8 złotych zasad planowania czasu pracy

Ciągłe doskonalenie miejsc pracy w taki sposób, by były coraz bardziej przyjazne pracownikom, dawno już przestało być tylko przywilejem najbardziej zaawansowanych i bogatych organizacji. Dziś zadanie pogodzenia celów pracodawcy i pracownika stoi w równej mierze przed firmami    z wszystkich branż – przed sieciami handlowymi i zakładami produkcyjnymi, przed instytucjami finansowymi i centrami usług wspólnych.

W sukurs przychodzi nam technologia. Nowoczesne systemy informatyczne stoją na straży zgodności z przepisami, wspierają menedżerów w codziennej pracy i wyręczają specjalistów HR w obsłudze rutynowych spraw pracowniczych.

BeeOffice E-Time od All for One Poland to rozwiązanie, które pozwala kierownikom planować czas podległych im pracowników, uwzględniając ich dostępność i preferencje, w zgodzie z regulacjami prawnymi i firmowymi.

Na początek rozprawmy się z mitem skostniałego kodeksu pracy i jasno to powiedzmy: kodeks pracy umożliwia zastosowanie wielu rozwiązań, które pozwalają elastycznie planować czas pracy. Reguły w nim zawarte nie służą ograniczaniu możliwości pracodawcy. Zapewnia on ochronę pracownikowi, bazując na wiedzy naukowej, także z zakresu medycyny pracy. Planując zgodnie z kodeksem, nie tylko nie narażamy się na kary, ale zapewniamy również odpowiednie czasy odpoczynku. A przecież przemęczony pracownik nigdy nie będzie szczęśliwy i wydajny.

Proponujemy spojrzeć na proces planowania w następujący sposób: w pierwszej kolejności ustalmy podstawowe reguły. Uzgodnijmy, jaki system czasu pracy ma obowiązywać u nas w firmie i zastanówmy się nad długością okresu rozliczeniowego. Dzięki temu, pozostając w zgodzie z prawem pracy, będziemy mieli więcej możliwości przy tworzeniu harmonogramów. Pamiętajmy też, że nie zawsze wybieramy pomiędzy najkrótszym (1-miesięcznym) a najdłuższym (12-miesięcznym) okresem rozliczeniowym. Przyjęta długość powinna uwzględniać analizę zapotrzebowania na pracę oraz sezonowość obłożenia pracą.

Należy jednak zauważyć, że o ile systemy i okresy rozliczeniowe są raczej elementami czasu pracy, które rzadko ulegają zmianie, o tyle odpowiednie ułożenie harmonogramu pracy poszczególnych pracowników może stwarzać spore problemy dla planujących. Za planowa nie czasu pracy na poziomie zespołów (placówek terenowych, sklepów, działów itd.) odpowiadają najczęściej kierownicy liniowi. W praktyce menedżer nie jest specjalistą od prawa pracy i powinien skupiać się przede wszystkim na swoim podstawowym zakresie obowiązków.

Na szczęście technologia może pomóc w radykalnym skróceniu czasu poświęcanemu na planowanie, prowadząc kierownika za rękę przez meandry prawa. Rolę kontrolera zgodności z kodeksem pracy może przejąć aplikacja – BeeOffice E-Time.

Po pierwsze BeeOffice E-Time sam generuje optymalny grafik zespołu, biorąc pod uwagę wymagania kierownika, ograniczenia kodeksowe i dostępność pracowników. Po drugie, w przypadku ręcznych modyfikacji grafiku, aplikacja uniemożliwia zaplanowanie czasu łamiące reguły kodeksowe, co więcej – sugeruje możliwe zmiany (dostępność osób), które zapewnią zgodność z legislacją. Planista skupia się na wymaganiach biznesowych, a budowanie harmonogramów jest czynnością automatyczną.

Automatyczna kontrola w E-Time jest realizowana przy każdej próbie przypisania pracownika do zaplanowanej zmiany. System nie pozwala opublikować planu zawierającego błędy (sam zawsze proponuje poprawny grafik, wspiera przełożonego w ręcznych modyfikacjach).

W idei uelastycznienia czasu pracy chodzi o umożliwienie organizacji dostosowania się do szybko zmieniających się okoliczności. Innymi słowy, celem jest nadanie firmie pewnej zwinności w działaniu. Specjaliści z branży nazywają to pozytywnym nagięciem (ang. good flex).

Przykładem są usprawnienia w zarzadzaniu zastępstwami i następstwami. Lepsze planowanie sprawia, że pracownicy nabywają wszechstronne doświadczenie, ponieważ pracują w różnych zespołach, a zakres ich obowiązków staje się zróżnicowany. Dodatkowo dzięki temu pracodawcy mogą dostosować liczbę pracowników na każdej zmianie do faktycznego nakładu pracy, co przekłada się na realne oszczędności.

Zindywidualizowane zarządzanie czasem pracy uwzględniające preferencje pracownika przyczynia się do zmniejszenia potrzeby pracy w godzinach nadliczbowych. Inne zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy to: bardziej atrakcyjne warunki zatrudnienia, mniej nieobecności w pracy z powodu choroby, więcej możliwości pracy na część etatu, zgodność z zapisami zbiorowych układów pracy w kwestii pracy nocnej. To wszystko czynniki wpływające mniej lub bardziej bezpośrednio na efektywność kapitału ludzkiego.

Przygotowanie planu pracy uwzględniającego wszystkie te perspektywy, do tego jeszcze – zoptymalizowanego pod kątem efektywności i wydajności – to prawdziwe wyzwanie. W przypadku zespołów kilkuosobowych ma szansę sprawdzić się ręczne planowanie czasu pracy przez kierownika, na podstawie jego wiedzy o zapotrzebowaniu oraz kompetencjach i dostępności pracowników. Tymczasem w dużych organizacjach kierownicy liniowi zarządzają grupami przynajmniej kilkudziesięcioosobowymi.

W takim przypadku optymalne zaplanowanie czasu pracy zarówno z punktu widzenia wydajności pracowników, jak i kosztów (np. kosztów nadgodzin) jest trudne. Z pomocą przychodzi BeeOffice E-Time, w którym wykorzystano efektywny algorytm z badań operacyjnych. Jak pokazuje doświadczenie, taki automat zaplanuje grafiki lepiej niż człowiek – uwzględni wszystkie zmienne (zapotrzebowanie, reguły kodeksowe, preferencje pracowników i ich kompetencje) zgodnie z nadanymi im priorytetami. Co więcej, przeliczenie danych i przygotowanie grafiku zajmie aplikacji wielokrotnie mniej czasu niż byłoby to możliwe do osiągnięcia przez człowieka.

W rezultacie koszty pracy mogą być niższe niż wynikają- ce z ręcznego planowania.

Profesjonalne planowanie wymaga bardziej złożonej analizy niż tylko dbanie o zgodność z przepisami kodeksu pracy. Bardzo ważne jest, żeby na początek zweryfikować dostępne zasoby ludzkie pod kątem kwalifikacji, zakontraktowanych godzin, poszczególnych zapisów w umowach czy też zaplanowanych urlopów.

W kolejnym kroku należy przeanalizować planowany nakład pracy – przewidywane obciążenie pracą. Dzięki temu jesteśmy w stanie stworzyć dokładny plan określający, jakich potrzebujemy zasobów ludzkich, żeby obsadzić każdą ze zmian. Dobry harmonogram powinien gwarantować równowagę pomiędzy dostępnymi zasobami ludzkimi a nakładem pracy.

Optymalne zaplanowanie czasu pracy personelu jest kluczowe dla pracodawcy przynajmniej z dwóch powodów.

Po pierwsze, wiadomo z badań, że ani skrócenie, ani wydłużenie czasu pracy nie prowadzi samo w sobie do poprawy wydajności. Tajemnica tkwi bowiem w znalezieniu optymalnej równowagi pomiędzy ilością i rodzajem pracy do wykonania, a liczbą i rodzajem pracowników potrzebnych do jej wykonania. Ideałem jest, gdy personel pracuje wtedy i tylko wtedy, kiedy są dla niego zadania do wykonania.

Rosnąca konkurencja wymusza na przedsiębiorstwach elastyczność działania, zwiększenie tempa pra cy oraz lepszą koordynację w czasie. W ostatnich dekadach ze względu na wzrost szybkości przemian w życiu gospodarczym i społecznym ilość pracy do wykonania podlega większym fluktuacjom i jest trudniej przewidywalna, niż było to dawniej. Tu pojawia się pole dla systemów informatycznych, które w mgnieniu oka mogą przetworzyć dane wejściowe z różnych źródeł, a następnie zaproponować grafik pracy zgodny z przyjętymi regułami.

E-Time umożliwia planowanie czasu pracy według zapotrzebowań wprowadzonych ręcznie lub pobranych z systemów zewnętrznych (np. planowania produkcji lub systemów predykcyjnych).

Przykładowo – kierownik sklepu określa swoje potrzeby na obsadę piątkową w godzinach 14:00-22:00: „w tym czasie potrzebuję 2 kasjerów, 3 sprzedawców i 1 dekoratora, oraz 1 zastępcę kierownika”.

System sprawdza wszystkie ograniczenia oraz preferencje pracowników i proponuje docelowy grafik wraz z obsadą. Przy automatycznym generowaniu propozycji harmonogramów BeeOffice E-Time korzysta z efektywnego algorytmu z obszaru badań operacyjnych, bazującego na teorii grafów, ale z punktu widzenia użytkownika obsługa planowania jest banalnie łatwa. Planista skupia się na wymaganiach biznesowych, a budowanie harmonogramów jest czynnością automatyczną.

Szczególnie dziś, gdy brakuje na rynku pracowników, podczas układania harmonogra mów warto uwzględniać ich preferencje.

Praca zmianowa i nocna ma duży wpływ na nasze życie społeczne i rodzinne. Znacznie trudniej jest dopasować się do rytmu pracy szkół, urzędów czy chociażby placówek służby zdrowia. Badania pokazują, że gdy pra pracodawcy w trakcie tworzenia harmonogramów czasu pracy uwzględniają prywatne preferencje pracowników, absencja maleje o 10% do 25%.

Nowoczesna koncepcja tworzenia planu pracy zakłada aktywny wpływ pracowników na harmonogram jeszcze na etapie jego projektowania. Oczywiście taka zmiana podejścia wymaga odwagi. Jednak firmy, które zdecydowały się na ten krok, doświadczają ogromnej zmiany kulturowej.

Wszystko, co do tej pory było znane, oczywiste i powtarzalne, już takie nie jest. Nie ma sztywnych zmian roboczych czy brygad. Podstawą do stworzenia harmonogramu jest zapotrzebowanie na personel, tworzone na bazie przewidywanego obłożenia pracą. Dla tego zapotrzebowania każdy pracownik na podstawie wcześniej ustalonych zasad „wpisuje się” do grafiku. Ważne jest, aby pamiętać, że zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności jest tutaj kluczowe. Okazuje się, że ponad 90% pracowników preferuje tego typu rozwiązania.

Uwzględnienie zróżnicowanych preferencji dużej liczby pracowników wymaga odpowiedniej infrastruktury, umożliwiającej łatwe wprowadzanie danych przez pracowników, jak i przetwarzanie informacji gwarantujące ich uwzględnienie przy konstruowaniu ostatecznego planu pracy.

W BeeOffice E-Time przez preferencje rozumiemy zarówno informację o tym, że w wybrane dni/godziny pracownik wolałby nie pracować, jak o tym, że są dni/godziny, w których praca jest pożądana. Ma to kluczowe znaczenie dla młodszych pokoleń, które w niektórych sektorach stanowią podstawę zasobów ludzkich (np. sieci restauracji czy sieci handlowe). Również w firmach produkcyjnych preferencje można wykorzystać w celu rejestracji informacji o tym, że konkretni pracownicy chcą pracować w nadgodzinach lub w weekendy.

Na końcu procesu jest zawsze kierownik danego zespołu, który może preferencje zatwierdzić lub z różnych przyczyn ich nie uwzględnić. Preferencjami są przykładowo: brak możliwości pracy w soboty z powodu zajęć szkolnych, niedostępność pracownika w piątki między godziną 15:00 a 18:00 czy okresowy brak możliwości pracy w porze nocnej.

Osobiste preferencje są rejestrowane w E-Time przez pracowników z dowolnej lokalizacji, za pomocą komputera, tabletu lub smartfona. Są one, po potwierdzeniu przez kierownika, uwzględniane przy automatycznym generowaniu grafiku.

Aktualnie na rynku pracy funkcjonuje kilka pokoleń pracowników. Zwłaszcza najmłodsze z nich przy wyborze i ocenie atrakcyjności pracodawcy kierują się tym, czy firma korzysta z nowoczesnych rozwiązań.

Możliwości, jakie daje nam fakt, że prawie każdy z nas posiada smartfona, są bardzo duże. Dzięki temu możemy mieć w jednym ręku nie tylko nasz harmonogram, ale również być na bieżąco informowani o zmianach w planowaniu czasu pracy oraz wnioskować o urlop, będąc online. A dla najmłodszego pokolenia jesteśmy wtedy po prostu cool.

Dzisiejszy świat różni się znacznie od tego sprzed kilku czy kilkunastu lat. Jesteśmy w trakcie globalnej transformacji cyfrowej. Także HR się digitalizuje. Technologie mają za zadanie ułatwiać naszą pracę i być konkurencyjnymi w walce o pracowników. Selfrostering wydaje się ciekawym trendem pokazującym, że to, co jeszcze kilka lat temu nie było możliwe (dostosowanie harmonogramu czasu pracy do potrzeb pracowników), dzisiaj jest wykonalne i stanowi rozwiązanie szeregu problemów.

BeeOffice E-Time oferuje użytkownikom doświadczenie porównywalne z tym, które dają aplikacje konsumenckie, w szczególności:

• jest dostępny na urządzeniach mobilnych – pracownik z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie może sprawdzić swój grafik, wprowadzić wniosek urlopowy czy preferencje;
• na bieżąco informuje zainteresowanych o zmianach istotnych z punktu widzenia ich czasu pracy czy statusie wniosku;
• jest atrakcyjny wizualnie – poprzeczka jest tutaj postawiona wysoko (Facebook, Instragram, Uber…).

E-Time jest dostępny z dowolnych urządzeń mobilnych, gdyż pracownicy częściej korzystają ze smartfonów czy tabletów niż z komputerów. Praca z BeeOffice E-Time na urządzeniu mobilnym jest komfortowa, a aplikacja swoim prostym i atrakcyjnym interfejsem wręcz zachęca użytkownika do sięgania po nią.

Dzięki zastosowaniu profesjonalnych narzędzi do planowania czasu pracy możemy tworzyć harmonogramy, które uwzględniają zakładane zapotrzebowanie na pracę. Pozwala to na minimalizację liczby zmian ad hoc. Dobrze zaplanowane harmonogramy czasu pracy to przewidywalność czasu wolnego. To zwiększa jakość czasu wolnego pracowników zmianowych.

W sytuacji gdy praca zmianowa odbywa się również w weekendy, bardzo ważne jest, żeby nie faworyzować żadnej z brygad (fair play). Brak profesjonalnych aplikacji do planowania czasu pracy przyczynia się do tego, że ta zasada bardzo często umyka. Dysponując odpowiednimi narzędziami, mamy nad tym kontrolę. Pracownicy zmianowi na pewno to docenią!

Zarządzanie czasem pracy jest trudne i praktyka pokazuje, że wiele organizacji radzi sobie z tym nie najlepiej. Dowodem są liczne skargi i spory o czas pracy, w których regularnie przewijają się następujące wątki: zbyt długie lub źle rotowane albo rozłożone zmiany, za mało lub niewłaściwie zaplanowane przerwy, zbyt duża intensywność pracy lub wręcz przeciwnie – okresy braku zajęcia itd.

Konsekwencją są z jednej strony przepracowani i zdemotywowani pracownicy, a z drugiej, wysokie koszty pracy spowodowane licznymi nadgodzinami i urlopami zdrowotnymi, przestojami w cyklu produkcyjnym lub usługowym, wysoką fluktuacją kadry, koniecznością krótkoterminowego wynajmowania dodatkowego personelu itd. Straty w wydajności pracy rzędu 5-15% nie są tu wyjątkiem.

Zdumiewające jest to, że stosunkowo mało firm rozumie istotę problemu i właściwie go umiejscawia. Wyda je się, że głównym tego powodem jest brak świadomości, że w tym obszarze można istotnie poprawić ekonomiczne wskaźniki funkcjonowania firmy, zwłaszcza takie jak wzrost wydajności pracy czy spadek absencji chorobowej i liczby nadgodzin.

Systemy informatyczne mogą tu wnieść zmianę na lepsze poprzez uporządkowanie i zracjonalizowanie całego procesu planowania czasu pracy, a także dzięki opisanemu wcześniej zaangażowaniu pracowników w proces.

Algorytm planowania zastosowany w E-Time pozwala uwzględniać preferencje pracowników i definiować dodatkowe reguły fair play. Dzięki temu, że pracownicy uczestniczą w planowaniu (poprzez wprowadzanie swoich preferencji), mają poczucie, że są traktowani podmiotowo. Dodatkowo, jeśli plany są oparte na faktycznym zapotrzebowaniu (odczytywanym z zewnętrznych systemów produkcyjnych czy sprzedażowych), plany są przewidywalne, a ewentualne zmiany wynikają z przypadków losowych. Wpływa to pozytywnie na doświadczenie pracownika i może być jednym z elementów budujących wizerunek pracodawcy.

Kierownik czy brygadzista to osoby o największym do świadczeniu w zespole. Przeznaczanie ich czasu pracy (skądinąd cennego) na obsługę arkuszy kalkulacyjnych jest nie tylko niewykorzystaniem ich potencjału, ale również stratą pieniędzy.

Zadaniem menedżera jest efektywne zarządzanie zespołem, realizacja planu (produkcji, zysku, sprzedaży itp.) i dbanie o wizerunek firmy. Czynności administracyjne, a w szczególności zarządzanie czasem pracy podległych pracowników nie powinny odciągać jego uwagi od zadań strategicznych.

Zastosowanie algorytmów pozwalających zautomatyzować planowanie oszczędza czas, pieniądze i zmniejsza frustrację. Kierownik może zająć się tym, w czym jest najlepszy, i co lubi.

Dzięki automatyzacji i zaszytym algorytmom, E-Time umożliwia drastyczne skrócenie procesu planowania dla zespołu. Tym większe, im większego i bardziej złożonego zespołu dotyczy proces. Może to być na przykład redukcja z kilkudziesięciu godzin do kilku minut!

Korzyści ze zautomatyzowanego planowania ujawniają się także przy planowaniu zmian. Często w punktach sprzedaży czy w zakładach produkcyjnych pojawia się potrzeba oddelegowania pracownika (np. do innego sklepu lub do nowo otwartego punktu czy na inną linię produkcyjną). Wydawałoby się, że to proste zadanie – ale wymaga ono szeregu czynności: skomunikowania delegowania (między kierownikami i pracownikami), zmiany planu czasu pracy, zmiany MPK, zlecenia i innych (często angażujących dział HR).

System wspierający zarządzanie czasem pracy powinien pozwolić zrealizować taki proces za pomocą kilku kliknięć. A finalnie odpowiednie koszty muszą obciążyć miejsce delegowania. BeeOffice E-Time wspiera w pełni proces delegowania pracowników z jednego miejsca pracy do drugiego, w szczególności zapewnia obsługę rozliczenia kosztów pracy, transferu informacji o pracowniku do nowego miejsca pracy i odpowiednich uprawnień bez angażowania działu HR.

Często w zarządzaniu czasem pracy rola HR wykracza poza rutynowe działania – kierownicy i pracownicy oczekują wsparcia w rozliczeniu czasu pracy, składaniu i zatwierdzaniu wniosków, obsłudze delegowania itp.

Dzięki wprowadzeniu racjonalnego, uwzględniającego indywidualne preferencje modelu zarządzania czasem pracy, działy HR mają mniej obowiązków związanych z przygotowaniem siatki obsady stanowisk miejsc pracy.

Zaangażowanie pracowników w planowanie czasu pracy w oczywisty sposób jest związane z upowszechnieniem samoobsługi pracowniczej (employee selfservice). Korzystając z odpowiednio przygotowanych rozwiązań informatycznych, pracownicy są w stanie wiele spraw kadrowych załatwić od razu, bez potrzeby angażowania specjalistów HR. Wspomnijmy tu choćby oczywisty przykład uzyskania odpowiedzi na pytanie „ile należy mi się jeszcze urlopu w tym roku”. Analogicznie, ułatwienia w zakresie samoobsługi menedżerskiej przekładają się na mniejsze potrzeby wsparcia kierowników liniowych przez specjalistów kadrowych.

W ten sposób cała organizacja przestawia się na nowoczesny model procesów HR, korzystający z dobrodziejstw technologii wszędzie, gdzie to tylko jest możliwe i uzasadnione.

BeeOffice E-Time jako rozwiązanie samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej odciąża HR z wielu rutynowych zadań, m.in.:

• kierownik może oddelegować pracownika do innej jednostki za pomocą kilku kliknięć, bez udziału HR;
• system w pełni kontroluje planowanie z punktu widzenia kodeksu pracy, nie jest potrzebna tutaj asysta HR;
• pracownicy w każdej chwili mogą sprawdzić swój grafik czasu pracy czy wręcz zadania, do których są przypisani w danym dniu.
• pracownicy składają wnioski o nieobecność za pomocą smartfona i w każdej chwili mogą sprawdzić ich status.

Dla polskiej wersji BeeOffice E-Time działają m.in. następujące kontrole:

• niezachowana przerwa 11-godzinna w planowanym dniu w stosunku do zakończenia pracy w dniu poprzednim,
• niezachowana przerwa 35-godzinna (w tygodniu rozliczeniowym),
• planowanie pracy w 4 kolejne niedziele,
• sprawdzenie poprawności planu dla pracowników niepełnosprawnych (niedozwolona praca w pełnym wymiarze, w nadgodzinach oraz w godzinach nocnych) – kontrola może zostać zdezaktywowana, jeśli pracownik uzyskał zgodę lekarską na pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, w nadgodzinach lub w godzinach nocnych,
• kontrola liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym,
• brak możliwości zaplanowania większej liczby godzin w okresie rozliczeniowym niż wynika z normy dla okresu rozliczeniowego (z uwzględnieniem daty zatrudnienia i/lub zwolnienia pracownika),
• kontrola dotycząca łamania doby pracowniczej,
• kontrola niedziel niehandlowych.

Dodatkowo, BeeOffice E-Time obsługuje specyfikę planowania czasu pracy dla pracowników niepełnoetatowych, niepełnosprawnych i matek karmiących.

BeeOffice E-Time to wszechstronne, komfortowe narzędzie planowania i rozliczania czasu pracowników, które pozwala kierownikom planować czas podległych im pracowników, uwzględniając ich dostępność i preferencje, w zgodzie z regulacjami prawnymi i firmowymi.