Mapowanie procesów, które ma sens

Zarządzanie procesowe – co to jest?

Stwierdzenie, jakoby otoczenie przedsiębiorstw stawało się coraz bardziej dynamiczne i konkurencyjne, w żaden sposób nie może być nazwane rewolucyjnym. Szczególnie w Polsce stwierdzenie to nabiera ogromnego znaczenia, a dla przedsiębiorstw działających na rynkach międzynarodowych jest tym bardziej oczywiste.

Z tego powodu przedsiębiorstwa zmuszone są do poszukiwania rozwiązań umożliwiających między innymi osiągnięcie:

• krótkiego czasu reakcji na pojawiające się innowacje i zmiany,
• biznesowego wykorzystania nowoczesnych technologii,
• zorientowania na klienta (wewnętrznego i zewnętrznego),
• powszechnego rozumienia znaczenia jakości,
• wysokiego stopnia zaangażowania szerokiego grona pracowników.

Dlatego też powstały nowe metody zarządzania, takie jak: TQM (Total Quality Management), JIT (Just In Time), BPI (Business Process Improvement), BPR (Business Process Reengineering). Wspólnym elementem dla wszystkich wymienionych koncepcji jest orientacja na procesy.

W odróżnieniu od tradycyjnych, funkcjonalnych koncepcji zarządzanie procesowe jest skoncentrowane na wielu współzależnościach występujących pomiędzy wszystkimi elementami organizacji, która traktowana jest jako całość. Całość, która musi współdziałać w celu dostarczenia klientom oczekiwanych przez nich wartości, przy zachowaniu należytej dbałości o interes organizacji.

Dlaczego tak duży nacisk kładziony jest właśnie na procesy?

Odpowiedzi na to pytanie udzielił Sebastian Lotz, Kierownik Projektu mapowania procesów ze strony Sitech: „Zarządzać to mieć świadomość, co dzieje się w naszej firmie. Aby poznać i rozumieć firmę, należy poznać i rozumieć jej procesy, gdyż tylko poprzez dobrą ich realizację osiągniemy zaplanowane wyniki finansowe”.

Mapowanie procesów – na czym polega?

Jednym z elementów zarządzania procesowego jest modelowanie procesów. Wynikiem prac identyfikowania i definiowania procesów może być graficzna mapa procesów biznesowych. Obrazy (modele, mapy) są podstawą do zrozumienia wzorców działania oraz punktem odniesienia w dyskusji na temat sposobu pracy jednostek organizacyjnych, zespołów i osób. Jeśli procesy biznesowe są aktualne, kompletne oraz szczegółowe, mogą stać się fundamentem pracy zespołów usprawniających działanie przedsiębiorstwa, np. poprzez wdrożenie nowego rozwiązania IT lub narzędzia finansowego.

Budowanie modelu/mapy winno każdorazowo prowadzić do analizy, a dalej do działania usprawniającego. Jednakże najistotniejsze jest przestrzeganie podstawowych zasad obowiązujących przy opracowywaniu modeli procesów:

• modelując, należy mieć na uwadze cele projektu i klientów procesu,
• modele procesów powinny być proste i zrozumiałe,
• należy unikać sztucznego komplikowania modeli i wprowadzania zbędnych detali,
• obowiązkowo należy przestrzegać opracowanej metodyki i zasad modelowania procesów,
• konieczne jest określenie granic między procesami.

Mapowanie przed wdrożeniem systemu ERP

Mapowanie procesów jest jedną z metod pozwalających przygotować organizację do wdrożenia systemu klasy ERP. Umożliwia ono wykonanie precyzyjnego opisu przedsiębiorstwa, m.in. jego struktury organizacyjnej, procesów wraz z ich podziałem, dokumentów będących w użyciu, ról pełnionych przez pracowników i narzędzi wymaganych przy wykonywaniu zadań, w tym narzędzi IT.

Założenie już na samym początku, że celem mapowania jest przygotowanie organizacji do wdrożenia systemu klasy ERP, pozwala na wyszukanie i uwzględnienie na mapach kluczowych informacji. Umożliwia to bardziej kompletne i precyzyjne mapowanie procesów niż w przypadku tradycyjnego podejścia.

Mapowanie „pod kątem wdrożenia systemu” obejmuje:

• określenie działań mających wsparcie systemu,
• ewidencję dokumentów, które będą wspierane przez system,
• przypisanie osób/stanowisk do konkretnych ról i stworzenie grupy użytkowników systemu,
• określenie wymagań wobec systemu.

Podczas prac stworzone zostają dwie mapy organizacji. Pierwsza ukazuje rzeczywisty obraz przedsiębiorstwa przed wdrożeniem systemu, natomiast druga stanowi obraz firmy po zakończeniu projektu i przeprowadzeniu zmian. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest łatwość późniejszej weryfikacji wstępnych założeń i uzyskanych korzyści.

Projekt mapowania procesów w Sitech

Sitech zdecydował się przeprowadzić przedsięwzięcie przede wszystkim w celu lepszego przygotowania planowanego projektu SAP, który miał polegać na kompleksowej rozbudowie systemu SAP, głównie w obszarze procesów logistycznych. Projekt, który trwał trzy miesiące, był realizowany przez zespół konsultantów BCC aktualnie All for One Poland) i Avantage – firmy partnerskiej specjalizującej się w zagadnieniach zarządzania procesowego. Szczegółowy zakres prac w projekcie został opisany i zaakceptowany w Karcie projektu. Zakres projektu obejmował całą firmę Sitech w Polsce, w szczególności:

• wszystkie procesy biznesowe z uwzględnieniem powiązań z centralą firmy w niemieckim Wolfsburgu,
• strukturę organizacyjną z głównymi stanowiskami oraz rolami.

Cele projektu zostały zdefiniowane następująco:

• ewidencja procesów biznesowych,
• ewidencja czynności wspieranych systemami informatycznymi,
• wskazanie procesów do optymalizacji po analizie procesów biznesowych,
• wskazanie procesów i czynności do optymalizacji poprzez modyfikacje i wdrożenie SAP,
• przygotowanie organizacji do realizacji modyfikacji i wdrożenia SAP.

Osiągnięto oczekiwane rezultaty, którymi były:

• kompletny opis organizacji zgodnie z koncepcją zarządzania procesowego na potrzeby IT i Systemu Zarządzania Jakością (mapy procesów biznesowych i struktura organizacyjna),
• jednolity opis procesów biznesowych z możliwością wykorzystania danych w kolejnych projektach
• ewidencja powiązań z centralą (miejsca w procesie, dokumenty, wykonawcy),
• przygotowanie organizacji do modyfikacji i wdrożenia SAP,
• przygotowanie do spełniania wymagań koncernu Volkswagen w zakresie zarządzania procesowego.

Preferowany ARIS

Mapy procesów mogą być tworzone z wykorzystaniem dedykowanego oprogramowania lub też na kartce papieru. Jednakże w drugim przypadku ich jakość i późniejsza użyteczność nie jest w żadnym stopniu satysfakcjonująca w projektach wdrożenia systemu ERP. Dlatego konieczne było wybranie odpowiedniego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi. Całość prac przeprowadzona została z wykorzystaniem zaawansowanego oprogramowania – Aris. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że oprogramowanie to jest preferowanym rozwiązaniem w koncernie Volkswagen.

ARIS jest elastycznym i zgodnym z SAP rozwiązaniem umożliwiającym wykorzystanie różnorodnych metod modelowania, od wykorzystanego podczas omawianego projektu Event-driven Process Chain (EPC), przez UML, BPEL, BMPN, ITIL do siatki Zachmana, zaś wszelkie informacje zapisane są w zabezpieczonej bazie danych.

Oprogramowanie wymaga wypracowania, z predefiniowanych elementów, jednolitej i spójnej metodologii modelowania dla projektu, bez której dalsze etapy pracy nie mogą być przeprowadzone optymalnie.

Takie podejście pozwala w kolejnych etapach projektu skupić się na samym modelowaniu, unikając jednocześnie realizacji prac z błędami.

Zalety oprogramowania ARIS podsumował Michał Kleszcz, Kierownik Działu IT w Sitech sp. z o.o., mówiąc: „Przed projektem mapowania procesów ARIS był jednym z narzędzi w koncernie Volkswagen. Dopiero teraz zaczynamy dostrzegać korzyści wynikające z jego wykorzystania. W szczególności naszym pracownikom w Polkowicach i Wolfsburgu ułatwia ono komunikację z konsultantami SAP. Znacznie łatwej jest wytłumaczyć szczegóły naszej pracy na modelach graficznych niż słownie”.

Efekt prac

Ostatecznie udało się osiągnąć cel prac, tworząc aktualną mapę procesów biznesowych (stanu „jest”), składającą się z ponad 100 procesów, struktury organizacyjnej oraz mapy głównej. Powstała również mapa procesów stanu „będzie”, opisująca całość procesów realizowanych przez Sitech po przeprowadzeniu planowanych zmian.

Powstałe modele odpowiadają między innymi na pytania:

• Kto jest odpowiedzialny za realizację konkretnych działań?
• W jakiej kolejności wykonywane są poszczególne zadania?
• Jaki jest efekt wykonywanych prac?
• Jakie oprogramowanie stosowane jest w organizacji?
• Jakie funkcje wspierane są przez oprogramowanie i na jakim etapie?
• Które procesy mają być wspierane przez SAP i w jakim zakresie?

Nie da się ukryć, że osiągnięcie takiego rezultatu wymagało dużych nakładów pracy i silnego zaangażowania, zarówno ze strony klienta, jak i konsultantów, jednak efekt okazał się wart poniesionego wysiłku.

Przełożenie projektu procesowego na wdrożenie SAP

W przypadku firmy Sitech stworzenie map procesów stało się „kamieniem milowym” dla projektu rozszerzenia funkcjonalności SAP. Dzięki zamodelowanym procesom partner wdrożeniowy, jakim dla Sitechu jest BCC, ma dostęp do pełnych informacji dotyczących funkcjonowania organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem procesów wymagających wsparcia systemowego przez SAP.

Takie dane są bezcennym źródłem zarówno dla konsultantów, jak i pracowników Sitech sp. z o.o. zaangażowanych we wdrożenie.

Z drugiej strony dzięki stworzonej bazie danych ARIS podmioty decyzyjne mają precyzyjny punkt odniesienia dla oceny wdrożenia, co ma niebagatelne znaczenie na etapie odbioru projektu.

Podczas trwania projektu pracownicy Sitech cały czas mają dostęp do aktualnych informacji o prowadzonych pracach i – co bardzo istotne – o zakresie planowanych zmian.

„Szczególnego znaczenia nabiera to w sytuacji, gdy należy utrzymać aktualną dokumentację wdrożenia systemu SAP, utrzymania Systemu Zarządzania Jakością, zapanować nad kwestiami bezpieczeństwa informacji, bardzo restrykcyjnie traktowanych w koncernie Volkswagen. – powiedział Michał Kleszcz.

Akademia Procesów

Na obecnym etapie projektu wdrożenia SAP kluczowa jest ścisła współpraca między osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie i utrzymanie map procesów a konsultantami BCC prowadzącymi wdrożenie.

Konieczne może okazać się wprowadzenie niewielkich modyfikacji w procesach lub zamodelowanie nowych, na potrzeby wdrożenia. Zadania te będą realizowane we współpracy z osobami, które wcześniej wykonywały mapy procesów Sitech w celu uniknięcia błędów i zyskania przewagi dzięki wpływowi krzywej doświadczenia.

Takie rozwiązanie możliwe jest dzięki prowadzonemu równolegle z wdrożeniem SAP projektowi utrzymania procesów realizowanemu przez firmę Avantage.

Wszelkie zmiany dostępne będą podmiotom zainteresowanym dzięki uruchomieniu dedykowanego rozwiązania Akademii Procesów – autorskiej koncepcji firmy Avantage promującej wśród członków organizacji ideę zarządzania procesowego, udostępniającej wiedzę, rozwiązania i dane o procesach, a także dystrybuującej informacje o wdrożeniu rozwiązania SAP.

Projekt mapowania procesów został zakończony sukcesem, przygotowując jednocześnie solidne podstawy do sprawnego przeprowadzenia rozbudowy systemu SAP w Sitech sp. z o.o., co – uwzględniając doświadczenie i wiedzę partnera wdrożeniowego – pozwala z optymizmem patrzeć w przyszłość.

Mapowanie procesów bywa szczególnie użyteczne i cenne jako pierwszy etap w przygotowaniu organizacji do wdrożenia systemu klasy ERP. Oferuje wówczas, oprócz swoich walorów optymalizacyjnych dodatkowy element: ograniczenie siły czynników ryzyka przy wdrożeniu.