Jednym z procesów o pozornie nieznaczącym charakterze, a ogromnym wpływie na przedsiębiorstwo jest rejestracja czasu pracy. Nieoptymalne zarządzanie tą czynnością może generować straty liczone w FTE, powodować niespójności w raportach kosztujące miliony złotych, a brak szczegółowych danych i statystyk może pozbawiać szansy na dalszy rozwój. Na rynku dostępne są narzędzia wspierające ten proces, dostosowane do różnych branż i realiów prowadzenia biznesu, dodatkowo zintegrowane z systemami do rozliczania czasu pracy.

W zespołach deweloperskich All for One Poland pojawił się inny problem – nadmiaru narzędzi, w których pracownicy musieli dokonywać rejestracji czasu i wynikającej z tego faktu… straty czasu.

Rejestracja czasu pracy – analiza procesu

W 2021 r. firma przeprowadziła analizę swojego procesu rejestracji czasu pracy, z której wynikały następujące wnioski:

  • zespoły deweloperskie zobowiązane były do logowania czasu w wielu narzędziach (np. BeeOffice, Jira, SAP);
  • ze względu na pracę z wieloma klientami istniało ryzyko konieczności wprowadzenia kolejnych narzędzi;
  • przeciętne dzienne wprowadzanie informacji o czasie pracy w różnych narzędziach zajmowało około 10 minut;
  • pojawiały się różnice dotyczące zaraportowanego czasu pracy pomiędzy narzędziami;
  • w przeprowadzonych ankietach problem rejestracji czasu pracy w wielu narzędziach wskazywano jako najbardziej uciążliwy;
  • wprowadzenie dodatkowych benefitów dla pracowników powiązanych z charakterem pracy wymagałoby dodatkowych danych, które zwiększyłyby i tak dość długi czas przeznaczony na rejestrację czasu pracy każdego dnia;
  • różne zespoły w różny sposób podchodziły do rejestracji czasu pracy, stosując niezależnie zestaw zasad i reguł, co utrudniało analizę danych na poziomie całej jednostki.

Taka sytuacja stanowiła wyzwanie dla firmy, która dążyła do zwiększenia efektywności działań.

Automatyzacja w RunBotics

Aby zoptymalizować proces, postanowiono go częściowo zautomatyzować z użyciem narzędzia Robotic Process Automation – RunBotics. Jest to rozwiązanie open source wspierane przez All for One i i dostępne na platformie GitHub. Dzięki zastosowaniu botów możliwe stało się zarządzanie informacjami na zasadzie schematu gwiazdy, w którym dane płyną tylko w jednym kierunku. Informacje z różnych narzędzi są przesyłane do jednego, które stało się głównym źródłem wiedzy (w tym wypadku BeeOffice). To wyeliminowało konieczność rejestracji czasu pracy w wielu aplikacjach jednocześnie.

Obecnie każdy zespół rejestruje czas tylko w jednym narzędziu o największym „potencjale informacyjnym”, to znaczy takim, z którego robot może wnioskować o projekcie i rodzaju zadania oraz czerpać inne informacje, bez konieczności ręcznego uzupełniania tych danych przez pracownika. Aby zachować ciągłość i spójność, RunBotics każdego dnia analizuje wskazane źródła w celu synchronizowania danych o rejestracji czasu pracy. Dodatkowo zastosowanie platformy RPA do automatyzacji tego procesu pozwoliło na jego ciągłe dostosowywanie, to znaczy dodawanie nowych zespołów, narzędzi i projektów bez konieczności każdorazowego tworzenia rozwiązania od nowa.

Wojciech Paczkowski, Wicedyrektor ds. Rozwoju Oprogramowania, All for One Poland

Roboty do roboty

Opisany projekt digitalizacji zarządzania czasem pracy w naszych zespołach deweloperskich to tylko jeden z przykładów, pokazujący, co potrafią narzędzia Robotic Process Automation. W biznesie zawsze dużo się mówi o potrzebie podnoszenia wydajności oraz oszczędności czasu i pieniędzy. W ostatnich latach doszła jeszcze do tego większa troska o satysfakcję pracowników. RPA pozwala realizować te postulaty szybko i skutecznie. Wszędzie tam, gdzie występują powtarzalne czynności związane z przenoszeniem plików, kopiowaniem, wklejaniem i porównywaniem danych czy wypełnianiem formularzy na dużą skalę, warto sprawdzić ,czy nie da się wprowadzić automatyzacji. All for One prowadzi takie projekty dla swoich klientów, pomagamy w analizie procesów, proponujemy optymalne rozwiązania i dobieramy najlepsze do tego narzędzia. Oraz oczywiście zaprzęgamy roboty do roboty.

Wojciech Paczkowski, Wicedyrektor ds. Rozwoju Oprogramowania, All for One Poland

RPA – oszczędność i optymalizacja

Początkowo proces zweryfikowano na 20-osobowej grupie. Dzięki wdrożonej automatyzacji udało się zminimalizować dzienny czas przeznaczany przez pracownika na rejestrację pracy do około 4 minut, co generowało oszczędność w wysokości 40 godzin miesięcznie. Obecnie z rozwiązania korzysta około 100 osób. Podłączonych jest kilka aplikacji zbierających dane z ponad 20 projektów. Dzięki temu obecnie osiągane oszczędności to ponad 1 FTE miesięcznie.

Oszczędność czasu oraz eliminacja niespójności to dwie największe korzyści, ale pojawiły się także dodatkowe. Wdrożenie procesu pozwoliło na unifikację całej procedury, a to z kolei rozwiązało problem statystyk i nowych benefitów.

Dodatkowo dzięki zastosowaniu RunBotics proces można w każdej chwili zeskalować, zarówno jeśli chodzi o zespoły, projekty, jak i narzędzia. W łatwy sposób można także zmodyfikować same procedury, co daje firmie elastyczność wymaganą w dzisiejszych nieprzewidywalnych czasach.

Dobra automatyzacja – długofalowe profity

Automatyzacja procesów biznesowych, w tym także rejestracja czasu pracy z wykorzystaniem narzędzi takich jak RunBotics może przynieść znaczne korzyści w postaci oszczędności czasu, eliminacji błędów oraz możliwości generowania kolejnych optymalizacji. Warto jednak pamiętać, że kluczowym elementem sukcesu jest dokładna identyfikacja procesów, które nadają się do automatyzacji.

Przed podjęciem działań w tym zakresie warto przeprowadzić szczegółową analizę i ocenić, które procesy będą najlepiej nadawały się do automatyzacji i jakie korzyści przyniosą.