Monitoring finansów na skalę międzynarodową

Na miarę międzynarodowej grupy

Maspex jest firmą na pewien sposób niezwykłą. Należy do nielicznej grupy polskich przedsiębiorstw, które z niewielkiego podmiotu urosły na potentata branży. Inwestycje w budowę zakładów i zakup producentów napojów w Europie Środkowej i Wschodniej sprawiły, że o Maspexie mówi się jako o liderze rynku w całym regionie.

Skala działalności firmy sprawia, że zarządzanie tak złożoną organizacją napotyka na wyzwania, z którymi w naszym kraju mają zazwyczaj do czynienia jedynie zagraniczne korporacje. Takie wyzwania, ale zarazem i szanse, łączą się z obszarem zarządzania finansami. Grupa Maspex posiada wdrożony system SAP w 10 jednostkach w Polsce oraz w 4 jednostkach gospodarczych za granicą. Każda z nich jest odrębnym przedsiębiorstwem w rozumieniu przepisów o rachunkowości.

Tak rozległe wdrożenie oraz wprowadzenie jednolitych zasad zarządzania finansami wymagało rozszerzenia funkcjonalności systemu SAP o elementy zarządzania instrumentami finansowymi. Chodzi tu zarówno o instrumenty lokowania nadwyżek finansowych, jak również instrumenty dłużne – pozyskania środków zarówno ze źródeł wewnętrznych Grupy Maspex, jak i zewnętrznych (np. banki).

Szerokie instrumentarium

Realizowany we współpracy z BCC (aktualnie All for One Poland) od marca do listopada 2006, projekt polegał na znacznej rozbudowie rozwiązań SAP w zakresie FSCM (zarządzanie zasobami finansowymi i rozrachunkami, dawne Treasury).

Wdrożenie miało na celu rozpoczęcie kompleksowej ewidencji wykorzystywanych instrumentów finansowych nie tylko pod względem księgowym, ale i finansowym – poprzez ewidencję warunków finansowych każdego z instrumentów: oprocentowanie, prowizje, opłaty, terminy, harmonogramy spłat, historia oprocentowania itp.

Kolejny cel wdrożenia to w jak największym stopniu ujednolicenie zasad księgowań w poszczególnych jednostkach gospodarczych we wszystkich krajach, oraz uwzględnienie tych instrumentów w preliminarzu wpływów i wydatków, generowanym w systemie SAP, a pozwalającym na krótkoterminowe zarządzanie środkami pieniężnymi.

Ważnym elementem uruchomionego rozwiązania jest rozbudowany system informacyjny, oparty na dedykowanych raportach dla menedżerów finansowych. Co jest częste w międzynarodowych korporacjach, a rzadko spotykane w polskich wdrożeniach SAP, część raportów dostępna jest w językach spółek zagranicznych Maspeksu (po czesku, słowacku, węgiersku i rumuńsku).

Modelowo i lokalnie

Celem projektu było wypracowanie modelowego rozwiązania, które będzie można łatwo powielać na spółki w kolejnych krajach. Z drugiej strony, musiała zostać uwzględniona specyfika prawna i różnice biznesowe pomiędzy krajami i spółkami Grupy Maspex Wadowice. Wyzwania, które pojawiły się podczas wdrożenia, związane były nie tylko z różnymi zasadami rachunkowymi i podatkowymi występującymi w poszczególnych krajach.  Rozmaite są również zasady ewidencji instrumentów finansowych, w tym instrumentów wykorzystywanych wewnątrz grupy.

Podczas wypracowania rozwiązania konieczne były zasadnicze korekty pewnych aspektów (zwykle księgowych). Można wręcz powiedzieć że implementacja sposobu księgowań poszczególnych instrumentów finansowych tworzona była dla każdego kraju „od zera”. Ponadto musiała być ona tak przeprowadzona, by mogła być bardzo łatwo powielana na kolejne jednostki gospodarcze, które na dzień dzisiejszy nie prowadzą swej ewidencji księgowej w systemie SAP.

Finanse on-line

Wdrożenie nowych rozwiązań pozwoliło Grupie Maspex na podniesienie efektywności zarządzania wolnymi środkami pieniężnymi, nie tylko w ujęciu krajowym ale i zagranicznym.

Dział Finansów zlokalizowany w Polsce a odpowiadający również za zarządzanie środkami pieniężnymi w jednostkach zagranicznych, posiada narzędzie do sterowania przepływami pieniężnymi w każdej jednostce gospodarczej, bez względu na miejsce jej lokalizacji.

Nowe rozwiązanie zapewnia m.in.:

• bieżące monitorowanie limitów kredytowych i ich wykorzystania
• posiadanie aktualnej informacji o warunkach wszystkich instrumentów finansowych, z których poszczególne jednostki korzystają w danym momencie
• dostępność informacji o możliwych źródłach finansowania
• dostępność informacji o stanie środków pieniężnych i ich lokowaniu
• uwzględnienie wszystkich rat, odsetek, opłat bankowych, pożyczek, obligacji, lokat, itp. w przepływach pieniężnych

Szybki system raportowania sprawia, że informacje są dostępne on-line, w przyjaznej formie, w rozbiciu na poszczególne spółki i różne instrumenty finansowe.

Przykładowo, od ręki dostępne są takie dane jak lista wykorzystywanych w danym momencie instrumentów finansowych w rozbiciu na jednostki gospodarcze, z wyszczególnieniem wszystkich informacji charakteryzujących dany instrument: terminy zapadalności, oprocentowanie, prowizje i in. Informacje są niezwykle pomocne w podejmowaniu decyzji o renegocjowaniu umów kredytowych, terminie i sposobie zagospodarowania nadwyżek finansowych

Raporty przedstawiają różnorodność wykorzystywanego i dostępnego portfela instrumentów finansowych. Pozwala to optymalizować zarządzanie nimi, poprzez łatwą zamianę instrumentów.

Maspex może teraz prowadzić on-line stały monitoring finansów całej Grupy. Menedżerowie finansowi dysponują pełnym przeglądem nadwyżek i niedoborów, struktury zadłużenia i portfela inwestycyjnego. Dane są dostępne w rozbiciu na jednostki gospodarcze, instrumenty i waluty.