RISE with SAP – instrukcja obsługi

RISE with SAP to propozycja dla firm, które dążą do cyfrowej transformacji, jednocześnie szukając elastyczności i efektywności operacyjnej. Jej unikalność polega na integracji wielu kluczowych elementów w jednej, kompleksowej ofercie, która jest dostosowana do specyficznych wymagań biznesowych.

W odróżnieniu od tradycyjnych rozwiązań tego producenta, RISE with SAP jest usługą opartą na subskrypcji, co oznacza, że firmy płacą za to, czego faktycznie używają. W ramach jednej oferty dostarczane są zarówno oprogramowanie, jak i infrastruktura oraz usługi wsparcia, co upraszcza zarządzanie i obniża koszty.

Jednym z głównych zadań organizacji, która przystępuje do wdrożenia rozwiązania SAP, jest wybór odpowiedniego i sprawdzonego partnera. Jego zadaniem będzie wspieranie procesu transformacji rzeczywistości biznesowej w operacyjną, czyli wspomaganą przez odpowiednie narzędzia cyfrowe. Mówiąc prościej, należy znaleźć ekspertów zewnętrznych, którzy specjalizują się w konfigurowaniu, wdrażaniu i integrowaniu narzędzi SAP z istniejącą infrastrukturą organizacyjną i przepływami pracy. Znajomość rozwiązań oferowanych przez SAP pozwala partnerom optymalizować system w celu uzyskania najlepszej efektywności i wydajności. A od jakości wdrożenia zależeć będzie późniejsza skuteczność systemu we wsparciu procesów biznesowych wykorzystywanych w organizacji.

W modelu RISE with SAP partner pomaga firmie wybrać odpowiedni pakiet usług obejmujących rozwiązania SAP S/4HANA Cloud, analitykę biznesową oraz infrastrukturę chmury w celu przygotowania opartego na wartości projektu migracji. Partner ocenia również konkretne potrzeby firmy, identyfikuje korzyści wynikające z przyjęcia chmury i tworzy plan działania zgodny ze strategicznymi celami.

Ta współpraca pomaga firmom zrozumieć korzyści płynące z rozwiązań chmurowych, takie jak obniżony TCO, zwiększona zwinność i ulepszona skalowalność. Przestrzeganie metodologii wdrożenia RISE with SAP jest kluczowe dla całego procesu i obejmuje najlepsze praktyki, narzędzia i wskazówki dla każdej z fazy migracji. Proces wdrożenia rozwiązania w oparciu o model RISE można podzielić na kilka etapów.

Obowiązki partnera obejmują dogłębną analizę obecnych procesów zachodzących w organizacji, wykorzystywanych systemów, w tym źródeł danych, potrzeb w zakresie raportowania oraz integracji z innymi wykorzystywanymi rozwiązaniami. Zbiorowy wysiłek organizacji i partnera pozwala zidentyfikować potencjalne usprawnienia i dostosować wdrażany system w taki sposób, by lepiej odpowiadał potrzebom.

Podczas projektowania zespół specjalistów partnera korzysta z przygotowanej przez SAP struktury Activate. Struktura ta składa się trzech ważnych filarów, które pomagają korzystać z rozwiązania:

• SAP Best Practicies – SAP na bazie wiedzy i wieloletniego doświadczenia dostarcza gotowe do uruchomienia procesy biznesowe, które są zoptymalizowane do działania w środowisku systemów S/4HANA. Obejmują one większość standardowych procesów biznesowych, ról, odpowiedzialności, skryptów testowych itp. Można je dostosowywać i integrować z własnymi, unikalnymi procesami organizacji;
• Guided Configuration – to zestaw narzędzi, zasobów i akceleratorów zaprojektowanych do łatwej konfiguracji systemów SAP i procesów biznesowych. SAP zapewnia również samoobsługowe środowisko użytkownika konfiguracji dla specyficznych wymagań klienta;
• SAP Activate – metodyka prowadzenia projektów, która służy do dostarczania aktualizacji i rozwiązań SAP. Zastosowanie tej nowej metodyki pozwala skrócić czas na przygotowanie koncepcji, a przy tym płynnie pokonać wszystkie przeszkody, jakie mogą się pojawić w trakcie wdrożenia systemu, dostosowania go do oczekiwań przedsiębiorstwa, jak również podczas procesu migracji aktualnego środowiska do modelu RISE. W celu usprawnienia procesu producent oprogramowania przygotował kilkanaście map drogowych, które oferują kompleksowy widok powiązanych działań, produktów końcowych oraz zadań zespołów projektowych. W ramach dobranej mapy można wykorzystać sześć faz projektu: Discover (odkryj), Prepare (przygotuj), Explore (eksploruj), Realize (zrealizuj), Deploy (wdróż) i Run (uruchom).

Głębokie zrozumienie infrastruktury i przepływów pracy jest kluczowe dla pomyślnej implementacji SAP. Podczas tego etapu partner wdrożeniowy poświęca znaczną ilość czasu na mapowanie istniejących systemów i identyfikację kluczowych przepływów danych, co jest niezbędne do zintegrowania oprogramowania SAP z używanym środowiskiem bez zakłócania bieżących operacji. Obejmuje to szczegółową analizę pochodzenia danych i sposobu ich przetwarzania w systemach, zapewniając, że nowe rozwiązanie ułatwi i zoptymalizuje proces ich opracowywania.

Współpraca zazwyczaj zaczyna się od serii spotkań odkrywczych, podczas których zespół partnera wdrożeniowego spotyka się z kluczowym personelem z organizacji, aby omówić bieżące procesy, potencjalne punkty problematyczne oraz cele biznesowe. Ten krok jest kluczowy dla zapewnienia, że ​​rozwiązanie SAP jest dostosowane do konkretnych wyzwań biznesowych i zwiększenia wydajności operacyjnej. Obejmuje szczegółowe dyskusje na temat ról różnych jednostek biznesowych, przepływu danych, wymaganych funkcjonalności i oczekiwanych wyników nowego systemu.

Faza ta nie dotyczy tylko technologii, ale obejmuje również zrozumienie logiki biznesowej. W tym celu partner wraz klientem przeprowadza proces SAP Digital Discovery, polegający na pomocy w określeniu, w którym modelu operacyjnym wdrożenie będzie najefektywniejsze – w chmurze publicznej czy prywatnej, określi zakres funkcjonalny oraz wymaganą infrastrukturę.

Istotną rolę w tym procesie odgrywa konsultant sprawujący rolę Technical Cloud Architect (technicznego architekta rozwiązania w chmurze SAP). Jego rola polega na wspieraniu firmy w dokładnym rozumieniu usług RISE, charakterystyki systemów będących do dyspozycji, możliwości wybranych systemów oraz opcji zawartych w pakiecie usług. Może pomagać w procesie obsługi zgłoszeń serwisowych – w zakresie identyfikacji problemu i jego precyzyjnego opisu, a także poprawnego zrozumienia i implementacji przygotowanego rozwiązania.

Proces, który przeprowadza techniczny architekt rozwiązania, nazywany jest technical assesmentem. Elementem procesu może być również wsparcie przy podjęciu decyzji o wyborze dostawcy chmury (hiperscalera), w infrastrukturze którego zostaną uruchomione systemy SAP. Należy przy tym pamiętać, że w modelu RISE organizacja samodzielnie nie zarządza usługą chmurową dotyczącą utrzymania systemu S/4HANA. Rolę administratora dedykowanego środowiska przejmuje SAP wraz z wybranym hiperscalerem, a sam systemy SAP jest dostarczony jako usługa.

Wszelkie procesy realizowane w tym etapie wymagają dużego zaangażowania po stronie klienta. Niezbędne jest dostarczenie istotnych informacji o obecnie wykorzystywanych rozwiązaniach, celu, który organizacja chce osiągnąć, jak również horyzoncie czasowym, w którym chciałaby przeprowadzić zmiany.

Opracowanie metod analizy dostępnych danych i ich raportowania jest jednym ze podstawowych działań każdej organizacji. W tym zakresie partner wdrożeniowy pomaga dostosować strategiczne cele do możliwości narzędzi analitycznych dostępnych w portfolio SAP.

Na tym etapie zostanie uzgodniona konfiguracja, która zapewni, że operacja analizy danych i wynik raportowania wzmocni cele, które chce osiągnąć organizacja. Rozbieżność celów może prowadzić do nieefektywności, zbędnych wysiłków i utraconych szans, ponieważ krytyczne funkcje nie przyczynią się skutecznie do realizacji celów strategicznych organizacji.

Doświadczenie pokazuje, że w organizacjach, szczególnie tych większych, najważniejsze funkcje lub operacje organizacyjne nie wspierają ani nie są zgodne z nadrzędnymi celami i strategią ustaloną przez poszczególne jednostki biznesowe i szerszy poziom korporacyjny. Na tym etapie partner wdrożeniowy, czerpiąc z głębokiej wiedzy branżowej oraz szerokiego doświadczenia, rekomenduje zastosowanie najlepszych praktyk oraz strategii, które łagodzą nieefektywność i promują zwinne środowisko biznesowe.

Poprzez wybór i integrację odpowiednich rozwiązań SAP pomaga usprawnić procesy biznesowe, zapobiec niewłaściwej alokacji zasobów, jak również sprawić, że wdrożone funkcjonalności przyczynią się optymalnie do ogólnych celów strategicznych organizacji.

Jednym z najbardziej bezpośrednich sposobów, w jaki organizacje mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, jest przeprowadzenie szkolenia z nowo wdrożonych rozwiązań. W tym celu partner w porozumieniu z klientem przeprowadza szkolenia dla kluczowych użytkowników z wdrożonych i skonfigurowanych aspektów oprogramowania SAP.

Szkolenie to ma na celu edukowanie i angażowanie pracowników, zwiększając ich zrozumienie i zapewniając, że są dobrze przygotowani do efektywnej obsługi nowego środowiska. Prowadząc specjalistyczne szkolenia i sesje dzielenia się wiedzą, partner dodatkowo wspiera proces akceptacji nowego systemu przez pracowników.

User Acceptance Testing (UAT) to sposób testowania systemu w kontrolowanym środowisku, umożliwiający zespołowi klienta znalezienie wszelkich problemów przed uruchomieniem produkcyjnym systemu. Użytkownicy mogą korzystać z interfejsu użytkownika, identyfikować potencjalne problemy i uczyć się, jak radzić sobie ze scenariuszami maksymalnie zbliżonymi do rzeczywistych.

Wskazówki udzielane podczas UAT są szczegółowe, a zespół wdrożeniowy poświęca czas na pracę z użytkownikami, zapewniając im wygodę i biegłość w korzystaniu z systemu.

Dokumentacja projektu implementacji oprogramowania jest kluczowa dla utrzymania jakości danych i zapewnienia dokładności, kompletności i standaryzacji systemu. Wspiera proces migracji i integracji danych, zapewniając jasne procedury, które pomagają zachować integralność danych.

Ponadto szczegółowa dokumentacja jest istotnym zasobem do szkolenia użytkowników, co minimalizuje błędy użytkowników wpływające na efektywność korzystania oraz jakość danych w systemie. Ułatwia również skuteczne rozwiązywanie problemów i konserwację systemu, co jest niezbędne do bieżącego zarządzania środowiskiem SAP. Dokładna dokumentacja wspiera procesy audytu i zgodności, zapewniając przestrzeganie standardów i przepisów dotyczących zarządzania danymi.

Po pomyślnym wdrożeniu RISE with SAP kluczowe staje się jego utrzymanie i optymalizacja. Rola partnera konsultingowego w tym procesie jest nieoceniona, gdyż oferuje on wsparcie techniczne oraz doradztwo w zakresie optymalizacji systemu.

Jednym z kluczowych dokumentów, który wspiera proces utrzymania RISE with SAP, jest Roles and Responsibility Matrix. To dokument, który precyzuje role i obowiązki poszczególnych członków zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie systemem, co pozwala na uniknięcie nieporozumień i skuteczniejsze zarządzanie.

Dokument ten zawiera szczegółowe zadania podzielone na poszczególne grupy:

Standard Services – mogą być wykonywane tylko przez SAP. Wykonywane w ramach opłaty serwisowej uiszczanej przez klienta. Dotyczą głównie aspektów związanych z zarządzaniem infrastrukturą (konfiguracja OS, backupy, monitoring zajętości, itp.) i systemem SAP (start/stop systemu, instalacja add-on);

Optional Services – mogą być wykonywane tylko przez SAP. Wykonywane w ramach dodatkowej opłaty, dotyczą opcjonalnych działań na zlecenie klienta, jak np. powiększenie przestrzeni, zwiększenie mocy obliczeniowej, dodawanie kolejnych instancji, implementacja środowiska DR;

Additional Services – mogą być wykonywane tylko przez SAP. Dotyczą operacji jednorazowych, wymagają dodatkowej opłaty. Dotyczą zadań np. przebudowy systemu, migracji domeny, separacji segmentów sieci;

Cloud Application Services – mogą być wykonywane przez klienta (lub partnera konsultingowego) lub zlecone do SAP. Dotyczą kwestii związanych z bieżącym administrowaniem systemem. Przykładowe zadania w tej kategorii to:

• zarządzanie użytkownikami i autoryzacjami,
• zarządzanie transportami,
• implementacja not w zakresie aplikacyjnych,
• monitorowanie procesów biznesowych,
• tworzenie połączeń RFC,
• konfiguracja czcionek i wydruków.

Excluded Tasks – kategoria zadań, które mogą być wykonane tylko przez klienta lub partnera konsultingowego. Dotyczą m.in. następujących zadań:

• projektowanie zmian w środowisku, np. zaprojektowanie wdrożenia rozwiązania Single Sign-On,
• implementacja Single Sign-On,
• bezpieczeństwo aplikacji,
• rozwiązywanie problemów aplikacji (troubleshooting),
• dostosowanie aplikacji i konfiguracji.

Partner konsultingowy odgrywa kluczową rolę we wsparciu klienta w zarządzaniu systemem RISE with SAP, pomagając w dostosowaniu aplikacji do specyficznych potrzeb biznesowych. Jest odpowiedzialny za realizację zadań, które nie są objęte standardowymi usługami SAP, takich jak projektowanie i implementacja zmian w środowisku. Wspiera również klienta w rozwiązywaniu problemów aplikacyjnych oraz zapewnia wsparcie w zakresie bezpieczeństwa aplikacji.

RISE with SAP oferuje firmom kompleksowe narzędzie do realizacji cyfrowej transformacji, łącząc tradycyjne rozwiązania ERP z nowoczesnymi technologiami chmurowymi w modelu subskrypcyjnym. Kluczowe znaczenie w skutecznym wdrożeniu i utrzymaniu tego rozwiązania ma współpraca z doświadczonym partnerem konsultingowym, który nie tylko wspiera technicznie, ale także doradza w zakresie optymalizacji systemu.

Dzięki RISE with SAP firmy mogą skupić się na realizacji swoich strategicznych celów, mając pewność, że ich infrastruktura IT jest zarządzana profesjonalnie i efektywnie. Wybór tego rozwiązania to krok w stronę nowoczesnego, elastycznego i zrównoważonego zarządzania zasobami IT.

Wraz z wyborem rozwiązania należy wybrać zaufanego partnera wdrożeniowego, który efektywnie będzie zarządzał całym procesem wdrożenia nowego systemu, od projektu i konfiguracji po integrację i ostateczne uruchomienie. Zapewni, że system SAP bezproblemowo zintegruje się z istniejącą infrastrukturą IT i zwiększy wydajność operacyjną.