczególne etapy działań, np. odczytanie danych z pliku, weryfikacja numerów VAT na białej liście podatników, weryfikacja numerów VAT w UE na stronie VIES oraz wprowadzenie rezultatów do pliku z danymi.

Weryfikacja numerów NIP wygląda obecnie następująco:

Proces rozpoczyna się po otrzymaniu e-maila z załącznikiem Excel zawierającym listę numerów do weryfikacji. Bot analizuje nadawcę e-maila, aby potwierdzić autoryzację, oraz pobiera plik. Kolejny etap to przetwarzanie danych z pliku. Bot otwiera załącznik Excel i odczytuje z niego dane, a następnie dzieli numery na dwie grupy i tworzy dwie osobne listy numerów do weryfikacji:

• numery polskie: rozpoznawane po prefiksie kraju lub formacie NIP,
• numery unijne: rozpoznawane po prefiksie kodu kraju UE (np. DE, FR, IT).

Dalej następuje weryfikacja:

• numery polskie: bot łączy się z API białej listy podatników VAT PL, aby sprawdzić status podatnika, i pobiera informacje o aktywności VAT,
• numery unijne: bot korzysta ze strony VIES do potwierdzenia statusu numeru VAT, na której sprawdza, czy numer jest aktywny w systemie VIES.

Kolejny krok to zapisanie wyników weryfikacji w dodatkowej kolumnie Excela i wygenerowanie zaktualizowanego pliku Excel z wynikami weryfikacji.

Ostatni etap to odpowiedź e-mailowa. Bot wysyła odpowiedź do nadawcy z załączonym plikiem wyników oraz krótkim podsumowaniem procesu.

W AVK średnia liczba numerów do weryfikacji na plik to 130. Proces jest wykonywany dwa razy w miesiącu i trwa około 5 minut, czyli łącznie weryfikacja numerów VAT zajmuje obecnie zaledwie 10 minut. Co warto podkreślić – jego dokładność wynosi 100% (zgodnie z wynikami dostarczanymi przez API białej listy i VIES).

Do najważniejszych korzyści z wykorzystania bota do weryfikacji numerów NIP można zaliczyć:

• numery weryfikowane są automatycznie, średnio dwa razy w miesiącu,
• oszczędność czasu,
• odciążenie pracowników,
• wyeliminowanie błędów ludzkich,
• uwolnienie potencjału pracowników na bardziej kreatywne zadania,
• wzrost efektywności,
• skalowalność procesu.

Mikołaj Guranowski, Financial Manager w AVK Polska podsumowuje: "Automatyzacja procesów księgowych z wykorzystaniem botów to bardzo ciekawy kierunek optymalizacji pracy działów finansowych. Szczególnie w okresie zamykania okresu rozliczeniowego czy składania deklaracji podatkowych możliwość oszczędzenia nawet kilkunastu minut jest na wagę złota. Te minuty sumują się do godzin i dni, a to już przekłada się na wymierne oszczędności finansowe. Nieomylność i niezawodność bota pozwalają nam skupić uwagę na innych zadaniach, wymagających większego zaangażowania osobistego pracowników i ich kreatywności. Współpraca z All for One od samego początku była bardzo konkretna i merytoryczna. W oparciu o te pierwsze doświadczenia przewiduję, że wkrótce boty szerzej zagoszczą w dziale finansowym spółek Grupy AVK w Polsce".

Przykładowe zastosowania Robotic Process Automation w procesach finansowo-księgowych:

• Rozliczanie zobowiązań (wprowadzanie faktur do systemu finansowo-księgowego, walidacja danych, procesowanie płatności)
• Rozliczanie należności (tworzenie faktur, wysyłka faktur do kontrahentów, weryfikacja płatności, windykacja należności)
• Księgowanie na kontach i uzgadnianie sald (wprowadzanie danych do systemu ERP, opisywanie wprowadzonych danych, wprowadzanie elektronicznej formy dokumentu do systemu, przenoszenie danych do systemu kadrowo-płacowego)
• Weryfikacja i wprowadzanie dostawców (biała lista)
• Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu
• Okresowe księgowanie danych na podstawie plików (karty paliwowe, rozliczenia firmowych kart płatniczych itp.)
• Automatyczne wysyłanie zapytań o saldo lub generowanie potwierdzeń sald dla kontrahentów, na podstawie przychodzących maili,
• Wykonywanie innych sekwencji czynności związanych z zamknięciem miesiąca lub roku

AVK Polska, spółka należąca do duńskiej Grupy AVK, powstała w 1998 r. i jest firmą zajmującą się produkcją armatury przesyłowej wody i gazu, w szczególności zaworów, zasuw i hydrantów stosowanych w instalacjach wodnych, kanalizacyjnych, gazowych i przeciwpożarowych. Na proces produkcyjny składają się: kontrola jakości kupowanych surowców, czyszczenie, obróbka mechaniczna, malowanie zanurzeniowe lub proszkowe, montaż i finalnie testowanie wszystkich gotowych wyrobów. Zakład w Pniewach (woj. wielkopolskie) jest jednym z największych producentów armatury w Polsce.