Szybki rozwój biznesu w międzynarodowym środowisku, współpraca spółek zlokalizowanych na różnych kontynentach w różnych strefach czasowych i kulturowych, wymaga wypracowania nie tylko spójnych procesów biznesowych i jednolitego raportowania, ale również wspólnego języka, np. dla nazw produktów czy surowców. Takie wymagania stawiają bardzo wysoko poprzeczkę przed systemem IT, który musi skutecznie wspierać obraną przez zarząd firmy strategię.
W Rawlplug odpowiedzią na te wymagania była decyzja o wdrożeniu zintegrowanego środowiska ERP, docelowo mającego składać się z dwóch systemów od SAP:
- SAP S/4HANA w polskiej centrali Rawlplug oraz dla wsparcia procesów realizowanych centralnie,
- SAP Business One dla wsparcia lokalnych oddziałów handlowo-dystrybucyjnych.
Wybór takiego rozwiązania, po zakończeniu wdrożenia, zagwarantuje realizację celów spółki – dobrze przygotowany system w spółkach zagranicznych z jednoczesnym pozostawieniem funkcji nadzorczych po stronie centrali (dzięki integracji obu systemów).
Podejście etapowe
Przeprowadzenie wdrożenia zupełnie nowego środowiska ERP musiało zostać poprzedzone odpowiednimi przygotowaniami infrastruktury. W pierwszej kolejności Rawlplug przeprowadził więc wdrożenie nowej infrastruktury WAN. Do dalszych działań potrzebne było nowe środowisko sieciowe, które podniesie bezpieczeństwo, niezawodność oraz skalowalność całej infrastruktury. W tych zadaniach pomagali eksperci SNP Poland (aktualnie All for One Poland).
Gdy nowa infrastruktura WAN była już gotowa, przyszedł czas na właściwy projekt ERP. W kwietniu 2017 r. rozpoczęły się prace wdrożeniowe, prowadzone przez SNP Poland (wówczas jako BCC) równolegle w dwóch strumieniach:
- wdrożenie SAP S/4HANA w zakresie CRD (Centralnego Repozytorium Danych) – go-live w lutym 2018 r.
- wdrożenie SAP Business One w spółkach Rawlplug Ltd. w Glasgow (start systemu w styczniu 2018 r.) oraz w Zjednoczonych Emiratach Arabskich (go-live w lutym 2018 r.).
Stworzone na pierwszym etapie prac środowisko systemowe będzie, zgodnie z planami Rawlplug, rozbudowywane o kolejne funkcje i rozszerzane na kolejne podmioty.
Na początku 2019 roku z funkcjonalności finansowych i kontrolingowych S/4HANA zaczęła korzystać jedna ze spółek Grupy Rawlplug – Koelner Rawlplug IP, wraz z obsługą zautomatyzowanych procesów bankowych i konsolidacją danych dla Łańcuckiej Fabryki Śrub.
Obecnie trwają dalsze prace projektowe, zarówno po stronie S/4, jak i SAP B1. W 2019 roku, w oparciu o model wypracowany w ZEA, prowadzony jest projekt wdrożenia SAP B1 w Tajlandii.
Na początek centralizacja danych podstawowych w S/4HANA
Wypracowana wspólnie przez Rawlplug i SNP strategia zakładała centralizację danych podstawowych w systemie S/4HANA i ich dystrybucję do lokalnych oddziałów. Takie podejście wspiera wytworzenie i utrzymanie swego rodzaju jednego języka biznesowego, wspólnego dla spółek w różnych krajach, niezależnie od tego, na jakim systemie ERP pracują. Do realizacji tego celu opracowane zostało CRD (Centralne Repozytorium Danych), oparte o zarządzanie danymi podstawowymi (MDM – Master Data Management) po stronie SAP S/4, interfejsy zbudowane na platformie SAP PI (SAP Process Integration), jak również B1IF (Business One Integration Framework) oraz zarządzanie danymi podstawowymi po stronie SAP Business One. Centralne Repozytorium Danych jest wykorzystaniem funkcji standardowych SAP S/4HANA w zakresie przechowywania, definiowania i dystrybucji danych podstawowych biznes partnera i materiału.
Podstawową korzyścią tego rozwiązania są dla Rawlplug wspólne, uporządkowane dane, tak samo nazwane w całej strukturze firmy, czyli raz zapisany kontrahent, będzie miał jednolicie wprowadzone dane we wszystkich systemach firmy. Podobnie z indeksami materiałowymi – mają ten sam kod, te same oznaczenia, tą samą klasyfikację, strukturę i hierarchię we wszystkich systemach.
SAP Business One w UK – „mały” system, szeroka funkcjonalność
Jako pierwsze do wdrożenia SAP B1 zostały wytypowane oddziały handlowe w Glasgow i w Zjednoczonych Emiratach Arabskich. Oba kraje były wdrażane jednocześnie, zatem nie było możliwości skorzystania z wcześniej wypracowanego modelowego systemu.
Spółki w obu krajach prowadzą zbliżoną działalność, jednak dość duże były różnice w zaawansowaniu organizacyjnym i informatycznym.
Spółka w Glasgow była znacznie bardziej zaawansowana technologicznie. SAP B1 zastąpił dwa inne działające wcześniej systemy (ERP oraz WMS). Dzięki wdrożeniu SAP B1, dziś wszyscy pracownicy Rawlplug Ltd Skibo Drive pracują w jednym systemie. Pojawiające się wcześniej problemy z integracją, które np. wywoływały opóźnienia w procesie wysyłki towaru, zostały wyeliminowane. Pracownicy działu handlowego dysponują teraz znacznie dokładniejszą wiedzą dotyczącą stanów magazynowych (aktualizacja online). Spółka w Glasgow realizuje wiele procesów (sprzedażowych i magazynowych) z wykorzystaniem procesów integracyjnych (EDI z klientami, integracje z kurierami). Dlatego istniejące procesy, które wcześniej obsługiwane były w systemie WMS musiały zostać przełożone na inną aplikację. Po kilku miesiącach analizy Rawlplug zdecydował się na wybór aplikacji All for One Mobile Warehouse (All for One Mobilny Magazyn), zintegrowanej z SAP Business One. W SAP B1 zamodelowano procesy systemu WMS, przez co system zaczął pełnić funkcję systemu wspomagającego pracę magazynu. System SAP B1 został zintegrowany z CRD w S/4HANA – oba systemy korzystają z jednej, zarządzanej centralnie kartoteki danych podstawowych), danych partnerów biznesowych (odbiorcy i dostawcy) oraz indeksów materiałowych.
A co w Emiratach?
W Zjednoczonych Emiratach Arabskich sytuacja była trochę inna. Tamtejsze spółki handlowe (Rawlplug Middle East FZE i Rawlplug Building & Construction Material Trading LCC) prowadzą również na pewną skalę działalność produkcyjną: procesy kompletacji – składania i rozkładania. Wcześniej nie było kompleksowego zarządzania magazynem, większość prac wykonywana była za pomocą list i wydruków z systemu. Obecnie zarówno produkcja jak i magazyn wspierane są przez SAP Business One. Spółki w ZEA są powiązane i występują u nich procesy między spółkami, dlatego zastosowano standardowe mechanizmy Intercompany – standardowe scenariusze SAP B1 dla procesów handlowych między bazami danych SAP B1. Rozwiązanie to pozwala zaoszczędzić czas pracowników, ponieważ po utworzeniu zamówienia zakupu system automatycznie tworzy zlecenie sprzedaży w drugiej spółce. Dodatkowe rozwiązania przygotowane przez SNP (aktualnie All for One Poland) w dużej mierze automatyzują również procesy akceptacji tych dokumentów.
Całość w chmurze SNP
Cały pejzaż rozwiązań S/4 i SAP B1 Rawlplug funkcjonuje w prywatnej chmurze All for One Managed Cloud w All for One Data Centers. W ramach usługi SAP Managed Cloud, SNP Poland w pełni odpowiada za utrzymanie dostępności, wydajności i bezpieczeństwa systemów SAP. SNP zapewnia grupie Rawlplug moc obliczeniową niezbędną do utrzymania systemów wraz z systemem kopii zapasowych, który wspiera systemy oparte o bazy danych SAP HANA. Za dostępność systemów i bezpieczeństwo środowiska odpowiedzialny jest zespół administratorów SNP (aktualnie All for One Poland), zapewniający wsparcie dla systemów, również w trybie 24/7.
Rawlplug w pełni wykorzystuje korzyści oferowane przez chmurę prywatną. W ramach z góry ustalonej opłaty ma zagwarantowany dostęp do środowiska dostosowanego do aktualnej liczby użytkowników, a także możliwość szybkiej i elastycznej rozbudowy, gdy okoliczności biznesowe tego wymagają. Nie musi przy tym ponosić kosztów utrzymania zespołu administratorów IT, opiekujących się rozbudowanym środowiskiem SAP.
S/4HANA i SAP B1 odpowiednie do naszych potrzeb
Z firmą jestem związany od ponad 20 lat. Przez te lata mała polska firma z wielkimi marzeniami zmieniła się w międzynarodowego gracza w zakresie zamocowań, elementów złącznych i narzędzi. W ślad za tym szły duże zmiany zarówno w procesach zarządczych, jak i w produkcji i logistyce. Doszliśmy do sytuacji, w której wybrane kilka lat wcześniej oprogramowanie nie było w stanie sprostać oczekiwaniom i potrzebom firmy. Wybór nowej platformy ERP nie był prosty. Inne potrzeby ma centrala, inne zakłady produkcyjne, a jeszcze inne oddziały handlowe na całym świecie. Musieliśmy wziąć pod uwagę wiele zmiennych, jak również prognozy przyszłego rozwoju. Po wnikliwych analizach, wybór padł na systemy SAP, które okazały się dla nas korzystnym rozwiązaniem – szybki i wydajny system najnowszej generacji S/4HANA w centrali i zintegrowane z nim systemy SAP B1 dla oddziałów handlowych na całym świecie.
Piotr Kopydłowski, Członek Zarządu ds. Finansowych / CFO, Rawlplug
Wyzwanie dla IT
Wdrożenie zupełnie nowej platformy ERP, w grupie kapitałowej działającej w różnych krajach, realizowane we wciąż zmieniających się warunkach biznesowych, to naprawdę wielkie wyzwanie również dla działu IT. Do wdrożenia zatrudniliśmy SNP (aktualnie All for One Poland) z uwagi na doświadczenie i unikalne na rynku połączenie kompetencji S/4HANA, SAP Business One i integracji systemów. Wypracowane wspólnie z SNP wieloetapowe podejście, zakładające stopniowe rozrastanie się nowego środowiska IT na kolejne obszary biznesu umożliwia wdrażanie systemu SAP S/4 HANA w obszarze produkcji, sprzedaży i logistyki Grupy. Dzięki temu możemy korzystać z już uruchomionych funkcji, równolegle rozwijając system. SAP S/4HANA, centralny element tego środowiska, tworzy solidny fundament pod obecnie wdrażane i przyszłe rozwiązania.
Andrzej Balsamski, Dyrektor IT, Rawlplug
Rawlplug® to od 100 lat ekspert w zamocowaniach, elementach złącznych i narzędziach. W portfolio marki znajduje się 30 000 produktów w 10 kategoriach produktowych. Każdy z produktów występuje w kilku lub nawet kilkudziesięciu wariantach, właściwych dla konkretnego rodzaju podłoża, wymogów aplikacji czy warunków montażu. Każdy występuje w ofercie ze specjalistycznymi akcesoriami, tworząc kompletny system. Produkty Rawlplug® tworzone są we własnych, jednych z najnowocześniejszych i zautomatyzowanych zakładach produkcyjnych w Europie, gdzie znajdują się również wyspecjalizowane i ciągle rozwijane ośrodki badawczo-rozwojowe. Dzięki wszechstronnej specjalizacji produkty marki Rawlplug® są z jednej strony uniwersalne, a z drugiej – dopasowane do wymagań najbardziej specjalistycznych prac budowlanych, mają nowoczesny design i wyjątkowe parametry techniczne, są proste do zamontowania i bardzo trwałe w eksploatacji.
Produkty dla profesjonalistów to jeden z 3 filarów oferty Rawlplug®. Marka oferuje swoim klientom również specjalistyczne usługi i nowatorskie szkolenia. Rozbudowane portfolio usług skierowanych do inżynierów, projektantów i konstruktorów, to efekt kompleksowego podejścia Rawlplug® do procesu projektowania zamocowań. Interesujące portfolio narzędzi specjalnie dla nich zaprojektowanych oraz szeroko rozumiana pomoc techniczna z jednej strony dają użytkownikom usług Rawlplug® komfort pracy w warunkach, które wpływają na jej efektywność i oszczędność czasu, a z drugiej – zapewniają im tak ważne w wynikach ich pracy bezpieczeństwo. Oferta szkoleń marki jest zintegrowana w rozwojowym projekcie Rawlplug Academy®, którego fundamentem jest kompleksowy rozwój wiedzy i umiejętności naszych klientów. Połączenie czterech filarów Rawlplug Academy®: platformy e-learningowej, Centrum Szkoleniowego w Londynie i mobilnego centrum edukacyjno-rozwojowego RawlTruck, tradycyjnych warsztatów oraz bazy wiedzy sprawiają, że to jedyne w sektorze zamocowań rozwiązanie na tak wysokim jakościowo i użytecznym funkcjonalnie poziomie.