Choć rynek europejski pozostaje dla Grupy Selena priorytetowy, firma równolegle umacnia swoją pozycję globalną. Obecnie w ramach holdingu działa już 30 spółek w 18 krajach świata, w tym w tak odległych, jak Brazylia, Korea czy Chiny. Dynamiczny rozwój oferty produktowej i ekspansja na rynkach zagranicznych to jedno z głównych założeń strategicznych Grupy Selena.
W Selenie funkcjonuje wiele rozwiązań informatycznych głównie ze względu na ewolucyjny charakter Grupy oraz szybkie tempo rozwoju w wyniku przejęć nowych podmiotów, które stosowały różne systemy. Ponadto skala biznesu – a co za tym idzie – liczba operacji gospodarczych i ich złożoność, była raczej niewielka, co skłaniało do uproszczonych i tańszych rozwiązań IT w lokalnych podmiotach i stosowanie różnych systemów ERP.
Nadrzędną jednostką w Grupie Selena jest spółka Selena FM SA. Tu, we wrocławskim biurze zbierane i analizowane są wyniki finansowe poszczególnych podmiotów z całego świata; tu tworzy się plany rozwojowe i podejmuje strategiczne decyzje.
Rozproszona – zarówno organizacyjnie, jak i geograficzne – struktura firmy, wydłużone łańcuchy przepływu informacji (procesy biznesowe mogą obejmować kilka krajów i podmiotów), a także bardzo duża liczba danych koniecznych do śledzenia efektywności finansowej to chleb powszedni działów finansowo-kontrolingowych międzynarodowych koncernów. Tak również jest w Selenie. W takiej strukturze wydajna hurtownia danych i system do zarządzania informacją zarządczą to podstawowe narzędzia w warsztacie analityków finansowych i menedżerów odpowiedzialnych za bieżące zarządzanie i rozwój firmy.
Wszystkie spółki w SAP BI
By móc efektywnie zbierać i zarządzać danymi finansowymi z wszystkich podmiotów Grupy oraz zapewnić ich sprawą dystrybucję, zarząd Seleny podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązań SAP BI. Partnerem wdrożeniowym w tym przedsięwzięciu było BCC (aktualnie All for One Poland).
SAP BI to system umożliwiający konsolidację na potrzeby raportowania giełdowego i analizę wyników sprzedażowych i finansowych grupy. Oprócz prezentacji wyników finansowych i raportowania sprzedaży, system SAP BI oferuje rozwiązania, które wspomagają zarządzanie marżą uproszczoną oraz efektywną analizę kosztów w całej grupie kapitałowej. Dzięki jednoczesnemu usprawnieniu infrastruktury we wrocławskiej centrali oraz kluczowych spółkach zagranicznych, system gwarantuje dostęp do danych online, co umożliwia zarządzanie firmą z dowolnego miejsca na świecie.
W Selenie projekt wdrożeniowy podzielono na trzy etapy. Jako pierwsze zaimplementowano i uruchomiono – w czerwcu 2010 r. – narzędzia do raportowania sprzedaży. Pod koniec tego samego roku nastąpił start funkcjonalności kontrolingowych.
Konsolidację wyników finansowych grupy i raport giełdowy dla inwestorów za pierwszy kwartał 2011 r. wykonano już częściowo w module konsolidacyjnym hurtowni danych SAP SEM-BCS.
Po pierwsze – spójne dane raportowe
Hurtownia danych SAP BW ujednolica zasady przechowywania danych i interfejs raportowania w całej Grupie. System identyfikuje, integruje i analizuje dane biznesowe pochodzące z różnych źródeł, w tym różnych systemów IT (także ERP). To kluczowe, bo pejzaż systemów w Grupie Selena jest bardzo zróżnicowany. W 2009 roku rozpoczął się proces konsolidacji systemów ERP wykorzystywanych w Selenie.
Liczba systemów, z których będzie czerpać SAP, BW jest znaczna; mimo iż od początku tego roku firma wprowadziła jedną spójną platformę dla pięciu spółek, to w dalszym ciągu posiada różne źródła danych. Obecnie Grupa korzysta z Impulsa, Axapty, 1C.
Zanim dane z tak różnych źródeł trafią do hurtowni i będą mogły być zagregowane i wykorzystane do konsolidacji wyników finansowych, koniecznie jest nadanie im jednolitej struktury i formatu. W tym celu, po szczegółowej analizie, zarząd Grupy po rekomendacji działu IT podjął decyzję o wdrożeniu narzędzia do jednolitej prezentacji danych dla całej Grupy. Aplikacja ta zarówno usystematyzowała sposób raportowania danych przez spółki handlowe i produkcyjne, jak i stała się głównym źródłem danych dla hurtowni SAP BW.
Przygotowane wewnętrznie przez Selenę narzędzie uporządkowało, między innymi, wymiary takie jak: plan kont, miejsca powstawania kosztów (MPK), jednostki biznesowe oraz grupy produktowe. Była to wspólna praca działów finansów, kontrolingu i sprzedaży. Wprowadzono integrację pomiędzy raportowanymi danymi miesięcznymi oraz kwartalnymi na potrzeby konsolidacji giełdowej. Ze względu na wielkość Grupy i dużą liczbę źródeł danych wdrożenie tego narzędzia okazało się dużym wyzwaniem, ale przy wsparciu zarządu jego implementacja przebiegła bardzo sprawnie.
SAP BI zastąpił w Selenie wcześniej wykorzystywany system raportowy. Oprócz ograniczonych możliwości przetwarzania danych, w Grupie zidentyfikowano także inne wady poprzedniego narzędzia. Generowanie kolejnych raportów za każdym razem wymagało zaangażowania osób z działu IT, co wydłużało czas dotarcia do analiz i znacznie podnosiło koszty obsługi. Brakowało też jasnej polityki dystrybucji i dostępu do danych. System raportowy opierał się głównie na raportach bazujących na arkuszach MS Excel, przez co stworzenie nowej prezentacji danych często było zbyt czasochłonne lub nawet niemożliwe.
Lepsza kontrola, większe bezpieczeństwo
Mocną stroną rozwiązań SAP są funkcjonalności pozwalające na zbudowanie przejrzystego systemu uprawnień i dystrybucji danych. Dzięki temu w Selenie znacznie poprawiło się bezpieczeństwo danych i kontrola nad dostępem. Warto podkreślić, że system pilnuje, aby użytkownicy mogli korzystać tylko z tych informacji, do których mają uprawnienia. Uprawnienia są zdefiniowane na poziomie MPK, spółki i grupy produktowej (np. piany poliuretanowe, kleje, taśmy i folie).
System uprawnień pozwolił znacznie zmniejszyć liczbę funkcjonujących w firmie raportów. Na przykład w Grupie wykorzystywany jest jeden, wspólny dla wszystkich spółek, raport rachunku zysków i strat.
Obecnie z hurtowni danych w największym stopniu korzysta centrala Grupy, ale poszczególne raporty są wykorzystywane w spółkach w działach finansów i sprzedaży. Dzięki ustanowionej polityce uprawnień użytkownicy, korzystając z tego samego raportu, widzą tylko te dane (np. o wynikach wybranej spółki), które są im potrzebne do realizacji zadań związanych z obowiązkami służbowymi. To daje gwarancję, że wszyscy korzystają z tych samych, aktualnych danych. Łatwiejsza jest także dystrybucja i zarządzanie zmianą. Administracja uprawnieniami do danych została maksymalnie uproszczona i odbywa się na zasadzie dosłownie jednego przycisku.
Raportowanie sprzedaży
Jak już wspomniano, w ramach projektu Business Intelligence opracowano rozwiązania pozwalające na ujednolicone raportowanie wyników sprzedaży i kontroling na poziomie centrali.
Bieżące dane o wielkości i wartości sprzedaży, marży i wykonaniu budżetu to podstawowe informacje zarządcze. Narzędzia do raportowania sprzedaży w SAP BI pozwalają w Selenie na raportowane danych wykonania (na podstawie danych sprzedażowych), budżetowych i prognozowanych (tzw. danych forecastu). Dane do systemu dostarczane są co tydzień dzięki przygotowanej aplikacji do importu danych. Firma dysponuje wiarygodną informacją o wielkości sprzedaży, zarówno w odniesieniu do poszczególnych grup produktowych, jak i w rozbiciu na rynki krajowe.
W grupie kapitałowej, w której funkcjonują spółki produkcyjne, handlowe i pośredniczące uczestniczące w łańcuchu dystrybucyjnym, dużym wyzwaniem jest wyliczenie rzeczywistej marży na produkcie, jaką osiąga Grupa. W Selenie, obecnie skonsolidowana średnia marża, uwzględniająca marże pośrednie w rozliczeniach wewnętrznych, także jest łatwo dostępna w SAP BI.
Możliwy w systemie wgląd w odchylenia cen, czyli porównanie rzeczywistych cen sprzedaży z faktur z cennikami zaczytanymi do systemu, pozwala śledzić informacje np. o wielkości udzielanych rabatów oraz korygować wyniki z uwzględnieniem różnic w kursach walut.
Jako firma globalna, działająca na wielu rynkach i rozliczająca się z kontrahentami i klientami w wielu walutach, Selena potrzebowała sprawnego narzędzia do prezentacji danych finansowych, które poradzi sobie nie tylko z przeliczeniami walutowymi, ale także będzie w stanie uwzględniać zmienność kursową.
BCC opracowało w SAP BI rozwiązanie, które uwzględniając wybrane kursy walut (np. kurs dnia, średni kurs z miesiąca, kurs budżetowy) pozwala raportować w dowolnej walucie, bez względu na walutę lokalną. Obecnie możliwe jest automatyczne przeliczenie wyników np. rosyjskiej spółki i ich prezentacja w rublach, euro, dolarach czy złotówkach zgodnie z wybranym kursem.
Rozwiązanie umożliwia podsumowanie wyników dla różnych spółek poprzez przeliczenie ich na jedną walutę. Dzięki temu możliwa jest spójna analiza wyników sprzedaży oraz łatwiejsza analiza wykonania budżetu. Odchylenia w wykonaniu budżetu wylicza się dzięki porównaniu danych rzeczywistych (uwzględniających zmiany kursów walut) z danymi budżetowymi, planowanymi po zadanym kursie.
Narzędzie umożliwia także analizę wpływu wrażliwości kursów walut na zysk operacyjny grupy.
Kontroling w SAP BI
Tworząc narzędzia do obsługi procesów kontrolingowych, zdecydowano się na zastosowanie prostego modelu kontrolingowego, porównującego dane rzeczywiste z budżetowymi oraz forecastem.
W systemie raportowane są dane bilansowe i wynikowe (bilans, rachunek zysków i strat, koszty w rozbiciu na MPK). Dane mogą być raportowane w rozbiciu na grupy produktowe i poszczególne spółki.
Poprzednie narzędzia raportowe oparte na plikach Excel nie pozwalały na tak łatwy i szybki dostęp do danych finansowych w żądanych przekrojach.
Porównanie danych rzeczywistych danych z budżetem (oczywiście przy uwzględnieniu różnic w kursach walut) pozwala wyliczyć odchylenia i na bieżąco urealniać budżet.
Dodatkowo, oprócz danych rzeczywistych, do systemu są wczytywane informacje o rozrachunkach wewnątrz grupy kapitałowej. Zestawienie tych wyników pozwala wykonać prostą konsolidację, na wewnętrzne potrzeby zarządcze. Pozwala to generować raport rachunku zysków i strat w rozbiciu na spółki oraz dla całej grupy kapitałowej.
W odniesieniu do narzędzi kontrolingowych największym wyzwaniem dla Grupy było usystematyzowanie wymiarów raportowych (tj. grup produktowych, kont księgowych, miejsc powstawania kosztów). Obecnie do tego celu wykorzystuje narzędziu do jednolitego raportowania stworzone przez dział IT Seleny, przy współpracy działów kontrolingu i finansów.
W ramach projektu zaimplementowano także mechanizm prognozy finansowej rachunku zysków i strat. Możliwe są trzy warianty prognozowana, w zależności od rodzaju informacji, jakie są prognozowane:
- sprzedaż: porównanie danych rzeczywistych za dany okres (np. pierwszy kwartał okresu rozliczeniowego, pierwsze półrocze) z założeniami budżetowymi pozwala urealniać budżety i prognozować wyniki na kolejne okresy. Jest to możliwe na poziomie poszczególnych spółek, grup produktowych oraz kanałów dystrybucji;
- koszty sprzedaży: wyliczane są w oparciu o planowane wartości sprzedaży pomniejszone o uśrednioną marżę osiągniętą w poprzednich miesiącach;
- pozostałe koszty (np. koszty wynagrodzeń): prognozowane koszty dla danego miesiąca są wyliczane ze średniej kosztów za poprzednie miesiące.
Takie prognozowanie pozwala urealniać budżety praktycznie w trybie online. W ramach projektu konsultanci BCC przygotowali także zestaw raportów, pozwalających śledzić wyniki i na bieżąco weryfikować plany.
Na potrzeby inwestorów i giełdy
System SAP BI wykorzystywany jest nie tylko wewnątrz organizacji, w celach zarządczych, ale również na potrzeby dostarczania informacji statusowej dla udziałowców i podmiotów zewnętrznych. W ramach ostatniego etapu projektu wdrożono narzędzia SAP SEM-BCS umożliwiające konsolidację wyników finansowych grupy i przygotowywanie raportów giełdowych zgodnie z przepisami prawa i wymaganiami GPW.
Największym wyzwaniem dotyczącym wdrożenia modułu konsolidacji było dostarczenie spójnych danych, zgodnych z raportami z poprzednich okresów, gdy konsolidacja była wykonywana bez wsparcia nowoczesnych rozwiązań. Kolejnym trudnym procesem było przygotowanie jednorodnego narzędzia, które jest źródłem danych konsolidacyjnych. Narzędzie to zostało zintegrowane z pakietem kontrolingowym,
Wykorzystanie narzędzia SAP SEM-BCS pozwoliło na automatyzację procesów konsolidacji i weryfikację błędów danych jednostkowych spółek jeszcze przed rozpoczęciem zadań konsolidacyjnych.
Kazimierz Przełomski, Wiceprezes Zarządu, Selena FM SA
Kazimierz Przełomski, Wiceprezes Zarządu, Selena FM SA: “Wdrożenie systemu SAP BI poprawiło możliwości raportowe spółki. Dostęp do danych jest łatwiejszy i pozwala nam szybciej wykonywać analizy, które w przeszłości były bardziej pracochłonne. Projekt ten jest fundamentem do stworzenia jednego, uniwersalnego źródła danych dla spółki, które będzie wykorzystywane przez wiele jej działów. Wdrożenie tego systemu było niewątpliwie krokiem w dobrym kierunku, ale jesteśmy na początku drogi do osiągnięcia wszystkich celów, które chcemy osiągnąć. System ten na pewno będzie wspierał rozwój oraz ekspansję Grupy, poprawia również efektywność procesów w Grupie Selena."
Nowe kierunki
Grupa Selena rozwija się organicznie i poprzez akwizycję kolejnych spółek, co pozwala na konsekwentne zwiększanie udziału w rynkach światowych. Tylko w ciągu ostatnich czterech lat do Grupy dołączyły spółki z Turcji, Rosji czy Hiszpanii. Na początku 2011 r. roku uruchomiono produkcję w nowym zakładzie w Chinach. W kolejnych latach planowany jest równie dynamiczny rozwój i zdobywanie kolejnych rynków.
System SAP BW pozwala analizować informacje zarządcze w różnych wymiarach, dzięki możliwościom hurtowni uzyskano prawie nieograniczone możliwości prezentacji danych. Dysponując wiarygodną, porównywalną i dostępną online informacją o wynikach finansowych i prognozach można analizować wyniki spółek na poszczególnych rynkach i na tej podstawie podejmować decyzje o kierunkach dalszej ekspansji.