SAP dla międzynarodowej korporacji z Polski

Pierwsza połowa lat 90. to w Polsce nie tylko okres budowania demokracji. To także czas, gdy po raz pierwszy od dziesięcioleci sklepy są pełne towarów. Mimo inflacji i rosnącego bezrobocia, gospodarka notuje stały wzrost wydatków konsumpcyjnych. Kupujemy nie tylko nowe telewizory i AGD. Polacy chcą też wreszcie ładnie mieszkać, wzrasta więc popyt na artykuły wykończeniowe i dekoracji wnętrz oraz meble.

Kiedy więc w 1994 r. w Środzie Wielkopolskiej cztery osoby zakładają firmę Decora sp. z o.o. i zaczynają produkcję kasetonów sufitowych, okazuje się to strzałem w dziesiątkę.

Podobną szansę wykorzystuje wielu przedsiębiorczych ludzi, tworząc niewielkie firmy, zajmujące się importem lub produkcją poszukiwanych towarów, pilnie obserwując zmieniającą się koniunkturę, mody i gusta klientów. Ci z pionierów kapitalizmu, którzy przetrwali, są dziś zwykle liderami w swoich branżach.

Podobną historię ma też Decora. Pierwsze lata to stałe i konsekwentne rozszerzanie oferty o nowe grupy produktów, rozbudowa zakładu produkcyjnego i magazynów w Środzie Wlkp. oraz poszerzanie sieci dystrybucyjnej. Przełomowe są lata 2004 i 2005. Zatrudnienie sięga już 500 osób. Firma wprowadza konsumenckie marki własne produktów: Vidella, Arbiton i FixPrix, a z biegiem czasu kolejną – Carlo Conte. Następuje także przekształcenie w spółkę akcyjną oraz debiut na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie.

W ostatnich latach Decora konsekwentnie buduje swoją pozycję w Europie, powołując kolejne spółki dystrybucyjne w Czechach, Rosji, na Litwie i Ukrainie oraz w Bułgarii, a także prowadząc akwizycję firm dystrybucyjnych w Chorwacji, Rumunii, Niemczech i na Węgrzech. Dziś, po piętnastu latach działalności, firma ma w ofercie około 6000 artykułów przeznaczonych do wykończenia podłogi oraz dekoracji okien i sufitu, które są dostępne pod czterema markami rozpoznawalnymi w wielu krajach świata. Grupę Kapitałową Decora tworzy 13 podmiotów, zatrudniających ogółem ponad 900 osób w 11 krajach.

Obecnie blisko trzy czwarte produkcji firmy stanowi eksport do niemal 40 krajów świata. Najważniejsze rynki zbytu to kraje Europy Wschodniej, w tym Rosja, Ukraina i Białoruś, które są odbiorcami ponad jednej trzeciej ogólnej wielkości sprzedaży firmy. Decora – wiążąc dalsze plany z ekspansją na tych rynkach, w 2009 r. otworzyła zakład produkcyjny w Witebsku na Białorusi. Patrząc na historię rozwoju macierzystego zakładu w Środzie Wielkopolskiej, można się spodziewać, że spółka dobrze wykorzysta swój wschodni przyczółek.

Najważniejsze źródła przewagi konkurencyjnej Decora upatruje w zarządzaniu relacjami z klientem i modelu dystrybucji, który zakłada rozległą i efektywną sieć dystrybucyjną, pozwalającą na bezpośrednią komunikację z rynkiem i szybkie reagowanie na jego potrzeby. Także skala produkcji wpływająca na obniżanie kosztów oraz organizacja procesów logistycznych pozwalają firmie utrzymywać pozycję lidera w swojej branży. Powodzenie takiej strategii działania w dużej mierze jest uzależnione od stosowanych metod zarządzania i wykorzystywanych do tego celu narzędzi.

Miejsce SAP w Decorze

SAP początkowo został wdrożony w centrali firmy w Środzie Wlkp. i objął wszystkie kluczowe obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, to jest finanse i kontroling, gospodarkę materiałową, planowanie produkcji, sprzedaż i dystrybucję, a także zarządzanie kadrami. W kolejnym etapie uruchomiono funkcjonalność hurtowni danych oraz narzędzia do zarządzania gospodarką magazynową.

Decydując się na SAP, firma zyskała uznany standard systemu zarządzania, zawierający światowe best practices. Już od chwili wdrożenia systemu, które było realizowane przez 7milowego – spółkę z Grupy BCC (aktualnie All for One Poland), przyjęto założenie, że system będzie stanowić centralne narzędzie do obsługi wszystkich procesów biznesowych. By móc czerpać pełnię korzyści ze zintegrowanego zarządzania, już w chwili rozpoczęcia prac wdrożeniowych postanowiono, że przygotowany template systemu docelowo będzie stanowić standard korporacyjny, z którego będą korzystać wszystkie podmioty wchodzące w skład Grupy Decora. Od początku rozwój systemu przebiega dwutorowo – poprzez implementację nowych narzędzi SAP (w tym np. SAP WM czy narzędzi Business Intelligence), jaki i poprzez rolloutowanie korporacyjnego wzorca do kolejnych spółek Grupy.

Wdrożenie systemu SAP wpiera realizację celów strategicznych Grupy Kapitałowej Decora. Nowy system dał możliwość precyzyjnego uporządkowania procesów oraz agregacji wyników. Szybkość przepływu informacji, którą zapewnia zintegrowany system operacyjny, pozwoliła na znaczne oszczędności, a także usprawniła procesy logistyki i sprzedaży.

Doskonałość operacyjna

Jednym z ważniejszych projektów związanych z rozwojem SAP było wdrożenie narzędzi do obsługi gospodarki magazynowej. Rozrastające się Centrum Dystrybucyjne w Środzie Wlkp., zwiększający się asortyment i konieczność usprawnienia funkcjonowania magazynu wysokiego składowania wymogły zmiany w organizacji procesów

I tu dochodzimy do systemu SAP, który od 2007 r. stanowi podstawowy system zarządzania wykorzystywany w Decorze. logistycznych. Częścią wprowadzenia zarządzania procesowego w łańcuchu logistycznym było właśnie uruchomienie SAP WM. Partnerem wdrożeniowym w tym projekcie była firma BCC.

Specyficzne wymagania Decory w zakresie obsługi procesów magazynowych oraz szerokie wykorzystanie terminali i czytników kodów kreskowych wiązało się z koniecznością przygotowania wielu rozszerzeń systemu, daleko wykraczających poza standardowe narzędzia SAP. Opracowanie tych narzędzi stanowiło znaczną część prac projektowych. Efektem jest rozwiązanie wykorzystujące najnowsze technologie identyfikacji radiowej, spełniające specyficzne oczekiwania Decory i w jak największym stopniu ułatwiające pracę magazynu. Obecnie całość obsługi procesów magazynowych jest realizowana w SAP, a rozwiązania przygotowane dla terminali i skanerów kodów kreskowych znacznie usprawniają i przyspieszają proces kompletowania i księgowania dostaw oraz wydruk dokumentów wymaganych przy realizacji dostawy do klienta, to jest faktur, dokumentów WZ, listów przewozowych oraz etykiet transportowych.

Podczas prac projektowych przygotowano także kilka specyficznych narzędzi w języku ABAP, służących optymalizacji procesu wydań towarów z magazynu, pozwalających na wybór spedytora oraz optymalizację i rozliczanie pobrań od klienta. Wielostopniowa kompletacja pozwala nie tylko na podział pracy pomiędzy osoby pracujące w magazynie, ale także na wcześniejsze przygotowanie wysyłki, tak aby móc dokonywać tylko i wyłącznie załadunku w momencie podstawienia auta. Każdy z kroków jest osobno śledzony, prowadząc tym samym do przeglądu statusu wysyłki.

Uporządkowanie łańcucha dostaw oraz procesów logistycznych, magazynowych i produkcyjnych to był ważny i konieczny krok, warunkujący powodzenie planów związanych ze zdobywaniem nowych rynków. System SAP pozwala na ciągłe zwiększanie przewagi konkurencyjnej na rynku branży wykończenia wnętrz oraz sprawia, że z każdym rokiem spółka podbija nowe rynki. Każdego roku Decora podnosi jakość obsługi swoich klientów na coraz wyższy poziom. Wdrożone rozwiązania pozwoliły między innymi na znaczne skrócenie czasu wysyłki towaru do klienta oraz zminimalizowanie liczby błędów przy kompletacji wysyłek.

Wzorzec z Wielkopolski

Już w drugiej połowie 2007 r. oraz na początku 2008 przystąpiono do rolloutów systemu do firm dystrybucyjnych w Czechach, Chorwacji, Bułgarii, na Węgrzech i Ukrainie oraz w Rumunii.

Obecnie BCC realizuje prace nad uruchomieniem SAP w spółce rosyjskiej oraz w zakładzie produkcyjnym w Witebsku na Białorusi. Podstawowym założeniem projektów typu rollout jest ujednolicanie działalności poszczególnych podmiotów w ramach wyznaczonych przez jeden system i jego wspólny wzorzec korporacyjny. Jednak tym, co stanowi największe wyzwanie rolloutów, są różnice.

Różnice w konfiguracji wdrażanych funkcjonalności wynikają z odmiennych profili działalności poszczególnych podmiotów, a w przypadku rolloutów do spółek w innych krajach – także z odmienności prawnych (głównie w prawie pracy i finansowym). Efektem dobrego rolloutu jest rozwiązanie, które będąc jak najbliżej wzorca korporacyjnego, równocześnie zachowuje spójność z prawem kraju działania. W toku prac projektowych ważna jest identyfikacja i implementacja potrzebnych rozszerzeń do modelu, wynikająca ze specyfiki lokalnej włączanej spółki. Na przykład podczas rolloutu do rumuńskiej spółki Decory należało przygotować rozwiązania spełniające wymogi prawne związane z raportowaniem finansowym (VAT, Intrastat itp.) oraz lokalną specyfiką realizacji procesów biznesowych (np. faktury bonusowe w SD czy też odmienny sposób księgowania korekt dokumentów finansowych, tzw. czerwone storno).

Korzystając z doświadczeń zgromadzonych podczas projektów realizowanych dla innych klientów w Rumunii, konsultanci BCC sami wykonali prace dostosowujące template korporacyjny Decory do uwarunkowań prawnych w tym kraju.

Jednak w rolloutach częstą praktyką jest korzystanie z pomocy lokalnych specjalistów, których angażuje się do budowy rozszerzeń uwzględniających różnice prawne. W Decorze z takiego wsparcia korzystano np. w projekcie w Czechach i na Węgrzech, podobnie jest w trwających właśnie projektach w Rosji i na Białorusi.

Artur Hibner, Członek Zarządu, Dyrektor Finansowy, Decora

Oprócz wiedzy merytorycznej oraz przemyślanej koncepcji wdrożenia, trzeba też uwzględnić tak „przyziemne” kwestie, jak różnice w mentalności uczestników projektu, wynikające z tego trudności w komunikacji czy organizację pracy w wielonarodowych zespołach. Z powyższych powodów ważne jest odpowiednie przygotowanie do rolloutów wewnątrz firmy.

Nie bez znaczenia jest także różny poziom znajomości języka projektowego, którym w międzynarodowych projektach SAP w Decorze jest angielski. Kwestie językowe to też nie lada wyzwanie, z którym Decora z sukcesami sobie poradziła. Minimalizacja barier językowych i mentalnych to czynniki, które oprócz kompetencji brano pod uwagę kompletując zespoły robocze.

Zespół wdrożeniowy złożony z pracowników Decora SA z Polski oraz konsultantów partnera wdrożeniowego był w każdym z krajów objętych projektem uzupełniany osobami z lokalnej spółki. Jednak trzon zespołu pozostawał niezmieniony od pierwszych prac w Środzie Wlkp. Dzięki temu z każdym kolejnym rolloutem rosło doświadczenie zaangażowanych osób. Dziś wiedza „weteranów” jest na tyle duża, że sukcesywnie przejmują oni odpowiedzialność za kolejne obszary funkcjonalne wdrożenia.

Także metodyka wykorzystywana w kolejnych projektach, oparta na autorskiej metodyce wdrożenia i rolloutów SAP opracowanej przez BCC (aktualnie All for One Poland), jest na bieżąco udoskonalana. To pozwala unikać już rozwiązanych, podobnych problemów oraz sprawniej i szybciej realizować kolejne rollouty.

Teraz Rosja i Białoruś

Prowadzone od listopada 2009 r. rollouty SAP do spółek w Rosji i na Białorusi to projekty mające szczególne znaczenie dla rozwoju Decory. Jest tak po pierwsze ze względu na wielkość tamtejszych rynków zbytu oraz plany ich dalszego powiększania. Po drugie, prace dla białoruskiej spółki obejmują także rollout narzędzi do planowania produkcji, które były dotychczas wykorzystywane jedynie w Środzie Wlkp.

I wreszcie po trzecie mamy tu do czynienia z bardzo dużą liczbą specyficznych wymagań prawnych, które trzeba uwzględnić, dostosowując system. Rozbudowana biurokracja i skomplikowany system podatkowy oraz celny w Rosji i na Białorusi wymuszają wiele zmian we wzorcu korporacyjnym SAP Decory. W przypadku wdrożenia w Rosji i na Białorusi zwraca uwagę mnogość dokumentów i ich wydruków, które muszą zostać zaimplementowane zgodnie z góry narzuconym standardem, czy też zawiłości procedur podatkowych (np. podatek majątkowy). Wszystko to wymagało od konsultantów BCC zastosowania w systemie dodatkowych rozszerzeń standardu SAP.

Inny przykład to specjalna numeracja GTD, nadawana importowanym materiałom w białoruskiej procedurze celnej. Numerację tę należało przejąć do systemu SAP wraz z przyjęciem materiału do magazynu i wykorzystać przy wydruku dokumentów magazynowych i faktur. Inna istotna różnica, którą warto wymienić, jest brak faktury korekty.

Decora od początku pracuje na wersji systemu SAP wykorzystującej standard kodowania znaków UNICODE. Dzięki temu nie ma problemów z obsługą narzędzia i generowaniem dokumentów w językach narodowych, w którym występują znaki specjalne, w tym oczywiście w cyrylicy.

Budowanie własnych kompetencji

Aby sprostać, a nawet wyprzedzić wymagania rynku oraz maksymalnie zwiększyć konkurencyjność, Decora stawia na nieustanny rozwój swojego zespołu, rozwój rozwiązań technologicznych oraz ciągłe usprawnienia operacyjne.

Charakterystyczną cechą wszystkich projektów SAP w Decorze jest duży nacisk położony na transfer wiedzy o rozwiązaniu. Wysokie kompetencje w SAP, jakie zdobywają pracownicy Decory, przekładają się następnie na duże zaangażowanie własne w prace projektowe w kolejnych etapach wdrożenia oraz przejmowanie odpowiedzialności za poszczególne zadania. Taka filozofia jest zgodna z zaleceniami metodyki BCC, w której zwraca się uwagę właśnie na te aspekty – transfer wiedzy i znaczne zaangażowanie klienta w prace projektowe. To typowe podejście wielu firm działających w skali międzynarodowej, nastawionych na dynamiczny rozwój sieci sprzedaży i dystrybucji. Pozwala ono stworzyć własne centrum kompetencyjne SAP skupiające specjalistów mogących w przyszłości stanowić pierwszą linię wsparcia dla użytkowników oraz inicjować zmiany rozwojowe w systemie.

Taką strategię przyjęto w Decorze, gdzie już obecnie kluczowi użytkownicy systemu wywodzący się z różnych działów firmy w Polsce służą pomocą helpdeskową użytkownikom w zagranicznych spółkach Decory. Wraz z każdym kolejnym rolloutem, w którym biorą udział, wiedza konsultantów wewnętrznych o systemie jest coraz większa. Oprócz kluczowych użytkowników w prace wdrożeniowe angażowani są także użytkownicy końcowi z lokalnej spółki, którzy od początku uczestniczą w projekcie, co znacznie przyspiesza transfer wiedzy. Takie podejście przekłada się też na większą odpowiedzialność użytkowników za firmowy SAP i zaangażowanie w jego rozbudowę. Nie do przecenienia jest też aspekt ekonomiczny. Korzystanie z własnych kompetencji w kolejnych projektach pozwala znacznie obniżyć koszty zewnętrznych usług związanych z rozwojem SAP.

Pomimo dużego nacisku na budowanie własnych kompetencji, Decora korzysta ze wsparcia BCC w zakresie usług serwisu administracji i aplikacyjnego SAP. W ramach administracji konsultanci Centrum Outsourcingowego BCC prowadzą stały nadzór nad bezpieczeństwem i wydajnością systemu. Serwis aplikacyjny BCC (aktualnie All for One Poland) stanowi drugą linię wsparcia, realizującą zadania wymagające wiedzy eksperckiej.

Użytkownicy SAP w Polsce to połowa z ogólnej liczby blisko 400 użytkowników w całej Grupie Decora. Docelowo będą oni stanowić silną kompetencyjnie grupę specjalistów, którzy nie tylko korzystają z sytemu, ale też czują się jego właścicielami i pracują nad jego rozwojem. Do tego nie jest jednak konieczna ekspercka wiedza o konfiguracji, bo ona nie przyniesie Decorze korzyści operacyjnej. Te kompetencje korzystniej jest pozyskać na zewnątrz. Dlatego właśnie firma korzysta z usług Centrum Outsourcingowego BCC.

Coraz większa rola Business Intelligence

Podczas wdrożenia SAP w 2007 r. uruchomiono także hurtownię danych SAP BW. Jednak dotychczas wykorzystywano ją w bardzo ograniczonym zakresie. Dziś, gdy już prawie wszystkie spółki grupy działają w SAP, nadszedł czas na rozszerzenie zakresu raportowania z hurtowni. Równolegle z rolloutami do Rosji i na Białoruś w Decorze trwa projekt rozwoju narzędzi SAP BW i wdrożenia SAP BusinessObjects jako narzędzia raportowego do hurtowni danych.

Główną przesłanką wdrożenia BOBJ były zaawansowane funkcje analityczne, dostępne w tym narzędziu. Duże znaczenie miała też potrzeba obsłużenia innej grupy docelowych użytkowników niż w przypadku SAP BW. Z każdego działu zostały wybrane dwie osoby, których zadaniem jest dostarczenie niezbędnych informacji z danego obszaru SAP. Dział IT natomiast realizuje wyłącznie bardziej złożone raporty, np. wymagające połączenia zakresu informacyjnego z heterogenicznymi źródłami danych. Bex Analizer, dostępny w SAP BW, jest dedykowany dla bardziej doświadczonych i przeszkolonych użytkowników. Natomiast BOBJ jest narzędziem o wiele bardziej intuicyjnym, łatwiejszym do opanowania.

Projekt BW jest realizowany wieloetapowo. Podstawowym celem pierwszego etapu jest poznanie dostępnych narzędzi BI oraz przygotowanie standardowych struktur danych w hurtowni danych SAP BW firmy. Będzie to punkt wyjścia do implementacji przez pracowników firmy nowych analityk i raportów. Następnie planowana jest przerwa, podczas której nastąpi stabilizacja rozwiązania. Będzie to też czas na dokładne poznanie narzędzia i jego możliwości. Kolejny etap projektu to customizacja dostępnych raportów pod kątem docelowych wymagań.

Podstawowym celem jest oczywiście dostarczenie narzędzia umożliwiającego tworzenie wszelkiego rodzaju skonsolidowanych raportów i analityk z całej grupy kapitałowej Decora.