JPK i problem z głowy

Jednolity Plik Kontrolny to temat wiecznie żywy. Ciągłe zmiany i dostosowania, jakie wprowadza Ministerstwo Finansów, spędzają sen z powiek księgowym i finansistom w większości organizacji. Wszystko zaczęło się w 2016 r., gdy MF dało firmom zaledwie trzy miesiące na przygotowanie się do obowiązku generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zegar zaczął tykać, a firmy poszukiwać rozwiązań, które pomogą dostosować firmowe systemy zintegrowane, także SAP, do nowych wymogów. Wyzwanie było duże, tym bardziej, że dotyczyło wszystkich. W tak krótkim czasie SNP Poland (aktualnie All for One Poland), jako pierwsza firma konsultingowa, przygotowało gotowe rozwiązanie – Jednolity Plik Kontrolny w SAP.

Wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego było sposobem Ministerstwa Finansów na poprawienie ściągalności podatków i uszczelnienie systemu podatkowego. JPK to zbiór zdefiniowanych danych finansowych, przygotowany przy użyciu dedykowanego oprogramowania. Obowiązek jego przedstawienia objął tzw. dużych podatników (powyżej 250 pracowników lub roczny obrót co najmniej 50 mln EUR) od 1 lipca 2016 r. Mniejsze firmy wymóg ten obowiązuje od 1 stycznia 2017 r.

Celem wprowadzenia JPK miało być uszczelnienie systemu podatkowego i  ułatwienie życia podatnikom (szybsze, wygodniejsze i mniej kosztowne przekazywanie informacji podatkowych w formie elektronicznej). Dodatkowo oczekiwanym efektem jest zmniejszenie częstotliwości kontroli skarbowych w firmach. Być może z czasem obopólne korzyści z wprowadzenia obowiązku generowania JPK stały się oczywiste. Jednak na początku ministerstwo zafundowało przedsiębiorstwom iście stachanowskie tempo i dużą niepewność we wprowadzaniu nowych obowiązków sprawozdawczych.

 All for One JPK gotowe na czas

Krótki okres pomiędzy określeniem ostatecznych wymagań, a momentem ich wejścia w życie, spowodował, że jeszcze w grudniu 2015 r. w podjęliśmy decyzję o rozpoczęciu pracy nad rozwiązaniem do generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego w systemie SAP. Powołany w tym celu zespół skupił konsultantów z obszarów finansowo-księgowych, programistów ABAP i Java, a także specjalistów od technologii integracyjnych. Początkowo prace bazowały jedynie na wstępnych informacjach publikowanych przez Ministerstwo Finansów.

Duże znaczenie miało doświadczenie naszych konsultantów w rolloutach SAP. Nasz kraj nie jest jedynym, w którym wprowadzono taki obowiązek i korporacyjne template’y SAP często uwzględniają konieczność generowania Standard Audit File-Tax (SAF-T) według lokalnej specyfiki właściwej dla danej jednostki gospodarczej. Zebranie podobnych doświadczeń z wpływu SAF-T na działanie systemu wykorzystano jako punkt wyjścia.

Wreszcie, po publikacji w marcu 2016 r. ostatecznych formatów plików XML, przygotowane w SNP (aktualnie All for One Poland) rozwiązanie mogło zostać szybko dostosowane do obowiązujących wytycznych. Pilotażowe wdrożenie u jednego z wieloletnich i zaufanych klientów potwierdziło poprawność jego działania – i można było przystąpić do oferowania pakietu na rynku.

Już w połowie czerwca 2016 r. rozpoczęliśmy wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego w SAP w kolejnych firmach. W kolejnych miesiącach nasze podstawowe rozwiązanie wybrało kilkudziesięciu klientów. Wśród nich były zarówno firmy, które od dawna znają SNP i prowadziły z nami wiele projektów wdrożeniowych i rozwojowych, jak i firmy, które po raz pierwszy korzystały z naszych usług.

Następnym krokiem było udostępnianie produktów i usług rozszerzających naszą ofertę: (transfer, wsparcie producenckie, nowe funkcjonalności).

Webinary źródłem wiedzy

Skąpe i opóźnione informacje na temat JPK, jakie na przełomie 2015/2016 napływały z ministerstwa, doniesienia medialne o planowanym szerokim zakresie obowiązkowego raportowania i wysokich karach dla niewywiązujących się z tego obowiązku wywoływały duże zaniepokojenie u klientów.

Chcąc uspokoić użytkowników systemu SAP, już w trakcie pracy nad rozwiązaniem SNP rozpoczęło intensywną kampanię informacyjną, której celem była po pierwsze – edukacja na temat wymogów i struktury pliku JPK, a po drugie przekazanie wiedzy, jakich dostosowań i w jakich obszarach będzie wymagał SAP.

W tym czasie odbyło się sześć webinarów poświęconych pakietowi usług i rozwiązań All for One Jednolity Plik Kontrolny w SAP, na które zarejestrowało się ponad 450 uczestników.

Nowa struktura JPK_V7M

Sytuacja z 2016 r. powtórzyła się na początku 2020 r. Ministerstwo zapowiedziało daleko idące zmiany w strukturze JPK, a następnie, po ogłoszeniu ostatecznej wersji schematów dla JPK_VAT w lutym (aktualizacja w marcu), pozostawiło firmom niespełna dwa miesiące na finalizację prac. Epidemia COVID-19 zmieniła sytuację i „kupiła” przedsiębiorstwom nieco czasu.  W ramach tarczy antykryzysowej MF przełożyło moment wejścia nowego schematu dla dużych przedsiębiorstw na lipiec 2020 r.

Narzędzie All for One JPK – Jednolity Plik Kontrolny w SAP jest na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do najnowszych wytycznych MF.  Praktyczne od chwili ogłoszenia ostatecznej wersji schematów dla JPK_VAT pakiet All for One JPK jest gotowy do generowania wymaganych plików w nowej strukturze. Wcześniej, rozwijając narzędzie i dostosowując je do kolejnych zmian ogłaszanych przez MF, zdecydowaliśmy się na wprowadzenie kilku zmian optymalizacyjnych.

Wprowadzona przez ministerstwo nowa struktura JPK_V7M (JPK_VDEK) ma na celu uproszczenie rozliczeń podatkowych oraz usprawnienie wywiązywania się z obowiązków względem fiskusa. Dotychczas składanie pliku JPK VAT wiązało się z dodatkowym obowiązkiem dla przedsiębiorców, gdyż czynny podatnik VAT ma obowiązek składania zarówno deklaracji VAT-7/VAT-7K, jak i  JPK VAT. Plik będzie stanowił nie tylko podstawę do rozliczenia podatku VAT, lecz także dostarczy organom podatkowym dane znajdujące się w rejestrze VAT celem weryfikacji nieprawidłowości. Dla przedsiębiorców przełoży się to na znaczną oszczędność czasu oraz mniejsze formalności.

Elementy i opcje All for One JPK

Na pakiet rozwiązania składa się kilka elementów obligatoryjnych, a także produkty komplementarne i opcje pozwalające dostosować All for One JPK do specyficznych potrzeb organizacji.

Oprócz ewidencji VAT – JPK_V7M (JPK VDEK), nasza aplikacja obsługuje także dodatkowe obszary (JPK na żądanie):

• księgi rachunkowe – JPK_KR,
• wyciąg bankowy – JPK_WB,
• magazyn – JPK_MAG,
• faktury VAT – JPK_FA,
• faktury VAT rolnicy ryczałtowi – JPK_FA_RR,
• podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,
• ewidencja przychodów – JPK_EWP.

Zaangażowanie SNP (aktualnie All for One Poland) obejmuje także analizę zakresu prac niezbędnych do spełnienia wymagań prawnych w firmie (zależne od obszarów biznesu obsługiwanych w systemie (np. czy dane będą pobierane także z modułów SD i MM, wybór metody umieszczania danych na dokumencie księgowym, itp.).

Standard rozwiązania All for One JPK zazwyczaj pokrywa 80% zapotrzebowania firmy, a 20% pozostaje jako miejsce na indywidualne, specyficzne dla klienta ustawienia, dlatego dostosowanie produktu do potrzeb organizacji także może wchodzić w zakres realizowanych prac.

JPK Transfer

Produktem komplementarnym do All for One JPK jest narzędzie do bezpiecznej e-wysyłki danych do systemu Ministerstwa Finansów bezpośrednio z systemu SAP – rozwiązanie JPK Transfer. Rozwiązanie automatyzuje proces przygotowywania do elektronicznej wysyłki JPK oraz pozwala na monitorowanie jej przebiegu. Dodatkowo przechowuje i archiwizuje wszystkie wysłane pliki. JPK Transfer uwzględnia wysyłkę wszystkich struktur wchodzących w skład JPK, zarówno tych wysyłanych okresowo, jak i na żądanie.

All for One Excel4JPK

Kolejnym rozszerzeniem pakietu podstawowego jest All for One Excel4JPK, który umożliwia dodanie do JPK danych z innych źródeł niż system SAP, za pomocą MS Excel. Excel4JPK umożliwia wczytywanie do JPK danych, które z różnych powodów nie mogą zostać automatycznie zaciągnięte z systemu SAP. Mogą to być np. dane z innych systemów informatycznych; dane z arkuszy MS Excel; dane wymagające ręcznej korekty przed ich przygotowaniem do plików JPK.

Rozwiązanie pozwala na przygotowanie takich danych w komfortowy sposób w środowisku MS Excel, niezależnie od źródła ich pochodzenia i typu JPK, jakiego dotyczą.

Wsparcie producenckie

Zmienność zarówno środowiska SAP, jak i przepisów prawnych ciągle generuje potrzeby dalszego dostosowania wdrożonych produktów do nowych wymagań. Dlatego przygotowaliśmy ofertę wsparcia producenckiego (maintenance) dla All for One JPK. W ramach tej usługi klienci otrzymują publikowane przez nas aktualizacje produktu All for One JPK, wraz z opisem zmian zawartych w aktualizacji oraz instrukcją umożliwiającą jej samodzielne wgranie do systemu przez administratora.

W wariancie rozszerzonym usługi oferujemy dodatkowo zdalne wsparcie serwisowe dla All for One JPK w gwarantowanym wymiarze godzin.

Wsparcie producenckie dla All for One JPK jest realizowana przez konsultantów serwisu aplikacyjnego SAP w SNP (aktualnie All for One Poland). Dla firm, które już wcześniej korzystały z serwisu aplikacyjnego SAP, stanowi ono naturalne rozszerzenie tej usługi. Jest także korzystną propozycją dla tych klientów, którzy chcą mieć pewność, że generowane pliki kontrolne są zgodne z najnowszymi wytycznymi ministerstwa.

Z usługi wsparcia producenta korzysta ponad 90% firm, które zakupiły nasze rozwiązanie. Te firmy (ponad 180!) mogą dziś spać spokojnie, wiedząc, że każda aktualizacja JPK_VAT zostanie im dostarczona bez dodatkowych opłat, przed terminem wymaganym przez ministerstwo, z czasem na dostosowanie narzędzia do własnych potrzeb.