W czerwcu br. zakończyło się jedno z największych przedsięwzięć ERP w Polsce. Grupa Żywiec, przy wsparciu BCC, uruchomiła system SAP w ostatnim ze swoich zakładów – w Browarze Kujawiak w Bydgoszczy.
Trwające kilka lat przedsięwzięcie było wyjątkowe pod względem skali. Na dużą złożoność projektu wpłynęły przeprowadzane w jego trakcie poważne zmiany biznesowe i organizacyjne – w tym: konsolidacja spółek wchodzących w skład Grupy Żywiec, wejście Polski do UE, połączenie z Brau Union Polska.
Pierwszym etapem przedsięwzięcia było kompleksowe wdrożenie SAP w Browarach Żywiec i Cieszyn oraz spółce Żywiec Trade Holding (w latach 2001-2002). Projekt prowadzony był w oparciu o rozwiązanie korporacyjne SAP, funkcjonujące w innych krajach w browarach należących do większościowego udziałowca Grupy Żywiec, holenderskiego potentata na międzynarodowym rynku piwa – firmy Heineken. Koncepcja korporacyjna została zweryfikowana i uzupełniona pod kątem lokalnych procesów i wymagań prawnych.
W wyniku pierwszego etapu powstało modelowe dla całej Grupy Żywiec rozwiązanie biznesowo-informatyczne, obejmujące następujące obszary funkcjonalne: rachunkowość finansową, środki trwałe, zarządzanie płynnością finansową, kontroling, zarządzanie inwestycjami, gospodarkę materiałową i zaopatrzenie, planowanie produkcji (z obsługą produkcji procesowej), zarządzanie jakością, gospodarkę remontową, sprzedaż i dystrybucję, a także IS-Beverages – rozwiązanie branżowe SAP dla producentów napojów.
W następnych etapach wypracowane rozwiązanie SAP było przenoszone na kolejne spółki. W marcu 2003 r. uruchomiono system w spółce marketingowo-handlowej Grupa Handlowa, w styczniu 2004 – w Browarze Leżajsk, w maju 2004 – w Browarze Warka, w elbląskim Elbrewery – w listopadzie 2004. W maju br. rozpoczął korzystanie z SAP bydgoski Browar Kujawiak, włączony w struktury Grupy Żywiec w wyniku wcześniejszej fuzji z Grupą Brau Union Polska.
Uruchomienie (roll-out) SAP w każdym zakładzie było niemałym wyzwaniem, gdyż wymagało ścisłej koordynacji z równoległym procesem konsolidacji spółek, które były włączane do jednostki gospodarczej Grupa Żywiec SA, jednocześnie ze startami produktywnymi systemu SAP. Ponadto, włączenie zakładu do innej jednostki wymuszało wiele zmian biznesowych, zwłaszcza dotyczących współpracy z partnerami biznesowymi (np. przejęcie dotychczasowych kontraktów przez nowy podmiot – Grupę Żywiec S.A.). Niezależnie od tych zmian, w 2004 roku zostały zrealizowane dwa inne projekty: wdrożenie zmian w systemie SAP, wynikających z akcesji do Unii Europejskiej, oraz wprowadzenie międzynarodowych standardów rachunkowości.
Ireneusz Kubalewski, Dyrektor IT Grupy Żywiec, komentuje: „Dzięki dużej dyscyplinie w organizacji tego wieloetapowego przedsięwzięcia, a także dzięki rygorystycznemu przestrzeganiu definicji zakresu wdrożenia ustalonego podczas projektu w Żywcu, wdrożenia SAP w kolejnych podmiotach przebiegały nadzwyczaj sprawnie. W efekcie wszystkie zakłady działają według ustandaryzowanego i efektywnego modelu biznesowego. Można więc powiedzieć, że w Grupie Żywiec system SAP został wykorzystany jako narzędzie ujednolicenia procesów i rozwiązań organizacyjnych”.
Partnerem Działu Informatyki Grupy Żywiec we wszystkich etapach przedsięwzięcia było BCC. Udział konsultantów BCC był szczególnie ważny podczas weryfikacji koncepcji korporacyjnej SAP i konfiguracji systemu, w ramach pierwszego wdrożenia w Browarach Żywiec. Specjaliści z Grupy Żywiec zaś zajmowali się m.in. migracją danych, testami systemu, szkoleniem użytkowników, bieżącym wsparciem, rozwojem programów ABAP.
Ireneusz Kubalewski ocenia: „Konsultanci BCC zapewniali nam ekspercką wiedzę o systemie SAP i znajomość specyfiki wdrożeń SAP w warunkach polskich, bardzo pomocną przy dostosowaniu standardowego wzorca korporacyjnego. Dzięki transferowi tej wiedzy do pracowników Grupy Żywiec, w kolejnych etapach coraz większą część prac mogliśmy realizować samodzielnie, co wpłynęło na znaczne obniżenie łącznych kosztów całego projektu”.
Proces wdrożenia systemu SAP w kolejnych zakładach Grupy Żywiec był na bieżąco audytowany przez konsultantów korporacyjnych. Przebieg projektu został oceniony jako jedno z najlepiej zorganizowanych wdrożeń SAP w grupie Heineken.
