W korporacji Schneider Electric przepływ wiedzy przybiera m.in. postać regularnych spotkań przedstawicieli krajów, w których spółki SE korzystają z systemu wspomagającego zarządzanie SAP.

Podczas takich spotkań, organizowanych raz na pół roku, ma miejsce wymiana wiedzy i prezentacja nowych pomysłów usprawniających funkcjonowanie całego modelu biznesowego koncernu. Pomysły takie przedstawiane są w formie tzw. „Best Practices”, czyli najlepszych praktyk, które warto powielać.

Polski benchmark

Podczas jednego z takich spotkań jako Best Practice został zaprezentowany model biznesowo-informatyczny w zakresie zarządzania działalnością kontraktową, wypracowany w Schneider Electric Polska przy współpracy BCC (aktualnie All for One Poland). Rozwiązanie jest oparte o moduł PS (Project System) systemu SAP.

Ocena polskiego projektu była entuzjastyczna, zwłaszcza dlatego, że PS nie był szeroko stosowany w innych spółkach koncernu na świecie, a tam, gdzie funkcjonował, nie został należycie wykorzystany do obsługi działalności kontraktowej.

Funkcje PS w Schneider Electric

  • kompleksowa obsługa procesów projektowania, nabycia (przez zakup lub produkcję własną) oraz instalacji urządzeń elektrotechnicznych
  • obsługa przedsięwzięć polegających na opracowaniu aplikacji automatyki przemysłowej
  • obsługa logistyki projektów: przypisywanie wyrobów, towarów czy usług do projektów
  • w celu ich zakupu lub  uruchomienia produkcji
  • prowadzenie rachunkowości projektów: automatyczne rejestrowanie planowanych przychodów na podstawie wpływających od klientów zamówień; wprowadzanie planu kosztów
  • rejestracja usług wykonywanych na rzecz projektów
  • obsługa dystrybucji urządzeń do miejsc ich instalacji
  • rozliczanie kosztów płac pracowników (przy pomocy międzyaplikacyjnego arkusza czasu pracy CATS)
  • obsługa szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych

Wobec polskiego wzorca nie mogło być takich wątpliwości – model ten został bardzo dobrze dopasowany, co zostało potwierdzone w praktyce.

W ten sposób rozwiązanie zostało uznane przez międzynarodowe środowisko za wzorcowe, a kolejne kraje decydują się na jego wykorzystanie.

Maciej Mazuruk, Dyrektor Logistyki i Wsparcia klientów Schneider Electric

„PS sprawdził się u nas jako rozwiązanie odpowiednio integrujące wszystkie moduły logistyczne i finansowe, także z uwzględnieniem aktywnej rejestracji czasu pracy. Bezpośrednim dowodem na jego właściwe dopasowanie była bardzo duża poprawa wewnętrznych procesów obsługi działalności kontraktowej a także satysfakcja klientów zewnętrznych przekładająca się na ciągły wzrost sprzedaży kontraktów w polskim oddziale” – powiedział Maciej Mazuruk, Dyrektor Logistyki i Wsparcia klientów Schneider Electric, który z własnej inicjatywy przedstawiał polski model na międzynarodowym spotkaniu przedstawicieli Schneider Electric i był zarazem inicjatorem projektów przeniesienia „polskiego” PS do kolejnych krajów.

Co jeszcze zadecydowało o tak wysokiej ocenie i wyborze właśnie polskiego modelu biznesowego?

Z pewnością fakt, że Polska jest krajem o szerokiej działalności „kontraktowej”, która w odróżnieniu od sprzedaży powtarzalnej czy też produkcji seryjnej charakteryzuje się dużą zmiennością. Działalność kontraktowa w Schneider Electric różni się istotnie od produkcji seryjnej, czyli tworzenia powtarzalnych produktów, maszyn czy urządzeń. Kontrakty to produkcja projektowa, dotycząca nieseryjnych wyrobów lub usług.

W polskim oddziale Schneider Electric ten rodzaj działalności obejmuje dość duży, bo 20% udział w przychodach. Dodatkowo kontrakty te są bardzo zróżnicowane i dzięki temu obejmują wszelkie możliwe warianty, jakie mogą się pojawić w różnych krajach.

Skoro zatem w Polsce wszystkie typy kontraktu zostały obsłużone przez system SAP (moduł PS), to należy przypuszczać, że w innych krajach model ten obsłuży każdy możliwy rodzaj kontraktu.

Ważna działalność kontraktowa

Rozwiązanie PS wspiera istotny aspekt funkcjonowania firmy, jakim jest zarządzanie kontraktami związanymi z projektowaniem i instalacją urządzeń elektrotechnicznych dla potrzeb takich branż jak budownictwo, energetyka, przemysł wydobywczy, stoczniowy, paliwowy i chemiczny.

Maciej Mazuruk komentuje: „Wdrożenie PS dostarczyło kierownikom projektów narzędzia ułatwijącego zarządzanie prowadzonymi przez nich przedsięwzięciami. PS pozwala im na przykład odpowiedzieć na pytanie, czy potrzebne do projektu urządzenia zostały już zamówione i kiedy spodziewana jest ich dostawa. Z kolei kontrolerzy otrzymali narzędzie systematyzujące i ułatwiające finansową ocenę projektów, a także okresowe ustalanie ich wyniku oraz wczesne wykrywanie niekorzystnych odchyleń”.

Z ziemi polskiej do Czech i Grecji

Wdrożenie modelu zarządzania działalnością kontraktową, wspieranego przez moduł PS, było elementem kompleksowego wdrożenia systemu SAP, prowadzonego w Schneider Electric Polska przez BCC od stycznia 2000 r. (aktualnie All for One Poland).

Oprócz PS, objęło ono obszary rachunkowości finansowej, kontrolingu, gospodarki materiałowej i zaopatrzenia, planowania produkcji, oraz sprzedaży i dystrybucji.

Pierwszym etapem tego przedsięwzięcia była szczegółowa analiza funkcjonowania działalności kontraktowej w polskim Schneiderze. Co ciekawe, oprócz danych z Polski, w przygotowaniu koncepcji funkcjonowania systemu SAP konsultanci BCC wykorzystali także doświadczenia węgierskiej filii koncernu, dokumentując wdrożone tam rozwiązania SAP.

W wyniku tej analizy powstała koncepcja docelowego modelu funkcjonowania działalności kontraktowej (PS) w Schneider Electric Polska. Spółka korzysta z niej od stycznia 2001 roku – czyli od momentu rozpoczęcia korzystania z systemu SAP.

Po uznaniu rozwiązania za korporacyjną Best Practice BCC wspierało Schneider Electric w przeniesieniu rozwiązania PS do czeskiej (2003 r.) i greckiej (2004 r.) filii koncernu. Modelowe rozwiązania PS w różnym zakresie zostały też przyjęte w spółce węgierskiej oraz we Francji, a kolejne kraje, w których Schneider Electric ma swoje oddziały, już planują skorzystanie z tego modelu.

„Do sukcesu całego przedsięwzięcia przyczynił się model współpracy, który zaoferowało nam BCC. Już od samego początku konsultanci wykazali się dobrym zrozumieniem biznesu Schneidera i stworzyli klarowną koncepcję naszych procesów kontraktowych. To pozwoliło im zaproponować unikalny w skali korporacji model wykorzystania PS. Specjaliści z BCC wykazali się nie tylko wiedzą specjalistyczną, ale także łatwością w prowadzeniu projektów w międzynarodowym środowisku” – powiedział Maciej Mazuruk.

Dla celów samego wdrożenia oraz utrzymania i rozwoju modelowego rozwiązania biznesowego, które zostało wypracowane w obszarze większości modułów SAP wdrożonych w Polsce, a w szczególności PS, Schneider Electric Polska zainicjował powstanie wewnętrznej organizacji, wspierającej użytkowników systemu SAP z różnych filii koncernu w innych krajach.

Bazą merytoryczną organizacji – „Platformy ECO- North” stało się doświadczenie zdobyte w trakcie przygotowywania oraz użytkowania rozwiązań SAP w polskich warunkach. Obecnie Platforma ECO-North obsługuje pięć jednostek gospodarczych w Polsce, Czechach i Grecji (dwie fabryki i trzy jednostki handlowe).

Model wspólny jest możliwy

Czy jednostki handlowe w Polsce, Węgrzech, Grecji czy Francji mogą funkcjonować według wspólnego modelu zarządzania projektami?

Mogą, ponieważ właśnie ten obsługiwany przez PS model biznesowy spółek Schneider Electric jest zbliżony we wszystkich krajach.

Każdy z wymienionych rynków jest zaopatrywany w te same typy produktów, takich jak nn (aparatura niskich napięć), SN (aparatura średnich napięć), automatyka (urządzenia / terminale operatorskie do sterowania procesami produkcyjnymi), a produkty te mają podobne rodzaje zastosowań w takich sektorach rynku jak budownictwo, sektor energetyczny czy przemysł.

Ponadto, we wszystkich krajach zbliżona jest też hierarchia produktów i typologia klientów – można wśród nich wyróżnić m.in. Instalatorów, Klientów Finalnych, Generalnych Wykonawców czy np. Producentów Rozdzielnic.

Zastosowanie wspólnego modelu było możliwe także ze względu na fakt, że we wszystkich spółkach Schneider Electric podobny jest proces zawierania i realizacji kontraktów. Ze strony korporacji występują także te same wymagania kontrolingowe, a lokalne prawo rozgranicza jedynie liczenie i raportowanie produkcji w toku.

Właśnie dzięki wszystkim powyższym warunkom możliwe było przeniesienie i zastosowanie wzorca wypracowanego podczas wdrożenia w Polsce.

Korzyści

Najważniejszą korzyść z wdrożenia PS i jego przeniesienia do innych spółek podsumował Maciej Mazuruk: „Całe przedsięwzięcie pozwoliło w Schneider Electric ujednolicić biznesowe rozumienie tego czym jest projekt, kontrakt. Wcześniej pojęcia te były różnie definiowane, jako np. sprzedaż konkretnego urządzenia lub kompleksowa dostawa wielu urządzeń wraz z usługami serwisowymi.
Model PS ujednolicił tę kwestię dzięki czemu na poziomie korporacji można porównywać wszelkie dane dotyczące kontraktów (np. ich rentowności) dla poszczególnych krajów. Wcześniej było to po prostu niemożliwe”.

Na decyzję korporacji o zastosowaniu wspólnego modelu biznesowego w różnych krajach oprócz możliwości przeniesienia najlepszych i sprawdzonych w Polsce praktyk biznesowych miało wpływ również zmniejszenie kosztów wdrożenia PS w kolejnych krajach.

Opisany przypadek może stanowić dobry przykład, jak wewnątrz korporacji może wyglądać przepływ wiedzy i wdrażanie pomysłów związanych z jak najlepszym wykorzystaniem rozwiązań IT w służbie biznesu. Przykład tym bardziej interesujący, że nieczęsto zdarza się, by to dzięki przeniesieniu modelu IT z Polski usprawniono biznes w innych krajach.

Od tej pory spółki koncernu nie tylko działają sprawniej wykorzystując polską Best Practice, ale przede wszystkim ich funkcjonowanie jest bardziej jednolite, co ułatwia zarządzanie zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym.

Schneider Electric to znany na całym świecie międzynarodowy koncern, wprowadzający nowatorskie rozwiązania w dziedzinie przemysłowych systemów sterowania i automatyki oraz rozdziału energii elektrycznej. Jest światowym liderem w produkcji aparatów i urządzeń nn, elementów sterowania przemysłowego, sterowników programowalnych oraz aparatury SN do rozdziału energii elektrycznej. Część wyrobów produkowanych jest w Polsce: w zakładzie na warszawskim Targówku oraz w Bukownie koło Olkusza.