Rozliczanie kosztów delegacji w SAP

Bezpośredni kontakt z kontrahentem, klientem czy partnerem to nadal nieodłączny element biznesu, zarówno w wymiarze krajowym, jak i międzynarodowym. Podróże służbowe – ich akceptacja przez przełożonych, organizacja i rozliczanie, to procesy realizowane praktycznie w każdej firmie. Planowanie i rozliczania delegacji to zwykle proces poboczny, kwestie administracyjne, którym rzadko poświęca się większą uwagę. Ale czy słusznie?

Weźmy pod uwagę czas. Pracownik zbiera wszystkie faktury, bilety (często księgowość wymaga wersji papierowej), by rozliczyć delegację. Jeśli nie robi tego często, to łatwo o pomyłkę, nie wie, jak rozliczyć koszty paliwa, czy przysługuje mu ryczałt i ile to jest, ile wynosi kilometrówka. Wcześniej musi uzyskać akceptację przełożonego, który powinien czuwać nad tym, czy pracownik nie przekracza przyjętych w firmie widełek finansowych dla kosztów podróży – kolejne minuty.

I wreszcie rozliczenie w księgowości: sprawdzanie wydatków, korekta błędów, rozksięgowanie na zadania, projekty – znów czas. Jeśli w firmie mamy kilkadziesiąt lub kilkaset podróży służbowych miesięcznie (co nawet w firmach średnich nie należy do rzadkości), robią się z tego dziesiątki godzin pracy.

Kolejny aspekt to kontrola kosztów i uporządkowanie procesu – przy braku ram systemowych firma traci nie tylko czas, ale też pieniądze. Trudniej jest monitorować wydatki, egzekwować limity, unikać dublowania kosztów czy nieautoryzowanych wydatków. Nie mamy łatwego dostępu do monitorowania kosztów podróży służbowych, bez analityki procesu jakiekolwiek próby racjonalizacji kosztów są bardzo trudne.

Nie pomijajmy też wymiaru ekologicznego (a także finansowego) – w wielu firmach rozliczenie delegacji to konieczność dostarczenia wydruków faktur za hotele, biletów kolejowych czy lotniczych, które w większości pracownicy mają w formie elektronicznej (w e-mailu lub w aplikacjach). Przy dużej liczbie podróży do rozliczenia to całkiem sporo ryz papieru, które można zaoszczędzić.

I wreszcie – interes i zadowolenie pracowników. Nikt nie lubi wykładać z własnej kieszeni na bilet i hotel, a potem czekać tygodniami na zwrot kosztów.

Każdy z powyższych punktów da się przeliczyć na konkretne oszczędności. Im większa skala firmy, im więcej podróży służbowych, krajowych i zagranicznych, tym temat ważniejszy, bardziej czaso- i kosztochłonny.

W nowoczesnej firmie, w dobie automatyzacji, proces planowania i rozliczania delegacji wymaga wykorzystania narzędzi, które nie tylko pozwolą wyeliminować papierowy wniosek o delegację, ale także pozwolą na elektroniczne procedowanie rozliczenia od chwili zaplanowania podróży, aż po jej rozliczenie i przypisanie kosztów do odpowiednich kont (MPK pracowników, projektów, zadań itp.). Rozwiązaniem jest uzupełnienie systemu finansowo-księgowego o nowoczesny scenariusz samoobsługi pracowniczej w rozliczeniach kosztów delegacji.

W środowisku SAP mamy do dyspozycji różne narzędzia, które wspierają proces realizacji i rozliczanie delegacji: SAP Travel Management oraz SAP Concur. Opcją, którą warto wziąć pod uwagę jest także integracja narzędzi firm trzecich z firmowym systemem zintegrowanym (SAP ECC oraz SAP S/4HANA). Tu szczególnie polecamy rozwiązanie od All for One: moduł Delegacji w BeeOffice.

BeeOffice to platforma, która pozwala uruchamiać różne scenariusze samoobsługi pracowniczej. Spośród różnych funkcjonalności, które digitalizują obsługę wielu spraw między pracownikami, ich managerami, oraz działami HR, finansów, administracji, IT, w kontekście rozliczania podróży służbowych na uwagę zasługują Delegacje oraz dodatkowo Zapotrzebowania (do kontroli zasadności wydatków pracowniczych) oraz Rozliczanie kosztów paliwa (dla samochodów prywatnych i służbowych).

Zaletą BeeOffice jest to, że można tę platformę w prosty sposób zintegrować z obszarami finansów, kontrolingu oraz narzędziami do administracji kadrami i rozliczania płac. Dodatkowo integracja nie wymaga ingerencji w system SAP.

Przedstawione narzędzia do planowania i rozliczania kosztów podróży służbowych w SAP dają różne możliwości digitalizacji tego procesu. Które wybrać? Nie ma na to pytanie jednej dobrej odpowiedzi. SAP Concour to rozwiązanie preferowane przez duże globalne korporacje, z dużą liczbą podróży służbowych, wieloma partnerami współpracującymi w ich organizacji i dużą presją na globalną optymalizację.

Jednak tam, gdzie ten proces nie jest zarządzany centralnie, a firma chce digitalizować ten proces, BeeOffice może być dobrą alternatywą, niewymagającą ingerencji w core systemu.

W przemyśleniu własnych oczekiwań i zbudowaniu koncepcji procesu rozliczania delegacji warto skorzystać z doświadczenia All for One Poland. Pomoc w wyborze optymalnego narzędzia i modelu obsługi tego procesu pozwoli firmie zaoszczędzić czas i szybciej osiągnąć korzyści, które wylistowaliśmy poniżej.

Najważniejsze korzyści obsługi delegacji w systemie SAP to:

• automatyzacja procesu planowania podróży i rozliczania kosztów,
• planowanie i zarządzanie rozliczeniami kosztów podróży w jednym narzędziu (rezerwacje, akceptacja kosztów),
• integracja z innymi obszarami systemu (np. finansami, HR, raportowaniem) oraz narzędziami dostawców (np. agencjami turystycznymi),
• możliwość alokowania kosztów na poszczególnych kontach (MPK pracownika, przypisanie do projektu, zadania itp.
• gwarancja zgodności z regulacjami prawnymi i aktualnymi stawkami diet i ryczałtów, a także polityką podróży służbowych w organizacji i wynegocjowanymi umowami z dostawcami usług;
• zintegrowane dane o wydatkach, dostępne w zbiorczych raportach i analizach
• redukcja kosztów pośrednich dzięki automatyzacji procesów i przepływów pracy oraz dzięki zmniejszeniu obciążenia administracyjnego związanego z rozliczaniem kosztów podróży.

SAP Travel Management optymalizuje cykl zarządzania delegacją, od wniosków i akceptacji podróży poprzez planowanie i rezerwację online, zarządzanie wydatkami na podróże, zgodność z polityką firmy w tym zakresie, a także analizę.

Rozwiązanie umożliwia wnioskowanie, planowanie i rezerwowanie podróży, tworzenie raportów wydatków i przesyłanie informacji o kosztach do innych obszarów SAP (np. finansów i księgowości, narzędzi HR (SAP HCM, SuccessFactors) oraz narzędzi raportowych.

Nadważniejsze funcjonalności:

• Planowanie podróży i zatwierdzanie przed podróżą: rezerwowanie lotów, hoteli, samochodów i biletów kolejowych; workflow akceptacji i podróży i kosztów na podstawie ścieżki akceptacji; integracja z agencjami obsługującymi organizację podróży, sieciami hoteli, liniami lotniczymi itp.
• Zarządzanie kosztami podróży: funkcje przyspieszające wprowadzanie i przetwarzanie raportów wydatków na podróże oraz usprawniające księgowania i zwrot kosztów; aktualne stawki diet i ryczałtów krajowych i zagranicznych; firmowe polityki rozliczania delegacji;
• Raportowanie dotyczące zarządzania podróżami: wsparcie podejmowania decyzji i wdrażania strategii zarządzania podróżami; wstępnie skonfigurowane raporty (konsolidacja danych na potrzeby negocjacji z dostawcami).

Rozwiązanie dla dużych organizacji, grup kapitałowych, z bardzo dużą liczbą delegacji. To rozbudowana platforma dostępna w chmurze, optymalizująca zarządzanie podróżami służbowymi i umożliwiająca redukcję ich kosztów.

Concur Travel to funkcjonalność, w której odbywa się planowanie podróży, rezerwacje hoteli i środków transportu, możliwe jest bieżące monitorowanie zmian w trasach i planie podróży. Online, w intuicyjnej aplikacji mobilnej. Udostępnia zintegrowany wgląd w wydatki na podróże służbowe i wykorzystanie budżetu, a także narzędzie do utrzymania wewnętrznych i zewnętrznych regulacji dotyczących delegacji.

Concur Expense to całościowy obraz wszystkich wydatków związanych z podróżami służbowymi; pozwala uprościć zarządzanie finansami, wspiera optymalizację wykorzystania budżetu. To narzędzia do prognozowania i podejmowania strategicznych decyzji biznesowych. Tworzenie, przesyłanie i zatwierdzanie zestawienia wydatków jest możliwe z dowolnego urządzenia, z dowolnego miejsca: biura, domu lub w podróży.

Concur Invoice pozwala na integrację z systemami dostawców oraz automatyzację rozrachunków (w tym faktur, zaliczek). Umożliwia ograniczenie lub nawet wyeliminowanie zużycia papieru, minimalizuje nakład pracy ręcznej, ogranicza liczbę błędów i oszczędza czas. Rozwiązanie pozwala też monitorować i kontrolować terminy płatności na rzecz dostawców.

Delegacje w BeeOffice to jeden formularz dla wszystkich: pracownik wprowadza rachunki do rozliczenia, przełożony zatwierdza podróże i wydatki, a księgowość rozlicza i zwraca koszty.

Na podstawie informacji o rozpoczęciu i zakończeniu podróży, posiłkach, kosztach noclegu i podróży itp., a także uwzględniając aktualne stawki diet dla poszczególnych krajów, aplikacja wylicza kwotę zwrotu dla pracownika.

​​Skany lub zdjęcia rachunków można dodawać jako załączniki do formularza, również w aplikacji mobilnej.

W zależności od wymagań firmy możliwe jest także rozbijać koszty delegacji na różne zespoły czy projekty.

BeeOffice może być integrowane z systemami SAP według różnych scenariuszy. Dane mogą być bezpośrednio pobierane z SAP (dane pracowników) i zaciągane do SAP (dane do rozliczenia). Inną opcją jest wykorzystanie do tego celu bota (z wykorzystaniem narzędzi RPA, Robotic Process Automation), Zaletą tego ostatniego modelu jest brak konieczności budowanie interfejsów i ingerencji w konfigurację SAP.

Integracja z SAP to uproszczenie księgowania kosztów delegacji, łatwiejsze rozliczania z pracownikami, a także szersze możliwości kontrolingowe i raportowe w odniesieniu do tego procesu.