Outsourcing IT, narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego

Od początku 2005 r. Kopernik korzysta z systemu SAP. Jakie były przesłanki decyzji o wdrożeniu systemu. Jaka była kondycja firmy?

Cofnijmy się do 2003 roku. Był to niełatwy okres w historii firmy, zamknęliśmy rok stratą. Szczegółowa analiza przyczyn tego stanu rzeczy wykazała, że aby sprawnie zarządzać fabryką, konieczne jest usprawnienie systemu zbierania i obiegu informacji potrzebnych zarządowi do analizowania sytuacji i podejmowania strategicznych decyzji.

Szczególnie nieefektywne było gromadzenie danych o realnych kosztach wytworzenia, rentowności asortymentów, klientów, kanałów dystrybucji. Było wiadomo, że odwrócenie tej sytuacji nie będzie możliwe bez nowoczesnego systemu ERP.

Wdrożenie systemu ERP było więc logicznym posunięciem. Ale dlaczego wybór padł na SAP?

Jakość zobowiązuje. Sami produkujemy najlepsze w branży produkty, nie jest gołosłowiem, że stosujemy najwyższe wymagania jakościowe, np. przy doborze surowców. Cały biznes firmy opiera się na utrzymaniu jakości. Nic więc dziwnego, że podobnie podchodzimy do zakupu produktów i usług zewnętrznych. Także systemu ERP. Nie stać nas na półśrodki.

Wybraliśmy SAP z pełną świadomością korzyści, jakie nam oferuje. Chcieliśmy to zrobić raz a dobrze, Wybór był tym bardziej oczywisty, że mamy perspektywiczne spojrzenie na potrzeby związane z IT. Nie wybieraliśmy przecież rozwiązania na rok, ale na długie lata. Chcieliśmy uniknąć sytuacji, że za trzy lata system zamiast pomagać w rozwoju, będzie nas hamował. I zmusi nas do kolejnego kosztownego projektu…

Zaczęłam pracę w Koperniku w styczniu 2004 r. i od razu wpadłam w wir przygotowań do wdrożenia. W maju 2004 r. nasz Zarząd podjął decyzję o wdrożeniu szerokiej funkcjonalności SAP. Zadanie to powierzyliśmy połączonym siłom konsultantów z firm BCC (aktualnie All for One Poland). Bezpośrednio po rozpoczęciu projektu zadecydowaliśmy, że będziemy korzystać z systemu w modelu pełnego outsourcingu.

Zatem dlaczego SAP w outsourcingu? Czy nie było innej opcji?

SAP to najlepszy dostępny system ERP, ale nie jest tani. Na koszty ma wpływ nie tylko samo wdrożenie, ale i jego utrzymanie. Rozważaliśmy tutaj różne scenariusze – w tym budowę własnych kompetencji z SAP.

Przeważyła opinia, że dzięki outsourcingowi znacznie obniżymy barierę wejścia w system SAP. W ramach stałej opłaty mamy dostęp do najnowocześniejszej platformy sprzętowej i korzystamy z wiedzy wysokiej klasy specjalistów BCC, nie inwestując we własną infrastrukturę IT i nie ponosząc wysokich kosztów kształcenia i utrzymywania kompetencji SAP w firmie.

W naszej firmie bardzo duży nacisk kładziemy na poufność informacji, a dzięki wysokim standardom bezpieczeństwa stosowanym w BCC możemy być spokojni o nasze dane.  Biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty, oceniliśmy, że dzięki outsourcingowi inwestycja w SAP zwróci się szybciej.

Jak ocenia Pani efekty?

Z SAP korzystamy od styczna 2005 r. Liczby mówią same za siebie – 2005 r. zamknęliśmy z wysokim zyskiem, rok 2006 przyniósł również wynik dodatni.

Co tak naprawdę znaczy outsourcing SAP z punktu widzenia dyrektora finansowego?

Dzięki outsourcingowi system jest dla nas po prostu tańszy. To, że nie musimy przeznaczać dużych środków na infrastrukturę IT i koszty związane z obsługą systemu, to poważny argument dla dyrektora finansowego. Koszty tak dużej inwestycji możemy rozłożyć w czasie. Istotny jest też aspekt planowania i budżetowania kosztów związanych z IT. Znając koszt utrzymania systemu i dokładną cenę ewentualnych rozszerzeń, mam pełną kontrolę nad wydatkami przeznaczonymi na IT.

Jest też dodatkowa korzyść. Wiadomo, że koszt zatrudnienia specjalisty SAP jest niemały. My nie musimy się martwić wzrostem cen zakupu kompetencji w tym zakresie, nie przejmujemy się też wyjazdami informatyków i trudnościami na rynku pracy. Myślenie o tym jest zadaniem naszego usługodawcy…

Co to znaczy, że można koncentrować się na biznesie zamiast na IT?

Nie postrzegamy kompetencji IT jako strategicznych dla nas. Ważne jest posiadanie dobrego narzędzia, a nie umiejętność administrowania nim. Jeśli chce się osiągać dobre wyniki w rajdzie samochodowym lepiej oddać przygotowanie i serwisowanie auta w ręce dobrego mechanika niż grzebać przy nim samemu.

Przewagę konkurencyjną tworzymy dzięki dobrym produktom, przez dobrą organizację dystrybucji, inne decyzje biznesowe. Chcemy być najlepszym producentem pierników, a nie najlepszymi specjalistami od technologii informatycznych. W naszej firmie główna funkcja działu IT ogranicza się do nadzorowania współpracy z partnerami zewnętrznymi oraz planowania nowych przedsięwzięć w tym zakresie. Ponadto funkcjonuje lokalny help desk. To nam wystarcza.

Sam zaś pion finansowy zajmuje się przede wszystkim finansami, czyli tym, czym powinien. Korzystamy z narzędzia, używamy go w codziennej pracy do księgowości, do analiz biznesowych i planowania, wspieramy nim decyzję, ale nie zawracamy sobie głowy tym, czy działa – bo działa.

Złośliwi mówią, że umowa outsourcingowa bywa tylko wstawieniem nogi w drzwi przez dostawcę. Jest tanio, a potem dopiero zaczynają się problemy i okazuje się, że trzeba wydać o wiele więcej.

Na początku w ramach umowy outsourcingowej korzystaliśmy z hostingu. BCC udostępniło nam swoje serwery i administrowało nimi. Potem rozszerzaliśmy współpracę o kolejne obszary – outsourcing EDI, serwis aplikacyjny. Nie było to jednak efektem socjotechnicznych zabiegów BCC. Obserwując rezultaty, podejmowaliśmy decyzje o rozszerzeniu współpracy.

Czy we współpracy z usługodawcą zdarzały się trudne sytuacje? Jak rozwiązywane są problemy?

Zawsze należy brać pod uwagę możliwe problemy. Dlatego we współpracy z firmą oferującą usługi outsourcingu bardzo ważna jest szczegółowa umowa SLA (Service Level Agreement). Od początku trzeba mieć jasność, co jest akceptowalne, a co nie. Cóż, problemy są nieuniknione. Dobry strateg zawsze zostawia sobie margines uwzględniający nieprzewidziane zdarzenia, przypadki losowe czy konsekwencje nieporozumień.

Dla mnie ważny jest sposób radzenia sobie z trudnymi sytuacjami. Szybkość reakcji partnera na występujące problemy, proponowane udoskonalenia i sposoby działania w sytuacjach kryzysowych, mogą być drogą do budowania wzajemnego zaufania.

Kopernik korzysta również z outsourcingu rozwiązań EDI. Dlaczego?

W biznesie naszej firmy kluczowym odbiorcą są sieci handlowe, a zatem strategiczne dla nas jest dbanie o jak najlepsze relacje z nimi oraz jakość i niezawodność komunikacji. Dlatego zainwestowaliśmy w rozwiązania EDI. Dzięki outsourcingowi tych rozwiązań nie musimy martwić się o techniczną stronę działania systemu, specjaliści robią to za nas. Wpływa to dodatnio na stabilność naszego biznesu i pomaga w utrzymaniu wysokiego standardu obsługi kluczowych klientów.

Czy outsourcing spełnił Wasze oczekiwania?

Tak. Gdybyśmy mieli jeszcze raz podejmować taką decyzję, zrobilibyśmy to samo.

Rozmawiała: Mirosława Huk