Niewielkie firmy usługowe i produkcyjne, zatrudniające kilkunastu–kilkudziesięciu pracowników – podobnie jak duże przedsiębiorstwa potrzebują rozwiązań informatycznych. Ale przedsiębiorstwa, które oczekują czegoś więcej, niż sprawny system finansowo-księgowy, nie są rozpieszczane przez dostawców rozwiązań zintegrowanych, którzy celują raczej w rynek większych firm.
Gotowe rozwiązania „z pudełka”, ze sztywno zdefiniowanymi funkcjonalnościami dla wybranego obszaru, nie dają się dostosować do specyficznych procesów biznesowych. Z kolei aplikacje autorskie – choć pisane na miarę – także mają wiele wad. Do największych bolączek należą problemy z wydajnością pojawiające się w miarę rozwoju firmy, brak wsparcia serwisowego i problemy z integracją z innymi aplikacjami.
Rozwiązaniem ERP przygotowanym z myślą o małych przedsiębiorstwach jest system SAP Business One. To wysokiej klasy rozwiązanie oferujące zintegrowane zarządzanie procesami produkcji i sprzedaży, logistyki i zakupów, magazynem, a także relacjami z klientami przy wykorzystaniu wbudowanego modułu CRM.
W odróżnieniu od innych rozwiązań dostępnych na rynku, oprogramowanie SAP Business One jest spójną aplikacją, co eliminuje konieczność przeprowadzania oddzielnych instalacji i skomplikowanej integracji wielu modułów. To gotowe do użycia oprogramowanie, z zaszytymi modelowymi procesami przygotowanymi zgodnie z najlepszymi praktykami biznesowymi, które równocześnie może być dostosowywane do specyficznych potrzeb każdej firmy.
Nowe technologie, nowy system
Aquila Yachts to niewielka, ale ambitna firma specjalizująca się w projektowaniu i produkcji jachtów. Jej najnowszym „dzieckiem” jest oparty na nowoczesnych technologiach luksusowy jacht żaglowy, na projekt którego Aquila Yachts otrzymała dofinansowanie z programu Innowacyjna Gospodarka Unii Europejskiej.
Innowacyjne technologie zastosowane na etapie projektowania i produkcji zostaną wsparte przez zintegrowany system informatyczny do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP. Po trwającym zaledwie cztery miesiące (od stycznia) projekcie wdrożeniowym, od maja 2013 r. Aquila Yachts pracuje z systemem SAP Business One. Za wdrożenie systemu odpowiadała firma 7milowy (aktualnie All for One Poland), partner firmy SAP, specjalizujący się w rozwiązaniach SAP dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Wdrożenie systemu w Aquila Yachts objęło pełen zakres funkcjonalności: finanse i księgowość, gospodarkę materiałową, zakupy, zarządzanie magazynem i produkcją, a także sprzedaż i obsługę klienta oraz raportowanie. Z rozwiązania korzysta 10 użytkowników, m.in. księgowość, szef produkcji (kierownik projektów), szef sprzedaży oraz osoba odpowiedzialna za zakupy.
Finanse i księgowość
W obszarze finansów i księgowości SAP Business One umożliwia kompleksowe zarządzanie księgą główną, należnościami i zobowiązaniami, jak również budżetowanie, rozliczanie projektów oraz rozliczenie według miejsc powstawania kosztów (MPK). Moduł pozwala na prowadzenie wszelkiego rodzaju transakcji finansowych i bankowych w wielu walutach.
Wbudowane standardowe raporty (m.in. zestawienie obrotów i sald, bilans, rachunek zysków i strat, przepływ środków pieniężnych, wiekowanie należności i zobowiązań) pozwalają kontrolować cały obszar finansów i księgowości firmy. Ewidencja większości zdarzeń księgowych na kontach odbywa się automatycznie w momencie obsługi istotnych zdarzeń biznesowych, na podstawie zdefiniowanych szablonów dekretacji.
Ze względu na specyfikę produkcji – wykonanie gotowego jachtu na zamówienie klienta trwa do kilku miesięcy – dla księgowości Aquila Yachts istotna była obsługiwana w systemie funkcja rozliczania produkcji w toku oraz rozliczania projektów.
Oprogramowanie SAP umożliwia też aktywne zarządzanie finansami i uzyskanie pełnego wglądu w informacje o finansach przedsiębiorstwa. Do tego celu służą zaszyte w rozwiązaniu elementy Business Intelligence, które za pomocą kreatorów raportów umożliwiają ich przygotowywanie w różnych przekrojach.
Łatwe raportowanie w Business Intelligence jest możliwe dzięki integracji w jednym spójnym systemie wszystkich obszarów działania firmy – od zakupów, przez magazyn i produkcję, aż po sprzedaż.
O ile w obszarze finansów i księgowości SAP zastąpił wcześniej wykorzystywaną aplikację, o tyle w zarządzaniu produkcją, logistyce oraz wsparciu sprzedaży wniósł nową jakość w zarządzaniu firmą.
Dorota Chłopik, Dyrektor Finansowa i Główna Księgowa w Aquila Yachts podsumowuje: „Pracujemy projektowo. Poszukiwaliśmy narzędzia, które umożliwi nam zarządzanie produkcją w ujęciu projektowym i pozwoli kontrolować jej rentowność. Dzięki dostępnym w SAP Business One zintegrowanym funkcjonalnościom możemy obecnie zarządzać całym cyklem produkcji, sprzedaży i rozliczeń w jednym spójnym narzędziu. Konsultanci 7milowego dostosowali konfigurację rozwiązania do naszych potrzeb”.
Dorota Chłopik, Dyrektor Finansowa i Główna Księgowa, Aquila Yachts
Dzięki dostępnym w SAP Business One zintegrowanym funkcjonalnościom możemy obecnie zarządzać całym cyklem produkcji, sprzedaży i rozliczeń w jednym spójnym narzędziu.
Projekt: jacht
Istota działalności Aquila Yachts w dużej mierze opiera się na zabudowie wnętrz zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta produkowanych seryjnie kadłubów jachtów. Od strony organizacji produkcji każda jednostka jest traktowana jako oddzielny projekt, osobno zarządzany i rozliczany.
Dzięki integracji w jednym narzędziu wszystkich funkcji szef produkcji (kierownik projektu) ma możliwość notowania i rozliczania czasu pracy na projekcie w podziale na fazy, sprawdzania statusu projektu, materiałów wydanych do produkcji, weryfikacji zamówień itp. Ułatwia to przygotowany specjalnie interfejs użytkownika, dostępny na hali produkcyjnej.
Zarządzanie produkcją w ujęciu projektowym i kontrola rentowności zarówno w ujęciu globalnym, jak i w rozbiciu na poszczególne etapy to największa wartość z systemu SAP Business One dla firmy Aquila Yachts.
Jachty są produkowane w firmowej stoczni w Gdańskiu, ale blisko 90% potrzebnych do produkcji elementów pochodzi z importu. Także większość klientów Aquila Yachts to klienci zagraniczni. Z tego powodu dostępnych w standardzie SAP Business One 26 wersji językowych stanowi duże ułatwienie w kontaktach z kontrahentami. System umożliwia automatyczne przeliczanie kursów walut oraz generowanie dokumentów w wybranym języku. W połączeniu z wbudowanym kreatorem wydruków funkcjonalność ta pozwala generować dokumenty marketingowe, logistyczne i kosztowe (faktury, zamówienia itp.) dla klientów i kooperantów firmy na całym świecie.
Krzysztof Maćkowiak, Prezes Zarządu, Aquila Yachts
Pod pełnymi żaglami
Decydując się na wejście na wyjątkowo wymagający rynek budowy superjachtów, musieliśmy mieć kilka asów w rękawie, żeby móc dorównać producentom o wieloletnim doświadczeniu i renomie.
Dokonaliśmy pewnej rewolucji w sposobie myślenia o projekcie i produkcji.
Wymyśliliśmy nowy produkt – jacht o zmodułowanych wymiennych wnętrzach, dających możliwość maksymalnego zindywidualizowania zabudowy zarówno w sferze funkcjonalnej, jak i stylistycznej. Realizacja takiego projektu jest możliwa wyłącznie w połączeniu naszych innowacyjnych technologii z odpowiednio sprawnym, elastycznym, i prostym systemem zarządzania projektem i produkcją, jakim jest SAP.
Konstrukcje wnętrz i wyposażenie składają się z setek elementów, które muszą być odpowiednio zaprojektowane, skatalogowane, i dostępne. Muszą być określone możliwości połączeń i zestawień. Bez SAP nie byłyby to możliwe.
Zmodułowane są nie tylko wykroje mebli, szalunków i podłóg, ale też określone bloki instalacyjne, zarówno w zakresie instalacji płynów, jak i instalacji elektrycznej. Projektanci mają do dyspozycji narzędzie nośne w postaci SAP, które niesie wraz z partiami projektu odpowiednie rysunki, opisy technologiczne, pliki doboru materiałów, pliki cięcia elementów płaskich i frezowania elementów przestrzennych w technologii CNC. Nieomal wyeliminowaliśmy konieczność ręcznej obróbki drewna, laminatu czy stali nierdzewnej. Zastąpienie wielu specjalistów od jachtowego rękodzieła zestawem: projektant – technolog – CAD – SAP – magazyn – maszyny CNC – lakiernia – monter umożliwiło nam zastosowanie systemów modułowych oraz znaczne podwyższenie jakości i obniżenie kosztów. Podobnie funkcjonuje produkcja modułów instalacyjnych czy okuć.
System SAP jest także bardzo pomocny w prowadzeniu serwisu gwarancyjnego i przez cały cykl życia jachtu.
Trudno bez SAP wyobrazić sobie dobre zarządzanie projektowaniem, pracą, zakupami i kreowaniem nowych rozwiązań dających firmie przewagę konkurencyjną.
Krzysztof Maćkowiak, Prezes Zarządu, Aquila Yachts
W outsourcingu
Aquila Yachts korzysta z rozwiązania SAP Business One w modelu outsourcingu. Konsultanci 7milowego zapewniają wsparcie dla użytkowników, reagując na zgłoszenia serwisowe i zgłoszenia błędów. W ramach usługi zapewniony jest też drobny rozwój systemu. Z kolei BCC odpowiada za administrację systemem. Usługi outsourcingu SAP Business One są realizowane z wykorzystaniem infrastruktury Centrum Outsourcingowego BCC. Zgłoszenia są przyjmowane za pomocą dedykowanej aplikacji zgłoszeniowej przez Zespół Service Desk, stanowiący dla klientów pojedynczy punkt kontaktu. Taka organizacja usługi daje klientowi gwarancję realizacji zgłoszenia zgodnie z zapisanymi w umowie czasami reakcji (zapisy SLA).
Od planu do dziewiczego rejsu
Obecnie, po starcie systemu SAP Business One, Aquila Yachts dysponuje centralnym systemem do zintegrowanego zarządzania firmą i całym procesem produkcji jachtów – do projektowania i organizacji produkcji (planowanie, zakupy itp.), po sprzedaż i zarządzanie relacjami z klientami. Firma jest w pełni przygotowana do realizacji swojej wizji: osiągnięcia pozycji lidera pod względem innowacyjności i jakości w branży produkcji dużych jachtów i małych statków żaglowych.