Aktywacja nowej księgi niewiodącej w SAP

Air Liquide Engineering & Construction buduje jednostki produkcyjne Grupy Air Liquide (głównie jednostki separacji gazów z powietrza i niskoemisyjne jednostki produkcji wodoru) i dostarcza klientom zewnętrznym wydajne, zrównoważone, dostosowane do ich potrzeb rozwiązania technologiczne i procesowe. Posiada 15 centrów operacyjnych i biur obsługi klienta na całym świecie oraz trzy centra produkcyjne. Air Liquide Engineering & Construction zatrudnia ponad 2500 osób w 18 krajach. Do obsługi procesów finansowo-księgowych firmy w Europie powstało Centrum Usług Wspólnych w Krakowie.

Także w Krakowie mieści się Centrum Kompetencyjne SAP dla Air Liquide Engineering & Construction, do którego zadań należy utrzymanie i rozwój systemu, a także wsparcie użytkowników kluczowych SAP (3. linia wsparcia).

Taki model wsparcia serwisowego dla korporacyjnych systemów SAP oraz obsługi finansowo-księgowej dla grupy krajów w ostatnich latach stał się bardzo popularny. Polska – między innymi z powodu dostępności wykształconych kadr i niższych niż w Europe Zachodniej kosztów pracy – stała się często wybieraną lokalizacją dla tego typu oddziałów dużych, międzynarodowych koncernów.

W ramach rozwoju systemu SAP oraz optymalizacji działania biznesu w firmie zdecydowano się przeprowadzić projekt uruchomienia dodatkowej księgi niewiodącej w systemie SAP ECC w obrębie jednego systemu (konwersja polegająca na wykonaniu kopii już istniejącej księgi i jej dostosowaniu), dla czterech jednostek gospodarczych w Niemczech. Celem projektu było umożliwienie księgowania oraz raportowania na rynku niemieckim w widoku podatkowym, czyli zaspokojenie prawnych wymagań elektronicznej sprawozdawczości fiskalnej (tzw. E-Billanz). W tym celu należało wprowadzić dodatkową księgę T1 wypełnioną historycznymi księgowaniami, która umożliwiałaby dalsze księgowania już w systemie SAP (dotychczas księgowość podatkową prowadzono w Excelach, a raportowanie w dodatkowym systemie DATEV). Przeniesienie powyższych procesów do SAP zwiększyłoby stopień automatyzacji księgowań, ujednoliciło procesy i uprościło architekturę informatyczną, a tym samym ułatwiło i optymalizowało rozliczenia z niemieckim fiskusem.

Projekt rozpoczął się w listopadzie 2020 r. Start produktywny odbył się 16-17 kwietnia 2021 r. Partnerem projektowym Air Liquide była firma SNP Poland (aktualnie All for One Poland), która do realizacji prac migracyjnych wykorzystała swoje autorskie podejście oraz platformę CrystalBridge. Platforma transformacji danych CrystalBridge była jednym z ważnych atutów SNP. Dzięki narzędziom z modułu transformacyjnego projekt został przeprowadzony w krótszym czasie i przy zaangażowaniu mniejszych zasobów, na co wpłynął wysoki stopień automatyzacji prac związanych z migracją i czyszczeniem danych.

dr Marta Kaflińska-Mitka, Business Core Solutions Director (SAP & EDMS), Air Liquide Engineering & Construction

 Cele, założenia, wyzwania

Firma Air Liquide Global E&C Solutions Germany GmbH jest obsługiwana księgowo w krakowskim centrum usług wspólnych. Dodatkowa księga T1 miała zostać aktywowana w czterech kolejnych jednostkach gospodarczych. Firma od dawna korzysta z Nowej Księgi Głównej oraz ksiąg niewiodących (księga główna 0L, księga niewiodąca N1 a także księga niewiodąca T1, lecz niezaimplementowana w Niemczech). Liczba wpisów w tabeli pozycji księgowych (FAGLFLEXA) dla księgi N1 (która miała być źródłem danych dla nowej księgi T1) dla czterech jednostek gospodarczych, w których należało aktywować nową księgę T1, nie przekraczała 10 milionów rekordów. Podział dokumentów nie był używany w przypadku żadnej z czterech firm objętych zakresem projektu.

Celem projektu było skopiowanie wszystkich zapisów księgi N1 dla czterech jednostek gospodarczych do księgi T1 i jej aktywacja (początkowo księga T1 ma być kopią 1:1 księgi N1 dla wszystkich lat obrotowych). Na tym etapie konieczne było także dodatkowe dostosowywanie w obszarze finansów systemu SAP. Należało też utworzyć nowy obszar amortyzacji w FI-AA (również kopia istniejącego obszaru amortyzacji) i połączyć go z nową księgą T1. Następnie dane z obszaru amortyzacji T1 z roku 2018 i lat wcześniejszych zostały wyczyszczone przy zastosowaniu standardowego podejścia.

Należy podkreślić, że księga docelowa T1 była już wcześniej używana w dwóch innych jednostkach gospodarczych. Miało to istotne znaczenie dla tabel FAGLFLEXT i FAGLFLEX01, ponieważ wpisy dla księgi T1 istnieją w FAGLFLEX01.

Szczególnie ważne było poprawne skopiowanie tabeli FAGLFLEXT, której klucz dla księgi zależy od wpisów tabeli FAGLFLEX01. Najpierw konieczne było dostosowanie FAGLFLEX01, tak aby móc zmapować numer obiektu z N1 do T1. Należało utworzyć wpisy dla jednego systemu logicznego, dla którego brakowało wpisów dla T1, a istniały dla N1. W tym celu konieczne było użycie zaawansowanych funkcji transformacyjnych (stworzenie nowego prerunnera oraz forrunera).

Jednym z większych wyzwań projektowych było wykonanie koniecznych dostosowań w zakresie środków trwałych. W jednostkach gospodarczych objętych migracją środki trwałe były uruchomione już w 1997 r. Od tego czasu w obszarze SAP FI-AA nastąpiło sporo zmian, np. wprowadzono odrębny zakres numeracji wyłącznie dla dokumentów AA. Dlatego część dokumentów musiała być skopiowana i zmapowana w inny sposób. Niektóre dokumenty AA były wprowadzane do systemu klienta w specyficzny sposób, odpowiadający wymaganiom jednostek gospodarczych, dlatego po stronie dokumentów AA niebędących amortyzacją wyodrębniono cztery sposoby podejścia do ich migracji.

W zakresie kopiowania dokumentów amortyzacji wyzwanie stanowiła tabela TABA, która zawiera numery dokumentów amortyzacji, jednak nie pojedyncze numery, a zakres od – do dla danego okresu. W związku z tym konieczne było przenumerowanie wszystkich dokumentów amortyzacji (dla firm będących w zakresie migracji), także dla księgi wiodącej 0L, i ponowne ustawienia referencji do nowych dokumentów po stronie FI, CO i księgi specjalnej.

Michał Grzybowski, Wojciech Chumikowski, Marta Kaflińska-Mitka

Organizacja projektu

Projekt został podzielony na sześć podstawowych etapów:

• analiza i planowanie,
• koncepcja,
• opracowanie rozwiązania prototypowego (mechanizmów migracyjnych),
• testy masowe,
• symulacja migracji produkcyjnej,
• go-live oraz wsparcie pierwszego okresu użytkowania.

W harmonogramie prac projektowych należało dodatkowo uwzględnić inne toczące się równolegle projekty na systemach klienta, aby wprowadzane do systemu produktywnego zmiany nie kolidowały ze sobą.

Pierwsza faza projektu posłużyła do przygotowania solidnych podstaw komunikacji i dokumentacji projektu. Podczas prac, które w całości zostały przeprowadzone zdalnie, posługiwaliśmy się narzędziami Microsoft Teams, OneNote oraz MS Project. Kluczowym i strategicznym narzędziem był SNP CrystalBridge Transformation Cockpit – produkt pozwalający przeskanować dane źródłowe, pobrać je, dostosować do wymagań, a następnie ponownie przenieść w odpowiedni sposób do ksiąg finansowych. Narzędzie to poza odpowiednimi ekstraktorami posiada również elementy wspierające zarządzanie projektem oraz procesem migracyjnym.

Podczas fazy drugiej i trzeciej przygotowano dokument koncepcji przeniesienia danych oraz niezbędnych zmian systemowych, a następnie opracowano prototypowe narzędzia oraz wymagane dostosowania SAP w obszarze funkcjonalności finansowych. Etap ten zakończył się pierwszą testową migracją danych. Wyniki migracji pozwoliły odpowiednio dostosować i zoptymalizować prototyp, tak aby posłużył do testów masowych.

Kolejnym etapem była weryfikacja i optymalizacja przebiegu migracji, aby sprostać wymogom czasowym (na migrację produkcyjną przewidziano bardzo krótkie okno czasowe – od piątkowego popołudnia do niedzielnego poranka. Z korporacyjnego systemu korzystają także oddziały w krajach na Bliskim Wschodzie, w których niedziela jest dniem pracy). Faza optymalizacji i weryfikacji wiązała się z bardzo precyzyjnym zaplanowaniem operacji projektowych i przygotowaniem tzw. cut-over plan – zawierającego harmonogram działań z dokładnością co do minuty. Kluczowym wsadem do opracowania cut-over plan były narzędzia kontrolne oraz raporty z przebiegu migracji testowych. Jakość i spójność logiczna danych podczas przebiegów migracyjnych była weryfikowana za pomocą Data Consistency Verification (rozwiązania przygotowanego przez SNP).

Odpowiednio przygotowany system produkcyjny, plan projektu oraz narzędzia komunikacyjne pozwoliły sprawnie przeprowadzić migrację produkcyjną i przejść do fazy wsparcia pierwszego okresu użytkowania księgi z nowymi dostosowaniami. Sukces projektu zawdzięczamy eksperckiej wiedzy całego zespołu projektowego, także ekspertów biznesowych Air Liquide wspierających weryfikację i testy, oraz bardzo dobrej komunikacji i współpracy.

Osiągnięte cele

Nowo wdrożona księga T1 pozwala księgować i raportować dane w sposób odrębny i niezależny od istniejących widoków (IFRS i HGB) co jest prawnym wymaganiem niemieckiego fiskusa. To z kolei pozwala na wygenerowanie i elektroniczne dostarczanie obowiązkowych deklaracji bilansowych bezpośrednio ze źródła (systemu SAP) z pominięciem plików Excel i systemów podatkowych (DATEV). W efekcie księgowość podatkowa jest sprawniejsza i generuje mniej kosztów związanych z infrastrukturą IT.