BeeOffice jako platforma samoobsługi HR

Strategiczny BeeOffice

Od 2014 r. firma korzysta z platformy All for One BeeOffice. Jako pierwsze uruchomiono moduły do planowania i rozliczania delegacji oraz urlopów.

Funkcjonalność Delegacje w BeeOffice zrewolucjonizowała proces rozliczania podróży służbowych w firmie. Samoobsługowy formularz dostępny online dla pracownika, przełożonego i księgowości pozwala zaplanować podróż, rozpatrzyć i zatwierdzić wniosek przez przełożonego oraz rozliczyć koszty w jednym miejscu. Oszacowano, że już w pierwszym roku korzystania z rozwiązania funkcjonalność pozwoliła osiągnąć oszczędność rzędu 300 godzin miesięcznie w skali całej organizacji, w porównaniu z poprzednim modelem, w którym proces był obsługiwany ręcznie. Większa przejrzystość kosztów związanych z podróżami służbowymi i możliwość ich pełnego mierzenia przyczyniły się do zmniejszenia kosztów delegacji o około 30%.

Znaczne ułatwienie przyniosła też automatyzacja składania wniosków i zatwierdzania nieobecności w module Urlopy BeeOffice. Bez papierowych formularzy, z poszanowaniem limitów kodeksowych i czytelnym workflow wniosku urlopowego – funkcjonalność ta szybko zyskała uznanie pracowników i ich przełożonych, którym dodatkowo pozwoliła na szybkie i przejrzyste tworzenie planów urlopowych.

Z czasem InPost rozszerzał zakres wykorzystania platformy BeeOffice, oddając pracownikom do dyspozycji forum wymiany informacji czy narzędzie do indywidualnego lub zespołowego planowania pracy (Terminarz). Osoby wydające firmowe pieniądze składają wnioski w module Zapotrzebowania, gdzie odbywa się także akceptacja i rozliczenie zakupu.

BeeOffice obsługuje coraz szerszy zakres procesów administracyjnych i HR-owych w firmie, pozwalając osiągać korzyści wynikające z automatyzacji.

InPost podjął strategiczną decyzję o uczynieniu z BeeOffice centralnej platformy HR, w której są tworzone i przechowywane dane podstawowe pracowników. Rozwiązanie jest integrowane z innymi aplikacjami, obsługującymi pozostałe procesy kadrowo-płacowe.

Istotną konsekwencją tej decyzji była konieczność wciągnięcia w orbitę systemu ponad 2 tys. współpracowników z oddziałów i sortowni zatrudnianych przez agencje pracy tymczasowej.

System Ewidencji Współpracowników

W 2019 r. zainicjowano projekt stworzenia na bazie BeeOffice Systemu Ewidencji Współpracowników, rozszerzając i dostosowując funkcjonalności platformy do specyficznych wymagań InPost.

Podstawowym celem projektu było uzyskanie jednolitego systemu ewidencji pracowników niezależnie od ich formy zatrudnienia oraz dostarczenie narzędzi do skutecznego i dynamicznego zarządzana współpracownikami, w tym bieżące i aktywne planowanie, kontrolowanie, monitorowanie pracy w oddziałach i sortowniach, zarządzanie pracownikami w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, a także uproszczenie procesu składania zapotrzebowań i rozliczeń z agencjami pracy tymczasowej.

Przystępując do prac projektowych, zdefiniowano największe wyzwania związane z zarządzaniem stałymi pracownikami oddziałów i sortowni oraz pracownikami zatrudnianymi przez APT:

• Specyfika zatrudnienia – zwiększone zapotrzebowanie na pracowników w specyficznych okresach w roku, gdy wolumen gwałtownie wzrasta (m.in. przed Świętami Bożego Narodzenia);
• Specyficzny rozkład tygodniowego zapotrzebowania na pracowników (zróżnicowany rozkład wolumenu na poszczególne dni tygodnia);
• Praca zmianowa i nietypowa długość zmian (krótsze niż 8 godz.);
• Migracja pracowników między oddziałami (uwzględniając obciążenie pracą, kierownicy działów mogą przerzucać pracowników między oddziałami w tym samym mieście);
• Duża rotacja (co powoduje problemy z przekazywaniem danych o pracownikach z agencji pracy tymczasowej, wyposażeniem pracowników w sprzęt i narzędzia pracy, np. identyfikatory do ewidencji czasu pracy, utrudniona ocena pracowników przez przełożonych, którzy ich słabo znają);
• Problemy z raportowaniem stanu zatrudnienia – różne źródła danych cząstkowych, brak spójnej, na bieżąco aktualizowanej „listy płac”);
• Współpraca z wieloma agencjami pracy tymczasowej – konieczność monitorowana statusu zamówienia, rozdział zamówień według przygotowanego klucza, szybkość i poprawność rozliczeń z ATP;
• Pracownicy zagraniczni – bariera językowa, problem z identyfikacją przy braku nr PESEL.

Jedno źródło danych

Pierwszym, a zarazem najważniejszych etapem projektu było stworzenie jednej bazy danych o pracownikach, bez względu na formę zatrudnienia. Wcześniej firma odczuwała dotkliwy brak takiej wspólnej „listy płac”. w BeeOffice ewidencja współpracowników pozwala wreszcie na skuteczne raportowanie zatrudnienia w poszczególnych jednostkach.

Magdalena Hornak, Product Owner, InPost

Zapotrzebowanie na pracę

Jednym z priorytetów projektu była digitalizacja procesów na styku z APT, przede wszystkim procesu składania zapotrzebowania na pracowników przez oddziały i sortownie, wraz z kompletną ścieżką akceptacji zapotrzebowania. InPost współpracuje z ponad dwudziestoma agencjami, zarówno ogólnopolskimi, jak i działającymi lokalnie. Od początku założono, że narzędzie zostanie udostępnione agencjom, jako domyślny kanał obsługi procesu. APT aktywnie korzystają z systemu i wykonują w nim wiele działań: wprowadzają informacje o pracownikach i planują ich czas pracy. W procesie ewidencji czasu pracy InPost uzupełnia, a także weryfikuje i koryguje te dane.

Standardowy przebieg obsługi zapotrzebowania na pracowników opisaliśmy poniżej:

Kierownik oddziału układa harmonogram pracy na kolejny miesiąc. Pierwszym etapem planowania czasu pracy jest utworzenie w aplikacji zapotrzebowania na konkretną liczbę pracowników, z podziałem na stanowiska  (np. sortownik, magazynier)  i godziny pracy (zmiany o standardowej długości 8 godzin lub krótsze, w zależności od potrzeb). Zapotrzebowania są tworzone na cały miesiąc w jednym formularzu, osobno dla każdego tygodnia i dla każdego z 64 oddziałów.

Zamówienie z konkretnego oddziału może zostać rozdzielone pomiędzy różne agencje. Aby mieć pewność stałej dostępności pracowników czasowych, każdy oddział współpracuje z co najmniej trzema agencjami. W systemie jest zaszyty klucz limitów przydziału zamówienia do jednej agencji (np. nie więcej niż 70% pracowników może być zatrudnionych przez jedną APT). Przekroczenie limitu wymaga potwierdzenia działu zamówień (opracowano odpowiedni workflow).

Po zatwierdzeniu zapotrzebowania następuje automatyczne wygenerowanie zamówień i ich rozesłanie – do każdej z ujętych w nim agencji. Oczywiście każda z APT otrzymuje tylko swoją część zamówienia.

Pracownik APT, użytkownik aplikacji, otrzymuje automatyczny e-mail z powiadomieniem o nowym zamówieniu. Bezpośrednio w systemie przypisuje dostępnych pracowników do poszczególnych dni i zmian, a następnie zatwierdza zamówienie.

Historia zamówień jest dostępna w systemie.

Kierownik oddziału ma możliwość wystawienia korekty do zapotrzebowania na pracowników nawet w trakcie bieżącego okresu rozliczeniowego. Zmianie może ulec liczba potrzebnych pracowników na pozostałe dni okresu rozliczeniowego i godziny ich pracy.

Ewidencja i rozliczanie

Współpracownik, który zgłasza się do pracy w oddziale InPost, na wstępie otrzymuje identyfikator z kodem kreskowym i zdjęciem. Kierownik oddziału generuje i następnie drukuje identyfikatory z poziomu listy pracowników w BeeOffice (pojedynczo lub zbiorczo). Służą one przede wszystkim do rejestracji początku i zakończenia zmiany za pośrednictwem czytników czasu pracy. Dane z czytników trafiają bezpośrednio do systemu i są przypisywane do odpowiednich zamówień.

Na tej podstawie wykonywana jest ewidencja czasu pracy – na bazie zebranych danych możliwe jest wygenerowanie raportu czasu pracy (porównanie zdefiniowanego wcześniej oczekiwanego czasu pracy z faktycznymi zapisami z czytników, z uwidocznieniem odstępstw i różnic).

Kolejnym etapem jest rozliczenie zrealizowanych usług z APT. Rozliczenia generowane są automatycznie z uwzględnieniem faktycznej dostępności pracowników APT w wybranym okresie. System rozliczeń uwzględnia ustaloną stawkę za roboczogodzinę, a także logikę funkcjonującego w InPost systemu oceniania i premiowania pracowników.

W zależności od uprawnień użytkownik ma  podgląd wszystkich zamówień lub ograniczony do wybranego regionu i okresu. Rozliczenia można dowolnie filtrować i sortować, a także wyświetlać w postaci raportu.

Ocena pracowników

Pracownicy InPost, także czasowi, otrzymują premię uznaniową, przyznawaną na podstawie oceny dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego. Brak elektronicznej bazy danych pracowników i systemu obsługującego premiowanie znacznie utrudniał skuteczną i szybką dystrybucję premii.

W BeeOffice przygotowano dedykowany arkusz oceny, które umożliwia bezpośrednim przełożonym skuteczną ewaluację pracownika. Trzystopniowa ocena (A, B lub C) jest wystawiana w cyklu tygodniowym. Z przyznanej oceny wynika stawka premiowa. Istotnym ułatwieniem – szczególnie przy dużej rotacji pracowników czasowych, jest zdjęcie współpracownika, widoczne na ekranie oceny.

I dalszy rozwój

Te podstawowe funkcjonalności systemu uruchomiono w pierwszej kolejności – w maju 2021 r. Obecnie trwają dalsze prace nad rozbudową narzędzi do ewidencji i oceny czasu, rozliczeń z agencjami, systemu premiowego. Ich celem jest uszczelnienie systemu, dalsza automatyzacja procesów, funkcje wspomagające codzienne zarządzanie zespołem i procesy decyzyjne w organizacji. Zakończenie projektu jest planowane do końca 2022 roku. Równolegle trwają także inne projekty digitalizacji procesów HR w oparciu o platformę BeeOffice – dla pracowników etatowych firmy oraz związane z zarządzaniem flotą i kurierami.

Organizacja projektu

Projekt był realizowany w metodyce zwinnej Scrum. Na cotygodniowych spotkaniach konsultanci All for One Poland (dawniej SNP) i pracownicy InPost planowali zadania na kolejny tydzień. Każdy tydzień pracy kończył się zaprezentowaniem efektów pracy biznesowi. Dzięki pozostawaniu w stałym kontakcie (jednym z narzędzi projektowych jest kanał w popularnym komunikatorze) możliwe było szybkie reagowanie na pojawiające się problemy i pytania, ustalanie szczegółów, korekta ustaleń, rozwiewanie wątpliwości. Taki model komunikacji bardzo przyspieszył pracę i przede wszystkim pozwolił uzyskać rozwiązanie zgodne z oczekiwaniami InPostu.

Wdrożenie produkcyjne odbywało się etapowo. Kolejne funkcjonalności były dodawane do systemu produkcyjnego po ich przetestowaniu i zatwierdzeniu. Tak zresztą dzieje się nadal, bo jak już wspomniano – narzędzia są cały czas rozwijane.

Jednym z większych wyzwań projektowych była współpraca z APT – bo także oni, obok pracowników InPostu, byli interesariuszami tego projektu. Duży nacisk położono na dobre rozumienie oczekiwań InPostu i założeń projektu przez pracowników administracyjnych agencji. W tym celu odbyły się liczne szkolenia i warsztaty z zakresu obsługi rozwiązania.

Najważniejsze korzyści

System Ewidencji Współpracowników to kolejny etap na drodze do automatyzacji procesów HR i back office w InPost z wykorzystaniem platformy BeeOffice. Część funkcjonalności BeeOffice jest dostępna na urządzeniach mobilnych.

Jednym z pierwszorzędnych efektów wdrożonych w ramach projektu SEW jest uzyskanie – wreszcie – jednolitego źródła danych o wszystkich pracownikach, bez względu na formę ich zatrudnienia. O postępie niech świadczy to, że automatyzacja procesu ewidencji pracowników i elektroniczna lista obecności generowana z systemu  zastąpiła listę papierową, uzupełnianą przez samych pracowników. Tu warto wspomnieć, że dużą część współpracowników stanowią osoby z zagranicy, posługujące się cyrylicą, co często stanowiło nie lada wyzwanie przy próbie odczytania ich imion i nazwisk.

Obecnie dane pracownika raz wprowadzone elektronicznie – są dostępne dla wszystkich systemów, w których realizowane są procesy HR-owe (dzięki odpowiednim interfejsom). To pozwala zredukować liczbę błędów i rozbieżności.

Ewidencja pracowników czasowych posłużyła jako punkt wyjścia do automatyzacji całego procesu współpracy z agencjami pracy tymczasowej – od zapotrzebowania, poprzez zamówienie, jego realizację, po rozliczenie. Elastyczne zarządzanie liczebnością zespołu to w firmie będącej w fazie wzrostu, pracującej w warunkach cyklicznych wzrostów obłożenia pracą duży atut pozwalający na dopasowanie zasobów do rzeczywistego zapotrzebowania na pracę, a co za tym idzie, podnoszący wydajność pracy i efektywność kosztową.

Tym ostatnim celom służą także rozwiązania systemowe umożliwiające dynamiczne zarządzanie pracownikami, łącznie z przesunięciami pomiędzy oddziałami.

Karta pracownika pokazująca wszystkie istotne dla menedżera oraz administratora APT informacje (m.in. certyfikaty, uprawnienia, a także zdjęcie) ułatwia przypisanie go do odpowiedniego typu pracy oraz pozwala na łatwiejsze zapoznane się z zespołem.

Online dostępne są raporty pokazujące bieżący status zarówno ogólnie, jak i w podziale na poszczególne zespoły. Dostępne raporty ułatwiają także np. analizowanie zapotrzebowania na pracę w poszczególnych okresach i śledzenie trendów pików, analizę trafności wolumenów zapotrzebowań w relacji do rzeczywistego czasu pracy itp. Możliwości raportowe narzędzia są szerokie. To znaczne ułatwienie pracy bezpośrednich przełożonych i managerów.

System uporządkował też współpracę i rozliczenia z APT. Jedno narzędzie, czytelny podział zadań i workflow procesu pozwolił osiągnąć to, co jest głównym celem automatyzacji – jest szybciej i taniej, ku obopólnej satysfakcji. Udostępniając SEW agencjom, InPost niejako sam zadbał o swoją satysfakcję z ich usług.