Dlaczego Animex podjął decyzję o wdrożeniu systemu SAP do zarządzania procesami kadrowymi?
Animex inwestuje w kapitał ludzki. Prowadzimy wiele szkoleń dla naszych pracowników i dbamy o zapewnienie im możliwości rozwoju. Ważne jest dla nas, by pracownicy, którzy przenoszą się z jednego miejsca pracy w drugie w ramach naszej grupy, wszędzie znajdowali te same zasady związane z obsługą procesów kadrowych. Wdrażając jednolity system, chcemy też uprościć pracę w działach kadr i płac oraz umożliwić specjalistom zatrudnionym w tych działach aktywne włączenie się w opiekę nad pracownikami i pomoc w realizacji celów biznesowych firmy. Naszym celem jest rozwój zawodowy pracowników, aby byli najlepsi w naszej branży
W Animeksie zdecydowano o oddzielnym wdrożeniu systemu SAP HR oraz ERP. Z czego wynikała taka strategia?
Wdrożenie SAP HR (HCM) jest według nas projektem mocno związanym z ujednolicaniem sposobu zarządzania. Jego celem jest wprowadzenie jednorodnych zasad dotyczących kadr, płac i czasu pracy w całej Grupie Animex. Wdrożenie SAP ERP jest dużo bardziej skomplikowanym przedsięwzięciem, obejmującym wiele różnych działów i rodzajów prowadzonego biznesu. Uważaliśmy, że łączenie tych dwóch projektów byłoby dodatkową komplikacją.
Ponieważ SAP HR dotyczy tylko zakresu kadr i płac, mogliśmy dość szybko przeprowadzić przetarg i wybrać firmę wdrożeniową. To było powodem, że zaczęliśmy ten projekt jako pierwszy. Za wdrożenie oraz rollouty systemu SAP HR w Grupie Animex odpowiada firma BCC (aktualnie All for One Poland).
Wzorzec wypracowany przez zespół projektowy jest obecnie używany przy wdrożeniu SAP HR w innych oddziałach Grupy Animex
Od początku podjęliśmy też decyzję, że zarówno w wypadku SAP HR, jak i SAP ERP chcemy najpierw wdrożyć rozwiązanie pilotażowe. W zakresie SAP HR projektem objęliśmy trzy jednostki gospodarcze: Zakład Produkcyjny w Iławie, Centralę Grupy Drobiarskiej oraz Grupę Surowcową.
Powodów takiej decyzji było kilka. Po pierwsze bezpieczeństwo. Nie chcieliśmy od razu wprowadzać tak dużej zmiany w całej grupie, która liczy kilkanaście oddziałów i zatrudnia 8000 pracowników. Jednak już w projekcie pilotażowym brali udział członkowie zespołów z różnych zakładów i wypracowaliśmy rozwiązania pasujące nie tylko do naszego zakładu w Iławie, ale także do innych zakładów.
Co daje zintegrowany system zarządzania kapitałem ludzkim w organizacji takiej jak Animex? Czego oczekują Państwo od systemu SAP HR?
Podstawowym celem jest ujednolicenie procesów i systemów. Obecnie jako Grupa Animex korzystamy z kilku różnych programów kadrowo-płacowych. Wybór SAP HR jest związany z wdrożeniem systemu SAP ERP w całej grupie.
Te dwa systemy, operując na jednej bazie danych i na jednolitej strukturze, będą ze sobą współpracowały bez potrzeby generowania i przenoszenia dodatkowych danych.
System ułatwi też wymianę doświadczeń między zakładami. Dzisiaj, przy różnych aplikacjach, trudno wypracowywać te same rozwiązania i stosować je we wszystkich spółkach w grupie. Przy jednorodnym systemie będzie to o wiele łatwiejsze.
Celem jest jednak nie proste ułatwienie pracy w zakresie obsługi systemów informatycznych, ale takie uproszczenie działań, które dzięki automatyzacji wielu czynności pomoże działom kadrowym bardziej koncentrować się na tzw. miękkim HR. Pomoże nam to poprawić skuteczność jeżeli chodzi o rekrutację czy budowanie systemów motywacyjnych.
Jedna rzecz, której nie musimy zmieniać i która nadal pozostanie na bardzo dobrym poziomie, to proste i najważniejsze dla pracowników zadanie działu płac, jakim jest wypłacanie na czas prawidłowo naliczonego wynagrodzenia.
Obecnie mimo różnych i czasem przestarzałych systemów płacowych nasi pracownicy dostają wynagrodzenie zawsze na czas i prawidłowo naliczone. Wiemy to z naszych anonimowych badań satysfakcji, gdzie poziom zadowolenia pracowników z tego faktu należy do najwyższych w Polsce. Oczywiście system SAP HR pomoże nam nadal wypełniać to zadanie z sukcesem, przy mniejszym nakładzie pracy.
Jednolity system, wdrożony według tych samych zasad i zapewniający unifikację procesów, wspomoże też zarządzanie firmą. Nasze raporty pochodzące z systemu SAP HR będą korzystały z tego samego zestawu danych i będą w 100% porównywalne. To umożliwi nam w przyszłości podejmowanie jeszcze trafniejszych decyzji biznesowych.
Na przykład jednolity system rejestracji czasu pracy pozwoli na porównywanie efektywności zakładów produkcyjnych na poszczególnych wydziałach. To da nam szansę lepiej ocenić i docenić efektywność naszych pracowników.
Co zdecydowało o wyborze spółek do pilotażowego projektu wdrożenia SAP HR?
Spółki uczestniczące w projekcie pilotażowym mieszczą się w jednej lokalizacji. To że prace mogły odbywać się w jednym miejscu, było dużym ułatwieniem. Bardzo ważnym kryterium był też poprzedni system kadrowo-płacowy używany w Grupie Drobiarskiej. Wymagał on dużo dodatkowej pracy związanej z dokumentacją kadrową i kontrolą wynagrodzeń. Wiedzieliśmy, że zespół kadrowo-płacowy doceni zmianę i pomoc, jaką da system SAP HR.
Robert T. Żelewski jest Dyrektorem Zarządzającym ds. HR w firmie Animex. Wcześniej pełnił funkcję Dyrektora ds. Personalnych w Sheraton Warsaw Hotel & Towers i The Westin Warsaw Hotel oraz był Dyrektorem ds. Personalnych sieci hoteli Starwood w Polsce, Chorwacji, Bułgarii i Albanii. Pracował również w Multisoft jako Dyrektor Personalny odpowiedzialny za Polskę i Czechy, a także jako psycholog i specjalista ds. rekrutacji. Ukończył psychologię na Uniwersytecie Łódzkim, a następnie studia podyplomowe z zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji na SGH. Wykształcenie uzupełniają kursy i szkolenia specjalistyczne z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi i zarządzania firmą m.in. w INSEAD (Francja), MCE (Belgia), Cornell University (Stany Zjednoczone). W latach 2005-2010 Prezes Zarządu PSZK.
Profesjonalny zespół, który miał odpowiednio wysokie kompetencje, by przeprowadzić projekt wykraczający zasięgiem poza jeden zakład pracy i którego efektem miał być system dopasowany do wszystkich zakładów Grupy Animex, był także ważnym argumentem za wyborem tych spółek.
Jeszcze raz serdecznie dziękuję i gratuluję zespołowi projektowemu, w którego skład wchodzili nie tylko z pracownicy Animex Grupa Drobiarska w Iławie, ale też z pracownicy innych zakładów oraz centrali Animex. Wzorzec wypracowany przez ten zespół jest obecnie używany przy wdrożeniu SAP HR w innych oddziałach naszej firmy.
Jako dyrektor odpowiedzialny za pracowników doskonale rozumie Pan znaczenie „miękkich” elementów w zarządzaniu zespołem. Jak te najlepsze praktyki w zarządzaniu były wykorzystywane podczas wdrożenia SAP HR?
Naszą mocną stroną jest wymiana doświadczeń między pracownikami z różnych lokalizacji. Dzięki temu pracownicy Animex mogą się dużo nauczyć, ponieważ korzystają z pomysłów i wiedzy swoich koleżanek i kolegów z innych zakładów. Naszym sposobem działania jest dobre przygotowanie do wdrożenia nowych pomysłów.
Pamiętam komentarze konsultantów z BCC, że harmonogram naszego projektu jest napięty. Potem się okazało, że byliśmy po prostu dobrze przygotowani do wdrożenia i harmonogram był opracowany realistycznie.
Przed wdrożeniem kierownik projektu zapoznała się ze wszystkimi systemami kadrowo-płacowymi w każdym zakładzie. A kierowniczki HR ze wszystkich zakładów były zaangażowane w ujednolicanie procedur i stanowisk, tak aby po rozpoczęciu projektu koncentrować się na samym systemie.
To są proste zasady: planowanie, przygotowanie i szerokie konsultacje ze wszystkimi zaangażowanymi we wdrożenie. Poświęcony na to czas procentuje później, w trakcie projektu. Jak zwykle zainwestowaliśmy też w szkolenia, i to nie tylko systemowe, ale także miękkie, np. z zakresu zarządzania projektami.
Przez ostatnie pięć lat był Pan prezesem Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadami, obecnie zasiada w jego radzie programowej. Czy w PSZK dzielą się Państwo także doświadczeniami w zakresie systemów HR?
PSZK jest profesjonalną, zawodową i ogólnopolską organizacją zrzeszającą ponad dwa tysiące członków: specjalistów, menedżerów i ekspertów zarządzania kapitałem ludzkim. Oczywiście w takim gronie jest okazja do wymiany doświadczeń i skorzystałem z niej. Rozmawiałem z moimi koleżankami i kolegami ze stowarzyszenia i pytałem ich o pozytywne i negatywne doświadczenia z systemami kadrowo-płacowymi, w szczególności o SAP HR.
Każdy system ma swoje wady i zalety, idealny nie istnieje. Wybór SAP HR był świadomym wyborem, opartym na rekomendacjach innych dyrektorów i specjalistów od HR.
Animex jest niekwestionowanym liderem na rynku mięsa w Polsce, z ponad pięćdziesięcioletnią tradycją i doświadczeniem. Oprócz znanej w świecie szynki Krakus, wyśmienitych wędlin i konserw, Animex jest również producentem świeżego mięsa wieprzowego, wołowego oraz drobiowego: indyczego, kurczęcego i gęsiego. Najpopularniejsze marki firmy to Krakus, Morliny, Mazury oraz Yano. Od lat Animex jest też największym w Polsce eksporterem mięsa. Animex jest częścią grupy kapitałowej Smithfield Group – największego producenta mięsa i przetworów wieprzowych na świecie.